Att skicka e-fakturor. Fördjupning till dig som ska använda fakturaportalen

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Att skicka e-fakturor. Fördjupning till dig som ska använda fakturaportalen"

Fredrik Jonasson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Att skicka e-fakturor Fördjupning till dig som ska använda fakturaportalen

2 Välkommen till bankens e-fakturatjänst Att skicka e-fakturor med bankens fakturaportal är enkelt. Du skapar fakturaunderlaget på en webbsida och skickar fakturan direkt till kundens system. Fakturan behöver inte skrivas ut, läggas i kuvert och postas. Din kund behöver inte skanna eller hantera fakturan manuellt. Innehållet i en e-faktura kan läsas in automatiskt i kundens system. Med e-fakturor minskar risken att dina fakturor hamnar på villovägar eller blir feltolkade. E-fakturor bidrar till snabbare betalningsflöden. Vår förhoppning är att du, med hjälp av banken och fakturaportalen lätt ska kunna skicka e-fakturor till dina kunder som önskar det. Denna fördjupning hjälper dig komma igång med fakturaportalen. Det finns också mer information i manualen som du kan ladda ner inifrån fakturaportalen. Vi rekommenderar att du tar dig tid att läsa igenom informationen. Bankens Miljöpolicy På Swedbank är vi miljöcertifierade och har alltid miljöförbättringar i tankarna. Att skicka e-fakturor är bättre för miljön jämfört med pappersfakturor. Sida 2 av 11

Med e-fakturor minskar risken att dina fakturor hamnar på villovägar eller blir feltolkade. E-fakturor bidrar till snabbare betalningsflöden.

3 Innehåll Välkommen till bankens e-fakturatjänst Information om tjänsten Avtal med banken Om bankens fakturaportal Vad är en fakturaväxel? Nå kunderna via en kanal Kundens krav på fakturan Förberedelser i fakturaportalen Att skicka e-fakturor till en kund Kontakta din kund Skicka första fakturan Kontrollera att allt fungerar Om du behöver skicka om fakturor Support Frågor gällande navigering i fakturaportalen Övriga frågor Sida 3 av 11

Nå kunderna via en kanal Kundens krav på fakturan Förberedelser i fakturaportalen Att skicka e-fakturor till en

4 Information om tjänsten Avtal med banken För att kunna skicka e-fakturor via banken måste ditt företag vara kund i banken och teckna avtal om att skicka e-fakturor. I avtalet anges från vilket konto avgiften för fakturaportalen ska tas. Om bankens fakturaportal Bankens fakturaportal är en enkel lösning för dig som inte skickar så många fakturor. Det går snabbt att komma igång och du behöver inte göra någon investering. Du loggar in och skapar underlaget till fakturan på en webbsida, När du är klar skickas fakturan via bankens fakturaväxel till din kund. Det går fort och det är säkert. Innan du börjar använda fakturaportalen ska du registrera uppgifter om ditt företag, se sidan 5 under Förberedelser i fakturaportalen. Du måste också kontakta dina kunder för att få veta vilka krav de ställer på fakturans innehåll samt vilken e-fakturaadress och fakturaväxel de har, se sidan 8 under Att skicka e- fakturor till en kund. Observera, det är inte möjligt att skicka med bilagor i Fakturaportalen. Vad är en fakturaväxel? Både den som skickar och tar emot e-fakturor behöver vara anslutna till en fakturaväxel, även kallad VAN-tjänst eller e-fakturaoperatör. När du använder fakturaportalen skickas fakturorna via bankens fakturaväxel. Fakturaväxeln kontrollerar dina fakturor och ser till att de kommer till rätt mottagare. Om mottagaren är ansluten till bankens fakturaväxel skickas fakturan direkt till mottagarens system. Om mottagaren är kund i någon annan fakturaväxel som banken samarbetar med, skickas fakturan via den fakturaväxeln. Nå kunderna via en kanal Med fakturaportalen behöver du bara en lösning för att skicka e-fakturor. Banken samarbetar med andra banker och de flesta fakturaväxlar som hanterar e-fakturor. Det gör att du kan skicka e-fakturor till kunder som använder andra e-fakturalösningar än bankens. Om du har en kund som är ansluten till en fakturaväxel som banken inte samarbetar med; kontakta bankens support, se sidan 11. Vi försöker samarbeta med de fakturaväxlar som våra kunder vill skicka till. Kundens krav på fakturan Dina kunder ställer ofta krav på att fakturorna innehåller viss information, som t.ex. referenser. Informationen används för att styra fakturan rätt i kundens system. Om informationen saknas riskerar fakturan att avvisas. Sida av 11

Det går snabbt att komma igång och du behöver inte göra någon investering. Du loggar in och skapar underlaget till fakturan på en webbsida, www.swedbank.se/fakturaportal.

5 Förberedelser i fakturaportalen Efter att du tecknat avtal med banken skickas inloggningsuppgifter till din internetbank. Använd dessa för att logga in till fakturaportalen och registrera följande uppgifter. Kontakta bankens support om du har frågor, se sidan 11. Steg 1: Logga in Gå in i Internetbanken. Välj Ekonomisk översikt i den övre menyn och sedan Elektroniska dokument. Öppna dokumentet e-faktura som innehåller dina inloggningsuppgifter. Om dokumentet inte finns i listan, klicka på länken Historik. Klicka på länken och följ instruktionerna för att logga in till fakturaportalen. Observera att lösenordet måste bytas vid första inloggningen. Efter att du har bytt lösenord kommer du till startsidan som beskriver menyn. Sida 5 av 11

Välj Ekonomisk översikt i den övre menyn och sedan Elektroniska dokument. Öppna dokumentet e-faktura som innehåller dina inloggningsuppgifter.

6 Steg 2: Uppgifter om företaget Välj Fakturaprofil i menyn och sedan Lägg till profil. Fyll i uppgifter om ditt företag. Uppgifterna skickas med i dina e-fakturor. OBS! Kom ihåg att ändra här om uppgifter om ditt företag ändras. Klicka på Spara när du är klar. Sida 6 av 11

Uppgifterna skickas med i dina e-fakturor. OBS!

7 Steg 3: Kontrollera kontaktuppgifter Välj Inställningar i menyn och sedan E-postadress. Kontrollera att e-postadressen stämmer. OBS! E-postadressen används för viktiga meddelanden från bankens support. Använd gärna en så kallad gruppbrevlåda som flera personer hos er har tillgång till. Klicka på Ändra för att ändra e-postadressen. Klicka sedan på Spara. Sida 7 av 11

E-postadressen används för viktiga meddelanden från bankens support.

8 Att skicka e-fakturor till en kund Kontakta din kund Innan du börjar skicka e-fakturor ska du alltid kontakta din kund för att ta reda på vilka krav de ställer på fakturan. Fråga kunden om följande: Kundens e-fakturaadress Kundens fakturaväxel/operatör Kundens krav på referenser/fakturamärkning Övriga innehållskrav Hur test ska genomföras och när första fakturan ska skickas Det är vanligt att första riktiga e-fakturan används för att testa att allt fungerar. Fråga din kund. Skicka första fakturan Logga in på Välj Fakturor i menyn och sedan Skapa ny faktura för att registrera fakturans underlag och skicka första e-fakturan. Sida 1: Allmän information Sida 8 av 11

första fakturan ska skickas Det är vanligt att första riktiga e-fakturan används för att testa att allt fungerar. Fråga din kund. Skicka första fakturan Logga in på www.

9 Information om ditt företag hämtas från din fakturaprofil, se sidan 6 under Steg 2: Uppgifter om företaget. Du kan titta på uppgifterna genom att klicka på länken Utökad information om fakturautställaren. Välj din kund (fakturamottagare) från rullistan. Om kunden inte finns i rullistan, fyll i följande uppgifter: Kundens namn och adress (1) Kundens e-fakturaadress (2) Välj kundens fakturaväxel/operatör i rullistan (3) Tips! Bocka i Spara mottagaren till eget mottagarregister så behöver du inte fylla i uppgifterna om din kund nästa gång. Klicka på länken Utökad information om fakturamottagaren och fyll i fler uppgifter om din kund. Kundens referenskod ska fyllas i fältet Avdelning/Enhet (). Klicka på Fortsätt. Sida 2: Fakturadetaljer Fyll i uppgifter om fakturan och skapa fakturarader genom att klicka på Ny fakturarad. I fältet Betalningsreferens ska du fylla i OCR nummer eller annan betalningsreferens, t.ex. kundnummer. Du finner fler inmatningsfält för t.ex. rabatt, dröjsmålsränta, leveransadress och referens till order om du klickar på länken Utökad fakturainformation. Du kan också fylla i fler uppgifter för fakturaraden genom att klicka på länken Detaljer. Klicka på Fortsätt. Sida 9 av 11

Om kunden inte finns i rullistan, fyll i följande uppgifter: Kundens namn och adress (1) Kundens e-fakturaadress (2) Välj kundens fakturaväxel/operatör i rullistan (3) Tips!

10 Sida 3: Förhandsgranska Kontrollera att uppgifterna i fakturan stämmer. Skriv ut en fakturakopia till ditt bokföringsunderlag genom att klicka på Öppna pdf och välj skriv ut. Klicka på Skicka. Fakturan skickas till din kund. Kontrollera att allt fungerar Första gången du skickar e-faktura rekommenderar vi att du kontaktar din kund för att säkerställa att allt har fungerat. Sida 10 av 11

skriv ut. Klicka på Skicka. Fakturan skickas till din kund.

11 Om du behöver skicka om fakturor Om en faktura saknar information som gör att den inte kan skickas får du ett felmeddelande. Meddelandet visas överst på sidan när du skapar fakturan eller kommer lite senare som ett separat e-postmeddelande, beroende på var felet upptäcks. För att komplettera och skicka om en faktura välj Fakturor i menyn och sedan Skickade fakturor. Sök reda på fakturan och klicka på för att kopiera den. Komplettera den nya fakturan och skicka om den. Support Om det uppstår frågor kring dina e-fakturor är du välkommen att kontakta bankens support. Support ingår i tjänsten. Dina kunder kommunicerar med sin egen fakturaväxel. Är de kunder hos banken kontaktar de bankens support. Är de kunder hos en annan fakturaväxel så vänder de sig till deras support. Frågor gällande navigering i fakturaportalen Kontakta Internetbanken Support på Telefon: (alla dagar ) Övriga frågor Kontakta Swedbank Elektroniska betalningar på Telefon: (vardagar ) E-post: support.elbet@swedbank.se Sida 11 av 11

För att komplettera och skicka om en faktura välj Fakturor i menyn och sedan Skickade fakturor. Sök reda på fakturan och klicka på för att kopiera den. Komplettera den nya fakturan och skicka om den.

Relevanta dokument

Att skicka fakturor. Fördjupning till dig som ska använda bankens Fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor

Att skicka fakturor. Fördjupning till dig som ska använda bankens Fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor Att skicka fakturor Fördjupning till dig som ska använda bankens Fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor Välkommen! Att skicka kundfakturor via banken innebär ett effektivt sätt att jobba och