Survey&Report steg för steg: Skapa rapport

Transkript

1 1 Survey&Report steg för steg: Skapa rapport Ola Stjärnhagen

2 2 Skapa rapport 1. Klicka på Enkät > Hitta enkät. Listan som dyker upp visar endast de 50 senast skapade enkäterna. Klicka på Sök för att se alla enkäter. Klicka på kolumnrubriken Ägare för att sortera enkäterna efter enkätägare. 2. Klicka på den enkät som rapporten ska baseras på. Då kommer enkätens statussida upp. I detta exempel har jag valt min enkät Sociologi V Klicka på Ny rapport som finns under rubriken Rapporter uppe till höger.

3 4. I rutan för Rapportnamn fyller man i vad rapporten ska heta. Jag väljer att kalla min för Olas rapport. Genom att titta i rutan bredvid Enkät kan man också passa på att försäkra sig om att rätt enkät är vald. Om så inte är fallet kan man klicka på nedåtpilen och välja någon annan enkät som rapporten ska baseras på. Vid Mall bestämmer vi vilken mall som rapporten ska följa. Här väljer jag Standard som innebär att svaren på enkätens numeriska frågor redovisas med liggande stapeldiagram. Alternativet Standard plus fritextsvar innebär att rapporten dessutom kommer att redovisa enkätens fritextsvar Klicka på knappen Skapa rapport längst nere till höger. 6. I vänstermarginalen klickar vi därefter på Rapportinnehåll.

4 4 7. Då redovisas rapportens innehåll: 8. Vi arbetar oss vidare nedåt i vänstermarginalen och klickar på Layout. I denna dialogruta skapar vi en layout som S&R ska tillämpa på rapportinnehållet. Vi anger ett godtyckligt namn på vår layouten. Jag brukar kalla layouten pdf. I övrigt behöver vi inte göra några andra ändringar.

5 5 9. Klicka på OK. 10. Klicka på knappen Generera automatiskt > OK. Under Layout är det möjligt att manuellt justera sidbrytningarna. Har t.ex. en frågerubrik hamnat på en sida och diagrammet på en annan kan man dra och släppa diagramrubriken där man tycker att den passar bättre.

6 6 11. Klicka på Spara. 12. I vänstermarginalen klickar vi nu på Exportera. I rutan för Layout har S&R redan valt den layout vi tidigare skapade (den som jag döpte till pdf ). Under Format väljer vi vilken typ av format filen ska vara i. Här väljer jag alternativet PDF. Klicka sedan på knappen Exportera. Då kan vi öppna och/eller spara ner rapporten som en pdf-fil på vår dator. Detta kallas för att göra en omedelbar export för att själv få tillgång till filen. 13. Men det finns ett annat sätt att göra rapporten tillgänglig på. Detta alternativ är aktuellt när man vill distribuera rapporten med hjälp av S&R och förutsätter att vi först skapar en exportdefinition. I rutan

7 7 under rubriken Sparade exportdefinitioner fyller vi i ett godtyckligt valt namn. Jag brukar återigen ange namnet pdf. 14. Därefter klickar vi på knappen Spara. S&R skapar även nu en pdf-fil men den sparas så att säga inuti programmet och användaren öppnar inte filen. 15. Vi går vidare till det sista steget under Rapporter i vänstermarginalen och klickar på Distribution och delrapporter. 16. Här anger vi först en publiceringsperiod då rapporten ska vara tillgänglig och kunna läsas. Vi anger publiceringsperiod genom att klicka på den översta ikonen till höger :

8 8 17. Då får vi upp i en dialogruta där vi kan fylla i publiceringsperioden genom att klicka på kalendersymbolen under Publicerad. 18. I utgångsläget är det så att mottagarna av rapporten kan läsa pdf-filen men de kan inte spara ner filen på sin dator. Därigenom kan mottagarna inte exportera rapporten vidare. Genom att markera alternativet PDF under Möjliggör export tillåter vi att mottagaren av rapporten också kan spara filen. Observera att PDF med stora bokstäver är programmets rubrik medan pdf med små bokstäver är mitt godtyckligt valda namn på exportdefinitionen som vi skapade tidigare. Det är oerhört viktigt att ni som gör kursvärdringar inte markerar kryssrutan till vänster om enkätnamnet (i detta exempel: Sociologi V12). Är denna kryssruta markerad exporteras rådatan med respondenternas svar som en excelfil till mottagarna av rapporten! 19. Kontrollera att kryssrutan vid Rapporten är tillgänglig endast för rapportläsare, inte publikt via rapportens länk inte är förbockad:

9 9 20. Klicka på Spara. 21. Klicka på ikonen för Visa och redigera utskick : 22. Då kommer vi in i ett mejlprogram där mejlet till mottagarna av rapporten kan redigeras. Vi formulerar ämnesraden och vad som ska stå i mejlet. Vi måste också bestämma vem rapporten ska skickas till. Vanligtvis väljer man alternativet Endast respondenter (som också är förvalt). Endast respondenter innebär alla personer som bjöds in att delta i undersökningen, både de som besvarade enkäten och de som inte gjorde det. 23. Vad man absolut inte får glömma är att infoga länken till själva rapporten. Det gör vi genom att klicka på Rapportens adress i mejlprogrammets editor:

10 Klicka på Spara > Skicka för att skicka rapporten till studenterna. Nu har vi gått igenom alla stegen som krävs för att skapa en rapport. Härutöver finns det ytterligare några funktioner i programmet som kan vara viktiga att känna till. Jag kommer dock endast att nämna dem kortfattat. Skapa kursutvärderingsrapport Kursutvärderingsrapporten kan innehålla den statistiska sammanställningen av de numeriska frågorna i kursvärderingen (dvs. rapporten vi tog fram genom stegen ovan) en sammanfattning av fritextsvaren där olika teman i studenternas skriftliga svar redovisas (men där fritextsvaren i sig inte redovisas) lärarens, programledningens etc. kommentarer till resultaten av den genomförda kursvärderingen eventuella beslut om förändringar av kursen som resultaten av kursvärderingen gett upphov till Ambitionen är således att kursutvärderingsrapporten ska innehålla inte bara själva kursvärderingen utan också en pedagogisk reflektion. I enlighet med rektorsbeslut (Föreskrifter gällande kursvärdering och kursutvärdering) ska kursutvärderingsrapporten återkopplas till studenter och lärare på den aktuella kursen samt presenteras vid kursstart för efterföljande kursgrupp. Kursutvärderingsrapporten kan skapas på olika sätt. Ett sätt är att skapa en helt ny rapport på samma sätt som vi gjorde ovan. Man kan också modifiera den redan framtagna rapporten och göra om den till en kursutvärderingsrapport. Oavsett vilket alternativ vi väljer görs det praktiska arbetet under fliken Rapportinnehåll (steg 6 ovan). Låt säga att vi letar fram och klickar på raporten vi precis gjorde (Olas rapport). Då går vi till väga på följande sätt för att lägga till text i rapporten:

11 11 1. Klicka på Rapporter > Hitta rapport > klicka på rapportens namn. 2. Klicka på Rapportinnehåll i vänstermarginalen 3. Scrolla till slutet av rapporten och klicka på vit-gröna plustecknet för att lägga till en ny rapportdel. 4. Klicka på ikonen som ser ut som leksaker: 5. Välj alternativet Lägg till text.

12 12 6. Då öppnas en texteditor där det ges möjlighet att skriva in kommentarer. Klicka sedan på Spara. Den infogade texten kommer nu att ingå i rapporten och vi har skapar en kursutvärderingsrapport. Nya rapportdelar kan infogas var som helst i rapporten och inte nödvändigtvis sist. Flera utskick till exempelvis andra kontakter Genom att klicka på Nytt utskick kan vi skicka samma rapport även till andra personer, t.ex. studierektor eller en lärarkollega, med ett nytt mejl och ny ämnesrad. Under Skicka till väljer man Andra kontakter och vid rutan Till klickar vi på ikonen för Visa kontakter. Finns kollegan inlagd i S&R som användare eller administratör kan man enkelt söka ut honom eller henne med hjälp av nedanstående sökfunktion: Genom att klicka på namnet infogas personens e-postadress automatiskt i fältet Till i mejlet.

13 13 Söka fram tidigare gjord rapport Naturligtvis är det möjligt att leta fram en tidigare gjord rapport och titta på den igen eller skriva ut den. Det görs genom att klicka på Rapporter > Hitta rapporter. Notera att endast de 50 senaste rapporterna visas. Klicka på knappen Sök för att se listan över alla rapporter. Du kan också välja att söka bland rapporter på arkiverade enkäter.