Lathund Slutattestant. Agresso Self Service

Transkript

1 Lathund Slutattestant Agresso Self Service

2 Sidan 2/15 Innehållsförteckning 1. Inloggning 3 2. Startsida 5 Mina uppgifter 5 Rapporter 5 Inköp 5 Alternativ 6 3. Slutattestering av fakturor 6 Åtgärdsknappar 9 Slutattest 9 Dela upp raden 9 Ta bort 9 Parkera 9 Avvisa 9 Vidarebefordra 9 Retur till Attest 10 Eskalera 10 Ångra 10 Spara Övriga fältförklaringar och funktioner 10 Snabbkommando- knappar 10 Logg arbetsflöde 11 Skriv in kommentar 11 Bilagor 11 Skapa/redigera mall 12 Logga ut 14 Kontaktuppgifter 15

3 Sidan 3/15 1. Inloggning Du kommer att få ett mail när du har fått en faktura att ta hand om. Följ länken som står i mailet, eller logga in via Välj att logga in med användarnamn och lösenord. Alla kommer att få ett eget användarnamn och lösenord till Agresso Driftservice. Användarnamnet börjar med _ följt av tre siffror. Obs: ska vara underscore efter , inte bindestreck eller mellanslag. Efter denna inloggning kommer du till följande sida:

4 Sidan 4/15 Tryck på KMH- ikonen för att komma vidare. OBS: det kommer inte att stå Test när vi gått i drift. Du kommer nu till inloggningen till Agresso Self Service: Fyll i användarnamn. Företag ska alltid vara MU. Användarnamn och lösenord kommer du att få från ekonomienheten strax innan vi går i drift. Har du haft tillgång till Agresso tidigare så behåller du de gamla användaruppgifterna och loggar in med dessa.

5 Sidan 5/15 2. Startsida Startsidan kan se lite olika ut beroende på vilken behörighet slutattestanten har. Vanligtvis ser den dock ut som ovan. Förklaring till de olika menyerna: Mina uppgifter Här kan du för det första se om du har några fakturor att behandla. Om det finns en bock i rutan vid Slutattest, så betyder det att det gör det. Rapporter Här kan vi på ekonomienheten lägga upp vissa vanliga rapporter som även ni kommer att kunna ha tillgång till. Ännu finns inga sådana upplagda. Inköp Här kan du göra diverse olika sökningar. Under Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor kan du t.ex. söka på en speciell leverantör, verifikationsnr, attestansvarig mm. Du fyller i dina sökbegrepp under Urvalskriterier och klickar sedan på Sök- knappen. Resultatet får du upp i en tabell. Där kan du sedan zooma vidare genom att klicka på någon av de blå- markerade fälten. Klickar du t.ex. på ett värde i kolumnen Workflow status får du upp ett loggträd där du bl.a. kan se hos vem fakturan varit. Klickar du på ett värde i kolumnen Ver.nr kan du få upp mer info om fakturan samt se fakturabilden osv. I exemplet nedan har sökning utgått från attestansvarig (Lena Ousbäck Badlund).

6 Sidan 6/15 Under Logg arbetsflöde leverantörsfakturor kan man få fram alla verifikationer, både avslutade och sådana som är obehandlade och även här går det att få mer information genom att klicka på ett blå- markerat fält i resultattabellen. Alternativ Här kan du bl.a. byta lösenord och ange tidsintervall för ersättare. Vad gäller ersättare så ska du först meddela ekonomienheten skriftligen på en blankett vem som ska vara din ersättare. Vi lägger in det i systemet och efter det kan du här ange vilken tidsperiod den personen ska ersätta dig. Det går bra att lägga in flera personer som ersättare. Ditt lösenord gäller i 180 dagar och Agresso säger till när du måste byta det. Vill du ändra det innan dess så gör du det här. 3. Slutattestering av fakturor I menyn Mina uppgifter ser du om du har några fakturor att slutattestera. Klicka på länken Slutattest så öppnas mer info till höger. Du får upp en kolumn, översiktslista, där du kan se lite kortfattad info om alla dina fakturor. Till höger om den här listan får du upp fakturans detaljer, konteringsrad och fakturabild. Har du väldigt många fakturor kan du sortera dessa för att få en bättre överblick. Du kan enkelt växla mellan fakturorna genom att trycka på en faktura i översiktslistan. Det går att dölja den här kolumnen med knappen minimera fönsterruta (ser ut som två pilar som pekar åt vänster) bredvid sorteringsalternativet. För att öppna kolumnen igen, tryck på motsvarande knapp med pilar som pekar åt höger. Även kolumnen med menyn Mina uppgifter längst ut till vänster går att dölja på liknande sätt. Obs: knappen för att logga ut finns i den här kolumnen och därför rekommenderar vi inte att du har den dold. Inställningarna ligger inte kvar till nästa gång du loggar in.

7 Sidan 7/15 Fakturabilden går att få upp i ett separat fönster genom att klicka på den. Du kan här också spara den och skriva ut den. Under Detaljer leverantörsfaktura ska du kontrollera att konteringen är korrekt och välja en åtgärd (se förklaring längre ner). Vid varje konteringsruta finns en fälthjälp som du kan öppna upp. Fälthjälpen för Konto fungerar enligt följande: Tryck på fälthjälps- knappen. Du får upp en sökruta. Under Sökkriterier kan du t.ex. söka på delar av kontots namn med stjärna i början och slutet av ordet. Resultatet får du i tabellen längre ner. Klicka på det konto du vill välja så följer det med till konteringsraden.

8 Sidan 8/15 Öppnar du sökvillkoren under Avancerad kan du här söka t.ex. på alla konton som börjar på 5. Resultatet blir då på flera sidor. Du bläddrar framåt med pilarna längst ner till höger. När du hittar kontot som du vill ha, tryck på det så följer det med till konteringsraden. Vid osäkerhet, låt dummyvärdet 9999 ligga kvar. Du kan också kontakta oss på ekonomienheten för hjälp.

9 Sidan 9/15 Kontrollera också att det finns en förklarande text i rutan Beskrivning. Texten följer med till bokföringen och underlättar vid uppföljningar. Åtgärdsknappar När du är klar, ska du välja en åtgärd med åtgärdsknapparna. Slutattest Efter att du har kontrollerat att allt stämmer med fakturan, klicka på Slutattest. Klicka därefter på Spara så går fakturan vidare i flödet. Dela upp raden Används om du behöver dela upp konteringen på två eller flera rader. Kontrollera den första radens kontering och text och välj sedan Dela upp raden. Du får nu en ny rad med samma kontering med belopp 0. Ändra beloppet och kontera den nya raden enligt önskemål. Beloppet på ursprungsraden räknas av automatiskt. Markera samtliga rader med en åtgärd, t.ex. Slutattest. Klicka på Spara. Ta bort Används endast när en faktura delats upp på flera rader. Markera den rad som ska tas bort med en bock i boxen till vänster om raden och klicka på Ta bort. Parkera Används om du behöver behålla fakturan hos dig ett tag, t.ex. i väntan på en kreditfaktura. Klicka på Parkera och ange en förklaring i kommentars- fältet (denna åtgärd kräver en kommentar). Klicka därefter på Spara. Fakturan markeras med en hand som symbol i översiktslistan. Obs: se till att fakturor inte blir parkerade hos dig allt för länge! Avvisa Om fakturan är helt okänd och du vill skicka tillbaka den till ekonomienheten, klicka på Avvisa. Åtgärden kräver en kommentar. Klicka därefter på Spara. Vidarebefordra Det här är ett enklare och snabbare sätt att skicka en faktura till en annan person när fakturan inte är konterad, jämfört med knappen Distribuera. Är fakturan däremot konterad, innebär åtgärden att du överlåter din attesträtt till någon annan. Därför bör du vara lite aktsam om du är slutattestant och fakturan är konterad. Då kommer nämligen den person du vidarebefordrar fakturan till att bli slutattestant i ditt ställe, även om fakturan är konterad på ditt kostnadsställe. Om du behöver skicka en faktura till någon annan utan att den personen ska tillåtas slutattestera i ditt ställe, använd i så fall knappen Distribuera i stället. Så länge som fakturan inte är konterad är det alltså ingen fara att använda Vidarebefordra.

10 Sidan 10/15 En slutattestant kan heller inte välja att vidarebefordra till en attestant. Endast en annan slutattestant kan ta över slutattesträtten. Om en attestant vidarebefordrar en konterad faktura till en slutattestant, får slutattestanten rollen av attestant och efter detta går faktu- ran vidare till den slutattestant som styrs av kostnadsstället som fakturan är konterad på. Börja med att eventuellt kontera fakturan. Klicka sedan på Vidarebefordra. Du får upp en ruta där du väljer vem du vill skicka fakturan till och på raden under skriver du en kommentar. Klicka därefter på Vidarebefordra. Du kommer tillbaka till konteringsbilden. Klicka på Spara och fakturan går till den valda attestanten/slutattestanten. Retur till Attest Om du behöver skicka tillbaka fakturan till attestanten, klicka på Retur till Attest. Skriv en kommentar och klicka på Spara. Eskalera Om du fått en faktura på t.ex. representation där du själv deltagit och som därför måste slutattesteras av din chef, klicka på Eskalera. Ange en kommentar och klicka på Spara. Ångra Används för att ångra en angiven åtgärd, t.ex. slutattest. Spara Efter att du valt en åtgärd, klicka på Spara och fakturan går vidare i flödet. 4. Övriga fältförklaringar och funktioner Snabbkommando- knappar Som slutattestant har du tillgång till snabbkommando- knappar ovanför faktura- och konteringsbilden. Dessa kan du använda i stället för åtgärdsknapparna under Detaljer leverantörsfaktura och slipper då trycka på Spara- knappen. Här saknas dock knapparna Dela upp raden och Ångra. Vill du hellre kunna använda dig av åtgärdsknapparna under Detaljer leverantörsfaktura, klicka på Till avancerat läge.

11 Sidan 11/15 Logg arbetsflöde Under Logg arbetsflöde ovanför konteringsraderna kan du se om någon skrivit en kommentar till fakturan och vem som tagit hand om fakturan innan dig. Skriv in kommentar Här kan du själv skriva en kommentar, t.ex. syfte vid resor och kurser m.m. Här kan du också ange syfte och deltagare vid representation. Är det många som deltagit eller mycket text du vill skriva så går det även att lägga till en bilaga, se beskrivning nedan. Din kommentar syns i Logg arbetsflöde när du skickat fakturan vidare i flödet. Tänk också på att fakturor är offentliga dokument och därför ska det som skrivs här vara sakligt och relevant. Bilagor Vid representation kan det vara enklast att skicka med en bilaga till fakturan med program och deltagarförteckning i stället för att skriva in allt i en kommentar. Även andra specifikationer kan vara bra att lägga som bilaga till fakturan som t.ex. avtal. Klicka på ikonen Dokument högst upp i menyn till vänster. Markera katalogen Bilagor och klicka därefter på ikonen Nytt dokument. Obs: det är mycket viktigt att bilagor läggs i rätt katalog. Om du väljer fel kan det hända att fakturabilden ersätts med bilagan. Om det händer, kontakta ekonomienheten.

12 Sidan 12/15 Ett nytt fönster öppnas. Klicka på Bläddra vid sökväg och leta upp ditt dokument. Dokumentet kan vara sparat i alla format, t.ex. Excel, Word, pdf. Markera dokumentet och klicka på Öppna. Du kommer tillbaka till det föregående fönstret där du ser din bilaga. Klicka på Ok. Därefter kommer du tillbaka till fönstret Dokumentarkiv. Katalogen Bilagor har fått en bock och din fil syns under Dokument. Stäng fönstret Dokumentarkiv och du kommer tillbaka till fakturan. Ikonen Dokument har nu blivit gul för att indikera att fakturan har en bilaga. För att öppna en bilaga, klicka på ikonen Dokument (som är gulmarkerad). Dokument- arkiv öppnas och filen syns under Dokument. Klicka på filnamnet och bilagan öppnas i ett separat fönster. För att komma tillbaka till fakturan, stäng bilagan och därefter fönstret Dokumentarkiv. Skapa/redigera mall Om du har konterat en faktura och vill spara konteringen som en mall, klicka på ikonen Skapa/redigera mall i översta menyn.

13 Sidan 13/15 Fönstret Mallar öppnas. Vid behov kan du här lägga till rader och dela upp konteringen ytterligare. När du är klar, klicka på Spara som. Ett nytt fönster öppnas. Hitta på ett namn på din mall och skriv en beskrivning. Klicka i rutan Bara för denna elementtyp och välj Privat. Då sparas mallen endast hos dig och ingen annan kan komma åt den. Klicka på Spara. Nästa gång du får en faktura som du vill använda den här konteringsmallen på, klicka på ikonen Hämta mall. Fönstret Mallar öppnas. Välj den mall som du är ute efter under Mallnamn och klicka på Behåll. Du kommer tillbaka till din faktura och den kommer att vara konterad så som du angett i din mall.

14 Sidan 14/15 Logga ut Logga ut genom att klicka på Logga ut i kolumnen längst ut till vänster. Obs: om du har dolt den här kolumnen måste du först öppna upp den. Klicka på Maximera fönsterruta. Då öppnas kolumnen och du kan klicka på Logga ut längre ner i den kolumnen.

15 Sidan 15/15 Kontaktuppgifter Om du vill ha hjälp kontakta oss på ekonomienheten: Elise Haataja Virve Gröningson Ylva Lindström Mona Dogra Det går också bra att maila till