Handledning Octo Anmälan

Transkript

1 Handledning Octo Anmälan Senast uppdaterad: Introduktion Octo Anmälan har implementerats i Octo Statistik för att underlätta anmälningsförfarandet till en tävling, både för arrangörer och anmälande föreningar. Arrangören kan enkelt skapa en tävling, genom att använda grenfilen (Lenex-format) som skapats i till exempel WinGrodan. Sedan kan föreningarna göra sina anmälningar direkt i Octo Anmälan och anmälningstiderna blir de resultat som finns sparade i statistikdatabasen. Arrangera en tävling (arrangör) Det är enkelt och går snabbt att skapa en tävling i Octo Anmälan. På några få minuter har tävlingen skapats och deltagande föreningar kan börja göra sina anmälningar. Gör så här: 1. Grenfil (Lenex-format) Skapa en grenfil i Lenex format som innehåller tävlingsgrenarna. Till exempel genom att först lägga upp tävlingen i WinGrodan och ange informationen under GrundData, exempelvis Rubriker, Allmänna uppgifter och Grenar. Skapa sedan grenfilen genom att välja GrundData -> Grenar -> Skapa grenfil. Det är grenfilen i Lenex format (Invitation*.lef) som används av Octo Anmälan. 2. Starta Octo Anmälan Logga in på med föreningens inloggningsuppgifter.

2 Välj sedan Tävlingar -> Anmälan och klicka på knappen Skapa tävling. 3. Skapa tävling och ange Tävlingsinställningar Här anges de grundläggande tävlingsinställningarna, såsom tävlingsdatum, kvalperiod, kontaktinformation etc.

3 Grenfil Klicka på länken Grenfil och leta upp aktuell grenfil som innehåller tävlingsgrenarna (se punkt 1 ovan). Använd knappen Bläddra för att söka efter grenfilen. Ange även en text under Visa som. Denna text bör vara tydlig och till exempel innehålla tävlingens namn. Klicka sedan på Skicka fil. Tävlingsinställningar Tävlingens namn, tävlingsdatum, kvalperiod etc som grenfilen innehåller, fylls nu automatiskt i respektive fält. Kontaktinformationen måste dock anges manuellt, såsom Kontaktperson, Telefon och E-post. Status Under Status, anger man om tävlingen är Öppen för anmälningar, Genomförd etc: Status Öppen för anmälningar Stängd för anmälningar Tillfälligt stängd för anmälningar Öppen för efteranmälningar Inställd Genomförd Förklaring Tävlingen är öppen för anmälningar Tävlingen är stängd för anmälningar Tävlingen är tillfälligt stängd för anmälningar Efteranmälningar till tävlingen kan göras Tävlingen har ställts in. Tävlingen är avslutad. Resultat och

4 annan information är tillgänglig på tävlingens startsida. Länkar och informationsfiler Man kan även ange länkar till önskad hemsida samt LiveTiming. En egen välkomst text kan läggas in (knappen Ändra) samt aktuella informationsfiler för tävlingen. Informationsfiler kan vara inbjudan, PM, resultatfiler osv. Detta görs genom att klicka på Lägg till under rubriken Tävlingsinformation. Spara Klicka på Spara, för att tävlingen ska läggas upp i Octo Anmälan. Nu är tävlingen upplagd och anmälningarna kan börja göras! OBS! - De fält som är markerade med en * är obligatoriska och måste fyllas i. - Informationen kan ändras eller kompletteras i efterhand, även ladda upp ny grenfil (se punkt 4 nedan). OBS! Laddar man upp en ny grenfil, tas eventuellt redan gjorda anmälningar bort! - Vill man ta bort tävlingen, klicka på Ta bort och bekräfta borttagningen.

5 4. Ändra inställningar och information Om man vill ändra eller komplettera tävlingsinformationen i efterhand, söker man upp aktuell tävling och klickar på Ändra under rubriken Administration.

6 Status Status för tävlingen måste ändras manuellt. Till exempel från Öppen för anmälningar till Öppen för efteranmälningar eller Stängd för anmälningar. Om tävlingen är avslutad, ändra status till Genomförd. TIPS! När tävlingen avslutats, är det lämpligt att ladda upp resultatfilerna samt ändra status för tävlingen till Genomförd. 5. Anmälningar Vill man titta på gjorda anmälningar eller ladda ner anmälningsfiler, söker man upp aktuell tävling och klickar på Anmälningar under rubriken Administration.

7 Skapa och hämta Excel fil med befintliga anmälningar Här kan man titta på eller ladda ner ett Excel-dokument som innehåller gjorda anmälningar. Anmälningsfiler Har anmälningstiden gått ut och det är dags att läsa in anmälningarna i tävlingsprogrammet, till exempel WinGrodan, väljer man antingen att ladda ner en komprimerad fil som innehåller alla föreningars anmälningsfiler eller ladda ner varje förenings anmälningsfil för sig. Om man laddar ner en komprimerad fil med föreningarnas anmälningsfiler, måste den packas upp med till exempel WinZip innan anmälningsfilerna kan importeras i aktuellt tävlingsprogram (till exempel WinGrodan). OBS! Om någon förening gjort efteranmälningar, sparas dessa i en separat anmälningsfil för föreningen. Detta för att man ska kunna särskilja anmälningarna vid importen i tävlingsprogrammet. Anmäla till en tävling (anmälande föreningar) När tävlingsarrangören lagt upp tävlingen i Octo Anmälan, går det enkelt och snabbt att göra sina anmälningar. Octo Anmälan har tillgång till alla tävlingar och resultat

8 som finns i statistikdatabasen Octo. Med hjälp av arrangörens tävlingsinställningar, tar Octo Anmälan automatiskt fram de tider simmarna är anmälningsbara med. Octo Anmälan kontrollerar till exempel kvalperiod, tidgränser, åldersbegränsningar och åldersgruppsindelningar. 1. Starta Octo Anmälan och sök tävling Logga in med föreningens inloggningsuppgifter på Välj sedan Tävlingar -> Anmälan. Sök tävling Ange eventuella sökvillkor, till exempel datum eller tävlingens namn och klicka på Sök. Klicka på Nollställ om du vill nollställa inlagda värden. De tävlingar som finns i Octo Anmälan och som matchar dina sökvillkor visas i en lista. Denna kan sorteras på Namn (tävlingsnamn) eller Datum (tävlingsdatum), genom att klicka på aktuellt rubriknamn. 2. Anmäl till en tävling När man sökt upp aktuell tävling, se punkt 1 ovan, klickar man på aktuell tävlings namn. Nu visas information om tävlingen, såsom arrangör, kontaktinformation etc.

9 Anmäl simmare till tävling Klicka på knappen Anmäl simmare till tävling. Nu visas föreningens simmare och deras anmälbara grenar samt de simmare som redan anmälts i någon gren.

10 Grenfilens kriterier Om man vill se vilka grenar som ingår i tävlingen eller vill veta tidgränser för respektive åldersgrupp i en gren, välj länken Grenfilens kriterier. Ny simmare Om simmaren inte tidigare finns i Octo Statistik, välj knappen Ny simmare. Ange önskad information, men kom ihåg att fält markerade med en * är obligatoriska och måste fyllas i. Spara sedan genom att klicka på knappen Spara simmare och tilldela licens. Simmaren läggs upp i Octo Statistik och tilldelas en licens. För att korrekt licens ska tilldelas, är det viktigt att korrekt klass och födelseår anges. Det är också viktigt att korrekt adress anges, eftersom till exempel tidningen Simsport skickas till denna adress. Nytt lag Om ett lagkappslag ska anmälas, välj knappen Nytt lag. Ange lagets namn och födelseår och klicka sedan på knappen Skapa lag. I fältet födelseår, anges årskullens årtal. Om lagkappgrenen gäller åringar och tävlingsåret är 2007, så anges födelseår 1994 eller Om det gäller en Masterstävling, ska lagdeltagarnas sammanlagda ålder anges. Om alla fyra lagdeltagarna är 30 år, anges 120 (4 * 30) som födelseår. Visa Under Visa, kan man till exempel välja att visa simmare i en viss klass eller Endast aktiva etc. Genom att använda kryssrutan Visa bästa tid i både 25m-

11 och 50m bassäng, väljer man att visa: (X) Bästa anmälbara tid, både i 25m- respektive 50m-bassäng ( ) Endast bästa anmälningstid visas, oavsett i vilken bassäng den simmats Välj simmare Under Välj simmare, listas föreningens simmare enligt det urval som gjorts under rubriken Visa (klass etc). Klicka på önskad simmare, så visas under rubriken Välj gren vilka grenar simmaren är anmälningsbar till. Välj gren Här visas anmälbara grenar för aktuell simmare: - Grennummer - Grenens namn med eventuell åldersbegränsning inom [] - Eventuell tidgräns med aktuell åldersgrupp inom [] - Bästa anmälningsbara tid inom kvalperiod i bassänglängd inom [] - Datum då tiden simmades Klicka på de grenar du vill att simmaren ska anmälas till. Anmälningar Under rubriken Anmälningar, visas vilka som föreningen redan anmält till tävlingen. Man kan välja att visa anmälda grenar för Alla anmälda, Vald simmare eller anmälningar gjorda i respektive gren. Efteranmälda simmare markeras med en *. Avanmäl Om man vill ta bort en redan gjord anmälning. Klicka på Avanmäl för den anmälning som ska tas bort. Tillbaka När önskade anmälningar är gjorda, klicka på knappen Tillbaka. 3. Anmälda simmare/skapa en anmälningsfil Om man vill kontrollera vilka anmälningar man gjort till en tävling eller vill skapa en anmälningsfil som man till exempel vill skicka till en arrangör utomlands. Så söker man upp tävlingen enligt punkt 1 ovan och klickar på aktuell tävlings namn. Sedan väljer man knappen Anmälda simmare.

12 Anmälningsfil I Sverige laddar arrangören ner anmälningsfilerna själva, utan man behöver bara skapa en anmälningsfil när man ska skicka den till en arrangör utanför Sverige. Inom Europa ska alla arrangörer kunna skapa en grenfil i Lenex format som sedan kan laddas in i Octo Anmälan. För mer detaljerad information, se Arrangera en tävling.