Ladok. Registrering. RG01 Registrering en person 2. RG02 Registrering flera personer 4. RG10 Avbrott på kurs 9

Transkript

1 Ladok Registrering OBS! Studenten skall själv registrera sig via webb tjänst och det är endast i undantagsfall som administratören ska registrera studenter. RG01 Registrering en person 2 Beskrivning av funktionen 2 1. Förslag kursregistrering 2 2. FFG reg på kurs, anmälningskod 3 3. FO reg på kurs 3 4. OM reg på kurs 3 RG02 Registrering flera personer 4 Beskrivning av funktionen 4 1. FFG reg på kurs 5 2. FFG reg utsökning via annan kurs, grupp, program 6 3. FO reg på kurs 7 4. OM reg på kurs 8 RG10 Avbrott på kurs 9 Beskrivning av funktionen 9 Arbetsgång vid inläggning/borttag av avbrott/tidigt avbrott 9 RG11 Ändra eller ta bort kursregistrering 10 Beskrivning av funktionen 10 Arbetsgång, flera personer 10 RG12 Ändra programmärkning av kurs 13 Beskrivning av funktionen Arbetsgång, en person i taget Arbetsgång, flera personer, via personvis inmatning eller utsökning 13 Sida 1 av 11

2 RG01 Registrering en person Beskrivning av funktionen Funktionen används för att lägga in alla typer av registreringar för en person i taget; Förstagångsregistrering (FFG), fortsättningsregistrering (FO) och omregistrering (OM). I funktionen ges förslag till registrering i de fall underlag finns i registret i form av antagningar och tidigare registreringar. Följande delfunktioner finns i RG01; 1. Förslag kursregistrering 2. FFG reg på kurs, anmälningskod 3. FO reg på kurs 4. OM reg på kurs Delfunktion kan väljas bland radioknapparna eller under ʺFunktionʺ i menyraden. Varje delfunktion är fristående, vilket betyder att man kan byta person inne i en delfunktion utan att återvända till startformuläret. Endast de delfunktioner som användaren är behörig till är åtkomliga. Obs! För att kunna registrera en student i delfunktionen Förslag kursregistrering krävs att studenten är antagen till kursen/kurserna. I alternativet ʺPersonliga inställningarʺ (under Funktion i menyraden) kan du välja om du vill att förslag till OM reg även ska visas i delfunktionen Förslag kursregistrering. 1. Förslag kursregistrering 1. Välj RG01 i huvudmenyn och välj sedan delfunktionen förslag kursregistrering. 2. Skriv in aktuell termin samt personnummer och tryck tab. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. 3. I formuläret ges ett eller flera förslag till kursregistrering. Om studenten är antagen till fler än tre kurser visas de tre första och med tab eller drag i scroll listen som visas flyttar du till övriga kurser. Registrering sker genom att du markerar J i kolumnen Reg till vänster och sedan klickar på Uppdatera. Du kan göra flera registreringar samtidigt. Blank ruta eller N medför ingen registrering. Med hjälp av tab förflyttar du dig mellan kurserna. Enter fungerar inte här. Glöm inte att titta på meddelanderaden att uppdateringen gick bra. 4. Om du vill kontrollera registreringen kan du titta i UT10. Med hjälp av F12 kan du snabbt byta funktion. 5. Efter uppdatering ställer sig markören på personnummer. Nu kan du fortsätta med nästa person om du vill. Sida 2 av 11

3 2. FFG-reg på kurs, anmälningskod Denna delfunktion används vid registrering av reserver. Observera att studenten måste/ska vara reservplacerad på aktuell kurs. I UT10 kan du kontrollera att studenten har en reservplacering. 1. Välj RG01 i huvudmenyn och välj sedan delfunktionen FFG reg på kurs, anmälningskod. 2. Ange termin och personnummer. Innevarande termin står som förslag och kan bekräftas eller ändras. Med hjälp av >> (sökpilar) kan du söka personnummer. På skärmen visas nu program och kursregistreringar som studenten har angiven termin. 3. Ange anmälningskod och tab. Anmälningskoden går att söka med >>. I sökformuläret kan du tillsammans med F3 (sökstjärna) skriva in delar av t ex anmälningskod och/eller kurskod och få fram alla anmälningskoder för din inst/avdelning. 4. Förslag till märkning av kursen, program och inriktning eller fristående kurs, läggs ut i nästa fält. Kontrollera att uppgiften är korrekt. Alla giltiga förslag till märkning av kursen söks automatiskt fram och läggs ut i drop down listan på skärmen. Ändra genom att välja alternativ i drop downlistan. 5. I nästa fält kan du lägga in personen i grupp (grupp i kurs). Skriv in gruppkoden eller sök gruppen med hjälp av >>. 6. Uppdatera! Ingen uppdatering sker före uppdatering. Glöm inte att titta på meddelanderaden om uppdatering skett. Kursregistreringen syns nu i UT Efter uppdatering ställer sig markören på personnummer. Nu kan du fortsätta med nästa person om du vill. 3. FO-reg på kurs 1. Välj RG01 i huvudmenyn och välj sedan delfunktionen FO reg på kurs. 2. Därefter samma arbetsgång som under Förslag kursregisrering. 4. OM-reg på kurs 1. Välj RG01 i huvudmenyn och välj sedan delfunktionen OM reg på kurs. 2. Därefter samma arbetsgång som under Förslag kursregistrering. Sida 3 av 11

4 RG02 Registrering flera personer Beskrivning av funktionen Funktionen används för att förstagångsregistrera (FFG), fortsättningsregistrera (FO) eller omregistrera (OM) personer på fristående kurs eller kurs inom program, med eller utan registreringsunderlag. Följande delfunktioner finns i RG02; 1. FFG reg på kurs 2. FFG reg utsökning via annan kurs, grupp, program 3. FO reg på kurs 4. OM reg på kurs Registrering flera personer För att kunna söka ut en grupp av studenter krävs att de är antagna. Försök att vänta in i det sista med att ta ut registreringsunderlaget, så att så många som möjligt kommer med på listan. Tillkommer det studenter (som varit reserver) på registreringsunderlaget går det att lägga till studenter under bearbetningen av listan. Uppmärksamma knappen med >>. Den kan du använda för att söka ut bl a anmälningskod och programkoder i funktionen. Klicka på >>, då kommer du till en sökfunktion. F3 = sökstjärna. 1. Man börjar med att skapa en ny lista och för att söka fram studenter. 2. Före registreringstillfället finns möjlighet att skriva ut ett registreringsunderlag. Denna utskrift görs normalt direkt efter utsökningen. Det finns också möjlighet att skriva ut ytterligare registreringsunderlag när man har listan framme på skärmen (ʺBearbeta listaʺ). Inlagda registreringsmarkeringar skrivs då ut på underlaget. 3. Efter registreringstillfället går man in på listnumret för registreringsunderlaget och de personer som ska registreras markers med J. Blank ruta eller N medför ingen registrering. 4. Efter att ha sparat registreringarna lagras de i temporära tabeller. Kommandot ʺDefinitiv inläggningʺ uppdaterar registreringarna i registret. Efter definitiv inläggning raderas listan. När funktionen startas görs automatiskt en genomsökning av påbörjade listor och dina egna listor visas i listöversikten i startbilden. Endast de listor som hör till vald typ av registrering (delfunktion) visas. I funktionsmenyn kan alternativet ʺVisa alla listorʺ bockas för, då visas alla listor som du är behörig till per delfunktion. Lista som ej avslutas tas bort genom att markera den i listöversikten och sedan ange ʺTa bort listaʺ. Ett dimmat R läggs ut när personerna redan har blivit registrerad. Registreringen har lagts in via annan lista eller i RG01. Ett dimmat N läggs ut när personen inte är aktuell för registrering. Orsak kan t ex vara ett sent inlagt återbud på kurs eller avbrott på program som kursen ska läsas inom. Det generella begränsningspaketet nås när utsökt grupp visas. Sida 4 av 11

5 1. FFG-reg på kurs Del 1 Uttag av registreringsunderlag (valfritt) Ta fram ett registreringsunderlag. OBS! Du kan gå direkt till 1.7 om du inte vill ha registreringsunderlag. 1.1 Välj RG02 huvudmenyn och välj därefter delfunktionen FFG reg på kurs. 1.2 Klicka på knappen SKAPA NY LISTA för att söka fram en grupp av studenter. 1.3 Efter att ha klickat på SKAPA NY LISTA kommer du till utsökningspaketet. Sök ut genom att ange termin och tryck på tab tangenten. Därefter anger du aktuell anmälningskod. 1.4 I formuläret ser du nu uppgifter om den kurs du sökt ut. Vill du söka ut studenter inom ett program anger du programkod (FRIST = Fristående kurs) och trycker på tab tangenten. Nu klickar du på knappen SÖK. 1.5 Samtliga studenter du sökt ut visas. Här har du möjlighet att gå till begränsningspaketet via knappen ʺBegränsaʺ. Är du nöjd med listan klickar du på knappen OK. Nu återgår du till formuläret för utsökningspaketet och du kan skriva ut ett registreringsunderlag genom att klicka på knappen SKRIV UT UNDERLAG. 1.6 Nu går du ur utsökningspaketet och därmed följer gruppen med till formuläret i RG02. Del 2 Inläggning av registreringar 1.7 Vi förutsätter att det gått en tid sedan du tagit ut underlaget och du ska nu lägga in registreringarna. Gå återigen in i RG02, välj delfunktionen FFG reg på kurs. Din lista ligger nu i listöversikten. Ta fram den lista du ska arbeta med. Det finns två möjligheter att göra detta: a: Du markerar listan som ligger i listöversikten och klickar på knappen BEARBETA LISTA alt. dubbelklicka på listan. b: Gå till direktval av lista. Skriv in listnumret som finns på registreringsunderlaget och tryck på tab tangenten, klicka på BEARBETA LISTA. 1.8 Nu hamnar du i formuläret ʺinläggning av registreringarʺ. Du registrerar du genom att skriva ett J i kolumnen ʺRegʺ till vänster och trycka på tab tangenten. Skall ingen registrering göras fyller du i ett N eller låter rutan stå tom (blank = ingen registrering). Vid ʺLägg in förvald markeringʺ kan du välja att lägga in J eller N på samtliga personer på listan. Markeringarna kan du sedan gå in och ändra personvis. 1.9 Klicka på knappen SPARA. (Du kan spara listan och återuppta arbetet vid ett senare tillfälle) Sida 5 av 11

6 1.10 När du är nöjd med listan klickar du på knappen DEFINITIV INLÄGGNING. Efter uppdatering raderas listan och den ligger ej längre i listöversikten. (Kom ihåg att titta på meddelanderaden om inläggningen gick bra) 1.11 Nu kan du gå in i funktionen UT32 och skriva ut en lista på dina registreringar samt ta ut adresslistor, rättningsprotokoll etc. 2. FFG-registrering - utsökning via annan kurs, grupp, program Delfunktionen används för att registrera studenter vid framförallt två tillfällen; När studenter läser flera kurser under en termin och du vill använda dig av en tidigare kurs vid utsökning för att få så korrekt underlagslista som möjligt När du registrerar studenter som läser första termin på program och din kurs inte är den första kursen på terminen 2.1 Välj RG02 i huvudmenyn och välj därefter delfunktionen FFG reg utsökning via annan kurs, grupp, program. 2.2 Klicka på knappen SKAPA NY LISTA för att söka fram en grupp av studenter. 2.3 Klicka på knappen utsökning. Nu hamnar du i det paket som kallas generell utsökning. Nu använder du företrädelsevis registrering på kurs för att söka fram din grupp av studenter, dvs klicka på knappen KURS under Registrering. 2.4 Ange kurskod för den kurs studenterna redan finns registrerade på. 2.5 Ange termin, innevarande termin är alltid förvald. 2.6 Ange typ av registrering, dvs vilken typ av registrering de du vill söka ut har sen tidigare. 2.7 Klicka på knappen SÖK. Nu har en grupp studenter sökts ut. Klicka på knappen OK om du är nöjd. Då återgår du till formuläret för utsökningspaketet och du ser att gruppen du sökt ut ligger i en textrad i formuläret. Klicka på KLAR och därefter på OK knappen och gruppen följer med till formuläret RG Längst ner i vänstra hörnet ser du att du fått ett listnummer. I detta läge har du möjlighet att skriva ut ett registreringsunderlag genom att klicka på knappen SKRIV UT UNDERLAG (valfritt). 2.9 När du ska lägga in registreringarna klickar du på knappen BEARBETA LISTA Nu hamnar du i formuläret inläggning av registreringar. Du registrerar genom att skriva ett J i kolumnen Reg till vänster och trycka på tabb tangenten. Skall ingen registrering göras fyller du i ett N eller låter rutan stå tom (blank = ingen registrering). Vid Lägg in förvald markering kan du välja att lägga in J eller N på samtliga personer på listan. Markeringarna kan du sedan gå in och ändra personvis Klicka på knappen SPARA. (Du kan spara listan och återuppta arbetet vid ett senare tillfälle. Sida 6 av 11

7 2.12 När du är nöjd med listan klickar du på knappen DEFINITIV INLÄGGNING. Efter uppdatering raderas listan och den ligger ej längre i listöversikten. (Kom ihåg att titta på meddelanderaden om inläggningen gick bra) 2.13 Nu kan du gå in i funktionen UT32 och skriva ut en lista på dina registreringar samt ta ut adresslistor, rättningsprotokoll etc. 3. FO-registrering på kurs I denna delfunktion fortsättningsregistrerar du studenter som läser en kurs som går över en eller flera terminer. 3.1 Välj RG02 i huvudmenyn och välj därefter delfunktionen Om registrering på kurs. 3.2 Klicka på knappen SKAPA NY LISTA för att söka fram en grupp av studenter. 3.3 Ange termin (innevarande termin är förvald) och kurskod). I listöversikten ser du nu alla aktuella kurstillfällen som är kopplade till kurskoden och som det går att fortsättningsregistrera på. 3.4 Markera önskad kurs. Innan du klickar på SÖK har du möjlighet att begränsa din sökning till att gälla endast programstudenter. Anger du FRIST får du endast studenter som läser fristående kurs. 3.5 Klicka på knappen SÖK. Nu visas sökresultatet i formuläret Visa antal funna personer. Du har nu möjlighet att begränsa din sökning genom att gå till begränsningspaketet via knappen Begränsa. Är du nöjd med utsökningen klickar du på knappen OK. 3.6 Nu kommer du tillbaka till startformuläret och du kan se att du fått ett listnummer längst ner i vänstra hörnet. I detta läge har du möjlighet att skriva ut ett registreringsunderlag genom att klicka på knappen SKRIV UT UNDERLAG (valfritt). 3.7 När du ska lägga in registreringarna klickar du på knappen BEARBETA LISTA. 3.8 Nu hamnar du i formuläret inläggning av registreringar. Du registrerar genom att skriva ett J i kolumnen Reg till vänster och trycka på tab tangenten. Skall ingen registrering göras fyller du i ett N eller låter rutan stå tom (blank = ingen registrering). Vid Lägg in förvald markering kan du välja att lägga in J eller N på samtliga personer på listan. Markeringarna kan du sedan gå in och ändra personvis. 3.9 Klicka på knappen SPARA. (Du kan spara listan och återuppta arbetet vid ett senare tillfälle) 3.10 När du är nöjd med listan klickar du på knappen DEFINITIV INLÄGGNING. Efter uppdatering raderas listan och den ligger ej längre i listöversikten. (Kom ihåg att titta på meddelanderaden om inläggningen gick bra Sida 7 av 11

8 3.11 Nu kan du gå in i funktionen UT32 och skriva ut en lista på dina registreringar samt ta ut adresslistor, rättningsprotokoll etc. 4. OM-registrering på kurs I denna delfunktion söks de studenter fram som ej har fått slutbetyg på angiven kurs 4.1 Välj RG02 i huvudmenyn och välj därefter delfunktionen OM registrering på kurs. 4.2 Klicka på knappen SKAPA NY LISTA för att söka fram en grupp av studenter. 4.3 Ange termin (innevarande termin är alltid förvald) och kurskod. 4.4 Vid Sök endast personer med FFG reg termin kan du begränsa utsökningen till att endast gälla studenter som är FFG registrerade viss termin (t ex föregående). Gör du ingen begränsning kommer du att få samtliga studenter som ej tidigare fått slutbetyg på kursen oavsett termin för FFG registrering. 4.5 Klicka på knappen SÖK. Nu visas sökresultatet i formuläret Visa antal funna personer. Har du inte begränsat utsökningen till viss termin tidigare har du här möjlighet att gå till begränsningspaketet via knappen Begränsa. Är du nöjd med utsökningen klickar du på knappen OK. 4.6 Nu kommer du tillbaka till startformuläret och du kan se att du fått ett listnummer längst ner i vänstra hörnet. I detta läge har du möjlighet att att skriva ut ett registreringsunderlag genom att klicka på knappen SKRIV UT UNDERLAG (valfritt). 4.7 När du ska lägga in registreringarna klickar du på knappen BEARBETA LISTA. 4.8 Nu hamnar du i formuläret ʺInläggning av registreringarʺ. Du registrerar genom att skriva ett J i kolumnen ʺRegʺ till vänster och trycka på tab tangenten. Skall ingen registrering göras fyller du i ett N eller låter rutan stå tom (blank = ingen registrering). Vid ʺLägg in förvald markeringʺ kan du välja att lägga in J eller N på samtliga personer på listan. Markeringarna kan du sedan gå in och ändra personvis. 4.9 Klicka på knappen SPARA. (Du kan spara listan och återuppta arbetet vid ett senare tillfälle) 4.10 När du är nöjd med listan klickar du på knappen DEFINITIV INLÄGGNING. Efter uppdatering raderas listan och den ligger ej längre i listöversikten. (Kom ihåg att titta på meddelanderaden om inläggningen gick bra 4.11 Nu kan du gå in i funktionen UT32 och skriva ut en lista på dina registreringar samt ta ut adresslistor, rättningsprotokoll etc. Sida 8 av 11

9 RG10 Avbrott på kurs Beskrivning av funktionen Funktionen används för att personvis lägga in och ta bort avbrott på kurs. Inläggning av uppgifterna i registret sker direkt när man anger kommandot Uppdatera. Avbrott på kurs ska läggas in när en studerande har börjat i en kurs men sedan avbrutit studierna. Avbrott på kursen är antingen ʺtidigt avbrottʺ, d v s inom tre veckor efter kursstart, eller vanligt avbrott. Högskolan kan besluta om att inte använda begreppet ʺtidigt avbrottʺ. I stället tar man bort registreringen helt och hållet när avbrottet sker inom tre veckor. Borttagning av registrering görs i en separat funktion (RG11). Avbrott på kurs (sent) Denna delfunktion ska användas när en student avbryter studierna på kursen senare än tre veckor efter kursstart. Borttagning av avbrott innebär att den ursprungliga kursregistreringen återställs. Tidigt avbrott på kurs Denna delfunktion ska användas när en student avbryter studierna på kursen inom tre veckor efter kursstart. Ta bort avbrott Denna delfunktion ska användas för att korrigera ett felaktigt avbrott eller när en studerande, som gjort avbrott, kommer tillbaka och vill fortsätta på kursen. Ta bort tidigt avbrott Denna delfunktion ska användas för att korrigera ett felaktigt tidigt avbrott eller när en studerande, som gjort tidigt avbrott, kommer tillbaka och vill fortsätta på kursen. Arbetsgång vid inläggning eller borttag av avbrott/tidigt avbrott 1. Börja med att välja delfunktion i listan i startformuläret. 2. Ange ett personnummer och den registreringstermin som avbrottet gjordes. Den studerandes alla registreringsuppgifter som finns i registret angiven termin visas på skärmen. 3. Man markerar rutan för borttagning (ʺBortʺ) av avbrott eller rutan för avbrott (ʺAvbrʺ) på kurs samt anger ett avbrottsdatum. Sida 9 av 11

10 RG11 Ändring/borttagning av registrering Beskrivning av funktionen Funktionen används för att ta bort felaktiga kursregistreringar för en person eller flera personer i taget. FFG reg kan endast tas bort om inga resultat finns på kursen. FO reg kan alltid tas bort, men varning utfärdas om resultat finns på innevarande termin. OM reg på innevarande termin kan tax bort utan kontroller. Arbetsgång, flera personer 1. Välj RG11 i huvudmenyn. 2. Välj Flera personer. 3. Ange kurskod. 4. Fyll i personnummer eller klicka på Personvis eller Utsökning a) Om du klickat på Personvis öppnas ny sida för personvis inmatning. Matat manuellt in personnummer och tryck sedan OK. Ladok återvänder till startsidan och i rutan Antal visas antalet inmatade personer. b) Med Utsökning öppnar Ladok det generella utsökningspaketet där du kan söka på t ex kurskod, grupp eller liknande. När du sökt ut klart återvänder du till startsidan med Klar. I rutan Antal visas antalet utsökta personer. 5. När du klickat OK öppnar Ladok en ny sida och visar studentens/ernas alla registreringar (FFG, FO och OM) på angiven kurs. Endast de kursregistreringar som är på angiven termin kan tas bort. Övriga registreringar kan inte tas bort utan visas endast som information. 6. När en registrering skall tas bort anger man J i fältet ʺBortʺ och därefter kommandot Uppdatera. Borttagningen utförs direkt. Glöm inte att titta på meddelanderaden om uppdateringen gick bra. 7. Vid uppdatering kan det i vissa fall skapas två typer av listor: a. Arkivlista när man tagit bort kursregistreringar som tidigare har skrivits ut på verifikationslista. b. Kontrollista lista över programstuderande som p g a borttagning av registreringar har blivit utan kursregistreringar på programmet. Sida 10 av 11

11 RG12 Ändra programmärkning av kursregistrering Beskrivning av funktionen Funktionen används för att flytta en kurs från fristående kurs till program och ev. inriktning och vice versa eller från ett program och ev. inriktning till annat program/inriktning. Detta kan göras för en person i taget eller för flera personer, via personvis inmatning eller utsökning. 1. Arbetsgång för en person i taget 1.1 Välj RG12 i huvudmenyn. 1.2 Välj alternativet En person och tryck på OK 1.3 Ny sida öppnas. 1.4 Skriv in personnummer i fältet för Pnr och tryck tab. 1.5 I fältet ändra programmärkning visas de kurser som studenten är registrerad på. 1.6 För att ändra märkning av kurs: klicka på neråt pilen längst till höger på den kurs man önskar ändra. 1.7 De alternativ man kan ändra till visas. 1.8 Välj det program eller alternativet FRIST KURS som man vill ändra till. 1.9 Klicka på Uppdatera. 2. Arbetsgång för flera personer, via personvis inmatning eller utsökning 2.1 Välj RG12 i huvudmenyn. 2.2 Välj alternativet Flera personer och tryck på OK. 2.3 Ny sida öppnas. 2.4 Skriv in kurskoden för den kurs som ändring skall göras för. 2.5 Välj någon av knapparna Personvis eller Utsökning. 2.6 Om du väljer Personvis öppnas ny sida för personvis inmatning. Här matas personnummer in manuellt. 2.7 Om du väljer Utsökning öppnas det generella utsökningspaketet där du kan söka på t ex kurskod, grupp eller liknande. Sida 11 av 11