Ladok. Funktionsbeskrivning. RS81 Resultatrapportering på hel kurs Version: Beteckning:

Transkript

1 Ladok Funktionsbeskrivning RS81 Resultatrapportering på hel kurs Version: Beteckning: Ändringshistorik Revision Datum Av Kommentar Granskare Godkännare Bengt Reinholdsson Första utkast - -

2 Bengt Reinholdsson (21) Innehållsförteckning 1 STYRGRUPPSBESLUT BESKRIVNING AV RS BEHÖRIGHETSANALYS PREFERENSSTYRNING SYSTEM- OCH ANVÄNDARPREFERENSER PERSONLIGA PREFERENSER (PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR) UTSKRIFTER... 3 BILAGOR: FORMULÄR OCH HJÄLPTEXTER... 5 RS81A00G - STARTFORMULÄR... 5 Funktionshjälp... 5 RS81A07G PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR... 7 Funktionshjälp... 7 RS81A02G PERSONVIS INMATNING... 8 Funktionshjälp... 8 RS81B00G INLÄGGNING AV BETYG Funktionshjälp RS80C00G ÄNDRING AV BETYG Funktionshjälp RS81D00G BORTTAGNING AV BETYG Funktionshjälp RS81E00G DEFINITIV INLÄGGNING Funktionshjälp RS81F00G STÄDNING AV LISTOR Funktionshjälp RS81A03G - UTSKRIFTER Funktionshjälp RS81A01G VISA LISTA Funktionshjälp... 21

3 Bengt Reinholdsson (21) 1 Styrgruppsbeslut Följande styrgruppsbeslut finns som påverkar denna funktion. Nr Ärende Anmärkning 2 Beskrivning av RS81 Funktionen används för att rapportera in resultat på hel kurs i annan. Funktionen har sex delfunktioner: Inläggning av resultat utan kontroll Inläggning av resultat Ändring av resultat Borttagning av resultat Definitiv inläggning av resultat Städning av listor 3 Behörighetsanalys Enda krav för att använda den är behörighet till funktionen. 4 Preferensstyrning 4.1 System- och användarpreferenser Det finns två system- och användarpreferensstyrningar för denna funktion. Super: Kursinst: Superbehörighet Vilken institution som skrivs ut i dokument-huvudet på utskrifterna. 4.2 Personliga preferenser (personliga inställningar) Personliga preferenser finns i funktionen. Sätts formuläret personliga inställningar som öppnas i funktionsmenyn. 5 Utskrifter Det finns tre olika utskrifter i funktionen. De är:

4 Bengt Reinholdsson (21) Anmälningslista. Preliminär anslagslista. Arkivlista Alla utskrifter kan fås på skärm och/eller skrivare. Om man valt flera alternativ, presenteras alla uppgifter i en följd. Sorteringsordning kan väljas i formuläret för personliga inställningar.

5 Bengt Reinholdsson (21) Bilagor: Formulär och hjälptexter RS81A00G - Startformulär Figur 1: Startformulär RS81 Funktionshjälp RS81 Resultatrapportering på kurs - annan Senast ändrad: I funktionen kan man göra följande: - Inläggning av betyg på hel kurs. I denna delfunktion görs automatiskt tre kontroller: 1 Personerna får inte ha ett slutbetyg i kursen sedan tidigare, 2 Personerna måste vara klara med kursens alla obligatoriska prov (enligt den provuppsättning som gällde vid personens ffgregistreringstermin) 3 Summan av avklarade provpoäng måste minst motsvara kursens poäng. Personvis inmatning eller beställning av underlag kan göras när ny lista skall skapas. - Inläggning av betyg på hel kurs utan kontroll. Inga poäng- eller provkontroller görs men personerna måste ha ffg-registrering i kursen för att betyg skall kunna sättas. Kontroll görs också av att personerna inte har slutbetyg i kursen sedan tidigare. Personvis inmatning används. - Ändring av betyg - Borttagning av betyg

6 Bengt Reinholdsson (21) - Definitiv inläggning - Städning av listor Inskrivning, ändring och borttagning av betyg, städning och inläggning av listorna sker i respektive delfunktion. När examinator undertecknat arkivlistan kan uppgifterna läggas in i registret via delfunktion "Definitiv inläggning". Listor som ej avslutas tas bort i delfunktionen "Städning av listor". Endast de delfunktioner som användaren är behörig till är åtkomliga. I funktionens första bild skall man välja delfunktion. Man markerar delfunktion i listan till vänster i bilden eller under 'Funktion' i menyraden. Dessutom kan man i bilden välja rapporteringssätt (Underlag, Personvis), välja att titta på en lista (Visa lista), att gå in på en lista för rapportering (Bearbeta lista) eller att gå till utskriftsbilden (Utskrifter). Man kan också ange ett listnummer direkt för den lista man vill arbeta med. Personliga inställningar I bilden "RS81 Personliga inställningar" (under 'Funktion') kan man ange uppgifter som skall gälla för anslagslista och arkivlista. Rapportering Man börjar en rapportering med att välja delfunktion. Därefter krävs kurskod eller ett listnummer (gäller direktval) utom för alternativen "Städning..." samt "Definitiv inläggning" som man kommer till direkt via knappen 'Bearbeta lista/ok'. Förifyllda uppgifter - Delfunktion "Inläggning av betyg": Här tas förslag till betyg och betygsdatum från senast avklarade prov. - Delfunktion "Inläggning av betyg, utan kontroll": Här måste man skriva in ett betygsdatum i datumfältet. Uppgiften är obligatorisk. Förvalt betyg kan väljas i ett senare skede, i betygslistan. De för ifyllda uppgifterna går att ändra i betygslistan. En helt ny lista skapas när man markerar raden "Ny lista" i listöversikten och därefter klickar på någon av knapparna 'Underlag' eller 'Personvis'. En tidigare påbörjad lista kommer man till genom att markera listan i listöversikten och därefter trycka på "Bearbeta lista", eller genom att dubbelklicka på listan i listöversikten. I delfunktionerna "Ändring av betyg" och "Borttagning av betyg" kan man skapa en ny lista med personvis inmatning.

7 Bengt Reinholdsson (21) RS81A07G Personliga inställningar Figur 2: Personliga inställningar RS81 Funktionshjälp Personliga inställningar - annan Senast ändrad: Här kan man lägga in sina egna önskemål om vilka uppgifter som skall skrivas ut på anslags- och arkivlistorna. Markera önskade alternativ och spara inställningarna.

8 Bengt Reinholdsson (21) RS81A02G Personvis inmatning Figur 3: Personvis inmatning RS81 Funktionshjälp Personvis inmatning - resultatrapportering på kurs, annan Senast ändrad: I detta formulär lägger du till personer på en ny eller befintlig lista. Endast personnummer skrivs in. Programmet kontrollerar att personnumret är logiskt, att en giltig kursregistrering finns, att personen finns i registret samt att personen inte är godkänd på kursen. Övriga kontroller varierar beroende på delfunktion. För delfunktion inläggning visas kommentaren "EJ_KR" i kommentarsfältet på raden om ingen kursregistrering finns och då utförs inga fler kontroller. Provet får ej vara godkänt. Provdatumet får ej vara senare än aktuellt datum, när betyget inrapporteras. Om personen har avbrott på kursen, får ej provdatum ligga efter avbrottsdatum.

9 Bengt Reinholdsson (21) För delfunktion ändring ges ett felmeddelande om ingen kursregistrering finns och då utförs inga fler kontroller. Det kontrolleras att resultat på provet finns. Om personen har avbrott på kursen, får ej provdatum ligga efter avbrottsdatum. För delfunktion borttagning görs samma kontroller som för ändring förutom kontrollen av avbrott på kurs. Kommentar Fältet innehåller felorsaken om personen trots anmärkningar ändå kan skrivas in på listan. T ex om kursregistrering saknas skrivs EJ_KR ut i kommentarfältet men personen tas ändå med på en lista för inläggning. Antal inlagda Fältet visar hur många personer som du nu har lagt in via detta formulär. Det visar inte antalet totalt på listan. Snabbinmatning Knappen öppnar formuläret för snabbinmatning av personnummer. Stryk När du skall ta bort en person från listan får du markera raden och ange "Stryk". Personen försvinner då omedelbart från skärmen. Du måste spara för att uppdatera listan. Spara Inmatade personnummer sparas på listan. Efter att du har sparat är du kvar i detta formulär. När du stänger formuläret kommer du tillbaka till det formulär där du var före personvis inmatning. De nytillkomna personerna visas i slutet av listan.

10 Bengt Reinholdsson (21) RS81B00G Inläggning av betyg Figur 4: Inläggning av betyg på prov, RS81 Samma formulär öppnas oavsett om det är inläggning av betyg med eller utan kontroll. Funktionshjälp Inläggning av betyg på kurs - annan Senast ändrad: I detta formulär kan du lägga in resultat på avslutad kurs. Det finns möjlighet att ange examinator, betyg och betygsdatum. Det som anges här uppdaterar berörda resultattabeller vid definitiv inläggning. Förflyttningar formuläret görs med hjälp av mus, tab-knapp eller enter-knapp. Den sistnämnda fungerar då markören är placerad i listan och man snabbt vill mata in resultat. Examinator Detta fält är ej obligatoriskt. Om du i detta skede inte anger examinator, så finns det även möjlighet att ange det vid utskrift av arkivlista. Förvalt betyg

11 Bengt Reinholdsson (21) Förvalt betyg väljs ur en drop down listbox med de betygsalternativ som är giltiga för kursen. Boxen går endast att använda då inga betyg i listan är satta. Väljer man betyg i förvalt betyg tilldelas alla studenter samma betyg. Betyg I detta fält skriver man betyg på kurs. Det måste vara något av de alternativ som finns att välja på under Förvalt betyg. Betygsdatum Betygsdatum är obligatoriskt och i alla lägen möjligt att ändra. Detta betygsdatum är knutet till person. ECTS Detta fält används inte för tillfället och är dimmat tills vidare. Antal Under listan visas hur många personer som är med på listan och hur många är betygsatta. Stryk När du skall ta bort en person från listan markerar du raden och aktiverar knappen "Stryk". Personen försvinner då omedelbart från skärmen. Du måste spara för att uppdatera listan. Alternativt kan du ange streck (-) i betygsfältet. Personen försvinner nästa gång som du sparar. Lägg till När du aktiverar denna knapp kommer du till "Personvis inläggning" i vilket du kan lägga till personer på listan. De personer du anger hamnar i slutet på den redan påbörjade listan. Men nästa gång du tar fram listan sorteras de tillagda in bland de övriga enligt den sorteringsordning du valt. Spara Du kan spara listan när som helst förutsatt att angivna uppgifter är korrekta och att ingen rad är bara delvis ifylld. Efter att du har sparat är du kvar i detta formulär. Utskrifter När du aktiverar denna knapp kommer du till ett formulär där du kan välja olika typer av utskrifter.

12 Bengt Reinholdsson (21) RS80C00G Ändring av betyg Figur 5: Ändra betyg RS81 Funktionshjälp Ändring av betyg på kurs - annan Senast ändrad: I detta formulär kan du ändra resultat på kurs. Det finns möjlighet att ändra examinator, betyg och betygsdatum. Det som anges här uppdaterar berörda resultattabeller vid definitiv inläggning. Förflyttningar formuläret görs med hjälp av mus, tab-knapp eller enter-knapp. Den sistnämnda fungerar då markören är placerad i listan och man snabbt vill mata in resultat. Examinator Detta fält är ej obligatoriskt. Om du i detta skede inte anger examinator, så finns det även möjlighet att ange det vid utskrift av arkivlista. Personernas tidigare inrapporterade uppgifter visas, både i fälten för nuvarande uppgifter samt i fälten vid Ändra till. I de senare skriver man in de nya uppgifterna som skall gälla.

13 Bengt Reinholdsson (21) Betyg Betyg är obligatoriskt. Det måste vara något av de alternativ som är giltiga för aktuell kurs. Betygsdatum Betygsdatum är obligatoriskt och i alla lägen möjligt att ändra. ECTS Detta fält används inte för tillfället och är dimmat tills vidare. Antal Under listan visas hur många personer som är med på listan. Stryk När du skall ta bort en person från listan markerar du raden och aktiverar knappen "Stryk". Personen försvinner då omedelbart från skärmen. Du måste spara för att uppdatera listan. Alternativt kan du ange streck (-) i betygsfältet. Personen försvinner nästa gång som du sparar. Lägg till När du aktiverar denna knapp kommer du till "Personvis inläggning" i vilket du kan lägga till personer på listan. De personer du anger hamnar i slutet på den redan påbörjade listan. Men nästa gång du tar fram listan sorteras de tillagda in bland de övriga enligt den sorteringsordning du valt. Spara Du kan spara listan när som helst förutsatt att angivna uppgifter är korrekta och att ingen rad är bara delvis ifylld. Efter att du har sparat är du kvar i detta formulär. Utskrifter När du aktiverar denna knapp kommer du till ett formulär där du kan välja olika typer av utskrifter.

14 Bengt Reinholdsson (21) RS81D00G Borttagning av betyg Figur 6: Borttagning av betyg RS81 Funktionshjälp Borttagning av betyg på kurs - annan Senast ändrad: I detta formulär kan du ta bort resultat på kurs. De personer som du har skrivit in personvis finns med på listan. I listans rader visas det som i nuläget är resultatrapporterat och somkommer att tas bort vid definitiv inläggning. Antal Under listan visas hur många personer som är med på listan. Stryk När du skall ta bort en person från listan markerar du raden och aktiverar knappen "Stryk". Personen försvinner då omedelbart från skärmen. Du måste spara för att uppdatera listan.

15 Bengt Reinholdsson (21) Lägg till När du aktiverar denna knapp kommer du till "Personvis inläggning" i vilket du kan lägga till personer på listan. De personer du anger hamnar i slutet på den redan påbörjade listan. Men nästa gång du tar fram listan sorteras de tillagda in bland de övriga enligt den sorteringsordning du valt. Spara Du kan spara listan när som helst förutsatt att angivna uppgifter är korrekta. Efter att du har sparat är du kvar i detta formulär. Utskrifter När du aktiverar denna knapp kommer du till ett formulär där du kan välja olika typer av utskrifter. RS81E00G Definitiv inläggning Figur 7: Definitiv inläggning RS81 Funktionshjälp Definitiv inläggning av betyg på kurs - annan Senast ändrad

16 Bengt Reinholdsson (21) I detta formulär kan du uppdatera berörda resultattabeller med de arkivlistor som skapats inläggning, borttag och ändring av betyg på kurs. Definitiv inläggning kan bara göras om arkivlistan är uttagen på skrivare och undertecknad av examinator. Kontroller och information Listnummer samt kontrolltal måste anges. Dessa uppgifter finns på arkivlistan. När listnummer anges skrivs information om listan på skärmen: Kurskod, examinator, antal rader(personer) och antal betyg mm. Om någon person på listan saknar betyg går inläggning av uppgifterna inte att utföra. Anslagslista och betygsstatistik Om man kryssar i rutan "Anslagslista skall skrivas", skrivs anslagslistan automatiskt ut i samband med uppdateringen. Betygsstatistik över satta betyg visas på skärmen om rutan "Visa betygsstatistik" är ikryssad. ECTS-betyg används inte i nuläget och är därför dimmad tills vidare. Definitiv inläggning Uppgifterna på listan läggs in definitivt när man klickar på "Uppdatera". Förutsättningen för uppdateringen är att användaren har angett ett korrekt kontrolltal. Det görs en kontroll att listnummer överensstämmer med angivet kontrolltal. Om någon uppgift på arkivlistan är ändrad sedan den skrevs ut stämmer inte kontrolltalet längre och en ny arkivlista måste tas fram innan inläggning kan göras. Om listnummer och kontrolltal överensstämmer uppdateras berörda resultattabeller.

17 Bengt Reinholdsson (21) RS81F00G Städning av listor Figur 8: Städa listor RS81 Funktionshjälp Städa listor, resultatrapportering på kurs - annan Senast ändrad: I detta formulär kan du ta bort oavslutade listor som skapats i funktionen RS81 för annan. Du har behörighet att städa bort listor som omfattar kurser som du har rapporteringsrättighet för. Du kan därför dels ta bort listor som du själv har påbörjat dels ta bort listor som andra användare har gjort, förutsatt att du är behörig till kursen, kursens institution eller provets institution. Söka fram listor Du börjar med att ange vilka listor som skall sökas fram. De alternativ som finns att välja på för utsökning är följande: Ej färdiga/färdiga - "Ej färdiga listor" innebär att endast de listor visas på vilka inte alla personer har betyg ifyllda.

18 Bengt Reinholdsson (21) - "Färdiga listor" innebär att endast de listor visas på vilka alla personer på listan har betyg ifyllda. - "Samtliga" innebär att både färdiga och icke färdiga listor visas. Egna listor/listor som jag är behörig på - "Egna listor" innebär att du får listor som du själv har påbörjat. - "Listor som jag är behörig på" innebär att du får både dina egna och andras listor och som omfattar prov som du är behörig på. Om du vill kan du begränsa utsökningen av listor till en viss institution. Anger du ingenting i institutionskodsfältet så visas alla listor som du är behörig på. Specificering av kurskod Om kurskod anges innebär det att du får listor som gäller en viss kurs. Specificering av institution Om "Listor som jag är behörig på" är valt kan antingen kurskod eller institution anges. Om kurskod och institution anges, begränsar man utsökningen till angiven kurskod. Sök Uppgifter om befintliga listor enligt urvalet visas på skärmen, när du aktiverar Sök-knappen. Visa lista Du kan titta på en lista, om du markerar den och aktiverar knappen "Visa lista". Ta bort lista För att ta bort en lista markerar du den och aktiverar knappen "Ta bort".

19 Bengt Reinholdsson (21) RS81A03G - Utskrifter Figur 9: Utskrifter RS81 Funktionshjälp Beställning av utskrifter - annan Senast ändrad: I RS81 finns tre olika typer av utskrifter. Här väljer man vilka utskrifter man vill ha och startar utskrifterna. Vilka utskrifter som kan tas ut beror på i vilket skede av betygsrapporteringen man är. - För lista där inga betyg har rapporterats kan underlag (- betyg på hel kurs) skrivas ut. - För lista där samtliga betyg har rapporterats kan preliminär anslagslista och arkivlista tas ut. - För lista som överförs till registret kan anslagslista skrivas ut. På underlag -betyg på hel kurs och den preliminära anslagslistan kan man lägga in fritext. När examinatorskod anges skrivs namnet automatiskt ut på arkivlistan. När kod för examinator saknas i registret kan man lägga in personens namn i klartext när man beställer arkivlistan och namnet skrivs då ut på arkivlistan.

20 Bengt Reinholdsson (21) I alla lägen kan man ta ut namn- och adresslistor, etikettlistor, etiketter och rutlistor. Beställs via "Skriv ut personlistor" under Arkiv' i menyraden när man befinner sig i utskriftsformuläret. Utskriftsformuläret kommer man åt via knappen utskrifter. I Personliga inställningar kan man välja vad som ska visas på de olika utskrifterna. Komplett betygsrapportering Finns det betyg inlagda på alla studenter kan man välja: - Preliminär anslagslista. - Arkivlista Ej komplett betygsrapportering Om betygsrapportering inte är påbörjad kan man enbart välja underlag - betyg på hel kurs. Är betygsrapportering påbörjad, men inte avslutad kan inga utskrifter göras. Preliminär anslagslista Denna lista är en preliminär resultatlista. Betygen är inte definitivt inlagda i databasen. Det finns ett fält för fritext. Arkivlista Har man angett Examinator i tidigare formulär så är fältet Examinator dimmat i detta formulär. Har man inte angett examinator så finns det ett fält för detta. På denna lista finns studenter och deras betyg inlagda. Listan har ett listnummer samt ett kontrollnummer, som ska användas när Definiv inläggning görs. Kontrollnumret skrivs endast ut på skrivare. Listan ska skrivas under av examinatorn före Definitiv inläggning görs.

21 Bengt Reinholdsson (21) RS81A01G Visa lista Figur 10:Visa lista RS81 Funktionshjälp Visa lista - resultatrapportering på kurs, annan Senast ändrad: Här kan man granska en befintlig lista. Man kan se namn, personnummer och betygsuppgifter. Inga uppgifter kan påverkas i denna bild.