Funktionsbeskrivning

Transkript

1 Funktionsbeskrivning [UB80 Hantering av ] Version: Beteckning: 1.01 Ändringshistorik Revision Datum Av Kommentar 1, Maria Valterssson Kompletterar preferenser på delfunktionsnivå Eyad Alshiekhkhalil Ändringar för skärmdumpar.

2 Lisa Wulff (12) Innehållsförteckning 1. NY FUNKTION UB80 HANTERING AV DUBBLA PERSONNUMMER ALLMÄNT OM FUNKTIONEN FORMULÄR OCH HJÄLPTEXTER ÖVRIGT... 12

3 Lisa Wulff (12) 1. Ny funktion UB80 Hantering av 1.1 Syfte med funktionen Enligt direktiven från skall funktionalitet utvecklas för att ge bra stöd att hitta personer som förekommer på mer än ett personnummer, dels i Ladok och dels i Ladok respektive NyA. Man behöver både kunna hitta sådana personer i Ladok och jämföra personer i Ladok med personer i NyA via inläsning av fil AF80. Classicrutinen UV92 kontroll av ska ersättas 1.2 Begränsning Automatiskt byte av personnummer skall inte göras. Varje personnummerbyte måste föregås av en mänsklig bedömning för att man skall uppnå tillräcklig säkerhet. 1.3 Beslut Följande beslut finns som påverkar denna funktion. Nr Ärende Anmärkning 2. Allmänt om funktionen Denna funktion består av två delfunktioner och används för att beställa batch-körningar för att hämta en fil med nya och ändrade interimspersonnummer, samt att kontrollera förekomst av eventuella dubbletter i den egna Ladokdatabasen. Batchen läggs upp som engångsbeställning i båda delfunktionerna För hämtning av AF80-filen från NyA görs en batchbeställning. Villkor ska inte anges för denna beställning. Batchen ska läggas upp som en stående beställning som körs en gång i veckan. För kontroll av dubbletter i Ladok görs en batchbeställning. Villkor ska anges för denna beställning och det går att kombinera olika villkor. Batchen kan läggas upp som en stående beställning eller köras vid behov, t.ex efter överföring av urvalsfil från Nya. Funktionen använder formulär från GB01 i samband med beställning och inställning: - GB01A00G beställningsformulär - GB01A02G inställningar av e-post och skrivare.

4 Lisa Wulff (12) 2.2 Uppdelning till delfunktioner Funktionen har två delfunktioner: - Utbytta och nya personnummer från VHS (UB80_B) - Dubbletter i Ladok (UB80_C) 2.3 Behörighetsanalys Behörigheten till funktionen styrs av behörighetsklass. 2.4 Preferensstyrning Användar- och systempreferenser Funk Nr Vad vill man styra Nyckelord Värde: Resultat Default Typ UB80 Lägg till/ta bort SUPER J N A ändra andras beställningar UB80_B Tillgång till villkorsformulär VILLKOR J= knappen Villkor är tillgänglig J S N= Knappen Villkor är inte tillgänglig. UB80_C Tillgång till villkorsformulär VILLKOR Preferensen måste sättas till N Se ovan Preferensen måste sättas till J J S 2.5 Utskrifter Utskrifter av resultat av batch-körningarna sker genom e-post till angiven e-postadress. 2.6 Avvikelser från S & G Inga kända avvikelser

5 Lisa Wulff (12) 3. Formulär och hjälptexter 3.1 Startformulär UB80A00G Hjälptext UB80 - Hantering av Senast uppdaterad I denna funktion hanterar du: Utbytta och nya personnummer från VHS. Dubbletter i LADOK. Välj delfunktion och tryck ok

6 Lisa Wulff (12) 3.2 Beställningsformulär UB80B00G Funktionshjälp UB80 Batchbeställning - Hämta personnummerfil från NyA Senast uppdaterad Allmänt Här kan du lägga upp batchbeställningar. Batchen läser in AF80-filen från NyA och letar efter troliga dubbletter. Välj beställning Du börjar med att fylla i beteckningen på den beställning du vill göra. Du anger därefter vilket tidigaste kördatum och vilken tidigaste körtid du vill att batchen skall startas. Därefter anger du om du vill att det skall vara en stående beställning, dvs. en batch som körs regelbundet. Du anger vilka dagar i veckan du vill att batchen skall köras. Om du inte kryssar för någon veckodag körs batchen endast en gång. Batchbeställningen för UB80_B ska köras efter att NyA har kört sin AF80-fil. Därför rekommenderas att körningarna mellan AF80 och UB80 samordnas så att UB80 startar efter att AF80 kört klart och skapat filen som används av UB80.

7 Lisa Wulff (12) Du kan även i beställningen markera om du vill att den skall ligga kvar efter att batchen är körd. Om man vill se alla beställningar på funktionen finns ett menyalternativ för detta. Vill man inte att en körning skall göras av någon anledning så kan man sätta status till VILANDE, då görs inga körningar på den beställningen. Du kan lägga till och ta bort beställningarna via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar aktiverar du "Uppdatera". För att ändra i en befintlig beställning markerar du aktuell beställning i listan och ändrar aktuella parametrar under 'Ange din beställning'. För att spara ändringar aktiverar du "Uppdatera". Inställning För varje beställning går det normalt också att specificera olika inställningar. Till specificerad epost-adress skickas information om hur körningen gick. Denna inställning görs genom att gå in i inställningsformuläret via inställningsknappen. Villkor Inga villkor används i denna funktion. Hämta fil När en beställning är KLAR och det har genererats en fil så ligger filen på den server där batchen kördes. För att få tillgång till filen aktiverar man knappen "Hämta fil". Filen kopieras och du kan själv välja var de skall läggas. Filen från NyA består av två delar - Ändrade personnummer och Nya interimspersonnummer Resultatet av beställningen är en resultatfil där personnummer som överensstämmer mellan Nya och Ladok (Träff) och troliga dubbletter (Möjlig träff) listas, både de som bytts från respektive de som bytts till. Det som jämförs för möjlig träff är födelsedata och de tre första bokstäverna i förnamn och de tre första bokstäverna i efternamn. Undantag: I de fall för- eller efternamn består av endast två bokstäver i filen från NyA, räcker detta som överensstämmelse för "Möjlig träff".

8 Lisa Wulff (12) En fellista kan också bli resultatet av beställningen. Här redovisas felaktigheter som t ex ologiska personnummer. Fellistan är liksom resultatfilen åtkomlig via knappen "Hämta fil". 3.3 Beställningsformulär UB80C00G Funktionshjälp UB80_C Batchbeställning -Dubletter i Ladok Senast uppdaterat Allmänt Här kan du lägga upp batchbeställningar. Batchen söker ut möjliga personnummerdubbletter i den egna Ladokdatabasen. Välj beställning Du börjar med att fylla i beteckningen på den beställning du vill göra. Du anger därefter vilket tidigaste kördatum och vilken tidigaste körtid du vill att batchen skall startas.

9 Lisa Wulff (12) Därefter anger du om du vill att det skall vara en stående beställning, dvs. en batch som körs regelbundet. Du anger vilka dagar i veckan du vill att batchen skall köras. Om du inte kryssar för någon veckodag körs batchen endast en gång. Det kan rekommenderas att köra dubblettkollen i slutet av de mest intensiva perioderna av etablering av utländska studenter, för att kunna undvika alltför många dubbelletableringar. Du kan även i beställningen markera om du vill att den skall ligga kvar efter att batchen är körd. Om man vill se alla beställningar på funktionen finns ett menyalternativ för detta. Vill man inte att en körning skall göras av någon anledning så kan man sätta status till VILANDE, då görs inga körningar på den beställningen. Du kan lägga till och ta bort beställningarna via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar aktiverar du "Uppdatera". För att ändra i en befintlig beställning markerar du aktuell beställning i listan och ändrar aktuella parametrar under 'Ange din beställning'. För att spara ändringar aktiverar du "Uppdatera". Kopiera beställning Om du vill köra en likadan beställning som en av de gamla och behålla den gamla betsällningens fil, så kan du kopiera din beställning med knappen Kopiera beställning. Inställning För varje beställning går det normalt också att specificera olika inställningar. Till specificerad epost-adress skickas information om hur körningen gick. Till specificerad skrivare skickas ev. utskrifter direkt till skrivaren. Dessa två inställningar görs genom att gå in i inställningsformuläret via inställningsknappen. Villkor Man kan normalt för varje batchbeställning gå in och specificera vilka villkor som skall gälla för den specifika beställningen. Detta görs genom att gå in i villkorsformuläret via villkorsknappen. Observera att det inte är tillåtet att använda villkor för vissa funktioner. Hämta fil

10 Lisa Wulff (12) När en beställning är KLAR och det har genererats en fil så ligger filen på den server där batchen kördes. För att få tillgång till filen aktiverar man knappen "Hämta fil". Filen kopieras och du kan själv välja var den skall läggas. 3.4 Villkorsformulär UB80C01G Funktionshjälp UB80_C - Villkor för Dubbletter i Ladok Senast uppdaterad: Allmänt UB80 går igenom NAMN-tabellen, enligt de villkor som anges i villkorsformuläret, och söker ut interimspersonnummer som har möjliga dubbletter i databasen. Möjliga dubbletter, där födelsedatum, de tre första bokstäverna i förnamnet och de tre första bokstäverna i efternamnet stämmer överens, presenteras i en datafil. Det finns även ett alternativ där man söker ut alla personnummer med samma födelsedatum. Villkorsformuläret Alla Söker ut alla interimspersonnummer som har eventuella dubbletter. Detta villkor kan inte kombineras med de övriga villkoren.

11 Lisa Wulff (12) Alla med samma födelsedatum Söker ut alla personer med samma födelsedatum. Om man väjer detta alternativ ensamt så får man ut en lista på alla som har samma födelsedatum, uppdelat per födelsedatum. Detta är användbart om man vill leta rätt på personer där efternamn och förnamn har bytt plats och som därför fått två interimspersonnummer. Observera dock att det blir en omfattande utsökning med många träffar. Villkoret går att kombinera med alternativen Aktiva fr.o.m. termin, Födelsedatum och Etableringsdatum. Vid kombination med annat villkor krävs minst ett interimspersonnummer i gruppen för födelsedatum för att alla personnummer med detta födelsedatum ska listas i filen. Aktiva fr o m termin Söker ut interimspersonnummer som har eventuella dubbletter. Detta villkor används om man inte vill ha med alla personer, utan bara personer som har varit aktiva från och med en angiven termin. De interimspersonnummer som sökts fram jämförs även med resten av databasen. Villkoret går att kombinera med alternativen Alla med samma födelsedatum, Födelsedatumintervall och Etableringsdatum fr.o.m. Födelsedatumintervall Söker ut interimspersonnummer som har eventuella dubbletter inom angivet födelsedatumintervall. De interimspersonnummer som sökts fram jämförs även med resten av databasen. Villkoret går att kombinera med alternativen Alla med samma födelsedatum, Aktiva fr.o.m. termin och Etableringsdatum fr.o.m. Etableringsdatum fr.o.m. Söker ut interimspersonnummer, från och med ett visst etableringsdatum, som har eventuella dubbletter. Detta villkor används om man inte vill ha med alla personer, utan bara personer som har etablerats från och med en angiven termin. De interimspersonnummer som sökts fram jämförs även med resten av databasen. Villkoret går att kombinera med alternativen Alla med samma födelsedatum, Aktiva fr.o.m. termin och Födelsedatumintervall.

12 Lisa Wulff (12) 4. Övrigt Batchen UB80_B Utbytta och nya personnummer från VHS, börjar köras efter gemensam överenskommelse mellan Ladok och VHS. Mer info om när det sker skickas ut till Ladokansvariga.