Förenklad användarmanual Förskrivarportalen. Innehållsförteckning

Transkript

1 Innehållsförteckning 1 Introduktion Förskrivarportalen Inloggning Hur får jag förskrivarportalen till min dator? Hur får jag ett användarnamn och lösenord? Hur gör jag om jag har glömt mitt lösenord? Behörighet Navigera, sök och sortera Order Beställning... 3 Beställning Ny... 3 Beställning Pågående Arbetsorder... 7 Arbetsorder Ny Avvikelserapport... 9 Avvikelserapport ny... 9 Avvikelserapport Pågående Basförråd Inleverans från Sodexo Lagerhantering Lagersaldo Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 1(13)

2 1 Introduktion Förskrivarportalen Dokumentet riktar sig till användare av Förskrivarportalen inom 10-gruppen Skåne och är en förenklad manual. 2 Inloggning 2.1 Hur får jag förskrivarportalen till min dator? Kontakta din kommuns superanvändare för att få bli anmäld som kontaktperson för din enhet. Förskrivarportalen är en webbapplikation. Ange webbadress 10gruppen.sodexo.se (utan www framför). 2.2 Hur får jag ett användarnamn och lösenord? Vid första inloggningstillfället ska du logga in med användarnamn och lösenord som du erhållit från Kundtjänst Sodexo 10-gruppen. Du får då upp en dialogruta som ber dig skriva i ditt nuvarande lösenord och sedan ditt nya lösenord två gånger. 2.3 Hur gör jag om jag har glömt mitt lösenord? Kontakta Kundtjänst Sodexo 10-gruppen för att ställa om till ett nytt lösenord. Se Förskrivarportalens startsida för kontaktuppgifter. 2.4 Behörighet Behörigheter i Förskrivarportalen administreras av Kundtjänst hos Sodexo. Det kan därav finnas menyer i bilderna som inte visas p.g.a. av att det finns olika behörighetsnivåer i systemet. Det finns följande huvudmenyer och under dessa finns sedan undermenyer. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 2(13)

3 3 Navigera, sök och sortera Menyn är uppbyggd så att du kan klicka på kryssen för att öppna upp undermenyer. De menyval som öppnar upp fönster när du klickar på dem är markerade med feta bokstäver. Du kan inte navigera genom att klicka på de grå flikarna, de är bara till för att åskådliggöra de olika funktionerna under t ex Beställning. Snabbkommandon kan inte användas. 4 Order När du beställer till förråd eller boende görs beställningen under Beställning (ej Förskrivning) och Ny. 4.1 Beställning Beställning Ny Steg 1 - Välj Kund, Leveransadress, Kontaktperson I steg 1 väljs Kund. Kunden som väljs är den kund (förråd eller boende) som beställer hjälpmedlet/hjälpmedlen. Kunden är i sin tur kopplad till en betalare som kommer att faktureras. Nästa steg är att välja Leveransadress. Du har möjlighet att välja den beställande kundens adress alternativt ange en annan adress. Annan adress sparas på ordern. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 3(13)

4 Välj kontaktperson till ordern. Det är obligatoriskt att ange en kontaktperson med ett namn och telefonnummer och detta kan antingen vara du själv eller en valfri person som du anger. Steg 2 - Välj Produkt Klicka på Produktbeställning. Produktbeställning Du kan välja att söka produkt på Del av benämning, Benämning, Produktnummer, Varugrupp, Isokod, Leverantörens artikelnummer m.fl. Välj den produkt du vill beställa genom att markera produkten och därefter skriva in antal. Grönmarkerade produkter är de som är upphandlade och/eller ingår i bassortimentet. Du får räkna med en viss leveranstid eftersom Sodexo inte håller lager på hjälpmedel. Om du behöver skriva ett meddelande till Sodexo skriv det i Anmärkningstext (se bild ovan). Kryssa ner rutan för Sök produkt när du har lagt till de artiklar du vill beställa. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 4(13)

5 Om du vill lägga till meddelande till Sodexo i detta läge klicka på symbolen för en penna (se bild nedan). Steg 3 Skicka I steg 3 får du en överblick över Kund- och leveransuppgifter samt de artiklar du har lagt till din beställning. Önskar du ta bort artiklar klicka på röda krysset på aktuell artikelrad. Vill du lägga till ytterligare artiklar till din beställning klicka på Tillbaka-knappen och upprepa steg 2 från Produktbeställning. Klicka på Skicka när ordern är klar. Ordern skickas då till Sodexo. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 5(13)

6 Steg 4 - Bekräftelse, Skriv ut I Steg 4 fås en bekräftelse på att ordern är skickad samt möjlighet att skriva ut ordern. Obs! Enda möjlighet att skriva ut ordern är i detta läge. Det går inte att skriva ut i efterhand. Beställning Pågående Här kan du söka fram skickade order samt fortsätta på sparad beställning. Om du ska titta på skickad beställning glöm ej att markera Skickade. Fyll i namn eller datum. Lämnar du fälten tomma och klickar på Nästa steg så får du fram alla dina gjorda beställningar. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 6(13)

7 Markera den order du vill titta på. 4.2 Arbetsorder I menyvalet Arbetsorder beställs tjänster som reparation och rekonditionering mm. En arbetsorder avser alltid ett befintligt hjälpmedel. Arbetsorder Ny Steg 1 Välj Tjänst, Inventarie/Produkt, Fritext Välj först den tjänst som du vill ha utförd. Valbara tjänster finns i rullisten. Ange sedan inventarienumret på den produkt du vill beställa tjänsten för. OBS! Om hjälpmedlet saknar inventarienummer måste du kontakta hjälpmedelsansvarig eller superanvändare, följ din kommuns rutiner. Steg 2 Välj Kund, Hämtning/Utförandeadress, Övrig information I steg 2 väljs beställande kund (boende eller förråd). Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 7(13)

8 Därefter väljs om hjälpmedlet ska hämtas. Sodexos personal reparerar på plats, välj därför alternativet NEJ på frågan om hämtning. Du måste då ange en utförandeadress. Valbara utförandeadresser finns under rullisten med samma namn. Kontrollera noga så du väljer rätt alternativ, vanligen kundens. Under Övrig information har du möjlighet att beskriva önskad åtgärd i fritext. Här finns också möjlighet att ange information som kan vara användbar för utföraren i sitt arbete, t.ex. ytterligare kontaktuppgifter. Steg 3 - Skicka, Skriv ut I steg tre får du bekräftelse på att ordern har skickats samt vilket ordernummer order fått. Här finns även möjlighet att skriva ut ordern. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 8(13)

9 4.3 Avvikelserapport Under avvikelserapport kan du rapportera avvikelser. Avvikelserapport ny Steg 1 - Ange Typ av avvikelse och Beskrivning Ett antal fördefinierade avvikelser återfinns under rullistan Typ av avvikelse. Fält med en (*) asterisk bakom är obligatoriska att fylla i. Steg 2 - Ange Leveransdatum, Datum för iakttagelsen, Brukare I steg 2 finns möjlighet att registrera ett datum dels för leverans om avvikelsen har med leverans att göra och dels ett datum för tid för upptäckt. Klicka sedan på Skicka. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 9(13)

10 Steg 3 - Skicka I steg tre får du bekräftelse på att avvikelsen är skickad till Sodexo Avvikelserapport Pågående Här finns möjlighet att följa upp inrapporterade avvikelser samt läsa kommentarer från Sodexo. Steg 1 - Sök avvikelserapport Här har du möjlighet att söka fram specifika avvikelser med hjälp av sökfunktionen. Här återfinns även pågående avvikelser som är sparade men ej skickade. Kryssa för Skickade för att följa upp en redan inskickad avvikelse. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 10(13)

11 Steg 2 - Visa avvikelserapport Här visas de avvikelser som du har skickat in och du kan se återrapporterad status/kommentar ifrån Sodexo. När du markerar en avvikelserapport visualiseras information i den nedre delen av fönstret. 5 Basförråd 5.1 Inleverans från Sodexo När ett eller flera hjälpmedel har beställts till ett boende eller förråd behöver dessa inlevereras på det förråd dit de blivit beställda. När hjälpmedlen är inköpta och levererade samt fakturerade ifrån Sodexo blir de klara för inleverans på förrådet/boendet under menyn Inleverans ifrån Sodexo. Steg 1 Välj Förråd/Boende, Antal hjälpmedel I steg 1 kan du antingen markera ditt förråd/boende för att konstatera om det finns hjälpmedel att inleverera eller söka fram de hjälpmedel som ska inlevereras med hjälp av följesedelnumret från följesedeln godset levererats med. Inleveransen blir visualiserad först när order blivit fakturerad av Sodexo, vilket Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 11(13)

12 kan skapa en fördröjning mellan leverans och när produkterna blir synliga för inleverans i Förskrivarportalen. Inleverera hjälpmedel genom att fylla i önskat antal för inleverans i rutan Inleverera antal och klicka på knappen Nästa steg. Steg 2 Sammanställning inleverans I steg 2 ses en sammanställning över vad som har inlevererats. För att färdigställa inleveransen klicka på Skicka. Steg 3 Bekräftelse I sista steget fås en bekräftelse över att inleveransen är klar. Lagersaldot har nu uppdaterats på den beställande kundens förråd/boende. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 12(13)

13 6 Lagerhantering Under menyn Lagerhantering finns möjlighet att kontrollera och justera lagersaldo på de förråd och boenden du har behörighet till. 6.1 Lagersaldo I menyn lagersaldo kan du se och skriva ut lista över de hjälpmedel som finns på förrådet/boendet. Du kan välja att visa bara A-hjälpmedel, B-hjälpmedel eller C-hjälpmedel. A-hjälpmedel är inventariemärkta hjälpmedel och B- och C hjälpmedel är ej inventariemärkta. Dock håller systemet rätt på B och C- hjälpmedel på saldonivå i förråd/boenden. Sortering kan göras genom att t ex skriva in rollator i Benämning. Då sorteras endast de hjälpmedel ut som har ordet rollator i benämningen. Du har här även möjlighet att skriva ut en lista över saldon på produkter i förrådet/boendet. Listan har dock ingen annan funktion än att ge en överblick över de produkter som finns registrerade på förrådet/boendet, inför t.ex. en inventering. Sodexo Hjälpmedelsservice 10-gruppen 13(13)