Minimanual för Baltzaranvändare

Transkript

1 Minimanual för Baltzaranvändare Inloggning i Baltzar Öppna Baltzar via länken i mailet Ange användare och lösenord och logga in Du hamnar nu i din Inkorg Tryck på knappen F11 för att få hel bildskärm samt F11 igen för att komma tillbaka Inkorgen I inkorgen finns alla aktiva fakturor som du är berörd av, dvs fakturor som du har, eller kommer att få för att signera. En faktura kan ha olika status i Baltzar: Meny Statusrad På väg fakturor som är inskannade och är på väg till dig. För behandling fakturor som du ska kontera/signera. För utredning fakturor som ligger för utredning och ska undersökas ytterliggare internt eller extern innan de konteras/signeras. Behandlade fakturor som rollen har konterat/signeras. Okända fakturor som rollen skickat vidare utan åtgärd Som standard visas fakturorna med status för utredning (gul ) samt för behandling (röd ). För att visa fakturor med annan status, markera önskad status (statusrad) och tryck Uppdatera. Fakturorna i inkorgen kan sorteras efter de olika rubrikraderna. Klicka med vänster musknapp på önskad rubrikrad för stigande och fallande sortering. För att selektera på fakturor i inkorgen välj bolag och/eller leverantör och tryck Uppdatera. Klicka med vänster musknapp på en faktura. Nu visas detaljerad information om fakturan samt den inskannade fakturabilden. 1

2 Behandla en faktura I den översta vänstra delen av fönstret visas de uppgifter som är inskannade. 1) Leverantörs ID 2) Leverantörens fakturanummer 3) Ankomstregistreringsdatum 4) Bokförings- och förfallodatum 5) Moms 6) Totalbelopp I den högra delen visas den inskannade fakturabilden och eventuella bilagor. Bilagorna hittar du genom att klicka på respektive siffra ovanför bilden. För att se fakturan i helbild; vänsterklicka en gång i fakturabilden. För att komma tillbaka; klicka igen. Klicka på knappen Alternativ och och välj Skicka för information för att skicka fakturan och dess uppgifter via mail Flöde Under de inskannade uppgifterna visas det flöde som lagts på fakturan i samband med skanning. Flödet kan förändras genom att roller läggs till eller tags bort. Klicka på Redigera flöde. Flödets nivåer ändrar färg beroende på vilken status den har. Blå fakturan är på väg Röd fakturan ligger för behandling Grön fakturan är behandlad Gul fakturan ligger för utredning Grå - fakturan har skickats vidare utan åtgärd Tryck på resp. ikon för att: Skapa ny nivå 2

3 Gör ev. sökningar i urvalsbilden eller klicka för att visa alla. Infoga nivå: markera den roll eller användare du vill lägga till i flödet. Dubbelklicka eller klicka OK Klicka sedan på flödesbilden i Moms Ändring av konteringsrad Klicka på den raden du vill göra en ändring av konteringen Raden blir nu aktiverad och visas i fönstret till vänster. Ange belopp i kr Skriv in önskat konto och objekt. Du kan endast ändra de konton och objekt du har behörighet till. Spara raden genom att trycka på knappen Spara. Det har nu registrerats vem som har utfört den nya konteringen på konteringsraden. 3

4 Kontering När en faktura kommer till första rollen i flödet är den preliminärkonterad enl följande: Konto Hämtat från beställningen i Reqs eller från konteringsförslag Konto 2640 Ing moms En faktura konterad på standardkostnadskonto 4999 kan aldrig definitivbokas och betalas kontera alltid om till giltigt konto! Momsrad Kostnadsrad Ta bort en konteringsrad genom att klicka på röda krysset Ändring av konteringsrad Klicka på raden du vill förändra. Raden blir nu aktiveradoch visas i fönstret till vänster. Ange belopp i kr Ändra belopp om detta ska delas upp på fler konteringsrader Skriv in önskat konto och övriga koddelar. För att få hjälp att söka i kontoplanen klicka på tex. Konto och sök i urvalsbilden Du kan endast registrera konton och koddelar du har behörighet till. Tryck på Spara. Raden blir nu uppdaterad med den nya konteringen och ID för den som har utfört konteringen visas. Kontera ev resterande belopp och tryck på Lägg till Funktionen Fritext används för att skriva in en text eller ett meddelande eller för att bifoga en fil som hör till fakturan. En fritext kan aldrig raderas! Tips! Man kan även spara en text på konteringsraden i samband med kontering. 4

5 Signering Signera = attestera eller godkänna faktura beroende på vilken behörighet rollen har. När du trycker på Signeraknappen flyttas fakturan till nästa roll i flödet. Inga fler ändringar kan göras av dig. Om det finns fler fakturor i Inkorgen kommer nästa faktura att visas. För att en faktura ska bli definitivbokad i Ekonomisystemet måste den vara konterad till 100% samt signerad av behörig roll i Baltzar. Utredning Välj knappen Utredning under Alternativmenyn Välj typ av utredning för fakturan 1) Intern väntar på besked från intern person 2) Kredit faktura väntar på kreditfaktura från leverantör 3) Leverantör väntar på besked från leverantör Välj vilken/vilka personer som ska ha fakturan för utredning samt om den ska tillbaka till dig eller inte efter att dessa personer har signerat den. Skriv in orsak till varför faktura läggs på utredning Det är även möjligt att bifoga en fil till fakturan. Tryck på OK. Om du inte väljer någon person som ska ha fakturan på utredning läggs fakturan på utredning hos dig själv. När en faktura ligger på utredning är dess status för utredning (gul ). Meddelandet/orsaken till utredning läggs in som en fritext på fakturan. 5

6 Alternativ Genom att klicka på öppnas en lista med menypunkter för ytterligare funktioner och information om fakturan. Konteringsförslag gör det möjligt att kontera fakturan enligt ett konteringsförslag Konteringshistorik visar de olika konteringar fakturan haft i Baltzar och vem som ändrat vad Historik Genom att trycka på Historik kan du se historiken (definitivbokade fakturor) för fakturor för bolaget och ev kopiera konteringen från historiken till den aktuella fakturan i inkorgen. Skicka för info: Mail skickas till vald mottagare som ej behöver finnas i Baltzar. Utredning Mer: Visar ytterligare informationsfält för fakturan 6

7 Rapporter Öppna Rapporter genom att trycka här. Välj en rapport och gör önskat urval. Vilka rapporter som visas är beroende på vilken behörighet din roll har. Saldobalans Flaskhalsar Rapporten visar visar saldo per konto och objekt Rapporten visar hur många fakturor resp användare har för följande intervall 1-2 dagar, 3-5 dagar, 6-9 dagar samt >10 dagar. Dessutom visas den genomsnittliga behandlingstiden för en faktura per användare. Faktura Behandlingsdagar Rapporten visar genomsnittligt antal behandlingsdagar och handläggare uppdelat per leverantör för behandlade fakturor i Baltzar, d v s endast fakturor som är definitivbokade. Betalningsprognos Rapporten visar när ej betalda fakturor förfaller Fakturor Flödesstatus: Rapporten visar hur många fakturor och dess status som finns hos resp användare Visa Fångade fakturor Rapporten visar fakturor som hanterats i fakturaloggen Leverantörssaldo Rapporten visar vilka fakturor definitivbokförts per leverantör. Visa faktura Rollöversikt Rapporten visar vilka fakturor som finns / har funnits i Baltzar. Urvalsmöjligheter finns på de flesta fakturauppgifter. Möjlighet finns att skriva ut fakturabilder till de fakturor som urvalet omfattar. Rapporten visar en översikt över registrerade roller i Baltzar 7

8 Administration Klicka på Min Profil för att ändra ditt lösenord. Markera Byt lösenord samt ange nytt lösenord, bekräfta och spara. OBS!! Tänk på att lösenordet är lika med din attest, lämna aldrig ut det till någon annan!!! 8