ANVÄNDARMANUAL applikation CBRNE

Transkript

1 samhällsskydd och beredskap Användarmanual 1 (19) Projektledare Godkänd av (beställare/projektägare) ANVÄNDARMANUAL applikation CBRNE

2 samhällsskydd och beredskap Användarmanual 2 (19) Innehåll 1. Applikation CBRNE Bakgrund Säkerhetsplattformen PSB Certifikatet Ändra lösenord i PSB Logga in i applikationen Utloggning Sekretess Första sidan Projekt Skapa nytt projekt Uppdatera projekt Bilagor Sök projekt Information Uppföljning Besvara projektuppföljning Utgåvehistorik för dokumentet... 19

3 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 3 (19) 1. Applikation CBRNE 1.1 Bakgrund MSB stödjer Sveriges aktörer från lokal till central nivå med samordning genom att stödja och underlätta arbetet inom området kemiska, biologiska, radiologiska, nukleära och explosiva (CBRNE) ämnen, oljeskadeskydd och kärnenergi. Berörda aktörer har gemensamt tagit fram en applikation för registrering och informationsdelning av Sveriges planerade, pågående och avslutade arbete inom nämnda områden. MSB förvaltar systemet. 1.2 Säkerhetsplattformen PSB Säkerhetsplattformen PSB är det system som hanterar säkerhet och administrerar användare. Säkerheten i PSB bygger på strikt behörighetskontroll och motsvarar BankID-standard som innebär att en användare bara kommer åt den information som användaren har behörighet till. För att logga in i en applikation behövs ett elektroniskt certifikat och ett lösenord som genereras av PSB. Eftersom det krävs både certifikat och lösenord kallas det för tvåfaktorsinloggning. Lösenordet till applikationen kallas därför tvåfaktorslösenord. När en person får tillgång till en applikation skapas en användare i säkerhetsplattformen PSB. Användaren tilldelas roller som ger rättighet till att använda respektive applikation. När användaren skapas genereras ett brev med instruktioner, inloggningsuppgifter och nödvändiga lösenord som skickas i ett rekommenderat brev till användaren. Brevet är en viktig handling, spara det.

4 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 4 (19) 1.3 Certifikatet I brevet från MSB finns instruktioner och länk till den webbsida där certifikatet finns att ladda ner. Brevet innehåller användarnamn och lösenord för att logga in och ladda ner certifikatet samt lösenord för att sedan komma åt applikationen. 1. Skriv in länken från brevet i webbläsaren för att ladda ner certifikatet och använd användarnamnet som identifiering. Spara certifikatet i en mapp så du hittar det när det ska installeras på datorn. När certifikatet är installerat kommer det att fungera som användarnamn. 2. När certifikatet har laddats ner skickas det automatiskt ett aktiveringsmeddelande till användarens e-post som angavs vid ansökan. Meddelandet innehåller en länk som aktiverar användaren, aktivera genom att klicka på länken. 3. Gå till mappen där certifikatet har sparats. Installera certifikatet på datorn genom att dubbelklicka på certifikatsfilen Klicka på Nästa

5 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 5 (19) Filnamnet behöver inte ändras. Klicka på nästa Certifikatet kräver ännu ett lösenord (här angett som privata nyckeln) vilket är certifikatlösenord i brevet. Låt rutan Inkludera alla utökade egenskaper vara ifylld. Klicka på Nästa

6 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 6 (19) Gör inga ändringar här utan klicka på Nästa. Bekräfta installationen av certifikatet med Slutför. 4. Starta om webbläsaren ibland kan det vara en viss fördröjning innan användarens konto aktiverats. Certifikatet kan laddas ner och installeras obegränsat antal gånger och går även att använda på fler datorer.

7 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 7 (19) 1.4 Ändra lösenord i PSB Rekommendationen är att alltid använda det av systemet genererade tvåfaktorslösenordet men om du vill ändra det så kan du göra det via länken från brevet. Observera att om du glömmer ditt eget valda lösenord kommer du att behöva ett nytt certifikat. Ange nuvarande tvåfaktorslösenordet från brevet i första rutan. Välj ett lösenord enligt reglerna. När du väljer Spara kommer ett mail att skickas till dig om att lösenordet har ändrats. Logga ut från PSB. 1.5 Logga in i applikationen För inloggning i alla applikationer krävs det ett användarkonto i säkerhetsplattsformen och ett installerat certifikat i webbläsaren. Klistra in länken i webbläsaren till applikationen CBRNE och ditt användarnamn kommer att visas dvs ditt certifikat. Klicka OK.

8 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 8 (19) Logga in med lösenordet till applikationen (tvåfaktorslösenordet). 1.6 Utloggning Om applikationen lämnas orörd i 15 minuter loggas användaren ut automatiskt. Så länge användaren arbetar i applikationen sker ingen automatisk utloggning. 1.7 Sekretess De användare som har behörighet till applikationen kan se den information som registreras i applikationen. Det finns ingen möjlighet att sekretessbelägga information som registreras.

9 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 9 (19) 1.8 Första sidan Första sidan visar menyraden med de menyalternativ användaren har tillgång till. Längst ner finns information om användarnamn, organisation, version på applikationen och kontaktuppgifter till kundtjänst för support. Det visas också hur många projekt som finns registrerade. På första sidan kommer nyheter och viktig information presenteras. Menyn styrs av vilka behörigheter användaren har och kan därför variera.

10 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 10 (19) 2. Projekt Under menyalternativet Projekt och fliken Egna projekt visas organisationens registrerade projekt. Listan sorteras efter projektstatus, planerat, pågende osv. och därefter projektnamn. 2.1 Skapa nytt projekt Väljs fliken Skapa projekt för att registrera ett nytt projekt. 1. Namn: Projektets namn kommer att visas i projektlistan. Det är viktigt att namnet är beskrivande och har en lämplig längd för en rubrik med hänsyn till sök- och läsbarhet.

11 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 11 (19) 2. Huvudområde: Ange vilket/vilka huvudområden som projektet omfattar. 3. Underområde: Ange vilket/vilka underområden som projektet omfattar. 4. Händelsetyp: Ange vilken händelsetyp projektet omfattar. 5. Kategori: Ange projektkategori. 6. Status: Ett projekts styrs med hjälp av status och kan vara Planerat, Pågående eller Avslutat. Användarna måste kontinuerligt uppdatera informationen så projektstatus är aktuell. Kategorin Ej genomfört går bara att välja efter att projektet är registrerat och inte har genomförts. 7. Period: Ange start- och slutdatum. 8. Deltagare: Ange deltagande organisationer. För att kunna uppdatera ett projekt måste användarens organisation vara aktiv deltagare i projektet. I pågående projekt kan registrerade deltagare inte raderas. Däremot går det att inaktivera befintliga och lägga till nya deltagare. 9. Resurser: Lägg till resurser genom att välja resurs och organisation. Klicka på Lägg till och stäng med OK så visas valda resurser i projektet. 10. Ägare: Ange vilken organisation som är ansvarig för projektet. Måste vara en av de deltagande organisationerna. 11. Beslutsnummer: Påbörjade projekt måste ha ett angivet beslutsnummer. Beslutsnummer motsvarar diarienummer, registreringsnummer eller annat vedertaget beslutsnummer. 12. Mål: Beskriv projektets mål, max 1000 tecken. 13. Förväntat resultat: Beskriv förväntat resultat från projektet, max 1000 tecken. 14. Beskrivning: Beskriv projektet, max 1500 tecken.

12 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 12 (19) 2.2 Uppdatera projekt För att kunna arbeta med ett specifikt projekt väljs aktuellt projekt från listan och informationen om projektet visas på höger sida. Följande funktioner finns tillgängliga: 1. Radera: Det går bara att radera projekt med status Planerat. Vid radering tas hela projektet och all information bort. 2. Ändra: Öppnar registreringsformuläret så att det går att uppdatera information i projektet. Avslutade projekt kan inte uppdateras. 3. Word: Projektets information kan exporteras till en Word-fil. 4. PDF: Projektets information kan exporteras till en PDF-fil. 5. Bilagor: Här visas om det finns bifogade filer.

13 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 13 (19) Bilagor För att kunna arbeta med bilagor måste ett projekt markeras. Projektets information visas och längst ner väljs Bilagor. Ett tips är att lägga till datum till bilagans namn innan den hämtas. Markera bilagan, följande funktioner finns tillgängliga 1. Öppna/ladda ner: Välj att öppna bilagan eller spara som i mapp på datorn.

14 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 14 (19) 2. Skapa ny: Bifoga en ny bilaga. Godkända filformat är: bmp, doc, docx, gif, jpeg, jpg, pdf, png, tif, tiff. Tips är att man lägger till ett datum i filnamnet innan den hämtas. 3. Radera: Raderar bilagan. 4. Ändra: Kan ändra namn på eller beskrivning av bifogad bilaga.

15 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 15 (19) 3. Sök projekt Användarna kan söka bland alla projekt som finns registrerade i applikationen. Det går att söka från fastställda rubriker eller med fritext. Alla sökalternativ kan användas, var och en för sig eller i kombination. Viktigt att känna till är att fritextsökning endast söker i projektens fritextfält. Det behövs bara ett sökalternativ t.ex. huvudområde för att kunna göra en sökning. Organisation kan vara ett sökalternativ, det finns en fördefinierad lista. Ange första bokstäverna i organisationens namn och ett filtrerat urval visas. När sökningen är klar visas resultatet i en lista där samtliga projekt oavsett organisation visas. Om sökningen ger mer än 20 träffar kommer de att delas upp på flera sidor. Den totala resultatlistan kan bara visa 100 träffar.

16 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 16 (19) 4. Information Information som är av allmängiltig karaktär och berör alla organisationer kan via MSB publiceras här. MSB kommer att informera om det under nyheter på första sidan. De filer som finns tillgängliga finns listade precis som i projekten. Genom att markera och välja filen i listan går det att få ytterligare information om vad dokumentet innehåller. Det går också att öppna/ladda ner filen.

17 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 17 (19) 5. Uppföljning Projektuppföljning är en svår och tidsödande process. Projekt ska ha mätbara mål som går att följa upp och mäta för pågående och under året avslutade projekt. Under Uppföljning sorteras projekt i Att besvara och Inskickade. Att besvara: Projekt som ska besvaras öppnas med Besvara. Frågeformuläret kan besvaras av alla deltagare men endast projektägaren kan skicka in. Inskickade: Visar besvarade och inskickade uppföljningar. De går att öppna och se frågor och angivna svar. Inskickade uppföljningar kan bara läsas och exporteras till PDF.

18 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 18 (19) 5.1 Besvara projektuppföljning Frågorna kan vara av olika slag, vissa frågor besvaras med fritext, andra med siffror eller genom att välja svarsalternativ. Vissa frågor kan ha följdfrågor och kan vara indelade i avsnitt. Exportera: Formulärets frågor och svar kan exporteras till ett Worddokument även innan det har besvarats. Spara: Sparar angivna svar, det går att gå tillbaka och ändra sparade svar. Förhandsgranska/Skicka in: Har två funktioner, visar sammanställningen av de sparade svaren. Här kan användaren välja att antingen avbryta och ändra angivna svar eller skicka in det besvarade frågeformuläret. Endast projektägaren har behörighet att skicka in uppföljningen.

19 samhällsskydd och beredskap Användarmanual CBRNE 19 (19) Utgåvehistorik för dokumentet Kommentar Dokumentet skapat Omarbetad Uppdaterat Uppdaterat efter uppdatering av applikationen Uppdatering och sammanslagning till en manual Korrektur och tillägg av bild 0.7 Korrektur