NyA-webben. Användarmanual för Listor och Statistik

Transkript

1 NyA-webben Användarmanual för Listor och Statistik

2 Innehåll Innehåll... 2 Sekretess... 3 In- och utloggning... 3 Inställningar... 6 Listor... 6 Sökandelistor... 6 Adresslistor... 8 Etikettlistor... 9 E-postlistor Rapport i Excel Statistik

3 Har du frågor om NyA-webben kontakta: Elin Carlsson på 1926, alt eller Peter Larsson på 7554, alt NyA och NyA-webben NyA står för Nytt Antagningsystem och är ett nationellt system som används för antagning till program på grund- och avancerad nivå, kurser på båda nivåerna samt kurser inom program. Systemet används av samtliga universitet och högskolor i Sverige. Med hjälp av NyA-webben går det att ta fram sökandes meriter, anmälningar och dokument enkelt via Internet. Sekretess Dokument i NyA räknas som allmän handling. En allmän handling är som huvudregel offentlig. I vissa undantagsfall kan man sekretessbelägga allmänna handlingar. Det sker inte någon sekretessprövning innan handlingarna görs tillgängliga i NyA. Den sökande kan med anmälan ha bifogat handlingar som vid en eventuell prövning ska sekretessbeläggas. Detta gör att du alltid måste ha i åtanke att de handlingar som finns tillgängliga i NyA vid en eventuell prövning skulle kunna hamna under sekretess och därmed behandla uppgifterna med försiktighet. Användning av NyA-webben Både Internet Explorer och Mozilla Firefox fungerar som webbläsare med NyA-webben. Skulle det uppstå något fel vid användandet av NyA-webben t ex att en sökning inte fungerar så pröva först med att trycka F5 på tangentbordet. Sidan laddas om och sökningen kan göras på nytt. In- och utloggning NyA-webben finns på: 1. Klicka på länken Department web. 3

4 2. Logga in på Uppsala universitet. 3. Logga in med CAS om det inte redan är gjort. Nu är inloggningen klar. 4

5 Utloggning från NyA-webben görs genom att helt enkelt stänga webb-läsaren eller fliken i webb-läsaren. 5

6 Inställningar Genom att klicka på Anpassa sidan till höger på skärmen går det att välja vilka funktioner som ska visas. Tillgängliga funktioner varierar med behörighet. Det går att ändra färgerna på NyA-webbens fönster under Välj tema. Ett hjälpdokument kan öppnas med länken längst ned. Under det egna namnet, i detta fall Johanna Strandberg, visas information om användarbehörighet. Menyerna stängs genom att klicka på de blå bårderna. Listor I NyA-webben går det att ta fram sökandelistor, adresslistor, etikettlistor samt e-postlistor från kurser och program tillhörande användarens institution. Vilken institution användaren har behörighet till framgår i rutorna (i manualen är det Inst för medicinsk biokemi och mikrobiologi). Listorna kan tas ut i filformaten Text och PDF. I Excel går det att ta fram statusrapporter från antagningarbetet. Sökandelistor Välj Sökandelistor i rutan för listor. I nästa meny definieras listan med vilken grupp som ska tas med t ex antagna eller reserver. Bocka i rutorna för adresser, telefonnummer o s v utifrån vilken information som ska sökas ut och redovisas: Summering: En siffra på antalet sökande i listan visas. Meritvärden: Den sökandes placering efter att ansökan har granskats. DA står för direktantagen, SA för sen anmälan, AU står för reserv. Utsökningsparametrar: Bockas rutan i redovisas vilka parametrar som legat till grund för utsökningen. 6

7 För listor på grupperna Reserver, Antagna och reserver och Endast nytillkomna ska antalet reserver som ska redovisas fyllas i. Fyll i ett högt nummer som tex 900 om alla reserver ska visas För listor med efteranmälda sökande ska en tidsperiod för när anmälningarna kommit in preciseras. I nästa steg väljs antagningsomgång och anmälningskod. Anmälningskoderna skrivs i formatet P före siffrorna för program och endast siffrorna för kurser (UU- skrivs ej). Genom att klicka på förstoringsglaset visas alla anmälningskoder för program och/eller kurser på den institution som användaren har behörighet till. Bocka i rutan för det alternativ som önskas (eller bocka i rutan högst upp och alla alternativ bockas i) och stäng rutan. Välj vilket format listan ska tas ut i, PDF eller Text. Klicka på Skapa lista. PDF plockas upp av filhämtaren i datorn eller öppnas direkt. Ett nytt fönster öppnas på skärmen om filformatet Text har valts. Välj vilket format listan skall sparas/öppnas i. Textfilen kan sedan importeras till Excel om så önskas. Hur textfilen kan importeras in i ett Excel-ark se: 7

8 Adresslistor Välj Adresslistor i rutan för listor. I nästa meny definieras listan med vilken grupp som ska tas med t ex antagna eller reserver. Bocka i rutorna för E-postadresser, telefonnummer o s v utifrån vilken information som ska sökas ut och redovisas: Radresultat: studenternas status visas såsom A, U2 antagen i urval 2, S struken. Utsökningsparametrar: Bockas rutan i redovisas i vilka parametrar som legat till grund för utsökningen. För listor på grupperna Reserver, Antagna och reserver och Endast nytillkomna ska antalet reserver som ska redovisas fyllas i. Fyll i ett högt nummer som tex 900 om alla reserver ska visas För listor med efteranmälda sökande ska en tidsperiod för när anmälningarna kommit in preciseras. I nästa steg väljs antagningsomgång och anmälningskod. Anmälningskoderna skrivs i formatet P före siffrorna för program och endast siffrorna för kurser (UU- skrivs ej). Genom att klicka på förstoringsglaset visas alla anmälningskoder för program och/eller kurser på den institution som användaren har behörighet till. Bocka i rutan för det alternativ som önskas (eller bocka i rutan högst upp och alla alternativ bockas i) och stäng rutan. 8

9 Välj vilket format listan ska tas ut i, PDF eller Text. Klicka på Skapa lista. PDF plockas upp av filhämtaren i datorn eller öppnas direkt. Ett nytt fönster öppnas på skärmen om filformatet Text har valts. Välj vilket format listan skall sparas/öppnas i. Textfilen kan sedan importeras till Excel om så önskas. Hur textfilen kan importeras in i ett Excel-ark se: Etikettlistor Börja med att välja Etikettlistor under rubriken Listor. I nästa meny definieras vilken grupp som ska tas med på etiketterna; antagna, reserver t ex. Rutorna med datum för utskick, radresultat och utsökningsparametrar behöver inte fyllas i. Radresultat: studenternas status visas på etiketten såsom A, U2 antagen i urval 2, S struken. Utsökningsparametrar: Bockas rutan i redovisas i vilka parametrar som legat till grund för utsökningen. För listor på grupperna Reserver, Antagna och reserver och Endast nytillkomna ska antalet reserver som ska redovisas fyllas i. Fyll i ett högt nummer som tex 900 om alla reserver ska visas För listor med efteranmälda sökande ska en tidsperiod för när anmälningarna kommit in preciseras. 9

10 I nästa steg väljs antagningsomgång och anmälningskod. Anmälningskoderna skrivs i formatet P före siffrorna för program och endast siffrorna för kurser (UU- skrivs ej). Genom att klicka på förstoringsglaset visas alla anmälningskoder för program och/eller kurser på den institution som användaren har behörighet till. Bocka i rutan för det alternativ som önskas (eller bocka i rutan högst upp och alla alternativ bockas i) och stäng rutan. Det går bara att ta ut ett underlag till etikettlista med text-fil. Klicka på Skapa lista. Ett nytt fönster öppnas på skärmen. Välj vilket format listan skall sparas/öppnas i. Hur textfilen kan importeras in i ett Excel-ark och sedan bli en etikettlista med hjälp av Microsoft Excel och Word se: E-postlistor Börja med att välja E-postlistor under rubriken Listor. I nästa meny definieras vilken grupp som ska tas med i e-postlistan; antagna, reserver t ex. För listor på grupperna Reserver, Antagna och reserver och Endast nytillkomna ska antalet reserver som ska redovisas fyllas i. Fyll i ett högt nummer som tex 900 om alla reserver ska visas För listor med efteranmälda sökande ska en tidsperiod för när anmälningarna kommit in preciseras. 10

11 I nästa steg väljs antagningsomgång och anmälningskod. Anmälningskoderna skrivs i formatet P före siffrorna för program och endast siffrorna för kurser (UU- skrivs ej). Genom att klicka på förstoringsglaset visas alla anmälningskoder för program och/eller kurser på den institution som användaren har behörighet till. Bocka i rutan för det alternativ som önskas (eller bocka i rutan högst upp och alla alternativ bockas i) och stäng rutan. Det går bara att ta ut ett underlag till e-postlista som text-fil. Klicka på Skapa lista. Ett nytt fönster öppnas på skärmen. Välj vilket format listan skall sparas/öppnas i. Alla e-postadresser kan öppnas i en text-fil eller Excel-fil. Om all namn markeras och kopieras i texfilen så kan de klistras direkt in i adressraden i ett mail. 11

12 Rapport i Excel Genom att välja Excel under Listor går det att ta ut detaljerade Excel-ark på sökande och antagna inom program eller kurs. Kryssa först i vilka parametrar som ska ingå i rapporten. Personnummer och namn är förvalda. Prio: Den sökandes prioritering av redovisat sökalternativ. I rutan nedan vid Prioritet går det att välja hur många nivåer av de sökandes prioriteringar som ska visas i rapporten. Resultat: Den sökandes placering efter urvalet. I rutan nedan går det att avgränsa vilka resultat som ska redovisas. Alla alternativ tas med om endast rutan Resultat överst bockas i och rutorna för alternativen under lämnas tomma. Meritvärde: I det här fallet är meritvärdet ett tal. Talet är en värdering av den sökandes förkunskaper och som legat till grund för urvalet. 12

13 I nästa steg väljs antagningsomgång och anmälningskod. Anmälningskoderna skrivs i formatet P före siffrorna för program och endast siffrorna för kurser (UU- skrivs ej). Genom att klicka på förstoringsglaset visas alla anmälningskoder för program och/eller kurser på den institution som användaren har behörighet till. Bocka i rutan för det alternativ som önskas (eller bocka i rutan högst upp och alla alternativ bockas i) och stäng rutan. Till sist avgränsas excelrapporten utifrån resultat (se ovan), anmälda, prioritet och reservnummer. Anmälda: Lämnas rutorna med datum tomma kommer alla sökande, i tid, sena och efteranmälningar att tas med. Begränsningen med datum kan t ex vara bra att använda för att få ut endast anmälningar som gjorts efter sista anmälningsdatum. Prioritet: se ovan Prio Reservnummer t. o. m: Ska alla reserver visas lämnas rutan tom. 13

14 Statistik Statistiken kan tas ut på de två grupperna anmälningar och antagningar som gjorts till kurser och program på den institution som användaren har behörighet till. Summeringarna kan tas fram utifrån söksätt (per program eller kurs till exempel) eller urvalssätt. En student kan bli antagen till max 45 hp per termin (22,5 hp på sommaren). Efter att ha blivit antagen till maxpoängen stryks eventuella lägre prioriterade alternativ i anmälan. Prio 1 intervallet visar de studenter som har valt programmet/kursen inom sina första sökta högskolepoäng. I övriga priointervaller adderas det tal som skrivits in i rutan till föregående priointervall. Passande intervaller för HT/VT är 45hp på Prio 1 samt 30hp på övriga intervall. I masteromgångarna 30 hp på båda alternativen. Välj Antagningsomgång utifrån lista. Genom att klicka på förstoringsglaset visas alla anmälningskoder för antingen program eller kurser för institution som användaren har behörighet till. Bocka i rutan för det alternativ som önskas och stäng rutan. Välj om statistiken ska sparas som PDF eller text. 14

15 Ett nytt fönster öppnas på skärmen om filformatet Text har valts. Textfilen kan sedan importeras till Excel om så önskas. Hur textfilen kan importeras in i ett Excel-ark se: 15