Manual för godkännande av leverantörsfakturor

Transkript

1 Manual för godkännande av leverantörsfakturor Författare: Ekonomiavdelningen l År: 2013

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING: 1. Inloggning Startsida Godkännande av leverantörsfakturor Minimera och Maximera Logg arbetsflöde Bild Detaljer leverantörsfaktura (kontering och fälthjälp) Bifogat dokument Åtgärdsknappar Bifoga ett dokument.. 9

3 1. Inloggning För att komma åt AGRESSO följer du nedanstående länk. Länken bifogas även i de , som sänds ut när du har en leverantörsfaktura att attestera. Inloggningsuppgifter: Namn: Företag: Lösen: Användarnamn LN Tillfälligt lösenord erhålls via ekonomiavdelningen faktura@lnu.se 3

4 2. Startsidan AGRESSO innehåller en mängd tjänster. När du loggat in kan du i menyn till vänster se vilka tjänster som finns tillgängliga för dig som användare. I Uppgiftslistan finns det en mapp som heter Uppgifter arbetsflöde. I den mappen hittar du de uppgifter du har att fullfölja, t.ex. leverantörsfakturor som ska godkännas. Uppgifterna är uppdelade per Org. 4

5 3. Godkännande av leverantörsfakturor När du klickar på uppgiften Godkännare Org: öppnar sig en attesteringsbild för de leverantörsfakturor du har att godkänna. I mitten av denna bild visas varje leverantörsfaktura i form av en ruta vertikalt. Fakturorna sorteras efter verifikationsnummer. Den ruta som är blåmarkerad är den faktura som visas. Genom att markera en ruta får man upp ytterligare information om fakturaraden, t ex. fakturabild och konteringsrad. Om en faktura redan har förfallit till betalning visas en röd symbol för detta i rutan. Om personen som skickat ut fakturaraden i flödet har bifogat en kommentar visas en symbol i form av en pratbubbla med rader. 3.1 Minimera och Maximera För att dölja menyn till vänster klickar du på dubbelpilarna (minimera fönster) till vänster om Mina uppgifter längst upp till vänster i bilden. På så vis behöver du inte skrolla lika mycket för att se all information. För att ta tillbaka menyn klickar du på de högerriktade dubbelpilarna (maximera meny) längst upp till vänster i bild. 5

6 3.2 Logg arbetsflöde Här visas samtliga användare som varit inblandad i fakturaradens flöde, inklusive den som distribuerat ut raden till flödet. Eventuella kommentarer per användare visas. Man kan också skriva in egna kommentarer som även dessa följer med vidare i arbetsflödet. 3.3 Bild Genom att klicka på bilden får man upp bilden i större ruta för ökad läsbarhet. I detta läge kan man spara en kopia, skriva eller helt enkelt stänga bilden när man tittat färdigt. 6

7 3.4 Detaljer leverantörsfaktura (kontering och fälthjälp) Här kan man lägga till och ändra kontering samt ange beskrivningstext. Vet man ej konteringskod klickar man på rutan till höger om konteringsfältet för att komma till Fälthjälp, där man kan göra sökningar och välja kod. En faktura kan vara ankomstregistrerad med flera kostnadsrader. 3.5 Bifogat dokument Om knappen dokument lyser gult, finns ett dokument bifogat. Klicka på knappen och följande bild visas. Klicka på mappen Bilaga leverantörsfaktura, då visas det bifogade dokumentet till höger. I denna bild kan du sen öppna och läsa dokumentet. 7

8 3.6 Åtgärdsknappar Åter Distributör (Röd) = Fakturaraden skickas tillbaka till din distributör för åtgärdande. Denna åtgärd fordrar en kommentar. Godkänn (Grön) = Fakturaraden sänds vidare till slutattestant enligt fördefinierat regelverk. Vid representation extern och intern krävs syfte och namn på deltagare. Du kan välja att anteckna informationen i skriv in kommentar, eller bifoga en fil med informationen. Instruktioner för att bifoga dokument finns under punkt 4. Kvitto/restaurangnota ska skannas in och bifogas och originalen skickas till Ekonomiavdelningen i Kalmar. Kontroll ska göras att fakturan är korrekt, att leverans har skett och att pris och villkor stämmer med avtal/överenskommelse. Se även processbeskrivning fakturahantering. Till avancerat läge (Blå) = Innebär att du växlar ner till åtgärdsknapparna i under delen av attestbilden, där man både måste välja åtgärd och spara. Välj åtgärd = Åtgärden Godkänna väljs. Fakturan sänds vidare i flödet och nästa faktura visas. Logga ut när du är klar. 8

9 4. Bifoga ett dokument Du kan själv bifoga dokument till din leverantörsfaktura. Exempel på användningsområde är att bifoga en deltagarlista till fakturan. För att bifoga ett dokument till en leverantörsfaktura markerar du fakturaraden och klickar sedan på ikonen Dokument. Fönstret Dokumentarkiv öppnar sig. Markera mappen Bilagor levfakturor och klicka sedan på ikonen Nytt dokument längst uppe till vänster. Nu öppnar sig ännu ett fönster. Klicka på knappen Bläddra och leta dig fram till det dokument som du vill bifoga fakturan. När du har hittat dokumentet dubbelklickar du på det. Klicka sedan på knappen OK. Stäng fönstret för att komma tillbaka till fakturan i Agresso. Du kan nu nå det bifogade dokumentet via Dokument - ikonen här eller i olika frågebilder. Nu lyser dokumentfönstret gult. 9