Vårdfaktura lathund för Vårdgivare

Transkript

1 1 (23) Vårdfaktura lathund för Vårdgivare

2 2 (23) INTRODUKTION... 3 ATT KOMMA IGÅNG... 3 HJÄLP... 3 SUPPORT... 3 ATT ORIENTERA SIG I SYSTEMET... 3 SÄKER INLOGGNING MED ETJÄNSTEKORT... 4 Kortläsare... 4 Net id... 4 Behörighet... 4 Hur loggar jag in med etjänstekort?... 5 VÅRDFAKTURA... 8 STARTSIDAN... 8 ÖVERSIKT... 9 Fakturaspecifikation Sammanställning... 9 HEJ Produkter HEJ Uppdrag ListOn FUMS Tillägg ARKIV AVSTÄMNING NYHETER FASTA (OCH FÖRSLAG) TILLÄGG BOKFÖRINGSFIL ADMIN Vårdgivare LMA Fakturamottagaren Kontering FÖRSTA INLOGGNINGEN I VÅRDFAKTURA STEG-FÖR-STEG FAKTURERING VARJE MÅNAD STEG-FÖR-STEG KREDITERA FAKTURA PLANERADE FAKTURERINGSDATUM UNDER

3 Introduktion 3 (23) Att komma igång För att använda Vårdfaktura behövs en dator med internetkoppling och en webbläsare, t.ex. Microsoft Internet Explorer. Adressen är: Hjälp I Vårdfaktura finns en inbyggd hjälp/lathund. Genom att klicka på Hjälp i menyn får du alltid den senaste versionen av denna lathund. Support Om problem uppstår vid användandet av Vårdfaktura, eller om du har några frågor, kontakta SLL-IT Servicedesk. Kontaktuppgifter finns här: Att orientera sig i systemet Vårdfaktura är uppbyggt som en sida med en meny till vänster. Översikt visar en översikt med en lista över alla dina fakturor för de senaste 15 månaderna Arkiv visar en översikt med en lista över alla dina fakturor äldre än 15 månader Avstämning åtkomst till Avstämningsfunktionens rapport(er) Nyheter aktuell information rörande Vårdfaktura Fasta tillägg här kan du lägga upp fasta/periodiska tillägg samt se förslag tillägg Felmarkerade visar eventuella felmarkerade rader på skapad faktura Bokföringsfil listar bokföringsfiler (om aktiverats) Admin administrationssidor o Vårdgivare info/admin av vårdgivarens och avtalens uppgifter o LMA förregistrering av reserv- och LMA nummer. Endast för Asyl o Fakturamottagare info om fakturamottagaren o Kontering lagring av eventuellt tidigare gjorda konteringar Hjälp senaste versionen av denna lathund Inloggad som visar namn, HSA-ID och roll på den som är inloggad Byt roll om du hanterar flera roller/vårdgivare kan du byta här Logga ut utloggning

4 4 (23) Säker inloggning med etjänstekort För att logga in med etjänstekort i Vårdfaktura krävs förutom ett etjänstekort även: En kortläsare Net id installerat på datorn Att du fått behörighet Kortläsare För att kunna använda etjänstekort i datorn krävs en kortläsare. De flesta moderna bärbara datorer har detta inbyggt. Det finns annars separata kortläsare som ansluts via USB till datorn eller tangentbord med inbyggda läsare att köpa via på välsorterade datorbutiker. Kända modeller som fungerar inkluderar bl.a. Omnikey 3021 och Omnikey Fler modeller finns här: Net id Net id är en programvara som måste vara installerad på datorn för att hantera smarta kort och certifikat. Här följer en liten guide i installationen av Net id: 1. Ladda ned Net id från: 2. Klicka på länken "Installera programvaran NetID" 3. Följ instruktionen för att ladda ner och installerad Net id Behörighet För behörighet krävs det att du: finns i EK, och har ett så kallat HSA-ID har ett etjänstekort, för mer info kontakta har access till Vårdfaktura, för mer info kontakta SLL-IT Servicedesk,

5 5 (23) Hur loggar jag in med etjänstekort? Först säkerställ att du har kortläsare, Net id och behörighet enligt ovanstående beskrivning. Sedan följ nedanstående punkter. 1. Startsidan Stoppa in etjänstekortet i datorns kortläsare Starta webbläsaren (Internet Explorer) Gå till Vårdfakturas förstasida Klicka på etjänstekort loggan uppe till höger (första gången man klickar på denna kan det ta några sekunder innan nästa sida visas) 2. Certifikat Efter klick på etjänstekort loggan på förstsidan bör en ruta om val av certifikat visas, se exempel nedan. Har man flera certifikat, t.ex. BankID eller E-legitimation, installerad på sin dator kan flera val visas här. Här ska det SITHS certifikat som är kopplat till etjänstekortet väljas. Klicka sedan på OK.

6 6 (23) När certifikat är valt måste PIN-kod för Legitimering/Autentisering/Identifiering fyllas i. Klicka sedan på Jag legitimerar mig. 3. Inloggad När etjänstekortet och certifikatet har validerats mot EK kommer användaren in i Vårdfaktura. Beroende på roll och behörighet kan olika startsidor och innehåll i navigeringsmenyn till vänster visas. 4. Logga ut För att logga ut ur Vårdfaktura klickar man på Logga ut i navigeringsmenyn till vänster. OBS! Net id behåller fortfarande den säkra inloggningen i minnet. För att vara helt utloggad måste alltså webbläsare Internet Explorer stängas ned samt etjänstekortet tas ur kortläsaren.

7 7 (23) 5. Felsökning Vissa versioner av Windows och webbläsare kan vara lite känsliga för i vilken ordning man utför inloggningen. Skulle det vid något steg av inloggning bli fel ska man alltid först och främst stänga ned webbläsaren Internet Explorer, ta ut etjänstekortet från kortläsare, stoppa i etjänstekortet igen och sedan starta Internet Explorer. Skulle det inte hjälpa utför följande steg: 1. Stäng ned alla fönster av din webbläsare, Internet Explorer 2. Dra ut etjänstekortet om det är instoppat i kortläsaren 3. Stoppa i ditt etjänstekort i kortläsaren 4. Högerklicka på den lilla Net id ikonen nere till höger vid klockan på ditt skrivbord 5. Välj Läs in kortet på nytt 6. Starta Internet Explorer 7. Gå till 8. Följ instruktionerna i lathunden från sidan 5 Vårdfaktura säker inloggning med etjänstekort. Utför inte de steg du redan utfört i punkterna ovan Fungerar det ändå inte kontakta SLL-IT Servicedesk.

8 8 (23) Vårdfaktura Startsidan Inloggningssidan består av 4 delar: - Login välj inloggning med etjänstekort för att logga in i Vårdfaktura - FAQ de vanligaste frågorna med länkar till lathundar för Vårdfaktura, bokföringsfiler, Avstämningsfunktionen och säker inloggning med etjänstekort - Nyheter aktuell information rörande Vårdfaktura - Kontakt support och kontaktinformation

9 9 (23) Översikt Den första sidan du ser efter har loggat in i Vårdfaktura är översikten. Här ser du en lista över alla dina fakturor för de senaste 15 månaderna. För äldre fakturor se Arkiv. Genom att fylla i sökfältet och trycka på Sök knappen kan ett urval av fakturor visas. Genom att klicka i Spara sökning innan man söker sparas sökningen som en standardvy för din användare. Det går att klicka på rubrikerna i tabellen för att sortera. Fakturaspecifikation Sammanställning För att se detaljer om en faktura klickar du på raden för den faktura du vill veta mer om. Du kommer då till Fakturaspecifikation Sammanställning.

10 10 (23) HEJ Produkter För att se besöksersättningen detaljerat på produkter klickar du på fliken HEJ Produkter. HEJ Uppdrag För att se besöksersättningen detaljerat per uppdrag klickar du på fliken HEJ Uppdrag.

11 ListOn För att se den detaljerade listningsersättningen per kombika klickar du på fliken ListOn. 11 (23) FUMS För att se den detaljerade FUMS ersättningen klickar du på fliken FUMS.

12 12 (23) Tillägg Under Tillägg syns alla tillägg kopplade till fakturan. Här går det att lägga till tillägg innan fakturan godkänns. Tilläggen ska anges exkl. eventuell momskompensation, Vårdfaktura lägger automatiskt till eventuell momskompensation på fakturan. Enligt överrenskommelse är det ibland tvingande att bifoga en fil, exempelvis ett Word eller Excel dokument, för att styrka tillägget. Förslag tillägg skapade av SLL visas även här, dessa måste accepteras eller nekas. För fasta/periodiska tillägg se Fasta Tillägg nedan.

13 13 (23) Arkiv Under Arkiv visas alla fakturor som är äldre än 15 månader. I övrigt fungerar sidan på samma sätt som Översikt. Avstämning Under Avstämning visas Avstämningsfunktionens rapporter. Detta förutsätter att man loggat in med etjänstekort samt har behörighet. Mer information och separat lathund om Avstämningsfunktionen finns under rubriken Vad är Avstämningsfunktionen? som ligger under FAQ på Vårdfakturas inloggningssida, Nyheter Under Nyheter visas aktuell information från systemet.

14 14 (23) Fasta (och Förslag) tillägg Här kan du skapa fasta/periodiska tillägg. Det är en fast summa under en period med en start- och slutperiod. Tilläggen ska anges per månad exkl. eventuell momskompensation. Vårdfaktura lägger automatiskt till eventuell momskompensation på fakturan. Även förslag tillägg som skapats av SLL visas på denna sida. Genom att acceptera eller neka ett förslag tillägg kan man styra om eventuella framtida förslag tillägg ska skapas. Förslag tillägg som redan skapats på en faktura påverkas inte av denna åtgärd.

15 15 (23) Bokföringsfil Om du under Admin Vårdgivare valt att erhålla en bokföringsfil för godkända fakturor kommer den finnas tillgänglig för nedladdning här. Bokföringsfil kan väljas med eller utan konteringsinformation. Väljer du med konteringsinformation måste du även välja konteringsmodell under Admin Avtal. Bokföringsfilen skapas automatiskt natten efter du har godkänt din faktura och finns alltså tillgänglig morgonen efter. Skulle du vilja ha bokföringsfilen tidigare går det, efter du har godkänt din/dina fakturor, att klicka på knappen Skapa bokföringsfil så kommer filen skapas direkt. Mer information och separat lathund om bokföringsfil och kontering finns under rubriken Vad är Vårdfaktura? som ligger under FAQ på Vårdfakturas inloggningssida,

16 16 (23) Admin Vårdgivare Här finns information om din vårdgivare, avtal och uppdrag. Vårdgivare Genom att klicka på namnet på vårdgivaren kan du administrera dina vårdgivaruppgifter såsom namn, adress, referensperson, e-post, betalningsuppgifter mm. Här ställer du också in din fakturanummerserie samt val av bokföringsfil. Observera att vissa av dessa uppgifter är obligatoriska för att fakturan ska kunna godkännas. Dagar till förfallodatum Här du se vilka förfallodatum som gäller för din fakturamottagare, vårdgivare och avtal. Eventuella avvikelser för aktuell period visas också här, t.ex. om faktureringen är förskjuten. Faktureringsschema för hela året finns sist i detta dokument samt under FAQ på Vårdfakturas inloggningssida, Avtal Genom att klicka på avtalets namn får du detaljerad information om avtalet. Här går det att ställa in en referensperson per avtal om så önskas. Om en referens anges här är det den som kommer synas på fakturan. Om ingen referens anges här syns referensen från ovan nämnda Admin Vårdgivare. Om du har valt bokföringsfil med kontering ställer du här in vilken typ av konteringsmodell som önskas. Mer information om bokföringsfil och konteringsmodell finns under FAQ på Vårdfakturas inloggningssida,

17 17 (23) LMA Här har de som har separata Asyl fakturor möjlighet att förregistrera information om Reserv- och LMA nummer. Saknas information om Reserv- och LMA nummer vid fakturering måste man ange den på fakturan under fliken LMA innan det kan godkännas. Fakturamottagaren Här visas information om mottagaren av era fakturor d.v.s., HSF och/eller TioHundra. Kontering Om du har valt bokföringsfil med kontering visas här alla gjorda konteringar. Du har här möjlighet att ändra eller ta bort konteringsinformation. Eventuella ändringar påverkar inte redan godkända fakturor.

18 18 (23) Första inloggningen i Vårdfaktura steg-för-steg Vid första inloggningstillfället behöver dina vårdgivaruppgifter fyllas i för att fakturan ska kunna godkännas. Detta behöver du bara göra en gång, under förutsättning att inga uppgifter förändras med tiden. Du kan när som helst välja att gå in och uppdatera dina uppgifter vid behov. 1. Logga in i Vårdfaktura När du går till startsidan öppnas automatiskt ett nytt fönster för inloggning. Skulle inget nytt fönster öppnas automatiskt kan du klicka på länken tryck här för att starta. På inloggningssidan loggar du in med ditt etjänstekort genom att klicka på loggan. Systemet loggar automatiskt ut en användare om man har varit inaktiv under en tid. När man då börjar använda systemet igen blir man uppmanad att logga in på nytt. Detta är en säkerhetsåtgärd för att obehöriga inte ska komma åt informationen i Vårdfaktura om man glömt datorn på.

19 19 (23) 2. Fyll i vårdgivaruppgifter I menyn på vänsterkanten, välj Admin Vårdgivare. Klicka på vårdgivarens namn för att komma till sidan för att administrera vårdgivaren. De uppgifter som måste fyllas i/bekräftas före första faktureringen är: Namn namn på mottagning Reg. Namn företagets namn Adress kontaktadress vid frågor om fakturan Referensperson/Kontakt o Namn, telefonnummer och e-post till personen som ska kontaktas vid frågor om fakturan. E-post används även för nyhetsutskick från Vårdfaktura, tex när fakturorna är klara för godkännande Bokföringsfil val om bokföringsfil (mer eller utan kontering) önskas eller inte Org nr organisationsnummer för bolaget/mottagningen F-skattesedel bekräftelse på att bolaget innehar en F-skattesedel Betalningsuppgifter bank/plusgiro eller bankkonto. Observera att det konto som fylls i här används endast som information på fakturan. Det faktiska konto dit pengarna utbetalas finns i ett annat system (Raindance) hos HSF. Önskar du ändra detta måste du kontakta LSF- Ekonomi OCR alternativ till fakturanummerserie. Valfritt. Se mer info nedan. Prefix inledande prefix i fakturanumret. Valfritt. Se mer info nedan Fakturanummerserie nummerserie för dina fakturor i Vårdfaktura. Räknas automatisk upp för varje ny faktura, se mer info nedan Fyll i dina uppgifter och klicka sedan på Spara. Ett meddelande om att Nya uppgifter har sparats visas. Visas ett felmeddelande korrigera eventuella felinmatningar.

20 20 (23) Fakturanummerserie, Prefix och OCR Det finns tre alternativ till fakturanummer: 1. Endast fakturanummerserie. Fungerar som tidigare med skillnaden att fakturanummerserien nu kan innehålla 15 istället för 8 numeriska tecken. Exempelvis har man angivit som fakturanummerserie påbörjas serien på 1 och räknas automatiskt upp ett antal för varje faktura. När serien är slut, dvs nått 100, går det inte längre att godkänna en faktura. Då måste man ange en ny fakturanummerserie. 2. Prefix och fakturanummerserie. Prefix och fakturanummerserien bildar tillsammans fakturanumret. Prefixet kan innehålla 10 alfanumeriska tecken och fakturanummerserien 15 numeriska tecken, totalt 25 tecken. Exempelvis har man angivit MinVC som prefix och som fakturanummerserie är det MinVC1 som används som fakturanumret på första godkända fakturan, MinVC2 på andra osv upp till 100 då serien tar slut och den måste uppdateras. 3. OCR. Kryssar man i OCR används inte längre prefix och fakturanummerserien. Man får då istället vid godkännande av fakturan ange ett OCR nummer på max 25 tecken. Detta OCR nummer används då som fakturanummer på fakturan. Mer information och separat lathund om bokföringsfil och kontering finns under rubriken Vad är Vårdfaktura? som ligger under FAQ på Vårdfakturas inloggningssida, 3. Kontrollera avtal och uppdrag Under Admin Vårdgivare, klicka på varje avtal och kontrollera att uppgifterna om ditt/dina avtal och uppdrag stämmer. 4. Nu är det dags att fakturera! Följ instruktionerna för Fakturering varje månad steg-för-steg från steg 2 nedan.

21 21 (23) Fakturering varje månad steg-för-steg Nedan följer en kortfattad beskrivning om hur du godkänner din/dina fakturor varje månad. För detaljer om respektive sida se avsnittet Vårdfaktura ovan. 1. Logga in i Vårdfaktura När du går till startsidan öppnas automatiskt ett nytt fönster med login. Skulle inget nytt fönster öppnas automatiskt kan du klicka på länken tryck här för att starta. På inloggningssidan loggar du in med ditt etjänstekort. 2. Översikt lista över fakturor När du loggar in i systemet kommer du automatiskt till översikten med en lista över alla dina fakturor. Nya fakturor finns tillgängliga efter månadskörningen. När månadskörningen är klar meddelas det som nyhet på startsidan samt via e-post om du angivit en e-post adress under Admin Vårdgivare. 3. Öppna förslag faktura Klicka på det fakturaunderlag du vill godkänna för att öppna Fakturaspecifikation Sammanställning. Här visas detaljerad information om fakturan. 4. Kontrollera detaljerade underlag Genom att klicka på respektive flik, kontrollera att de detaljunderlag du berörs av stämmer: - Sammanställning - HEJ Produkter - HEJ Uppdrag - ListOn - FUMS - Tillägg Skapa eventuellt nya tillägg under fliken Tillägg. Acceptera/neka eventuellt föreslagna tillägg. 5. Godkänn faktura Klicka återigen på fliken Sammanställning för att komma tillbaka till fakturasammanställningen. Om du skulle vilja ha en tillfällig referens för just den här fakturan kan du ändra kontaktuppgifter innan du godkänner fakturan. Vill du generellt ändra dina kontaktuppgifter görs det under Admin Vårdgivare. Godkänn fakturan genom att klicka på Godk skicka knappen. Du får då ett meddelande om att fakturan är godkänd. Fakturan har nu elektroniskt skickats till fakturamottagaren. Skulle du ha skapat några tillägg visas även knappen Kreditera. Den kan användas om du skulle behöva kreditera en del eller hela summan för ett tillägg. Får du ett felmeddelande om att fakturanummerserien är slut måste du gå till Admin Vårdgivare och ändra/fylla på serien för att kunna godkänna och skicka fakturan.

22 22 (23) 6. Skriva ut/spara den elektroniska fakturan När fakturan har godkänts visas en PDF ikon för att Visa faktura. Genom att klicka på PDF ikonen öppnas ett separat fönster/flik med en kopia av e-fakturan i PDF format. För att visa denna krävs det att du har Acrobat Reader eller annan PDF läsare installerad på datorn. Beroende på program bör det finnas det en knapp för att skriva ut fakturan. Det bör också finnas en knapp för att spara ned fakturan lokalt på din dator. Stäng fönstret/fliken med e-fakturan för att återgå till Vårdfaktura och sammanställningen. Skulle du sakna Acrobat Reader finns det gratis att ladda ned här: 7. Fakturering klar! Gå till Översikt. Status på fakturan har nu ändrats från Förslag fakturaunderlag till Godkänd faktura. Skulle du ha flera avtal och alltså flera fakturor upprepa steg 1-7 för övriga fakturor. Kreditera faktura I Vårdfaktura går det endast att kreditera poster som är skapade i Vårdfaktura, d.v.s. tillägg. Kreditering görs genom att öppna en godkänd faktura och klicka på knappen Kreditera. Efter det får du välja tillägget och ange summa samt en kommentar varför tillägget krediteras. När kreditunderlaget skapats måste det godkännas precis som en vanlig faktura. Negativa tillägg går inte att kreditera. Skulle övriga ersättningar inte stämma kontakta i första hand kontaktas ovan nämnda support.

23 23 (23) Planerade faktureringsdatum Information om planerade faktureringsdatum finns under rubriken Faktureringsschema som ligger under FAQ på Vårdfakturas inloggningssida, Inrapportering av besök måste normalt ske före 24:00 den sista vardagen i månaden för att komma med i månadens fakturaunderlag. Efter ytterligare ca 4 dagar finns fakturaunderlaget klart för godkännande i Vårdfaktura. Så fort fakturaunderlagen finns tillgängliga meddelas det som en nyhet i Vårdfaktura. Nyheter via e- post får ni om ni angivit en e-post adress under Admin Vårdgivare.