Exportera datafiler från Ladok Nouveau för att bearbeta dem i Excel och använda som kopplingsinstruktioner i Word.

Transkript

1 Exportera datafiler från Ladok Nouveau för att bearbeta dem i Excel och använda som kopplingsinstruktioner i Word. Introduktion... 2 Tillvägagångssätt Spara en utdatafil från Ladok Öppna korrigera och spara filen i Excel Att koppla ett dokument/utskrift i Microsoft Word

2 Introduktion När man har gjort någon form av utsökning i Ladok kan man i de flesta fall välja att spara som datafil istället för att skriva ut på papper. I den här Lathunden kommer jag försöka att på ett lättförståeligt sätt beskriva hur det går till och några användningsområden. Jag kommer bland annat beskriva hur man exporterar filer, importerar dem i Excel, behandlar filerna i Excel och hur man sedan kan hämta information från Excelfilerna till Word. Liknande Om något skulle vara oklart är det bara att skicka ett mejl till ladok@mah.se så hjälper vi till så snabbt vi kan. Tillvägagångssätt Anta att du ska skicka ett brev till alla studenter på en viss utbildning en viss termin. Det normala tillvägagångssättet då vore att antingen skriva ut etikettunderlag eller beställa färdiga etiketter från LDC i Lund Här kommer jag visa hur man automatiskt kan få namn och adress i direkt på brevet. Sedan är det bara att vika ihop pappret och stoppa i ett fönsterkuvert. 1. Spara en utdatafil från Ladok a) Gör en utsökning, tillexempel i Rutinen UT04 (se bild 1). I rutinen för generell utsökning som kommer upp har du ett antal alternativ att välja på. Du vet väl att när du söker på kurs kan du söka på både kurskod och anmälningskod. När du kommer tillbaka på generell utsökning så klickar du antagligen Klar eller går vidare och söker ut fler personer, mer om utsökningar finns i utdatamanualen. b) Nu kan du antingen trycka Skriv ut eller gå till arkivmenyalternativet Utskrifter av namn och adresslistor som nu har tänts. 2

3 I båda fallen får du upp fönstret skriv ut personlistor. Här väljer du precis som vanligt vad du vill ha med för några uppgifter och trycker på knappen Skapa datafil (istället för Skriv ut ). Märk väl att Skapa datafil -knappen är tänd även om man inte har gjort några val. Betyder det då att man får en tom fil? Nej, fullt så logiskt är det inte, man får med namn och adress i alla fall. c) När du har tryckt på Skapa datafil får du upp en vanlig Spara-dialogruta, här väljer du var du vill lägga filen. I Ladok är det förinställt att filerna hamnar någonstans i Ladokprogrammappen och det kanske inte är bästa stället att ha sina filer på Lägg märke till att filen får suffixet.txt vilket innebär att det är en vanlig textfil utan formateringar och typsnittsinfo. 3

4 2. Öppna korrigera och spara filen i Excel a) Börja med att starta Excel. Välj sedan Öppna från arkivmenyn och ta dig fram till det ställe där du sparade din fil. Bli förbryllad/förbannad över att du inte ser filen. Det är nu det är bra att du la märke till att filen fick suffixet.txt när du sparade den (se föregående avsnitt). Excel hanterar i första hand sitt egna filformat, Excel-arbetsbok, men har även stöd för en hel del andra typer, däribland TXT. Gå till filformat och välj Textfiler. Nu borde den sparade filen visa sig (om den mot förmodan inte gör det så har du med stor säkerhet missat något i föregående stycke). Klicka på öppna. b) Nu öppnar Excel något som kallas för textimportguiden. Excel har på egen hand känt av att den här filen inte består av löpande text. När Ladok sparar filer med text som är avsedd att användas i tabeller så använder det sig av semikolonseparering. Avgränsad text ska alltså vara valt, klicka vidare till nästa bild, välj semikolon. Klicka slutför. c) Nu ska texten vara uppdelad i kolumner, men ännu återstår två steg innan vi kan koppla filen till ett Worddokument. Ladok genererar alltid två onödiga rader i sina datafiler, de måste vi ta bort. Markera de celler som ska tas bort (dvs de översta raderna ända bort till K-kolumnen i det här fallet [eller den sista kolumnen som det finns data i]). Högerklicka och välj ta bort. Välj att flytta cellerna uppåt. 4

5 d) Då är det äntligen dags att spara filen. I vanliga fall så skulle du ju trycka CTRL-S eller Spara i arkivmenyn, men så var det ju det där med filformat. Välj Spara som och byt filformat till Microsoft Excel-arbetsbok. Sådär, nu har vi skapat en excelfil innehållandes namn och adresser. Nu börjar det lite krångliga partiet då informationen här ska kopplas till ett Word-dokument. 5

6 3. Att koppla ett dokument/utskrift i Microsoft Word a) Börja med att skriva ditt dokument, i det här fallet utgår vi ifrån att det är ett utskick som ska skickas till alla deltagare på en viss kurs. Lämna plats för uppgifterna som ska föras in automatiskt (i det här fallet namn och adress). b) Under menyn Verktyg finns funktionen Koppla dokument. När man väljer det får man upp en dialogruta som är uppdelad i tre steg. Egentligen är det bara att gå från ettan till trean (med vissa utsvävningar dock). c) Börja med att klicka på ettan. I det här fallet väljer vi alternativet Standardbrev. Du kommer nu få en fråga om du vill använda Aktivt fönster eller Nytt huvuddokument. Eftersom vi började att skriva/färdigställa dokumentet i punkt a) så väljer vi här Aktivt fönster. d) Då var vi klara med punkt 1 i dialogrutan, dags för tvåan alltså. Nu ska vi hämta data från Exceldokumentet som färdigställdes i föregående kapitel. Eftersom det finns ett färdigt källdokument med fungerande ruriker så väljer vi här Öppna källdokument. 6

7 Med risk för att bli tjatig, det var ett Excel-dokument vi sparade listan som. Alltså får vi nu återigen ändra filtyp. Nu kommer det upp en ruta som frågar vilket cellintervall vi vill ta med. Eftersom vi i föregående kapitel rensade bort oväsentlig information så väljer vi här Hela kalkylbladet. Rutan som nu kommer upp efter att man tryckt OK påtalar att det inte finns några kopplingsinstruktioner i dokumentet. Det är ju inte så underligt eftersom vi inte har lagt till några sådana än. e) När man nu tittar på verktygsraden i Word så ser man att det skapats ett antal nya knappar. Dessa nya knappar handlar just om att koppla ett dokument. 7

8 När man trycker på knappen Infoga Kopplingsinstruktion så finner man (förhoppningsvis) ett antal rubriker som ska överensstämma med de i Excel-dokumentet. Ställ nu markören där du vill att något av alternativen ska infogas gå tillbaka till Infoga kopplingsinstruktion och välj. När det är klart ska det likna bilden ovan. För att kolla att allt är okej kan man trycka på knappen visa kopplade data, så kommer de första posterna från Excel-filen fram. Om allt ser okej ut så kan man nu trycka på knappen Koppla dokument. Då får man upp en frågeruta som undrar till vad du vill koppla ditt dokument. Jag föreslår att man kopplar det till ett nytt dokument, fast om man är modig så kan man ju alltid köra ut det till skrivaren direkt. 8

9 Men vad hände med punkt 3 i den där dialogrutan? Du lovade ju att vi skulle följa den från 1-3! Kanske den uppmärksamme säger nu. Okej då, istället för att trycka på knappen Koppla dokument som i föregående stycke kan man få tillbaks dialogrutan genom att gå till menyn Verktyg och återigen välja Koppla Dokument Här trycker man ju då på Koppla för att koppla sitt dokument. Om man väljer det här alternativet så finns även knappen Frågealternativ för att begränsa urvalet i källdokumentet. Det är dock inget jag tänker gå igenom här, men testa gärna på egen hand. 9