Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.51 Version 1.51 Sept 2014

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.51 Version 1.51 Sept 2014 VITEC Affärsområde Fastighet Växel GÖTEBORG: REDEG 1 B, V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt... 4 Kontrakt... 5 Bokmärke för kontraktets betalningsperiod... 5 Ytterligare vakanstyper förutom outhyrt... 5 Elektronisk signering av nytecknade kontrakt Fakturering och betalningar Mediadebitering Förutsättningar/Inställningar för mediadebiteringen Ägarspecifika inställningar Förbrukningsslag Tariffer Koppling mellan förbrukningsslag och importformat Importformat Nytt betalningssätt Skriva ut autogirofaktura utan makulerad talong Komplettering av sidfot på fakturan Behörighet på manuell kreditering

4 Allmänt Användardokumentation i form av lathundar finns nu under Vitec Start. Du når dem genom att välja Dokumentation och Hyra Välj därefter Lathund 4

5 Dessa fylls på efter hand så ta för vana att titta här om du söker någon speciell handledning. Hör av dig till vår support annars. Vi skapar nya lathundar då vi ser behov. Kontrakt BOKMÄRKE FÖR KONTRAKTETS BETALNINGSPERIOD För er som använder egen wordmall till kontraktsutskriften finns nu ett bokmärke för kontraktets betalningsperiod YTTERLIGARE VAKANSTYPER FÖRUTOM OUTHYRT Det är nu möjligt att använda andra vakanstyper än outhyrt samt tala om hur man vill att bokföringen av hyresbortfallet ska ske i dessa fall. Andra vakanstyper än outhyrt anses inte vara uthyrningsbara och sänds därför som spärrade till marknadssystemet under tiden de är vakanta av denna orsak. Exempel på andra vakanstyper kan vara ROT-ade lägenheter, sanering krävs mm. Nya vakanstyper läggs upp under Grunddata/Vakanstyper. 5

6 Välj Ny 6

7 På fliken Kontovärden anges hur bokföring av hyresbortfallet ska ske. Om valet hämtas från avgiftstyp väljs bokförs bortfallet enligt hur avgiftstypen bokför bortfall. Det finns också möjlighet att ange en helt egen kontering för vakanstypen. Då blir alla objektstyper inom vakanstypen bokförda på samma sätt. Det kan därför vara bra att ha olika vakanstyper för olika typer av objekt om bokföringen önskas på den nivån. (Sanering bostad, sanering lokal etc) 7

8 Vid uppsägning finns möjlighet att ange vakanstyp Om annan vakanstyp än Outhyrd väljs finns också möjlighet att direkt lägga in koddelar på kontraktet. Vanligt är att man tex anger ett projekt om objektet ska renoveras. Du kan också ange redan här hur länge det kommer vara vakant av denna anledning om du vet det. 8

9 Då skapas ett vanligt outhyrt vakanskontrakt i direkt anslutning till det aktuella vakanskontraktet. Objekt som står tomma av annan anledning än Outhyrd anses inte som lediga i marknadssystemet utan anses spärrade för uthyrning. Vakanstypen framgår i kontraktslistan Det är också möjligt att editera ett vakanskontrakt. Om vakanstypen är Outhyrd kan man editera vakanstypen. Om vakanstypen är något annat är Outhyrd kan man editera tom-datum 9

10 Även koddelsvärden kan editeras, men övriga uppgifter är låsta. ELEKTRONISK SIGNERING AV NYTECKNADE KONTRAKT Vitec utvecklar just nu elektronisk signering via e-legitimation tillsammans med en partner. Det finns from denna version av Vitec Hyra möjlighet att skicka nytecknade kontrakt för elektronisk signering via e-legitimation. Det signerade kontraktet sparas i dokumentarkivet för aktuellt kontrakt. Hör av dig till din Vitec-representant om du vill veta mer om detta och vad som krävs för att komma igång. 10

11 Fakturering och betalningar MEDIADEBITERING I Vitec Hyra finns nu möjlighet att läsa in förbrukning per objekt och få det debiterat på hyresfakturan. Både förbrukning med och utan pris i filen hanteras. Det finns också möjlighet att skapa direktfakturor till avflyttade hyresgäster. Val går också att göra om avgifter ska skapas på interna kontrakt. Om ni önskar läsa in mätarställningar och låta systemet räkna ut förbrukningen krävs ett tillägg till Vitec Hyra. Hör av dig till din Vitecrepresentant om detta blir aktuellt Mediadebiteringen hanterar du under Fakturering/Mediadebitering. Alla filer som ligger i biblioteket för inläsning kan läsas in vid samma tillfälle, men du kan också välja att läsa in dem en och en. 11

12 I de filer som kommit framgår perioden i filen, men om du hämtar data via en webbtjänst måste du ange period innan du kan köra. Klicka för att läsa in markerade filer. Den fil du läser in flyttas då till en underkatalog som Vitec Hyra har skapat och som heter importerat. På så vis riskerar du inte att läsa in filen igen av misstag. Du får se de förbrukningar som lästs in. I övre fönstret visas de förbrukningar som avser kvarboende. Dessa kommer att läggas ut på kontraktet som ett engångsbelopp och faktureras vid nästa faktureringstillfälle. I det undre fönstret visas sådant som inte kommer att läggas ut på kontrakten. Första fliken visar sådant som kan bli föremål för direktfakturering. Villkoret för att direktfaktura ska skapas är att direktfakturering tillämpas samt att fakturans belopp överstiger det minibelopp som är angivet (se nedan). 12 Andra fliken visar förbrukningar som lästs in, men där objektet inte hittas i Vitec Hyra. Ta ut dessa förbrukningar till Excel och kontrollera med din mätleverantör vad som har orsakat detta.

13 Fliken till höger visar förbrukningar som avser interna kontrakt, men som inte kommer att läggas ut på de interna kontrakten. Denna flik visas inte om de interna kontrakten också ska få en avgift. Hur man vill arbeta med detta bestämmer man själv (Se nedan) Mellan den övre och den undre delen får du också en sammanställning över antal inlästa förbrukningar och vad de resulterat i. Observera att en inläst förbrukning kan skapa två eller flera förbrukningsrader om en omflyttning skett mitt i förbrukningsperioden. Mer om det nedan. Du har också möjlighet att göra en rimlighetskontroll genom att kontrollera mot föregående periods förbrukning Glöm inte att klicka på Uppdatera om du gör någon förändring i vilka nivåer du vill se. 13

14 En varningsrad blir röd och det står i kommentaren varför den anses vara en varningsrad En förbrukning utan pris kan t.ex. också bli en varningsrad. Om pris per enhet eller totalt pris kommer i filen hanterar Vitec Hyra detta. Det är också möjligt att prissätta förbrukningen i Vitec Hyra, mer om det nedan. Om inget av dessa priser finns visas alltså raden som en varningsrad. Du har då möjlighet att själv ange pris. Klicka i kolumnen för pris och ange priset Motsvarande går att göra för förbrukningen om man anser att den är felaktig. Om en omflyttning skett i förbrukningsperioden kommer Vitec Hyra att dela detta på hyresgästerna baserat på de antal dagar som de har haft kontraktet. Eftersom inte mätleverantören har information om vem som har bott där under perioden och eftersom timmesmätning sällan förekommer är detta det alternativ som kan användas. Klickar man på en rad som kommer delas på två visas med grått att dessa hör ihop. 14

15 Vid visas de avgifter som kommer att skapas. Här ser du också den avgiftskommentar som kommer att skrivas ut på varje avgiftsrad, nämligen information om vad förbrukningen avser, vilken period det gäller, förbrukningen samt pris per enhet. Klicka på för att skapa avgifterna. Väljer du klar kommer avgifterna inte att skapas. Du får dock en extra varning så att du inte gör detta av misstag. När avgifterna är skapade släcks knappen och Nästa tänds om ni har valt att skapa direktfakturor till avflyttade hyresgäster. 15

16 Här visas endast de fakturor som kommer att skapas, vilket innebär att de fakturor som hade för låga belopp i första bilden har filtrerats bort. Om en fakturamottagare saknar giltig aviadress visas raden som en varning och du har möjlighet att lägga in adressen härifrån. Saknas adress kommer ingen faktura att skapas så lägg alltid in en adress här! Du kan alltid ändra adressen på fakturan när den väl är skapad, men du kan inte skapa en direktfaktura av förbrukningen i efterhand. Giltig adress visas också så att du kan se dem och bedöma om de verkar rimliga. Annars går de att redigera här. 16

17 Det är också möjligt att ta bort fakturor här genom att välja Exkludera. De flyttas då ner i den nedre boxen och så länge du inte har valt att gå vidare i processen kan du välja att inkludera dem igen. Förfallodatum räknas ut enligt inställningar på ägaren, men du har möjlighet att ersätta alla framräknade förfallodatum med ett annat förfallodatum här. Du kan också lägga till ytterligare en fakturakommentar förutom den allmänna fakturakommentaren som används för dessa direktfakturor (se nedan) Klicka för att gå vidare och skapa fakturorna. Du är nu inne i direktfaktureringens normala guide och kan följa den ända till distributionssteget om du önskar. 17

18 De avgifter som lägger sig på kontraktet, d.v.s. de som avser de som bor kvar innehåller all nödvändig information så att en separat spec inte behövs. Detta underlättar tex för er som skickar filer till externa utskriftspartners. Det sparar dessutom papper och därmed miljö. Samma information återfinns på de direktfakturor som skapas. Informationen har också sparats på avgiften (gäller de kvarboende). Dessutom finns all förbrukning sparad på kontraktet, under fliken Mediadebitering. Detta gäller de kontrakt som är kvarboende vid mediadebiteringstillfället. 18

19 FÖRUTSÄTTNINGAR/INSTÄLLNINGAR FÖR MEDIADEBITERINGEN Under inställningar/alternativ/mediadebitering hittar du inställningar som rör mediadebitering. Här talar du om ifall direktfakturering ska användas, om avgifter ska skapas för interna kontrakt och om interna kontrakt ska få direktfakturor om de flyttar av innan all förbrukning är debiterad. Du talar också om minsta belopp för att en direktfaktura ska skapas samt vilken generell fakturakommentar som ska skrivas på direktfakturorna. 19

20 Du ställer in var filerna ska läsas ifrån samt vilka varningsnivåer du vill ska föreslås. Om du hämtar information via webbtjänster anger du inloggningsuppgifter här. Det finns också möjlighet att tala om hur objektsnummer ska läsas i filen och hur det sedan ska översättas till Vitec Hyra. Om du t.ex. har objektnummer som ser ut så här: men mätleverantören skickar så talar du om att Vitec Hyra ska strunta i första 7 tecknen och sedan stoppa in ett streck efter de första tre så här: En sådan översättning per filformat är möjlig. 20

21 ÄGARSPECIFIKA INSTÄLLNINGAR Vissa avvikelser går att göra på ägarnivå gällande ovanstående. Följande hittar du på ägarbilden/avancerat FÖRBRUKNINGSSLAG Under Grunddata/Förbrukningsslag hittar du just förbrukningsslag. Dessa delas med andra delar av Vitec Fastighet och kan därför innehålla mer information än vad du behöver för just mediadebiteringen. Innan du kör igång behöver du knyta avgiftstyper till de förbrukningsslag som kommer att användas. Ange också vilken tariff som ska användas om inte priset kommer i filen. 21

22 Behöver du en ny förbrukningsgrupp lägger du till den genom att klicka på en grupp Behöver du ett nytt förbrukningsslag kan du lägga till det genom att klicka på ett förbrukningsslag 22

23 TARIFFER Tariffer delas också med andra delar i Vitec Fastighet och du hittar dessa under Grunddata/Kostnad och miljö/leverantör På fliken avgifter hittar du priserna. Du kan ändra priserna med omedelbar verkan genom att klicka i cellen och redigera. Du kan också skapa en ny period och på så vis få priserna datumstyrda. 23

24 KOPPLING MELLAN FÖRBRUKNINGSSLAG OCH IMPORTFORMAT Under Grunddata/Mediadebitering hanterar man kopplingar mellan förbrukningsslag och importformat. Exempel: kv i ett visst importformat ska bli förbrukningsslag kallvatten. Här får du också en bra överblick över vilka avgiftstyper som är knutna till förbrukningsslaget och vilken eventuell tariff som kommer användas. Värt att notera: XML avser de tidigare formaten Aptus, Metrima och Garo. IMPORTFORMAT Vitec har ett eget format som rekommenderas att använda. Hör av er till er Vitecrepresentant för att få filspecifikationen för denna. Detta format kommer att utvecklas med framtida standarder. För er som använder mediadebiteringen idag och har något av ovanstående format så går det bra att fortsätta med detta. Format utanför ovanstående lista får hanteras med förfrågan till Vitec om utveckling. 24

25 NYTT BETALNINGSSÄTT För att krediterade direktfakturor ska hanteras korrekt i bokföringen finns nu ett eget betalningssätt som används för dessa. Se till att du anger korrekt kontovärde här innan du krediterar din första direktfaktura efter uppgraderingen till versionen! SKRIVA UT AUTOGIROFAKTURA UTAN MAKULERAD TALONG När en autogirofaktura skrivs ut igen får man välja om man vill skriva ut den med ett makulerat inbetalningskort eller inte. Svarar du JA här får du ett makulerat inbetalningskort. Svarar du NEJ får du ett inbetalningskort med belopp och OCR-rad som kan användas för betalning. KOMPLETTERING AV SIDFOT PÅ FAKTURAN Ägarens organisationsnummer skrivs ut i sidfoten. 25

26 BEHÖRIGHET PÅ MANUELL KREDITERING En behörighet har tillkommit för manuell kreditering. Även om användaren inte har denna behörighet utlöses de automatiska krediteringar som sker vid omflytt. Denna behörighet påverkar alltså bara menyvalet kreditera faktura 26