Användarmanual Pagero Connect 2.0

Transkript

1 Användarmanual Pagero Connect 2.0

2 Innehåll 1. Grundläggande information Aktivera ditt Pagero Onlinekonto Ladda ner Pagero Connect Startsida Minimerad vy Inställningar i Pagero Connect Snabblänkar till Pagero Online Skicka filer med Pagero Connect Skicka filer från förinställd katalog Skicka filer med Pagero Printer (automatiskt) Skicka filer med Pagero Printer (manuellt) Skickade fakturor Skicka bilagor med Pagero Connect Bifoga bilagor Bilageformat Filkvalitet Användningsområde bilaga med Extern print Felhantering i Pagero Connect Felaktiga filer Filer under bearbetning Ta emot fakturor med Pagero Connect Automatisk hämtning i Pagero Connect Manuell hämtning i Pagero Connect Hämtade fakturor Sökfunktionen i Pagero Connect Kontaktuppgifter Pagero Service & Support Center Sida 2 av 17

3 1. Grundläggande information 1.1 Aktivera ditt Pagero Onlinekonto 1. Så snart ditt företag har blivit registrerat skickas ett mejl till din e-postadress. I mejlet hittar du en länk för att aktivera ditt användarkonto i Pagero Online. 2. Klicka på länken. När du har läst igenom och godkänt avtalet väljer du lösenord och går sedan vidare till Pagero Online. Dit kommer du antingen genom att klicka på Fortsätt till Pagero Online eller genom att skriva in i adressfältet. 3. Logga in i Pagero Online. Om du vill kan du efter inloggning ändra lösenord via Inställningar > Användaruppgifter. 4. Gå till sidan Inställningar > Företagsuppgifter för att komplettera dina företagsuppgifter. 1.2 Ladda ner Pagero Connect För att hämta Pagero Connect 2.0 loggar du in i ditt användarkonto i Pagero Online 2. På sidan Support > Nedladdningar finns Pagero Connect 2.0 att ladda ned. 3. Ladda ned och klicka på Kör. 4. Följ instruktionerna för att installera Pagero Connect När installationen är klar startar du Pagero Connect 2.0. Skriv in användarnamn och lösenord och klicka på Ok. Bilden nedan visar inloggningen i Pagero Connect 2.0. Det krävs att du är inloggad i Pagero Connect 2.0 för att dina fakturor ska kunna skickas till och från Pagero Online. Sida 3 av 17

4 OBS! För att alla ikoner på startsidan för Pagero Connect 2.0 skall vara aktiva måste du först logga in i Pagero Connect. 1.3 Startsida Startsidan för Pagero Connect 2.0 ger dig möjlighet att snabbt och enkelt hitta det du letar efter genom att använda snabbikonerna på startsidan. Dessa är länkade till funktioner som också går att hitta via menyvalen till vänster på sidan, men genom att använda snabbikonerna kommer du fortare dit du vill. Till exempel, genom att trycka på Pagero Online-ikonen kommer du direkt in på ert företag i Pagero Online. OBS! Det nu tomma fältet nere i vänstra hörnet kommer att påminna dig om det finns något som du behöver åtgärda eller bli informerad om, till exempel om det finns felaktiga filer som behöver behandlas eller om du har några olästa meddelanden. Sida 4 av 17

5 1.4 Minimerad vy Pagero Connect 2.0 ger dig möjlighet att starta programvaran i minimerat läge. Det innebär att programmet forsätter att vara igång när du stänger ner" det. Fördelen med detta är att du då kommer att bli notifierad i realtid om något sker i Pagero Online eller med fakturorna du har skickat. Du kan själv välja om denna funktion skall vara aktiverad eller inte. Se avsnitt 1.5 Inställningar i Pagero Connect 2.0 för ytterligare information. 1.5 Inställningar i Pagero Connect 2.0 Till vänster i programmet finns olika menyval. Det är med hjälp av dem du navigerar till programmets olika funktioner. Börja med att klicka på Allmänt. Här kan du göra allmänna inställningar som påverkar hur programmet körs på din dator. Inställningarna här påverkar inte din e-fakturatjänst. Under Användargränssnitt/Språk ställer du in vilket språk du vill att Pagero Connect 2.0 skall använda. Klicka i rutan Användargränssnitt/Starta minimerad om du vill att Pagero Connect 2.0 skall starta i minimerat läge. För att öppna programmet, klicka på ikonen i aktivitetsfältet längst ner till höger på din skärm. Sida 5 av 17

6 Klicka i rutan Aktivitetsfält/Visa notifieringar om du vill få meddelanden och notifieringar i ditt aktivitetsfält. Klicka i rutan Uppdateringar/Sök efter uppdateringar om du vill att Pagero Connect 2.0 automatiskt skall söka efter nya uppdateringar. Om du dessutom vill att Pagero Connect 2.0 automatiskt skall installera de nya uppdateringarna klickar du i rutan Automatisk uppdatering. Gå vidare till inställningar för Utgående. Här gör du inställningar som påverkar hur Pagero Connect 2.0 skickar fakturor till Pagero Online. Under Filer att skicka/sökväg anger du vilken katalog du vill att Pagero Connect 2.0 skall skicka dina fakturor från. Om du inte har några speciella önskemål låter du grundinställningarna stå kvar. Klicka i rutan Filer att skicka/skicka automatiskt om du vill att Pagero Connect 2.0 automatiskt skall skicka dina fakturor till Pagero Online. Nedan finner du mer information om de två olika sändningssätten: Sida 6 av 17

7 Manuellt innebär att du manuellt i måste skicka dina fakturor under Vyer > Utgående > Filer på din dator > Filer att skicka. Markera de fakturor du önskar skicka och klicka därefter på Skicka eller Skicka alla. Inställningen Fråga alltid innebär också att du varje gång du skickar en faktura får möjligheten att ändra sändläge. Automatiskt innebär att Pagero Connect 2.0 automatiskt kommer att skicka dina fakturor till Pagero Online, förutsatt att Pagero Connect 2.0 är igång och att du är inloggad. Vid automatiskt läge ställer du även in om dina fakturor alltid ska skickas som Produktion, Cert eller Test. - Produktion används när din faktura skall skickas i produktion. - Cert används när du vill skicka en testfaktura till Pagero Online. Fakturan stannar då i Pagero Online och levereras inte vidare till kund. - Test används när du skall skicka en testfaktura hela vägen fram till kund. Gå vidare till inställningar för Inkommande. Här ställer du in i vilken katalog du vill att Pagero Connect 2.0 skall spara dina inkommande fakturor. Du har även möjlighet att klicka i rutan Hämta automatiskt om du vill att Pagero Connect 2.0 automatiskt skall hämta dina fakturor från Pagero Online. Fortsätt till inställningar i Avancerat. Vi rekommenderar dig att låta grundinställningarna stå kvar. Ta kontakt med Pagero Service & Support Center (kontaktuppgifter se kapitel 7) om du har några frågor. Sida 7 av 17

8 Om du behöver lägga till specifika proxy-inställningar för att Pagero Connect 2.0 skall få tillgång till Internet går du till fliken Anslutning. Vi rekommenderar att du använder dig av Automatisk proxy. Kontakta Pagero Service & Support Center om du har några frågor. 1.6 Snabblänkar till Pagero Online I Pagero Connect 2.0 finns snabblänkar till en mängd sidor i Pagero Online. Länkarna hittar du under fliken Länkar. Genom att klicka på en rad hamnar du på motsvarande sida i ditt Pagero Online-konto. På så sätt kan du lätt söka efter kunder och leverantörer, ändra dina inställningar eller se meddelanden och hjälpsidor. 2. Skicka filer med Pagero Connect 2.0 Observera att Pagero Connect 2.0 inte automatiskt kommer att starta när du vill skicka iväg dina fakturor med hjälp av Pagero Printer. För att fakturorna skall skickas från dig vidare till Pagero Online måste Pagero Connect 2.0 vara igång. Du måste också vara inloggad. Sida 8 av 17

9 2.1 Skicka filer från förinställd katalog Om du har angett att Pagero Connect 2.0 skall skicka dina fakturor från en viss katalog kommer de att skickas därifrån. På så sätt behöver du inte skriva ut dina fakturor med Pagero Printer och du kan därför bortse från steg 2 nedan. 2.2 Skicka filer med Pagero Printer (automatiskt) 1. Kontrollera att Pagero Connect 2.0 är startad. När programmet är igång syns ikonen i skärmens nedre högra hörn. Kontrollera också att du är inloggad. 2. Öppna ditt ekonomisystem och skriv ut de fakturor du vill skicka iväg. Välj Pagero Printer som skrivare. Dina fakturor skickas direkt till Pagero Online. 3. Under Vyer > Utgående > Pagero Online > Skickade fakturor i Pagero Connect kontrollerar du att dina fakturor har skickats iväg som önskat. 2.3 Skicka filer med Pagero Printer (manuellt) 1. Kontrollera att Pagero Connect 2.0 är startad. När programmet är igång syns ikonen i skärmens nedre högra hörn. Kontrollera också att du är inloggad. 2. Öppna ditt ekonomisystem och skriv ut de filer du vill skicka iväg. Välj Pagero Printer som skrivare. Sida 9 av 17

10 3. Öppna därefter Pagero Connect. Dina filer kommer att synas i Vyer > Utgående > Filer på din dator > Filer att skicka. Vill du skicka iväg alla filer klickar du på Skicka alla. Vill du istället bara skicka en eller ett par av filerna markerar du de du vill skicka iväg och klickar därefter på Skicka. OBS! fakturorna skall skickas i Prod (Produktion) om inget annat är valt. 2.4 Skickade fakturor Under Utgående > Pagero Online > Skickade fakturor kan du kontrollera att dina fakturor har skickats iväg som önskat. OBS! fakturorna finns sökbara i 90 dagar utan Pagero e-arkiv. 1. Skriv in fakturans fakturanummer/fakturadatum/förfallodatum i fältet Filtrera 2. Leta fram rätt faktura och klicka på den. Sida 10 av 17

11 Mer information visas då om den aktuella fakturan. Här hittar du bland annat information om vilka bilagor du har adderat till din faktura. Genom att välja Visa presentation får du en lättöverskådlig PDFpresentation av fakturan. 3. Skicka bilagor med Pagero Connect 2.0 Med Pagero Connect 2.0 kan du skicka bilagor med både fakturor som distribueras till mottagaren via Extern print och med e-fakturor. För att bilagorna skall kunna skrivas ut via Extern print krävs det att de är i formatet TIFF, Multi-TIFF eller PDF när du bifogar dem till dina fakturor. Notera att formatet PDF endast kan användas om du har Orginalprint, det vill säga om du använder dig av din egen fakturalayout. Skall dina bilagor skickas med e-fakturor finns det möjlighet att skicka även andra filformat. Emellertid har inte alla affärssystem och e-fakturaleverantörer stöd för alla filformat. Vi rekommenderar därför användning av PDF som format när du skickar bilagor med e-fakturor för att undvika problem med att mottagarens system inte han hantera andra filformat. 3.1 Bifoga bilagor I ditt Pagero Online-konto finns en inställningssida där du kan aktivera bilagefunktionen. OBS! det krävs att du har administratörsrättigheter i ditt Pagero Online-konto för att du skall kunna göra ändringar. Aktivera bilagefunktionen 1. Logga in på och klicka på Inställningar. Om du inte hittar denna länk beror det antagligen på att du inte har administratörsrättigheter i ditt konto. Be den kollega som har dessa rättigheter att logga in i Pagero Online och utföra inställningarna. 2. Gå till Inställningar > Inställningar > Användarinställningar > Utgående. Därefter väljer du Aktivera under rubriken Bilagor. Detta gör att de fakturor du skall skicka kommer att invänta bilagor innan de skickas iväg. 3. Klicka på Spara. Sida 11 av 17

12 Bifoga och skicka bilagor 1. Starta Pagero Connect. 2. För att kunna bifoga en bilaga till en faktura måste du först skicka fakturan till Pagero Online. När det är gjort visas den under fliken Vyer > Utgående > Pagero Online > Filer som väntar på bilagor. I det övre fältet visas de filer som väntar på bilagor. Filen på bilden nedan innehåller flera fakturor och därför listas de olika fakturorna i den nedre fältet. 3. Markera den faktura du vill komplettera med en bilaga och klicka sedan på Lägg till bilaga. Sök reda på bilagan och ange dess dokumenttyp. Vill du kan du också skriva en notering i fritextfältet. Klicka därefter på Ok. 4. Kontrollera att din bilaga har kopplats till rätt faktura. Det görs genom att du klickar på den faktura du vill komplettera med en bilaga. Visas bilagan då i det tredje och nedersta fältet har den kopplats korrekt. Fakturan är nu redo att skickas till mottagaren med de bifogade bilagorna. Sida 12 av 17

13 5. För att skicka iväg fakturan klickar du på Skicka valda överst i Pagero Connect 2.0. OBS! om filen innehåller mer än en faktura måste du först bifoga bilagor till alla de fakturor som skall ha bilagor. Upprepa då steg 3-4 för varje faktura du skickar. Om du inte bifogar bilagor till alla dina fakturor innan du klickar på Skicka valda visas nedanstående pop-up-ruta. Vill du inte lägga till fler bilagor, klicka på Ja för att skicka. 6. Fakturan med dess bilagor visas nu under Vyer > Utgående > Pagero Online > Skickade fakturor till vänster i Pagero Connect Bilageformat Som tidigare nämnts måste de bilagor som skickas via Extern print vara i formatet TIFF eller PDF. PDF fungerar endast om du använder dig av Originalprint. Skulle bilagorna ha felaktigt format kommer de inte att skickas med i kuvertet till mottagaren. Om du inte har möjlighet att skapa eller konvertera dina bilagor till TIFF finns det ett flertal programvaror och onlinetjänster på Internet som du kan använda dig av för detta ändamål. Ett par förslag hittar du nedan: Sida 13 av 17

14 Sida för nedladdning av filkonverteringsprogramvara som du kan installera på din dator: Onlinetjänst där du kan konvertera dina filer: Filkvalitet Max storlek per bilagefil är 5 MB. Skall du skicka bilagor via Extern print skall upplösningen på bilagor i TIFFformat vara 300 dpi. 3.4 Användningsområde bilaga med Extern print Bilagefunktionen i tjänsten Extern print är först och främst tänkt för användare som vill skicka med textinformation på ett extra ark ihop med sin faktura. När det gäller foton, illustrationer eller andra filer som kräver mycket färg rekommenderar vi att du minskar ned den så att den endast tar en mindre del av det totala utrymmet på sidan. Bilagefunktionen i Extern print är således inte tänkt för stora foton eller budskap i bildformat. Bilagan printas i simplex i svartvitt på ett separat ark och läggs ihop med fakturan. 4. Felhantering i Pagero Connect 2.0 Om fel eller något annat oväntat uppstår med din sändning får du en notifiering om detta i menyn i Pagero Connect 2.0. Se bild längst ned i avsnitt 4.2 Filer under bearbetning. 4.1 Felaktiga filer Visas detta felmeddelande innebär att det att du behöver behandla det fel som har uppstått. Gå till Vyer > Utgående > Pagero Online > Felaktiga filer för att för att se information om felet samt vad du behöver åtgärda. Du kan också klicka direkt på meddelandet Filer som inväntar behandling av dig längst ner till vänster i Pagero Connect 2.0. Genom att klicka på Felbeskrivning får du upp information om varför din faktura inte har levererats till mottagaren. Under Källdokument kan du ladda ner den originalfaktura som har skickats in till Pagero Online. Du har nu möjlighet att starta om din fil direkt från Pagero Connect 2.0. Det gör du genom att markera filen och därefter klicka på Starta om. En vanlig anledning till varför fakturan kan behöva startas om är att det inte finns någon kund upplagd i Pagero Online. Det finns då ingen kund som överensstämmer med det kundnummer som har angetts i fakturan. Under Länkar > Kundregister lägger du till kundens kundnummer. Klicka därefter på Starta om. Om du behöver ändra någonting i din faktura klickar du på Ta bort. Då tas fakturan bort från både Pagero Connect 2.0 och Pagero Online. 4.2 Filer under bearbetning Om du får detta felmeddelande innebär det att problemet som har uppstått måste åtgärdas av Pagero. Det kan till exempel vara fel i mappningen av din faktura. Fakturan hamnar under Vyer > Utgående > Pagero Online > Filer under bearbetning och finns där tills den är bearbetad av Pagero. När felet är åtgärdat skickas fakturan iväg och hamnar då automatiskt under Vyer > Utgående > Pagero Online > Skickade fakturor. Sida 14 av 17

15 5. Ta emot fakturor med Pagero Connect Automatisk hämtning i Pagero Connect 2.0 Dina fakturor hamnar i den katalog du har angett under Inställningar > Inkommande. Under Vyer > Inkommande > Hämtade fakturor kan du kontrollera att dina fakturor har inkommit som önskat. 5.2 Manuell hämtning i Pagero Connect För att visa dina inkomna men ej hämtade fakturor klickar du på Vyer > Inkommande > Ej hämtade fakturor. 2. Vill du hämta alla fakturor klickar du på Ladda ner alla. Vill du istället bara hämta ett urval av fakturorna markerar du de fakturor du vill hämta och klickar därefter på Ladda ner valda. Sida 15 av 17

16 5.3 Hämtade fakturor Under Inkommande > Hämtade filer kan du se vilka fakturor som är hämtade. OBS! fakturorna finns sökbara i max 90 dagar utan Pagero e-arkiv. Mer information visas då om den aktuella fakturan. Här hittar du bland annat information om vilka bilagor som är adderade till fakturan. Genom att välja Visa målfakturan får du en lättöverskådlig PDF-presentation av fakturan. 6. Sökfunktionen i Pagero Connect 2.0 I Pagero Connect 2.0 kan du söka efter de filer som finns i Pagero Connect. Sökfunktionen hittar du längst upp i Pagero Connect 2.0. Du kan söka efter så väl utgående som inkommande fakturor. En mer omfattande sökfunktion finns tillgänglig i Pagero Online. OBS! fakturorna finns sökbara i max 90 dagar utan Pagero e-arkiv. 1. Skriv in fakturans namn/fakturanummer i fältet och klicka på Sök. 2. Leta fram rätt faktura och klicka på den. Du kommer då få samma möjlighet som vid vyerna Skickade fakturor och Hämtade fakturor att kontrollera den sökta fakturan. Sida 16 av 17

17 7. Kontaktuppgifter Pagero Service & Support Center Kontakta Pagero Service & Support Center om du har frågor om hur du använder Pagero Connect 2.0. Pagero Service & Support Center har öppet måndag till fredag från till Telefon: E-postadress: Mer information om Pagero och våra övriga tjänster hittar du på Sida 17 av 17