Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer

Transkript

1 Elsmart Användarmanual Nätanmälan för Installatörer

2 Inledning Detta är en generell användarmanual till Elsmart - Nätanmälan. Den är skriven för att kunna användas av alla installatörer. Manualen kan användas oberoende av vilken aktuellt nätägare anmälan avser. Elsmart kan ställas in på olika sätt hos olika nätägare, som har en frihet att använda de funktioner och kopplingar mellan system som passar dem bäst. Detta innebär att vissa funktioner inte tagits i bruk hos alla. De speciella funktioner som enbart används av en nätägare beskrivs i en egen användarmanual. Nätägarens egna rutiner och regler finns inte beskrivna i Elsmarts manualer. Observera att för att kunna hantera bilagor i ELSMART måste Internet Explorer användas när man använder ELSMART. Sida 2 av (25)

3 Innehåll 1. Inloggning Öppningsvy Sök Knappar Inkorg Ärenden Symboler Skapa en anmälan Ny anläggning Notering Bilagor och mallar Återkoppling från Nätägare Färdiganmälan Utskriftsversion Installatörens administratör Sida 3 av (25)

4 1. Inloggning Inloggning sker via eller via nätägarens webbplats. 2. Öppningsvy Öppningsvy En standardvy visas efter inloggning i Elsmart. Figur 2-1 Ändra öppningsvy Gå till önskad sida, till exempel meny Ärenden-Mina anmälningar Kryssmarkera i Standard Nästa gång du loggar in eller klickar Hem, kommer du till den sida du valt som standard Sida 4 av (25)

5 3. Sök I det nedre vänstra hörnet finns en direktsökfunktion, där du kan skriva ett sökord och klicka Sök Sökningen sker under den rubrik du valt Gå till Alla anmälningar för att söka bland aktiva anmälningar innan du söker. För att söka i arkivet, gå först till Arkiv Träffarna visas i en lista 4. Knappar Det finns två menyrader i systemet Knapparna i den översta raden har olika undermenyer Den nedre raden består av olika funktionsknappar alt. flikar beroende på aktivitet Hem: Inkorg: Ärenden: Admin: Returknapp för att komma tillbaka till den sida du angett som standard. Här samlas de ärenden som returneras från Nätägaren. Alla ärenden sorterade efter status. Mina anmälningar är till för den enskilde handläggaren. Samtliga ärenden återfinns också under Alla anmälningar. Under denna flik hanterar administratören företagets användare genom att lägga till, ändra eller ta bort användare samt ansöka om anslutning till andra Nätägare. Vanliga användare har här möjlighet att ladda ner DLI-komponenten, samt redigera sin egen profil. Se kapitel 9 för användning av DLI komponenten. Ny anmälan: Per status: Förväntat Färdigdatum: Per typ: Per nätägare: Skapa en ny elektronisk anmälan Anmälningar sorterade efter status Anmälningar sorterade efter färdigdatum Anmälningar sorterade efter installationstyp Anmälningar sorterade efter nätägare När en anmälan öppnas visar menyraden alternativ som passar de aktiviteter som är möjliga. Sida 5 av (25)

6 4.1. Inkorg Mina I Inkorg finns en översikt med aktuella anmälningar som skickats tillbaka från nätägaren 4.2. Ärenden Alla anmälningar I Alla anmälningar finns samtliga användares anmälningar Mina anmälningar I Mina anmälningar finns den inloggade användarens anmälningar Sida 6 av (25)

7 Arkiverade I arkivet finner du arkiverade anmälningar. Det finns ett arkiv för varje nätägare. Välj nätägare och klicka Gå till arkiv Klicka på de blå pilarna för att hitta bland arkiverade anmälningar Sida 7 av (25)

8 Status Anmälningarna sorteras efter status Under arbete: För godkännande: Installations medgivande: Avvisad föranmälan: Färdiganmälan: Avvisad En anmälan som installatören startat, men ännu inte skickat. Anmälan sparas för att färdigställas senare. Kopior av anmälningar sparas också med statusen Under arbete. Alla anmälningar som har skickats till nätägaren och som väntar på att behandlas. Ansvarig handläggare står inom parentes. Anmälningar som godkänts av nätägaren. Dessa kan redigeras och skickas tillbaka som färdiganmälan. Anmälningar som nätägaren har avvisat på grund av fel eller ofullständiga uppgifter. Avvisade anmälningar kan redigeras och skickas på nytt. Nätägaren anger i notering orsaken till att en anmälan avvisats. Anmälningar som installatör har anmält som färdiga för tillkoppling och mätaruppsättning, och som väntar på godkännande från nätägaren. Sida 8 av (25)

9 färdiganmälan: Arkiverad av Näthandläggare: En färdiganmälan som inte godtagits av nätägaren. Här finns en notering som förklarar orsaken till avslaget. Anmälan kan redigeras i den del som avser färdiganmälan, och sedan skickas på nytt. Ärenden som är färdiganmälda och godkända av nätföretaget arkiveras. 5. Symboler Anmälan har en notering. Röd symbol visar att anmälan avvisats. Till beredning, beredning pågår och beredning avslutad Anmälan om flerbostadshus Det finns arbetsorder skapad för anmälan Anmälan är manuellt registrerad och visas ej för installatör Avvaktar återkoppling från kund eller installatör. Grön symbol visar att uppdraget är beställt K visar att anmälan har skickats till Kundservice. Grön symbol visar att kundtjänst är klar med anmälan. F visar att kund är fakturerad. Grön symbol visar att faktura är betald. A visar att anmälan är färdigbehandlad och ska arkiveras X visar att anmälan önskas borttagen av installatör Symboler används i olika färger för att visa när en händelse är påbörjad respektive avslutad. En förklarande text visas när muspekaren hålls över en symbol. Sida 9 av (25)

10 6. Skapa en anmälan Användarmanualen beskriver skapande av nätanmälan av typen Ny anmälan Alla fält som ska fyllas i har en förklarande hjälptext som visas när man för muspekaren över fältet För att skapa en ny anmälan, klicka på Ny anmälan Föranmälan öppnas Dialogen innehåller alternativ med rullista för val av nätägare, installationstyp med jobbtyper som underalternativ, valbart nätområde via rullista och eventuella anpassningar för ytterligare val Installationstyp Val av installationstyp styr de jobbtyper som visas i Föranmälan Välj installationstyp Jobbtyp Val av jobbtyp styr vad som ska fyllas i under Anläggning Välj jobbtyp Anläggning Välj Nätområde från rullista Fyll i de fält som visas Sida 10 av (25)

11 6.1. Ny anläggning Välj installationstyp. Jobbtyp visas automatiskt Välj jobbtyp Välj nätområde alternativt ange postnummer (detta kan skilja mellan nätbolagen) Klicka på Skapa anmälan Anmälningsformuläret öppnas Sida 11 av (25)

12 Fyll i relevanta data Fält markerade med röd stjärna (*) måste fyllas i innan anmälan kan skickas Sida 12 av (25)

13 Filer kan bifogas till anmälan, se kapitel 9 Noteringar kan läggas till anmälan, se kapitel 7 Spara Skicka föranmälan Om du vill spara anmälan för att återuppta arbetet vid ett senare tillfälle, klicka på Spara överst på sidan. Anmälan sparas då med statusen Under arbete När anmälan är ifylld och alla filer lagts till, klicka på Skicka föranmälan överst på sidan Skickade anmälningar sparas med statusen För godkännande Sida 13 av (25)

14 7. Notering Det går att lägga till noteringar eller kommentarer till alla anmälningar Klicka på Ny notering. En dialog visas för kommentar Skriv i Ämne och Kommentarer Intern notering betyder att endast det egna företaget kan se den, och funktionen kan användas som komihåg-lapp Nätägaren kan också lägga till noteringar till anmälan Vanlig notering kan ses av både installatör och nätägare. Anmälningar som har noteringar har en liten symbol med ett kuvert framför sig i översikten, se symboler i kapitel 5 Sida 14 av (25)

15 8. Bilagor och mallar Inledning Det finns två sätt att bifoga filer till en anmälan. Bästa sättet är att använda applikationen för bilagor i anmälan. Det går även att lägga till bilagor i en notering. Applikation för bilagor Bilagor hanteras av en egen applikation i anmälningarna. När anmälan öppnas för redigering hos en installatör aktiveras fliken Från installatör. DLI Uploader är en tredjepartsapplikation som måste installeras innan den kan användas. Active X-komponenten kan installeras på två sätt antingen automatiskt första gången du kommer in i formuläret för nätanmälan, eller med hjälp av en.exe-fil som du hämtar genom att klicka på Admin och sedan välja DLI Uploader. Följ instruktionerna på skärmen. Det kan hända att du måste anpassa dina säkerhetsinställningar för att DLI Uploader ska fungera korrekt. I Internet Explorer ställer du in säkerhetsnivå genom att gå in på menyn Verktyg -> Internetalternativ -> Säkerhet. Mellan bör räcka för att DLI Uploader ska fungera. Du kan hämta filer från din egen dator genom att klicka på knappen (Select files) Mallar som nätföretaget valt kan hämtas med knappen Sök mallar. Dra och släpp Utöver att använda knapparna i bilageapplikationen går det att dra och släppa filer direkt från mappar på din dator Öppna utforskaren på datorn Bläddra fram till önskad katalog Härifrån kan du markera, dra och släppa filer in i bilageapplikationen Sida 15 av (25)

16 Mallar När du klickar på knappen Sök mallar visas en lista med nätägarens mallar för bilagor, t ex beställning- eller uppsägning av byggkraft Klicka på Sök Mallar Välj önskad mall Det är viktigt att anmälan är ifylld innan mallar bifogas eftersom mallen kan hämta data från anmälan. Välj önskad mall och använd den innan den sparas De bilagor nätbolaget bifogar ligger under respektive anmälan längst ner, fliken Från nätägare. Öppna bilaga genom att visa dem via glasögonsymbol och klicka på den bilaga som ska öppnas. Om den bifogade filen är en bild i.jpg-format eller annat vanligt förekommande bildformat öppnas ett associerat bildbehandlingsprogram, beroende på vad som finns åtkomligt. Använd programmets ritfunktion för att markera förändringen, exempelvis servisledningen. Stäng programmet. På frågan om du vill spara klickar du Ja Filen sparas återigen i bilageapplikationen I enstaka fall kan det vara nödvändigt att spara filen på din dator först, innan du kan redigera den och dra in den i bilageapplikationen igen Bilaga via notering Öppna ett ärende och klicka på Redigera Klicka på Ny notering Sida 16 av (25)

17 Förvalt är Vanlig notering. Intern notering visas enbart för det egna företaget Fyll i Ämne och Kommentarer Klicka på Bläddra... för att välja bilaga Markera den fil som ska bifogas och klicka på Öppna Klicka på Spara Sida 17 av (25)

18 Klicka på Stäng Vid flera bilagor, skapa en ny notering Sida 18 av (25)

19 9. Återkoppling från Nätägare Godkänd Godkänd föranmälan kommer tillbaka från nätägaren och sorteras automatiskt med status Installationsmedgivande Avvisad I de fall nätbolagets handläggare saknar något i anmälan, avvisas den och den kommer tillbaka med status Avvisad. Det gäller även när det finns brister i anmälan eller om fel installationstyp använts Avslaget följs av en förklaring i en notering i anmälan eller i kommentarsfältet Om anmälan avvisats på grund av att information eller bilagor saknas, kan installatören enkelt rätta till detta och skicka anmälan på nytt, utan att behöva göra en ny. Öppna anmälan, klicka på Redigera, rätta till felen och klicka på Skicka föranmälan I de fall anmälan avvisats på grund av fel installationstyp måste en ny anmälan skapas, och den gamla raderas. Gör en ny anmälan och radera därefter den gamla så här: Öppna anmälan, klicka på Redigera och sedan på Radera Anmälan flyttas då till arkivet med en symbol som visar att anmälan önskas borttagen Sida 19 av (25)

20 10. Färdiganmälan När arbetet som anmälan avser är färdigt, ska det färdiganmälas Öppna anmälan Klicka på Redigera Skriv in uppgifter under Färdiganmälan längst ner i anmälan om när det är klart för mätarmontage och tillkoppling, kontaktuppgifter och upplysningar etc. Fyll i Slutkund eller använd funktionen Kopiera från beställare... Klicka på Skicka anmälan längst upp på sidan När nätägaren godkänner färdiganmälan arkiveras den. När det finns en arbetsorder för mätarmontage, frisläpps den samtidigt, så att den som ska utföra monteringen får besked om att detta går att utföra. Rutinerna för mätarmontage kan variera mellan olika nätägare. Sida 20 av (25)

21 11. Utskriftsversion När en anmälan är öppen, kan du klicka på fliken Utskriftsversion för att öppna anmälan i ett eget fönster för utskrift Välj skrivare och klicka på Skriv ut Vid problem med utskriften kan det hjälpa att ändra marginalinställningarna i Internet Explorer. 1. Redigera utskriftsformat under meny Arkiv eller genom att klicka på pilen till höger om Skriv ut, och därefter på Utskriftsformat Sätt alla marginaler till 10 och försök skriva ut på nytt Sida 21 av (25)

22 12. Installatörens administratör Admin-meny Den användare som är administratör har åtkomst till Admin-meny. Här redigeras företagsinformation, skapas och raderas egna användare samt skickas ansökningar till andra nätägare. Företagsinformation Företagsinformation är den information som installatören registrerar sig med första gången i Elsmart. För att ändra denna information, klicka på Admin, Företag och Redigera. Gör dina ändringar och klicka på Spara. Sida 22 av (25)

23 Ny Användare Under menyval Admin - Användare registreras och raderas användare. Klicka på Ny användare, och skriv in information om användaren Klicka på Spara användare När den nya användaren är sparad ska uppgifterna skickas in. Öppna formuläret med installatörsuppgifter genom att lista användare under Admin-meny Användare och klicka på namnet för den nya användaren. Klicka på Skicka inloggningsuppgifter för att skicka användarnamn och lösenord med e-post till den nya användaren. E-postadress måste anges för att man ska kunna spara en ny användare. Installatören bestämmer själv hur många som skall vara administratörer. Sida 23 av (25)

24 Ny ansökan Denna funktion används för att skicka en ansökan om anslutning till ett annan nätägare än den lokala. All information om ditt eget Installatörsföretag är redan ifylld välj bara vilken nätägare du önskar ansluta till från en rullista. Det går endast att skicka ansökan via Elsmart till de företag som är anslutna till systemet och som finns i listan. De nätägare som redan fått en ansökan från dig visas inte i listan. Klicka på Skicka. Den mottagande nätägaren får ett meddelande om att du redan är godkänd i Elsmart hos din lokala nätägare. E-postmeddelande Du kan ställa in att en person ska bli meddelad per e-post om vissa händelser i Elsmart Gå till Admin och därefter Företagsinformation Klicka på Redigera Klicka på Inställningar för att aktivera meddelande aktiverat. Ange en e-postadress i Person som meddelas (om ingen e- post anges skickas mail till installatörens handläggare på respektive ärende) Välj vilken status som ska generera ett meddelande Klicka på Spara Sida 24 av (25)

25 Sida 25 av (25)