Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 1 av 18

Transkript

1 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 1 av 18 Innehållsförteckning FAKTURAPORTALENS ADMINISTRATIONSGRÄNSSNITT...2 INLOGGNING...2 PARTNERS...4 FLIKEN ADRESSER...4 Standardadresser...6 Fliken Betalning...8 FLIKEN DOKUMENTVERSION...9 ÖVRIGA FLIKAR...10 ADRESS...11 INSTÄLLNINGAR...11 Fliken Adresser...12 Fliken Enheter...13 INSTÄLLNINGAR FÖR FAKTURAAVSÄNDARE...15 LISTA FAKTUROR...16 VALIDERING...18

2 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 2 av 18 Fakturaportalens administrationsgränssnitt Varje Fakturaportal har ett administrationsgränssnitt där användaren och ägaren till Fakturaportalen kan ändra inställningar, lista fakturor i arkivet, lägga upp en ny partner etc. I denna handledning förklarar vi de olika moment som ni som ägare av en Fakturaportal kan ha användning för. För att få tillgång till administrationsgränssnittet krävs att ni fått ett användarnamn och lösenord av oss på Expert Systems. Detta sker i regel vi tecknande av avtal för Fakturaportalen. Ändringar som görs i Fakturaportalens administrationsgränssnitt slår igenom i Fakturaportalen när ni klickar på i administrationsgränssnittet. Vi kommer i handledningen visa löpande var i Fakturaportalen informationen används genom en markering, *********. Inloggning Via vår hemsida loggar ni in i administrationsgränssnittet.

3 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 3 av 18 När ni loggar in i Fakturaportalens administrationsgränssnitt kommer denna sida att visas. De menyer som är intressanta för er är; Partners, Inställningar, Adress och Valideringar. Ikonerna i vänstra marginalen kommer ni också att ha användning för. Vi kommer i denna handledning gå igenom dessa menyer och ikoner.

4 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 4 av 18 Partners Men partner menar vi fakturamottagare i huvudnivå, i det här fallet Mönsterby. I er Fakturaportal kan ni lägga upp olika avdelningar eller dotterbolag om ni har behov av att styra till olika fakturamottagare inom organisationen. Dessa s.k. partners lägger ni upp under menyn Partners. Fliken Kontakter är inte intressant för Fakturaportalen. Fliken Adresser När ni får tillgång till er Fakturaportal finns redan ert bolag upplagt under Partners. Om ni skulle vilja ändra uppgifter i en befintlig partner kan ni söka fram denna genom att klicka på.

5 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 5 av 18 Ni kan även lägga till ytterligare en fakturamottagare enligt bilden ovan. Vi har lagt till SKOLKONTORET. De fält som är obligatoriska är markerade med ett tjockt blått streck. Partner: För att lägga upp en ny partner fyller ni i det nummer eller namn ni använder hos er för att skilja bolagen eller avdelningarna åt i fältet för Partner. Partnertyp: Här anger ni partnertypen Kund (= Fakturamottagare). Här visas informationen i Fakturaportalen******************************************************************************** Partnernamn: Här anger ni ert namn på respektive partner, t.ex. Skolkontoret eller Mönsterby Kommun. Denna information visas i fältet Köpare under fliken Kund och referenser inne i Fakturaportalen.

6 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 6 av 18 Organisationsnr: Här anger ni bolagets organisationsnummer. Exder varnar om organisationsnumret redan används, klicka bara på OK och fortsätt. Denna information visas i fältet Organisationsnr under fliken Kund och referenser inne i Fakturaportalen. Lokaliseringskod: Här anger ni er lokaliseringskod. En lokaliseringskod kan ni räkna fram från ert organisationsnummer. Ni hämtar kontrollsiffran från GS1 och tjänsten är kostnadsfri. Gratisnummer börjar i Sverige på 736 Om ni har behov att styra till olika fakturamottagare inom organisationen och behöver en serie lokaliseringsnummer kan det köpas från GS1. Besök för mer information eller för motsvarighet i Norge. Standardadresser Under rubriken Standardadresser anger ni adressen till t.ex. Köpare, fakturamottagaren och leveransadress. Adresstypen Köpare kommer att synas på fakturan som ni och era leverantörer kan skriva ut till en PDF.

7 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 7 av 18 Om ni vill att leverantörerna ska välja leveransadress på fakturan behöver ni lägga upp det här. Klicka på rad. för ny I fältet Adresstyp väljer ni Leveransadress. Fyll sedan i önskad leveransadress. Här visas informationen i Fakturaportalen******************************************************************************** Leveransadressen fyller sedan leverantören i under fliken Leveransadress inne i Fakturaportalen.

8 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 8 av 18 Fliken Betalning Ni kan nu gå vidare till fliken Betalning. De fält som är intressanta för er är: Systemspråk: Systemspråket anger det språk som systemberoende ledtexter och meddelanden ska visas på. Här visas informationen i Fakturaportalen******************************************************************************** Valuta: Här fyller ni i vilken valuta ni vill ta emot fakturan i. Denna information visas i fältet Valuta under fliken Kund och referenser inne i Fakturaportalen. Momsregistreringsnr: Har änger ni ert momsregistrerinsnummer. Denna information visas i fältet Momsregistreringsnr under fliken Kund och referenser inne i Fakturaportalen.

9 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 9 av 18 Momsregistreringsland: Här anger ni vilket momsregistreringsland ni tillhör. Förfallodagar: Här anger ni antalet förfallodagar fakturorna ska ha. Antal förfallodagar: Här anger ni antalet förfallodagar ni vill ska visas inne i Fakturaportalen. Leverantören kan dock ändra denna siffra om de önskar. Fliken Dokumentversion Under fliken Dokumentversion fyller ni i vilken typ av fakturablankett ni vill använda er av. Detta är oftast redan inställt av Expert Systems kundtjänst. Vi rekommenderar att ni använder Svefaktura. Dokumentversionen påverkar endast utseendet på den fakturan ni skriver ut inifrån administrationsgränssnittet och den fakturakopia leverantören skriver ut eller sparar på sin dator. PDF:en inne i Fakturaportalen ser alltid likadan ut. När ni är klara och vill spara klickar ni på.

10 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 10 av 18 Exempel på Svefaktura Övriga flikar Flikarna EDI, Webb och Övrigt behöver ni inte fylla i någon information under.

11 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 11 av 18 Adress Under menyn Adress kan ni ändra och lägga till i ert adressregister. Inställningar Under menyn Inställningar kan ni ändra era företagsinställningar. Vi har endast valt att visa de flikar som är aktuella för er. De flikar som är intressant är Adresser och Enheter.

12 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 12 av 18 Fliken Adresser Här anger ni den e-postadress som ni vill ska synas inne i er fakturaportal. Här visas informationen i Fakturaportalen******************************************************************************** När leverantören klickar på denna länk öppnas ett e-postmeddelande med den adress ni angivit under Inställningar och fliken Adresser.

13 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 13 av 18 Fliken Enheter Under fliken Enheter står de enheter ni har valt att acceptera i er Fakturaportal och i vilken ordning ni vill att de ska visas i rullistan. Om nu vill acceptera ytterligare en enhet eller ta bort en enhet gör ni det under denna flik. Det är endast dessa enheter leverantören har att välja på. Genom att klicka på kan ni söka fram de enheter ni kan välja mellan. Om ni vill lägga in fler enheter klickar ni på för ny rad och lägger till de enheter ni önskar. Sorteringsordning: Anger i vilken ordning posterna ska visas. Börja med 0 och stigande uppåt. 0 visas först i rullistan, de enheter som har samma sorteringsnummer som t.ex. 1 i bilden ovan kommer att visas i bokstavsordning.

14 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 14 av 18 Här visas informationen i Fakturaportalen******************************************************************************** Extern enhet: Externa enheter används för att översätta enheter i inkommande filer till enhetskoder i Exder. Om ni t.ex. vill översätta ltr till enheten liter skriver ni till ltr i fältet Extern enhet. Vill ni radera enhet bockar ni i den rutan och klickar på. När ni gjort någon ändring och vill spara denna klickar ni på.

15 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 15 av 18 Inställningar för fakturaavsändare I marginalen till vänster hittar ni inställningar för fakturaavsändare. Vill ni säkerställa att leverantören inte skickar samma faktura flera gånger kryssar ni i rutan som vi ringat in på bilden ovan. Kontrollen görs då baserat på leverantörens organisationsnummer samt fakturanummer. Maxstorlek bilagor: Här anger ni hur maxstorleken för bilagor får vara, idag är maxstorlek 5 MB. Godkända format för bilagor är idag: JPEG, GIF, TIFF, PDF, Word och Excel. Antal decimaler för Antal : Här anger ni in hur många decimaler som leverantören ska kunna ange i antalsfältet. I exemplet ovan så är antalet decimaler satt till tre stycken. Här visas informationen i Fakturaportalen******************************************************************************** Lisstyp: I listtyp kan ni välja en vit eller svart lista. Om ni vill ha en vit lista väljer ni WHITE och fyller i de leverantörers organisationsnummer ni vill ska kunna fakturera elektroniskt till er via er Fakturaportal. Vill ni istället ha en svart lista väljer ni BLACK och fyller i de organisationsnummer ni inte vill ska kunna fakturera elektroniskt till er via er Fakturaportal. Om ni inte vill ha någon svart eller vit lista väljer ni UNUSED. Kontakta Expert Systems om ni önskar hjälp med t.ex. automatisk inläsning av godkännande av organisationsnummer. Vi kan ta emot denna information i de flesta filformat.

16 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 16 av 18 I fakturaportalens administrationsgränssnitt kan ni ställa in hur många decimaler som leverantörerna kan ange i fältet Fakturerat antal i fakturaportalen. Samma antal decimaler som sedan skrivs ut på PDF:en som leverantörerna kan spara. Lista fakturor I marginalen till vänster hittar ni Lista fakturor där ni kan se status på de fakturor som är skickade till er. Vi sparar era fakturor så länge ni är kunder eller max 10 år.

17 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 17 av 18 I exemplet ovan har vi valt att visa alla fakturor från och framåt. Genom att fylla i dessa urval och klicka på kan ni begränsa antalet fakturor som ska visas. Vill ni visa samtliga fakturor låter ni urvalen vara tomma och klickar endast på. Om ni vill sortera i listan klickar ni på rubrikerna. Fakt.nr: Används inte för administration av Fakturaportal. Leverantörs fakturanr: Här ser ni leverantörens fakturanummer. Kndord: Här ser ni ert ordernummer om leverantören angivit något. Köpare: Om ni har flera fakturamottagare ser ni här till vilken mottagare fakturan skickats. Leverantörens namn: Här ser ni från vilken leverantör fakturan kommer från. Datum: Datumet är kopplat till aktuell status för fakturan, se under Fakt.stat. Om fakturan har slutförts är detta datumet som fakturan skickades från Fakturaportalen. Om fakturan inte har slutförts är detta datumet då den mottagits i Fakturaportalen och befanns felaktig. Fakt stat: Fakt stat visar aktuell status på fakturan som leverantören skickat via en fil, en så kallad Exder Link. De statusbegrepp som finns är: Faktura granskad: Fakturan saknar korrekt referens enligt ert regelverk. Leverantören får då ett mail med en länk till webbgränssnittet för att kunna rätta till den felaktiga fakturan. När leverantören åtgärdat detta och skickat korrekt faktura till er byter fakturan status till Faktura slutförd. Faktura slutförd: Fakturan har skickats till er. Om era leverantörer avänder sig av andra lösningar än att registrera fakturan i webbgränssnittet, som t.ex. Fakturaportalen Link, kan ni ha nytta av att kunna läsa av Fakt stat som visar vilken status fakturan har. Om fakturan har status Faktura slutförd är den skickad till er. Har fakturan status Faktura granskad saknar den en obligatorisk uppgift som ni valt att kräva av er leverantör. Fakt-dat: Det datum leverantören har angivit som fakturadatum. FF-dat: Fakturans förfallodatum. Sändningsdatum: Det datum som fakturan skickades från leverantören. PDF: Längst ut till höger under rubriken PDF kan ni klicka på Fakturanumret och få upp fakturakopian i PDF format.

18 Senast uppdaterat: Fakturaportalen administrationsgränssnitt sida 18 av 18 Validering I er fakturaportal kan ni lägga till hur portalen ska validera fakturorna. I exemplet ovan har vi angett regeln att om fakturan avser böcker ska den gå till kostnadsstället 100 på Skolkontoret. Har ni många valideringar kan ni kontakta Expert Systems kundtjänst så hjälper de er med inläsningar.