Skicka kontrakt för e-signering

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Skicka kontrakt för e-signering Lathund, Vitec Hyra VITEC Affärsområde Fastighet Växel GÖTEBORG: REDEG 1 C, V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Skicka kontrakt för E-signering... 3 Hantera skickade kontrakt... 6 Återkalla kontrakt... 7 Skicka påminnelse på kontrakt som ej signerats... 8 Uppdatera status för ett kontrakt... 9 Se historik på ett dokument Se logg på ett kontrakt... 11

3 SKICKA KONTRAKT FÖR E-SIGNERING Det första man måste göra för att kunna skicka ett kontrakt för e-signering är att lägga in e- postadresser på de personer som står på kontraktet. Detta görs antingen via menyn Grunddata-> Personregistret eller genom att klicka på personen/personerna som står på kontraktet, se bild nedan: För att skicka kontrakt för e-signering går man in under kontraktet och klickar på Skriv ut i menyraden. Här markerar man vilket typ av kontrakt det är man vill skicka och väljer identifikationstyp för e-signeringen. Inbjudningsmeddelandet och bekräftelsemeddelandet är förinställt men går här att ändra för detta utskick. Se bilder nedan: 3

4 Under knappen Inställningar kan man ändra default inställningarna för förfallodatum, påminnelsedatum samt språk för vägledningen genom e-signeringen. Detta ändrar alltså inte språket på själva kontraktet. Se bild: 4

5 Du kan även skicka iväg ett kontrakt för e-signering via dokumentarkivet genom att markera och högerklicka på kontraktet och välja Skicka dokument för e-signering. Se bild nedan: Preliminära kontrakt skarpmarkeras när det blir signerat om detta är inställt så i systeminställningarna för e-signering. 5

6 HANTERA SKICKADE KONTRAKT För att få en översikt samt hantera redan skickade kontrakt går man in under menyn Verktyg- >Elektronisk signering. Här kan man se alla dokument som är skickade för e-signering. Genom att markera ett aktuellt kontrakt i listan kan man hantera detta genom att skicka påminnelser, återkalla, uppdatera status, se signeringsprocessen samt titta på dokumentet. 6

7 Skicka kontrakt för e-signering - Lathund, Vitec Hyra Under Urval finns en sökfunktion som sorterar på datum samt status för kontrakten. I Filter rutan kan man även textsöka efter kontrakt genom att söka efter exempelvis namn, adress, objektsnummer och objektstyp m.m. ÅTERKALLA KONTRAKT För att återkalla ett skickat kontrakt som ej signerats högerklickar man på kontraktet och väljer menyn e-signering > Återkalla dokument eller klickar men uppe i menyn enligt bilden nedan. 7

8 SKICKA PÅMINNELSE PÅ KONTRAKT SOM EJ SIGNERATS För att skicka en påminnelse på ett skickat kontrakt som ej signerats högerklickar man på kontraktet och väljer menyn e-signering > Skicka påminnelse eller klickar men uppe i menyn enligt bilden nedan. 8

9 UPPDATERA STATUS FÖR ETT KONTRAKT Normalt görs en kontroll av status för kontrakt med jämna mellanrum men det går att tvinga en uppdatering av status genom att högerklicka på ett kontrakt och väljer menyn e-signering > Uppdatera status eller klickar men uppe i menyn enligt bilden nedan. 9

10 SE HISTORIK PÅ ETT DOKUMENT Man kan se om ett dokument har skickats samt om det har öppnats genom att högerklicka på ett kontrakt och väljer menyn e-signering > Se historik eller klickar men uppe i menyn enligt bilden nedan. Man får då upp en lista på alla händelser kring det aktuella kontraktet. 10

11 SE LOGG PÅ ETT KONTRAKT Händelser som sker på ett kontrakt som har med e-signering att göra loggas även i loggen på kontraktet så att man ser vem som har skickat ett dokument för e-signering samt andra händelser på kontraktet. Detta får man upp genom att högerklicka på ett kontrakt och väljer menyalternativet Logg. Man får då upp en lista på alla händelser kring det aktuella kontraktet. 11