Sekretess i Ladok. Processbeskrivning. Jenny H Svensson, Lena Östling Version: Beteckning: 0.2

Transkript

1 Sekretess i Ladok Processbeskrivning Jenny H Svensson, Lena Östling Version: Beteckning: 0.2 Ändringshistorik Revision Datum Av Kommentar Granskare Godkännare Jenny H Första versionen - Svensson, Lena Östling M. Wickberg Lagt till förändringar avseende VHS hantering inför VT2009(2.2) samt innehållsförteckning och små justeringar.

2 2 Innehållsförteckning 1 Processbeskrivning (bild) Signal om sekretess NyA/VHS Nytt om alias inför VT SB Student SA UT RV SA Spar SB Utlämnande av information Behörighet UT10, UT20, UT21, UT90, UT RS41, RS UB20, UB30, SB LPW, LadokPing... 9

3 3 1 Processbeskrivning (bild) Signal om sekretess NyA/VHS Student Spar SB02 Rutiner för hantering av skydd SB10 SA08 UT08 RV05 SA01

4 4 Utlämnande av information identitetsuppgifter Behörigheter (ANVPREF2) SEKRETESS=J UT10, UT20, UT21, UT90, UT92 RS41, RS96 UB20, UB30, SB10 LPW, LadokPing

5 5 2 Signal om sekretess Om en student behöver skydd kan signalen komma från flera olika håll. Lärosätet rekommenderas att ta fram egna rutiner för sekretesshantering eftersom Ladoks funktioner/funktionalitet bara är ett verktyg och inte ger svaret på hur sekretessen ska hanteras. Det är viktigt att högskolan upplyser studenten om vad det innebär att ha skydd i Ladok, bl.a. med hänsyn till kontakter med CSN och VHS när ansökan sker till andra högskolor, merithämtning m.m. 2.1 NyA/VHS Studenten söker till VHS och begär i samband med det att få skydd enligt Sekretesslagen 7 kap 9. Tas ett beslut om skydd kommer uppgifter om det skyddet att föras över till berörda lärosäten i samband med att antagningsuppgifter för berörd antagningsomgång hämtas AF54/SB Nytt om alias inför VT2009 Inför vårterminen 2009 har VHS ändrat i sina rutiner för sökande som begär sekretess. Notera att det som anges i detta avsnitt är unikt för denna antagningsomgång, det är inte överenskommet att hanteringen framgent kommer att vara sådan. En sökande som begär sekretess eller har sekretess i SPAR får av VHS en förfrågan; om under vilket namn han/hon önskar återfinnas i NyA/Ladok. Detta namn blir då den uppgift som förs över till Ladoks NAMN- tabell i samband med SB02-körningen. På detta sätt undviks att en sökande med sekretess pekas ut genom att det i underlagen står Uppgift saknas. Uppgift saknas kommer dock att kvarstå om den sökande inte anger något namn. om sekretessen avser endast skyddad adress, dvs. huruvida uppgifter om namn och personnummer inte behöver skyddas. Om den sökande endast önskar att adressen inte visas så kommer den sökande att lyftas ut ur alias - hanteringen och hanteras som en vanlig sökande. Den adress (tf) de anger vid anmälan är den som gäller och är den som först över till Ladok. Eftersom dessa i regel har skyddad adress i SPAR så förs inte heller adressuppgifter över vid ev hämtning till Ladok (SB10). Hantering vid saknad adress bestäms lokalt. Det kan finnas de sökande med adress i SPAR men där VHS har funnit att det finns anledning till annan adress i NyA (t.ex. om den sökande inväntar beslut RSV). Deras adresser kan då komma att hämtas vid en SB10 körning. Det finns inte heller här sätt att fånga upp dessa (få) sökande. Härvidlag är dock ett formellt beslut om sekretess i SPAR förhoppningsvis redan taget. VHS skickar nu tydligare/tidigare information om att den sökande som beviljats sekretess måste kontakta aktuellt lärosäte för vidare handläggning av ärendet. Det är sannolikt aktuellt med fler ändringar/borttag av sekretessuppgifter från VHS. Under rubrikerna Personer med ändrade sekretessuppgifter samt Personer med borttagna sekretessuppgifter i BATCH_SB02_SEKRETESS samlas uppgifterna.

6 6 Det är dessvärre inte säkert att de uppgifter som visas verkligen berör lärosätet då de sökande inte nödvändigtvis behöver vara aktiva vid lärosätet. Hanteringen bestäms lokalt, men det kan dock vara lämpligt att gå igenom de sökande där beslut har tagits bort av VHS först eftersom detta beslut skriver över ev. befintligt beslut i Ladok om sekretess (Ladoks antagningstabeller uppdateras med de icke skyddade uppgifterna, uppgifterna i Alias berörs dock inte). I samma fil står: Följande personer har fått sina sekretessuppgifter ändrade av VHS. Vill ni uppdatera den lokala högskolans uppgifter ska ändringarna göras manuellt i Ladokklienten. Kontakta VHS för mer information om vilka uppgifter som är ändrade. Kontakta inte VHS, utan kontakta istället den lokalt produktionsansvarige. Varje lärosäte har fått minst en person som har möjlighet att i NyA kontrollera sökande med sekretessmarkering SB02 För en person som fått skydd av VHS kommer hans/hennes antagningsuppgifter att skickas på aliaspersonnumret och lagras i tabeller (NAMN, berörda antagningstabeller) på detta aliaspersonnummer. Samtidigt kommer uppgifter om personens korrekta identitet och uppgifter om skydd att lagras i tabellen ALIAS. Uppgift om att personer med sekretess skickas med i filen kommer även att skrivas ut på en lista som tas fram i SB02 via Hämta fil. Det är möjligt att titta på aliasuppgifter i SA08 även om beslutet har förts över från VHS. Om VHS ändrar ett befintligt beslut eller tar bort befintligt skydd för personen, kommer även dessa uppgifter med i SB02. Dessa uppgifter kommer inte att uppdateras i lärosätets databas utan skrivs ut på listan för manuell hantering om lärosätet önskar följa VHS beslut om ändring/inaktivering av sekretessbeslut. Väljer lärosätet att acceptera VHS beslut så behövs ingen vidare bearbetning av personen, förutsatt att den inte redan finns i lärosätets databas. Väljer lärosätet att inte acceptera VHS beslut måste lärosätet aktivt gå in och inaktivera skyddet i SA08, samt byta tillbaka till personens rätta personnummer i RV Student Begäran om skydd kan komma till högskolan direkt från student SA08 Väljer högskolan att skydda studenten ska ett alias skapas i SA08. Interimspersonnumret ska dock alltid skapas i högskolans NyA-system. När en ny person läggs upp i SA08 skapas post både i tabellen NAMN (med aliasuppgifter) och i tabellen ALIAS (koppling mellan alias - identitet). Finns studenten sedan tidigare i lärosätets databas ska RV05 användas för att slå samman personens identitet med alias. Det är enbart möjligt att göra spårlösa sammanslagningar/byte för att det inte ska vara möjligt att se om personen har eller har haft skydd.

7 7 I SA08 är det möjligt att ange om beslut är aktivt eller inaktivt. Enbart ett beslut åt gången kan vara aktivt för studenten. I och med att ett beslut inaktiveras upphör dock inte personens skydd utan lärosätet måste aktivt gå in i RV05 och byta tillbaka till personens identitetspersonnummer för att skyddet helt ska upphöra. Behörighetsklass för SA08 ska vara sådan att väldigt få på högskolan får tillgång till funktionen UT08 När en student har fått skydd på lärosätet ska personen få ett intyg om beslut om sekretess. Detta beslut skapas i UT08 och intygar att personen med identitet XX motsvaras av alias YY i lärosätets databas. Intyget är tänkt att användas av studenten för att identifiera sig vid registrering och examination. Detta intyg kan med fördel arkiveras tillsammans med underlaget för beslut om sekretess eller att intyget genom tillägg i fritextfältet skulle kunna vara beslutsdokumentet. I UT08 är det även möjligt att ta ut en lista över de personer som har sekretess vid högskolan, där ser man om beslutet är aktivt eller inte samt om skyddsperioden är giltig. Behörighetsklass för UT08 ska vara sådan att väldigt få på högskolan får tillgång till funktionen RV05 Funktionen används för att byta eller slå samman personnummer för studenter vid lärosätet. För de studenter som omfattas av skydd är det enbart möjligt att göra spårlös sammanslagning, d.v.s. inga uppgifter lagras i tabellen GAMMALNY SA01 För personer som omfattas av skydd och därmed har ett alias är det inte möjligt att ändra namn i SA01. Detta för att samma uppgifter ska finnas i både tabellen NAMN som tabellen ALIAS. Försöker en användare byta namn på ett alias fås ett felmeddelande. När ett skydd upphör och studenten byts tillbaka till sitt rätta personnummer i RV05 sker ingen automatisk ändring av namn. Detta namnbyte måste göras i SA01 efter att skyddet har tagits bort. Det är inte möjligt att markera ett alias som avliden. Skulle det inträffa måste byte till korrekt identitet först ske.

8 8 2.4 Spar När adressuppgifter hämtas från Spar får man med uppgifter om personer som har skydd i folkbokföringen SB10 När frågefilen skapas i SB10 kommer de personer som finns i tabellen ALIAS med aktiva beslut att tas med på filen med sitt korrekta personnummer. När svaret kommer tillbaka kommer ingen automatisk uppdatering av dessa personers uppgifter att kunna ske, eftersom de inte finns med sitt korrekta personnummer i NAMN. Däremot erhålls en upplysning (utskrift på sekretesslista i SB10) att personen har/inte har skydd hos folkbokföringen. 3 Utlämnande av information Används funktionaliteten med alias kommer de flesta användarna på lärosätet aldrig att komma i kontakt med personens korrekta identitet. Däremot så kommer systemet i vissa lägen att kunna presentera identitetsuppgifter eller skicka dessa på fil. 3.1 Behörighet För de personer på lärosätet som aktivt arbetar med sekretess i Ladok är det möjligt att ge en användarpreferens som ger dem särskild behörighet att se korrekta personuppgifter för skyddsmarkerade personer. Användarpreferensen (ANVPREF2) är SEKRETESS=J och används i följande funktioner UT10, UT20, UT21, UT90, UT92 Funktionerna beter sig annorlunda beroende på vilken preferens användaren har. Användare som saknar preferens Anges ett aliaspersonnummer fungerar funktionerna som vanligt och uppgifter söks fram och visas på alias. Anges det korrekta personnumret för en person med skydd fås meddelande om att "Personen saknas i registret". Användare som har SEKRETESS=J Anges ett aliaspersonnummer fungerar funktionerna som vanligt och uppgifter söks fram och visas på alias. Anges det korrekta personnumret för en person med skydd fås en varningsruta "Uppgifter för person med sekretessmarkering kommer att skrivas ut. Vill du fortsätta? Ja/Nej" Vid aktivering av Ja kommer korrekt personnummer att bytas till alias i formuläret, men vid utskrift visas både korrekt personnummer och alias för UT10 och UT90. I UT20, UT21 och UT92 visas endast uppgifter om korrekt personnummer.

9 9 3.2 RS41, RS96 För personer med användarpreferens SEKRETESS=J för RS41 och/eller RS96 är det möjligt att bearbeta en examen på ett alias. Användare som saknar preferens Anges ett aliaspersonnummer stoppas bearbetningen och meddelande om att "Personen saknas i registret" visas. Anges ett korrekt personnummer som omfattas av sekretess visas "Personen saknas i registret". Användare som har SEKRETESS=J Anges ett aliaspersonnummer visas varningsmeddelande "Personen omfattas av sekretess. Vid skapandet av filer ersätts aliasuppgifter med identitetsuppgifter". Därefter är det möjligt att bearbeta examina på alias och spara ner så i databasen. Vid skapandet av filer för examensbevis eller Diploma Supplement ersätts alias med korrekt personnummer och namn. Anges ett korrekt personnummer som omfattas av sekretess visas "Personen saknas i registret". Om skyddet har upphört måste beslutet inaktiveras och därefter måste byte ske till personens korrekta personnummer innan utfärdande kan ske. Om skyddet kvarstår anges aliaspersonnummer vid bearbetning. 3.3 UB20, UB30, SB10 När filer skapas för överföring av uppgifter till CSN, SCB eller Spar ersätts aliasuppgifter med skyddade personers korrekta personnummer och namn. 3.4 LPW, LadokPing Ingen anpassning har gjorts i LPW-tjänster eller LadokPing. I dessa system används alias som ett vanligt personnummer.