Så här beställer du via varukorg

Transkript

1 Så här beställer du via varukorg Raindanceportalen version 2015 vår Ekonomiavdelningen

2 Innehåll Introduktion av e-handelsportalen... 2 Varukorgen... 3 Sök önskade artiklar... 4 Produktträdet... 4 ABC-ordning... 4 Sök... 5 Artikelinformation och kolumner... 6 Skapa beställning... 7 Skapa beställning uppdelad på flera konteringar Skapa produktmall Visa status på beställningar och order Historik Mina order Sök Beställning och Inköpsorder

3 Introduktion av e-handelsportalen E-handelsportalen är en del av Raindanceportalen och syns som en ny flik och ikoner. De menyval som är aktuella för e-beställningar finns under fliken Inköp. Den första bild som visas är Min inkorg när du loggar in i Raindanceportalen. Här samlas alla fakturor, bokföringsordrar och beställningar som ska behandlas med kontering och attest/utanordning. Beroende på vilken behörighet du har visas olika antal valmöjligheter i menyraden. 2

4 Varukorgen Välj Inköp i övre menyn och välj Varukorg så hamnar du i beställningsfönstret. Beställningsfönstret består av tre delar: en sökdel till vänster (1), en presentationsdel till höger (2) och en varukorg längst ner i mitten (3)

5 Sök önskade artiklar Sökningar kan göras med hjälp av ett Produktträd, en sökning av produktgrupper i ABC-ordning, en avancerad sökning under fliken Sök, via Mallar eller med hjälp av en snabbsökning under produktträdet. Produktträdet Under fliken Träd kan man klicka på önskad produktgruppsrubrik så öppnar sig de grupper som är kopplade till den. Du kan sedan klicka dig vidare till den lägsta nivån då produktgruppsnamnet får en röd pil framför sig. De artiklar som är kopplade till produktgruppen visas till höger. Artiklar som inte finns att beställa i produktträdet ska ha en kort informationstext som talar om ifall varan finns i extern webshop eller inte finns för e-handel. ABC-ordning Under fliken ABC finns alla produktgrupper på lägsta nivå sorterade i alfabetisk ordning. Genom att klicka på önskad produktgrupp så visas de kopplade produkterna till höger. Observera att visade produktgrupper bygger på SU:s kontoplan och att det därför inte alltid finns en vara under varje grupp. 4

6 Sök Under fliken Sök kan du göra avancerade sökningar genom att kombinera olika villkor. Här kan du också söka efter ett specifikt artikelnummer. För att söka på delar av artikelns namn används fältet Benämning. Får du för många träffar kan du begränsa din sökning genom att kombinera sökord med val av leverantör och/eller produktgrupp. Det är även möjligt att i första hand söka på nettoprissatta¹ och/eller rekommenderade artiklar genom att kryssa i rutorna Endast avtalade artiklar eller Endast rekommenderade artiklar. Det går bra att söka på hela eller delar av ett begrepp/artikel. Om du t.ex. inte vet exakt namnet på produkten du söker efter kan du söka efter bat istället för batterier, då kommer alla produkter som har bat någonstans i artikelnamnet fram. Om du däremot är säker på att produkten ska börja med Bat kan man begränsa sökningen genom att använda * i slutet (bat*), på så sätt kommer alla produkter som heter Bat fram. Samma princip gäller för övrigt i de flesta sökfält i e-handelsportalen där man kan skriva in egna sökord. ¹ Priset på en produkt efter avdrag för rabatter, alternativt priset exklusive moms. 5

7 Artikelinformation och kolumner Varje kolumn (utom Antal och Beställ) är sorteringsbar genom att du klickar på kolumnens rubrik. Om du t.ex. vill sortera så att de miljömärkta artiklarna hamnar överst så klickar du på rubriken Miljö. Du kan även välja vilka kolumner som du vill se i varukorgen. För att t.ex. ta bort en kolumn högerklickar du på kolumnen och väljer Ta bort kolumn. Som du ser kan du även Återställa kolumner här. I listan över valda artiklar kan man utläsa bl.a. följande information: Artikelns benämning Bild (synliggörs när man för markören över kamerasymbolen) Artikelnummer Leverantör Avtalad artikel (nettoprissatt sortiment markerat med blå boll) Miljömärkning (markeras med en grön boll) Leveranstid (antal dagar framåt i tiden som leverantören kan garantera leverans) Förpackning (antal i en förpackning) Pris (avtalat pris per försäljningsenhet) Antal att beställa (minsta tillåtna kvantitet ifylld) Beställ (klicka på varukorgen så läggs artikeln ner i varukorgen) Det är möjligt att ta fram mer information om artikeln genom att klicka på den blåfärgade benämningen. Då öppnas ett fönster med utökad Artikelbeskrivning. Leverantören kan här visa en bild och en utökad beskrivning, även länk till mer information om produkten på leverantörens hemsida. OBS! Beställningen ska göras i e-handelsportalen. 6

8 Skapa beställning För att skapa en beställning så lägger du önskade artiklar i varukorgen längst ned till höger, i kolumnen Beställ. Först söker du upp önskad artikel med hjälp av sökfunktionen som beskrivits ovan. Alternativt använder du en mall med dina favoriter som du har skapat i förväg. För att lägga en artikel i varukorgen klickar du på symbolen för varukorg längst ut till höger vid produkten. Då lägger sig artikeln i varukorgen nedanför. Du ändrar antalet som skall beställas genom att fylla i önskad kvantitet i fältet för Antal och sedan klicka på varukorgssymbolen. Om du har hämtat fram en mall eller en tidigare gjord beställning kan du också använda knappen Välj alla. Knappen visas längst ner till höger i Presentationsdelen när man väljer en mall eller tidigare beställning. Efter att du har lagt ned valda varor i din Varukorg går det fortfarande att redigera den. Du kan ändra antal i varukorgen genom att klicka i rutan under Antal (1) och skriva i önskat antal och sedan trycka på Enter på tangentbordet. Om du vill ta bort någon rad klickar du på Soptunnan (2) i början av raden, alternativt tar bort alla rader genom att klicka på Soptunnan (3) längst ned till vänster. När du har fyllt din varukorg trycker du på knappen Nästa (4). 7

9

10 Nu visas en ny bild (Beställningsinformation) där du får komplettera din beställning med information om leveransdatum, vilken leveransadress som gäller, eventuell cirkulationsmall och kontering. Informationen om leveransadress, cirkulation och konteringsmall (Konteringsförslag) läggs upp som förval åt beställaren. 1. Ange en kort notering om vad beställningen gäller, detta är ett internt meddelande som inte följer med beställningen. Vi rekommenderar att du anger leverantör, vad som beställs och ev. namnet på den som ska ha varan. 2. Registrera önskat leveransdatum (om du inte fyller i något får du en påminnelse att önskat leveransdatum inte är angivet, och du kan välja att skapa beställningen ändå). Datumstandard är år-månad-dag i siffror. Observera att detta är ett önskemål och inte ett krav på leverantören. Leveranstider styrs av vårt avtal. 3. Se till att rätt attestant är vald. För att ändra klickar man på förstoringsglaset vid raden Cirkulation. 4. Kontrollera att Konteringsförslag är rätt. Välj eventuellt ny mall genom att ställa markören i fältet Mall och tryck på förstoringsglaset. Du kan även skriva Mallens id (t.ex. projekt) och trycka Enter. I detta fält är siffrorna alltid röda och betyder inte nödvändigtvis att något är fel. 5. Kontrollera att leveransadressen är korrekt. Det går att välja annan leveransadress genom att trycka på pilen. Man ser bara leveransadresser som man är behörig att beställa för. 6. Klicka på utropstecknet vid brådskande beställning, detta syns i mailet till attestanten/utanordnaren. 7. I fältet för Godsmärkning kan man skriva eventuell godsmärkning/notering till leverantören. Vi rekommenderar att du här anger ditt namn och telefonnummer eftersom vissa orderformat inte bifogar beställarens namn och kontaktuppgifter. Om du glömt något i beställningen kan du klicka på Varukorg så kommer du tillbaka till alla produkter och kan lägga till fler. När du är klar med din beställning klickar du på knappen Skapa. 9

11 Om det skulle vara något fel i konteringen eller i din behörighet visas ett felmeddelande om det och du får gå in på beställningen via knappen Kontera/Attestera och undersöka felet, alternativt lägga ett ärende i Serviceportalen. Skapa beställning uppdelad på flera konteringar Det är möjligt att fördela kostnaden på flera olika konteringsrader, t.ex. olika projekt. På sidan där konteringsmall och leveransadress anges har du möjlighet att välja in en egen konteringsmall på radnivå. För dig som användare finns en förvald konteringsmall som visas i bilden. Den gäller för alla beställningsrader. Om du vill att någon/några av beställningsraderna skall få en annan kontering så kan du välja en annan konteringsmall på den raden. Ställ markören i fältet för Mall, ute till höger på den önskade raden (1). Klicka sedan på söksymbolen (förstoringsglaset) till höger om fältet (2). Dina personliga mallar visas men man kan även välja gemensamma mallar. Välj önskad mall genom att dubbelklicka på den

12 Skapa produktmall Vill du skapa en mall av de artiklar du har lagt i varukorgen kan du göra det genom att trycka på knappen Skapa ny mall: Ange ett namn på mallen i fältet för Mall och välj om den ska vara Personlig (endast du ser mallen) eller till för Enheten (alla på institutionen/motsv. kan se mallen). Tryck på Spara när du är klar. Mallen kommer sedan att presenteras under Personliga i fliken Mallar. Du kan även välja att se de senaste beställningar som du har lagt under Tidigare beställningar : 11

13 Visa status på beställningar och order För att se statusen på dina beställningar trycker du på knappen Mina beställningar. Då visas en bild över de beställningar som du har gjort samt om de är attesterade och beställda alt. makulerade. Du kan dubbelklicka på en beställning för att titta på innehållet och konteringen. När det finns en blå pil framför beställningen så har det skapats en eller flera inköpsorder från beställningen d.v.s. den har attesterats, utanordnats samt signerats och beställningen har gått iväg till leverantören. Du kan se vilka order som skapats av beställningen genom att klicka på pilen ute till vänster. Då öppnas en ruta under beställningen (B+nummer) med information om inköpsorder (IN+nummer) samt status på dessa. Du kan även gå direkt via menyvalet Mina order. 12

14 Historik Om du klickar dig in i en beställning kan du se status och orderhistorik. Längst ned på bilden finns flikar som visar information om vilka fakturor, leveranser och bekräftelser som kommit till ordern. Klicka på önskad flik för att se mer information. Om man klickar på knappen Historik får man upp en logglista över vad som hänt med ordern. Knappen Uppdatera är till för att uppdatera bilden, d.v.s. bilden uppdateras med eventuella förändringar: Om du klickar på pilen framför en orderrad får du information om leveranser, bekräftelser och fakturerad kvantitet för den orderraden: 13

15 Mina order Genom att klicka på Mina order i snabbvalsmenyn eller Inköp Mina order, kan du snabbt hitta de order som du har lagt. Du kan söka dina senaste order per dygn, vecka och månad. Du kan även söka andras order genom att välja Enhet istället för Beställare under fliken Enkel sökning. Vill du söka mer avancerat kan du gå in under fliken Avancerad sökning och söka utifrån flera olika parametrar såsom orderstatus och leverantör. 14

16 Sök Beställning och Inköpsorder Välj Inköp Sök på menyraden. Klicka på Beställning på vänstra sidan. Har man högre behörighet så kan man söka beställningar från olika användare, annars visas bara de egna beställningarna i bilden. Härifrån kan du gå vidare genom att först klicka på önskad beställning, därefter klicka på ordern så kommer du vidare till ett nytt fönster som visar ordern med tillhörande leveranser och fakturor. Precis som för funktionen Mina beställningar. För att söka fram en viss order klickar du på Inköpsorder ute till vänster. Det finns två flikar, Enkel sökning och Avancerad sökning. Under Enkel sökning kan du söka fram dina egna eller andras order eller om du har ett ordernummer kan du söka på det: Under Avancerad sökning kan du kombinera genom att t.ex. söka alla inköpsorder för en leverantör under ett visst orderdatumintervall. Avancerad sökning är även möjligt under Mina order. 15