Instruktion Ansökan om utbetalning Min ansökan

Transkript

1 Instruktion Ansökan om utbetalning Min ansökan Version 1.1, Innehåll Instruktion Ansökan om utbetalning Min ansökan... 1 Förutsättningar att skapa en utbetalningsansökan Logga in i Min ansökan Sök ditt ärende som du vill skapa en utbetalning på Fylla i en utbetalningsansökan Lägga till utgifter Lägg till flera utgiftsrader från fil (.csv fil) Lägg till enskild utgiftsrad Arbeta med verifikatsrader Koppla kostnadsslag och sökande för utgifter Exportera till fil Lägga till medfinansiering Bifoga dokument och bilagor Skicka in utbetalningsansökan Förutsättningar att skapa en utbetalningsansökan Stödmottagaren har ett konto i Min ansökan. Ansökan om stöd har skickats in, blivit beslutad och godkänd och i är i status expedierad (d.v.s. ett beslutsbrev har skickats ut till projektansvarige) Mailadressen som är registrerad på stödmottagarens konto måste finnas på någon av kontakterna i ansökan om stöd. (om inte så kontakta ansvarig handläggare) Ärende-ID för ansökan om stöd behövs för att kunna skapa en utbetalningsansökan. 1 (19)

2 1 Logga in i Min ansökan Logga in i Min ansökan ( Bild 1: Inloggning i Min ansökan 2 Sök ditt ärende som du vill skapa en utbetalning på För att gå vidare, klicka på menyvalet Skapa ansökan om utbetalning i toppmenyn, se bild 2. Bild 2: Gå till Skapa ansökan om utbetalning och ärendenumret som behövs för sökning. 2 (19)

3 Klicka på länken Gå till ansökan om utbetalning av EU-medel, se bild 3. Bild 3: Länkning till ansökan om utbetalning av EU-medel. Bild 4: Sökning av ansökan om stöd som utbetalningsansökan ska göras på. Matchar inte mailadresserna mellan Min ansökan-kontots mailadress och någon av de kontakter som angetts vid ansökan om stöd, kontakta ärendets handläggare. Denne kan då uppdatera ärendets kontakter med mailadress som matchar Min ansökan-kontots mailadress. 3 (19)

4 Översikt över aktuellt ärende Vy = översikt => Välj Utbetalning i vänstermenyn. Bild 5: Översikt över ärendet som utbetalningsansökan ska göras på. Vid första utbetalningsansökan är listan tom, se bild 6. Så snart som utbetalningen skapats kommer den att visas i den högra vyn. Bild 6: Vy där utbetalningsansökningar ska visas, innan första utbetalningen skapats är den tom. 4 (19)

5 Klicka på knappen Skapa utbetalningsansökan i vänstermenyn. Bild 7: Skapa utbetalningsansökan med dialogfönster för datumperiod. Ange aktuell rapporteringsperiod i enlighet med beslutsbrevet (bild 7). Tänk på att det endast går att göra en ansökan om utbetalning per rapporteringsperiod. Bild 8: Ny utbetalningsansökan med nya menyval i vänstervyn. Till den vänstra menyn har det tillkommit fyra nya knappar, se bild 8: Ladda ner PFD Ladda ner ansökan om utbetalning i PDF-format om man vill spara originalet i eget externt arkiv. Skriver man ut ett tomt dokument är det inte anpassat så att man kan fylla i uppgifterna manuellt. Skicka in utbetalning Skickar in din ansökan när alla uppgifter är ifyllda och ansökan är validerad och klar. 5 (19)

6 Validera utbetalning Innan ansökan skickas in kan man validera att man fyllt i alla obligatoriska fält. Saknas någon information visas ett meddelande med vad som saknas. Ta bort utbetalning Tar bort hela ansökan om utbetalning. 3 Fylla i en utbetalningsansökan Klicka på knappen öppna i bild nr 8 för att komma vidare. Grunden i utbetalningsansökan är en ekonomirapport som fylls i digitalt format enligt nedan (bild 9). I Min ansökan består Ekonomirapporten huvudsakligen av tre stycken funktioner: Utgifter: Utgifter ska redovisas ner på verifikatsnivå. Går att mata in radvis eller läsa in större antal via fil. Underlaget för filen exporteras ut från projektägarens ekonomisystem till särskild Excelmall (se instruktion på hemsidan) Medfinansiering: Ange medfinansiärer och hur mycket de bidrar med i aktuell utbetalningsansökan. Dokument: Möjlighet att bifoga dokumentation som tillhör utbetalningsansökan. Här ingår Lägesrapport och rapportering av aktivitetsindikatorer. 6 (19)

7 Bild 9: Ekonomirapporten i en utbetalningsansökan. 7 (19)

8 4 Lägga till utgifter För att lägga till utgifter i ekonomirapporten, klicka på menyval Utgifter, se bild 10. Bild 10: Lägga till utgifter i ekonomirapporten. Första steget är att lägga till enskilda utgiftsrader manuellt eller större mängder från fil. Klicka på någon av knapparna Lägg till från fil eller Lägg till rad, se bild 11. Bild 11: Lägg till utgifter från fil eller enskild rad. 8 (19)

9 4.1 Lägg till flera utgiftsrader från fil (.csv fil) Tryck på knappen lägg till från fil, bild 11 Tryck på knappen välj fil från datorn, bild 12 Bild 12: Lägga till utgiftsrader från fil Välj fil som är sparad lokalt hos stödmottagaren. Den måste vara i formatet.csv, som är en kommaseparerad excelfil. Filen skapas av projektägaren från en särskild Excelmall för att Min ansökan ska kunna läsa in innehållet till utgiftsraderna. Innehållet i Excelfilen kan liknas vid delar av huvudboken i ekonomisystemet (se instruktion på hemsidan). När filen valts från datorn är det möjligt att välja namnet på den sökande, om kostnaderna i filen endast avser en sökande. På så sätt kopplas alla utgifterna i filen till den sökande som valts, se bild 13. Tryck på knappen lägg till. Det går också att lägga till sökande senare, men då får man koppla sökande till utgiftsrader manuellt. Tips! Det är möjligt att lägga till flera filer samtidigt eller lägga till enskilda filer vid flera tillfällen. Kostnadsslag kan t.ex. delas i enskilda filer och läsas upp enskilt för att förenkla koppling av kostnadsslag. Bild 13: Fil som valts från dator och kopplats till en sökande. Tryck på Lägg till och innehållet i filen läggs till i utgiftsfliken. 9 (19)

10 Bild 14 visar hur det ser ut när filen laddats upp i systemet. Fält som av någon anledning inte kan läsas in av Min ansökan kommer att hoppas över för att inte stoppa hela inläsningen. Enskilda fält kan redigeras efter att inläsningen är klar, se resultatet i bild 14. Bild 14: Utgifter inlästa från fil där det saknas information i ett datumfält. Denna information måste manuellt uppdateras för att ärendet ska kunna valideras och skickas in. 4.2 Lägg till enskild utgiftsrad Tryck på knappen Lägg till rad, se bild 15, för att lägga till rader manuellt. När en utgiftsrad har lagts till kan utgiftstabellen manuellt börja fyllas med information. Klicka i varje enskild cell på utgiftsraden så aktiveras den för redigering. Bild 15: Lägg till enskild utgiftsrad 10 (19)

11 4.3 Arbeta med verifikatsrader Ovanför verifikatsraderna finns det fyra stycken menyval för hantering av kolumnerna i utgiftstabellen: - Visa verifikatsinformation - Visa övrig information - Visa granskningsinformation - Återställ till standardkolumner Bild 16: Funktionalitet för hantering av information på utgiftsraderna. På toppen av varje kolumn kan ett sökord skrivas in för att underlätta sökning av t.ex. kostnadsslag om antalet rader är stort. Det går även att sortera kolumnerna på stigande och fallande. Finns behovet att bara se ett fåtal kolumner kan även varje enskild kolumn döljas. 4.4 Koppla kostnadsslag och sökande för utgifter För att summera alla utgifter per kostnadsslag i ekonomirapporten måste varje enskild utgiftsrad vara kopplad med ett kostnadsslag och en sökande. Sökande kan även kopplas när utgifterna läggs till via fil (se bild 17). Koppla kostnadsslag enligt följande ordning: 1. Markera vilka utgiftsrader som ska kopplas genom att klicka i kryssrutan i kolumnen längst till vänster. Det går att markera enskilda eller flera rader. - För att markera alla rader tryck på kryssrutan högst upp. - För att välja flera sammanhängande rader tryck ner Shift och klicka på kryssrutorna (är det många rader, klicka på första och sista raden så markeras alla däremellan). - För flera osammanhängande rader tryck ner CTRL och klicka på valfria kryssrutor. 2. Välj lämpligt kostnadsslag genom att klicka på en enskild cell på utgiftsraden och sedan välja kostnadsslaget i menyn. 3. Kostnadsslagen visas sedan på respektive utgiftsrad 4. Tryck på knappen Spara när alla utgiftsrader är kopplade mot ett kostnadsslag. Använd samma procedur som ovan för att koppla sökande, om inte koppling redan skett vid inläsning från fil. 11 (19)

12 Bild 17: Koppling av kostnadsslag och Sökande för utgiftsrader När samtliga utgifter kopplats till sökande och kostnadsslag, klickar man på Ekonomirapport för att se en summering (se bild 18). Bild 18: Summeringar av kopplade kostnadsslag. 12 (19)

13 4.5 Exportera till fil De utgiftsrader som finns inlagda kan även exporteras ut till en kommaseparerad fil (vilken kan göras om till Excel). Det kan vara praktiskt om projektet vill göra ytterligare beräkningar, sorteringar etcetera. Tryck på knappen Exportera till fil och spara filen på dator (se bild 19). Bild 19: Exportera till fil 13 (19)

14 5 Lägga till medfinansiering Klicka på menyval Medfinansiering. Bild 20: Menyval Medfinansiering. Tryck på knappen Lägg till rad. Ett nytt fönster öppnas och information för medfinansiär kan läggas till, se bild 21. Informationen i menyvalen baseras på vad som tidigare angetts i ansökan om stöd. Bild 21: Information för medfinansiär läggs till. Färdiga menyval förenklar valen. 14 (19)

15 När medfinansiär är tillagd syns en rad med all information under fliken Rapporterad medfinansiering. Bild 22: Ny rad med medfinansiär visas under fliken Rapporterad medfinansiering. Saknas medfinansiärer eller medfinansieringsbeloppen är för låga syns följande meddelande i ekonomirapporten, se bild 23. Bild 23: Felmeddelande för finansiering. 15 (19)

16 6 Bifoga dokument och bilagor Till varje utbetalningsansökan finns det möjlighet att bifoga dokument. Följande dokument ska bifogas till utbetalningsansökan: Lägesrapport Kommunikationsplan (Endast vid första ansökan om utbetalning) Partnerskapsavtal (Endast vid första ansökan om utbetalning) Excel-fil med samtliga projektkostnader i euro, lokal valuta samt växlingskurs Intyg periodräkenskaper för samtliga projektpartner Utdrag ur huvudbok för samtliga projektpartner Avstämning som visar eventuella differenser mellan huvudbok och redovisade utgifter i ansökan om utbetalning Frågeformulär för svenska projektpartner (Endast vid första ansökan om utbetalning) Erklæring på forretningsgange (Nationell kontroll i Danmark skickar dokumentet till samtliga danska partner) Slutrapport (Endast vid sista ansökan om utbetalning) Slutfaktura PWC (Endast vid sista ansökan om utbetalning) Utöver ovanstående dokumentation ska det för svenska projektpartner bifogas bilagor såsom tidregistreringsschema, fakturakopior med mera. För komplett lista, se programmets hemsida. För danska projektpartner ska endast ovanstående obligatoriska bilagor bifogas, övrig dokumentation efterfrågas av nationell kontroll. Tryck på menyvalet Dokument för att komma till uppladdning och sammanställning av dokument. Bild 24: Val av dokumentmeny För att lägga till dokument tryck på knappen Lägg till dokument. Bild 25: Lägga till dokument 16 (19)

17 Uppladdade dokument visas i en lista. Dokumenten kan tas bort om det skulle behövas. Bild 26: Förskottvy 7 Skicka in utbetalningsansökan Ett bra sätt att kontrollera om information saknas eller är felaktig i ansökan, är att validera ansökan innan den skickas in. Tryck på knappen Validera utbetalning i den vänstra menyn. Ett felmeddelande visas med detaljerad information om vad som behöver åtgärdas innan ansökan kan skickas in. Bild 27: Validering av utbetalningsansökan Om valideringen är OK visas ett meddelande och utbetalningsansökan kan skickas in. 17 (19)

18 Bild 28: Slutgiltig validering av utbetalningsansökan När utbetalningsansökan är validerad kan den skickas in till myndigheten för handläggning. Tryck på knappen Skicka in utbetalning. Bild 29: Skicka in utbetalningsansökan 18 (19)

19 Efter att utbetalningsansökan har skickats in kommer möjligheten att ladda ner missiv. Missivet ska laddas ned, skrivas ut och skrivas under av behörig person. Missivet ska sedan skickas per post till sekretariatets Göteborg-kontor. Bild 30: Ladda ned missiv 19 (19)