Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning Version 1.54 maj 2015 VITEC Affärsområde Fastighet Växel GÖTEBORG: REDEG 1 B, V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2 Innehåll Inledning... 3 Meddelandehantering... 3 Se inkomna olästa meddelanden... 3 Läsa alla mina meddelanden... 4 Skapa ett nytt meddelande... 5 Svara på ett meddelande... 5 Vidarebefordra ett meddelande... 6 Markera som ett meddelande som läst/oläst... 6 Tillvalsbeställning... 6 Registrera tillvalsbeställning... 6 Skriva ut tillvalsavtal... 9 Skicka tillvalsavtal till hyresgäst med elektronisk signering... 9

3 Inledning I version 1.54 av Teknisk Förvaltning är de stora nyheterna att man på ett ärende kan arbeta med meddelanden till entreprenörer, hyresgäster och intern personal så att man kan ha en effektiv och dokumenterad kommunikation kring ett ärende samt att man kommer kunna ta in tillvalsbeställningar från hyresgästen via Mina Sidor och hantera dessa vidare i Teknisk Förvaltning och Hyra hela vägen till ett tillägg på hyresavin. Förutom dessa två stora utvecklingspunkter har vi under våren fokuserat mycket på att rätta fel i produkten. Meddelandehantering I denna version lanserar vi en meddelandehantering som syftar till att förenkla kommunikationen både intern och externt. Meddelanden sitter alltid fast på ett ärende och kan skickas från Teknisk Förvaltning, Hyra, Teknisk Förvaltning App, Webbfelanmälan och Mina Sidor. Nedan beskrivs kortfattat de olika ingående delarna, för mer detaljer hänvisar vi till lathundarna i Teknisk Förvaltning som handlar om meddelanden. Man kan i systemet ställa in så att mottagaren av ett meddelande får antingen ett sms eller ett mail om att de mottagit ett meddelande. För att hyresgäster ska kunna ta emot och svara på meddelanden krävs modulen Portal Kundservice Mina Sidor. För att en resurs ska kunna ta emot och svara på meddelanden i mobilen krävs modulen Teknisk Förvaltning App med ärendehantering eller Vitec Webbfelanmälan. Meddelandemodulen kan enbart användas i kombination med Vitec Hyra, inte Vitec Nova. SE INKOMNA OLÄSTA MEDDELANDEN I Teknisk Förvaltning och Hyra kan man se nya olästa meddelanden till dig eller till någon resursgrupp som du tillhör. Man ser detta i statuslisten längst ner i programmet enligt bild nedan. 3

4 LÄSA ALLA MINA MEDDELANDEN För att läsa alla mina inkomna meddelanden måste man stå högst upp i trädet och i fliken meddelanden. I filtret ska Mina vara vald och datumfiltret ska vara satt beroende på hur långt bakåt jag vill se meddelanden. 4

5 SKAPA ETT NYTT MEDDELANDE Ett nytt meddelande kan initieras från ett ärende och kan då skickas till hyresgästen, resurser på ärendet eller till interna handläggare. För att skapa ett nytt meddelande på ett ärende går man in på fliken Meddelanden i ärendet, se nedan. SVARA PÅ ETT MEDDELANDE För att svara på ett meddelande högerklickar man på ett meddelande och väljer Svara.. enligt bilden nedan. 5

6 VIDAREBEFORDRA ETT MEDDELANDE Genom att högerklicka på ett meddelande kan jag vidarebefordra ett meddelande till annan handläggare, resursgrupp eller resurs (inte hyresgäster). MARKERA SOM ETT MEDDELANDE SOM LÄST/OLÄST Jag kan som handläggare markera alla meddelanden som lästa. Tillvalsbeställning I denna version lanserar vi även ett förbättrat stöd för att hantera tillvalsbeställningar direkt från hyresgästen via Mina Sidor. Vi bygger även ihop Teknisk Förvaltning och Hyra så att man från Teknisk Förvaltning kan skapa upp avgifterna som tillvalen ska generera på hyresavin. Nedan beskrivs kortfattat de olika ingående delarna, för mer detaljer hänvisar vi till lathundarna i Teknisk Förvaltning som handlar om tillval. För att hyresgäster ska kunna skapa tillvalsbeställning via Mina Sidor krävs modulen Portal Kundservice Mina Sidor i kombination med modulen Tillvalsbeställning på Mina Sidor Tillvalsmodulen kan enbart användas i kombination med Vitec Hyra, inte Vitec Nova. REGISTRERA TILLVALSBESTÄLLNING Registrering av tillval görs genom att skapa ett tillvalsärende på liknande sätt som övriga ärenden. Sedan lägger man till de olika tillvalen som hyresgästen vill ha. För att lägga till tillval i ärenden trycker man på knappen till höger som är inringad som det står Lägg till på. 6

7 När man trycker på knappen Lägg till.. kommer tillgängliga tillval på just denna lägenhet upp i en lista, se bild nedan. I denna lista ser man alla tillvalsåtgärder, dess grupp samt beskrivning och pris per månad. Intervallet anger hur många år man ska betala tillvalet. För att välja vilka tillvalsåtgärder som ska ingå i ärendet klickar man i dessa i rutan till vänster om tillvalet. Summan per månad räknas då upp nertill i dialogen, se bild nedan. 7

8 Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning - Version 1.54 maj 2015 När man har valt till alla tillval som man vill ha med i ärendet trycker man på ok och kommer då tillbaka till ärendedialogen. De tillval som man valt att lägga till ligger nu i ärendet, se bild nedan. Man ser i denna bild även den totala summan av tillvalen. 8

9 SKRIVA UT TILLVALSAVTAL För att skriva ut ett tillvalsavtal klickar man på det aktuella tillvalsärendet i listan och väljer skriv ut ärende. Detta förutsätter att man har kopplat en mall för tillvalsavtal på ärendetypen annars skrivs en vanlig ärenderapport ut. SKICKA TILLVALSAVTAL TILL HYRESGÄST MED ELEKTRONISK SIGNERING För att skicka ett avtal elektroniskt för signering krävs ett separat avtal med Vitec för denna tjänst som tillhandahålls av Scrive. För att skicka avtalet till hyresgäst för elektronisk signering klickar man på signering på ärendet enligt bilden nedan. 9