Tillgång till patienter vid annan enhet hantering i BORIS

Transkript

1 i Sverige Tillgång till patienter vid annan enhet hantering i BORIS I detta dokument beskrivs hur man i BORIS hanterar patienter som behöver göras tillgängliga för flera enheter i BORIS, pga. att de remitteras till ny enhet eller flyttar. Detta är ingen ny funktionalitet i BORIS, men det förefaller råda viss osäkerhet om hur detta fungerar och hanteras. Det är viktigt att alla användare känner till detta förfarande, annars förloras viktig uppföljning i BORIS för patienter som vidareremitteras. Nedan beskrivs hur man begär och beviljar tillgång till patienter vid andra enheter samt hur data för patienter som finns på flera enheter delas. I arbetsrutinerna för BORIS vid varje enhet måste också ingå att utse personer(er) med ansvar för att regelbundet bevilja tillgång till patienter för andra enheter. Vid frågor, kontakta Viktoria Svensson, viktoria.svensson@karolinska.se, Hur fungerar det i BORIS Förutsättningar Varje enhet kan enbart se, hantera och registrera data på egna patienter. Om en patient redan är registrerad i BORIS vid en enhet, går det inte att registrera patienten på nytt vid ny enhet (kontroll av personnummer görs, även om personnummer inte visas i BORIS). En patient kan dock göras tillgänglig för registrering av data (besök, behandling etc) vid fler enheter än den enhet som först registrerade patienten, genom ett särskilt tillståndsförfarande : den enhet som först registrerade patienten måste då bevilja tillgång till patienten för nya enheter. Hur begär man tillgång till patient som är registrerad i BORIS vid annan enhet? o o Vid försök att registrera en ny patient, som redan är registrerad i BORIS vid annan enhet, fås ett meddelande om att patienten redan finns upplagd i registret på annan enhet. Via BORIS kan man då välja att skicka begäran om få tillgång till patienten: Man får upp ett nytt fönster, där man får bekräfta patienten som man vill få tillgång till. Man får upp ytterligare ett nytt fönster, där status för patienten är Beslut inväntas, till dess att tillgång beviljats av annan enhet (man ser här även vilka patienter man sedan tidigare begärt tillgång till). Ett meddelande går iväg till den andra enheten: Detta meddelande visas automatiskt vid inloggning i BORIS för alla användare med fullständiga rättigheter vid enheten. 1

2 o Dessutom skickas även ett meddelande till dessa användare via e-post. Avsändare är med rubrik Begäran om tillgång till patient. För att se status för patienter som man tidigare begärt tillgång till: efter inloggning, på startsidan, klicka på länk Visa lista på patienter som begärts tillgång till. Fönstret Patienttillgång visas, och listan av patienter ligger under rubriken Skickade. Hur beviljar man tillgång till egen patient för annan enhet? o Alla användare med fullständiga rättigheter får meddelande via e-post samt vid inloggning till BORIS om att annan enhet begärt tillgång till en patient vid den egna enheten. Vid inloggning visas ett fönster Patienttillgång. Under rubriken Mottagna visas de patienter som andra enheter begärt att få tillgång till (någonsin). Klicka på Bevilja för att möjliggöra att den andra enheten får tillgång till patienten. o Då patient beviljas sker följande automatiskt: Det skickas ett meddelande via e-post till den användare som skickat begäran, som bekräftelse på att begäran beviljats. Patienten blir upplagd i förfrågande enhet, dvs. vid nästa inloggning ser användarna patienten i patientlistan. Hur registreras och visas data för patienter som är tillgängliga för flera enheter? o o o o o o En patient visas på samma sätt för alla enheter som har tillgång till patienten. Alla besök, från alla enheter, visas alltid i besökskalendern. Det framgår tydligt vilka besök som tillhör respektive enhet. Endast besök/data som registreras vid den egna enheten kan uppdateras, besök/data från andra enheter kan läsas (förutom de gemensamma formulären Bakgrund patient och Hereditet, se nedan). Endast första enheten registrerar formuläret Patientinformation (personnummer och initialer). Endast ett besök Första kontakt finns fördefinierat i besökskalendern, och registreras av första enheten som träffar patienten. Övriga enheter lägger upp egna Första kontakt besök (besökstyp Första kontakt). Endast första enhetens Första kontakt ligger låst längst till vänster i besökskalendern. Data om respektive enhet, registreras av alla enheter i formuläret Vårdkedja, som ligger under själva besökskalendern. Formulären Bakgrund patient och Hereditet registreras endast på första enhetens Första kontakt, men kan uppdateras av alla enheter. I statistiken kan man välja mellan att ta med antingen endast egna enhetens besök eller alla besök, beroende på vilken analys man väljer. 2

3 2. Ansvar för att bevilja tillgång till patienter Någon/några vid varje enhet bör få ansvar för att bevilja tillgång till egna patienter efter förfrågningar från andra enheter via BORIS. Det bör lämpligen vara den/de användare som är ansvariga för registrering av data i BORIS och som loggar in på BORIS mest regelbundet. Denna/dessa person(er) bör då de får meddelande om detta via e-post, gå in i BORIS omgående och bevilja tillgång till patienten/patienterna. Alla BORIS-användare med fullständiga rättigheter (dvs. de kan registrera och uppdatera data) bör känna till ovanstående förfarande, så att man t.ex. känner till innebörden av de meddelanden som fås, via BORIS och e-post. Alla bör känna till vem/vilka som är ansvariga enligt ovan, och att man inte behöver göra något när dylika meddelanden fås, om ansvarig är på plats. 3