Funktionsbeskrivning

Transkript

1 Funktionsbeskrivning RB06 Gallring personuppgifter - flera personer Version: Beteckning: Ändringshistorik Revision Datum Av Kommentar A-M Strand Nytt dokument Maria Valtersson Publicering på webben Mattias Wickberg Studieavgifter Magnus Böhlin Kontroller mot BEHAVANC(avancerad behörighet)

2 Dokument Version 2 (8) Allmänt Denna funktion är en batch-funktion som används för att spåra och ta bort personuppgifter för individer som etablerats i Ladok, men därefter aldrig blivit studerande. Den ersätter rutinerna RV01 och RV02 i Classic. Funktionen använder det generella beställningsformuläret GB01A00G samt GB01A02G för lagring av e-postadress. Gallring av antagningsuppgifter görs i därför avsedd funktion och förutsätts vara gjord innan denna funktion körs. Beskrivning Funktionen letar upp uppgifter för de personer som aldrig varit studerande varken inom grundutbildning, forskarutbildning eller annan utbildning. Uppgifterna listas för utskrift och därefter tas de bort ur registret. Det betyder att inga uppgifter därefter finns på visst personnummer. Begränsning av individer som ska tas bort För att avgöra vilka individers personuppgifter som ska tas bort, kan man välja en av följande kategorier (det är även möjligt att kombinera dess två alternativ). Alt 1. Den som aldrig studerat och som saknar studieuppgifter, men har någon typ av behörighet inlagd. Individer som fått behörighet som gäller inför innevarande eller kommande termin kan däremot inte gallras. Om man väljer att endast gallra individer som har viss typ av behörighet, kontrolleras så att de inte dessutom har annan typ av behörighet, som man inte har för avsikt att gallra De behörighetstyper som är möjliga att välja är: - Behörighet genom förutbildning (i formuläret kallat grundläggande behörighet) - Behörighet på avancerad nivå - Behörighet genom s k 25:4-behörighet - Behörighet via särskilt beslut (s k dispens). Inom gruppen Särskilt beslut är det dessutom möjligt att specificera ytterligare (se funktionshjälpen) Alt 2. Den som inte har behörigheter dokumenterade i Ladok. Om man försöker gallra individer som har inläggningsdatum hörande till innevarande eller kommande terminer ges ett varningsmeddelande.

3 Dokument Version Om man väljer att ta bort personer UTAN behörighetsuppgifter, begränsar man gruppen genom att ange det senaste inläggningsdatumet individen ska ha för att den ska gallras. Observera att uppgiften avser inte etableringsdatum. Inläggningsdatum är det datum ändring senaste gjordes i tabellen NAMN. 3 (8) Om man väljer att ta bort personer MED behörighetsuppgifter begränsar man genom att ange ett terminsintervall. Terminsintervallet översätts till ett datumintervall som kontrolleras mot inläggningsdatum i NAMN-posten. Kontroller/listningar Följande uppgifter för individer som ska gallras får INTE finnas i Ladok för personerna, oavsett hur begränsningen av personer skett: - Antagning/reserv på kurs/program/utbyte - Antagning forskarutbildning/inlagd i annan utbildning - Registrering/avbrott på kurs - Resultat - Examen - Studieavgifter (avser ej beslut om orsak till avgift/avgiftsbefrielse på person) De uppgifter som gallras och dessutom listas är eventuella uppgifter i: NAMN GAMMALNY och om urvalet är bland personer med behörigheter ev även BEHALE BEHFORUT BEHBESL. Uppgifter i ADRESS och TELEKOM som gallras, listas ej. Uppdelning i delfunktioner Funktionen har inga delfunktioner Behörighetsanalys Användaren ska finnas i Ladok. Behörighetsklass styr behörighet till funktionen. Preferensstyrning För att det ska vara möjligt att hantera även andras körningar, måste följande preferens läggas till (obs endast anvpref): Funk Nr Vad vill man styra Nyckelord Värde: Resultat Default Typ RB06 1 Lägga till, ändra och ta bort andras beställningar SUPER J:Visar alla beställningar N: Visar endast användarens beställningar N A

4 Dokument Version 4 (8) Utskrifter Efter körningen är avslutad, oavsett om körningen gått bra eller inte, meddelas via mail resultatet av körningen. Om körningen gått bra anges också antal individer som uppgifter gallrats för. Mailet går till de e-postadresser som angivits i inställningsformuläret enl standard. Funktionen producerar dessutomen lista över de uppgifter som gallrats bort i Ladok i denna körning, sorterad efter personnummer. Avvikelser från S & G Inga avvikelser från S&G. Formulär och hjälptexter GB01A00G RB06 Gallring personuppgifter, flera personer Hjälptext Batchbeställning Senast uppdaterad:

5 Allmänt Här kan du lägga upp batchbeställningar. Välj beställning Dokument Version Du börjar med att fylla i beteckningen på den beställning du vill göra. Du anger därefter vilket tidigaste kördatum och vilken tidigaste körtid du vill att batchen skall startas. Därefter anger du om du vill att det skall vara en stående beställning, dvs. en batch som körs regelbundet. Du anger vilka dagar i veckan du vill att batchen skall köras. Om du inte kryssar för någon veckodag körs batchen endast en gång. 5 (8) Du kan även i beställningen markera om du vill att den skall ligga kvar efter att batchen är körd. Om man vill se alla beställningar på funktionen finns ett menyalternativ för detta. Vill man inte att en körning skall göras av någon anledning så kan man sätta status till VILANDE, då görs inga körningar på den beställningen. Du kan lägga till och ta bort beställningarna via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar aktiverar du "Uppdatera". För att ändra i en befintlig beställning markerar du aktuell beställning i listan och ändrar aktuella parametrar under 'Ange din beställning'. För att spara ändringar aktiverar du "Uppdatera". Villkor Man kan normalt för varje batchbeställning gå in och specificera vilka villkor som skall gälla för den specifika beställningen. Detta görs genom att gå in i villkorsformuläret via villkorsknappen. Observera att det inte är tillåtet att använda villkor för vissa funktioner. Inställning För varje beställning går det normalt också att specificera olika inställningar. Till specificerad epost-adress skickas information om hur körningen gick. Till specificerad skrivare skickas ev. utskrifter direkt till skrivaren. Observera att det inte är tillåtet att använda inställningar för vissa funktioner. Dessa två inställningar görs genom att gå in i inställningsformuläret via inställningsknappen. Hämta fil När en beställning är KLAR och det har genererats en fil så ligger filen på den server där batchen kördes. För att få tillgång till filen aktiverar man knappen "Hämta fil". Filen kopieras och du kan själv välja var den skall läggas.

6 Formulär GB01A02G-RB06 Inställning för e-post och skrivare Dokument Version 6 (8) Hjälptext Inställningar Formulär GB01A02G-RB06 Inställning för e-post och skrivare Batchbeställning - Inställningar Senast uppdaterad: Allmänt Här kan du lägga upp E-postadresser och skrivare. Du kan lägga till och ta bort E-postadresser och skrivare via knapparna "Ny" och "Stryk". För att spara ändringar aktiverar du "Uppdatera". E-post Fyller du i en giltig e-postadress och uppdaterar så kommer information om hur körningen går att skickas till den angivna adressen. I annat fall skickas informationen till ev. fördefinerad e- postadress under 'Egna användaruppgifter'.

7 Skrivare Dokument Version Fyller du i uppgifer om skrivare och uppdaterar kan du få ev. utskrifter skickade direkt till en skrivare. Observera att du ska ange skrivarens namn, inte adressen till skrivaren. 7 (8) Observera att vissa funktioner inte stöder användningen av skrivare. Formulär RB06A01G RB06 - [Villkor för gallring av personuppgifter, flera personer] Hjälptext RB06 - [Villkor för gallring av personuppgifter, flera personer] Senast uppdaterad: Allmänt Denna funktion används för att spåra och gallra personer som finns etablerade i registret men inte har studieuppgifter dokumenterade vid högskolan, dvs registrering, antagning etc. Även ev forskarutbildning eller uppgifter inom Annan utbildning tas hänsyn till. Om antagningsposter

8 Dokument Version finns, måste du först gallra i därför avsedd funktion. Det är möjligt att kombinera båda möjliga utsökningsvägarna i samma körning. Ange villkor Om personer utan behörighet ska gallras: Markera Saknar behörighet och ange också datumintervall från och med och till och med. Om datumperioden omfattar det datum som för en viss individ finns för senaste ändring i namn-tabellen, kommer personen att gallras. Om angiven datumperiod innefattar även delar av innevarande eller kommande terminer, ges ett varningsmeddelande. Om personer med behörighet ska gallras: Markera Har behörighet och ange mellan vilka terminer behörighet ska finnas för att gallring ska ske. Det är möjligt att begränsa vilken typ av behörighet personer ska ha för att personerna ska gallras. En som har både behörighetstyp som borde gett klartecken för gallring och behörighetstyp som inte ska gallras, kommer inte att gallras alls. Behörighetstypen kan vara: Behörighetsgivande utbildning, Behörighetsgivande utbildning på avancerad nivå, 25:4 behörighet eller behörighet efter särskilt beslut (reell kompetens eller s k dispens). Det är även möjligt att begränsa gallringen till personer som endast har viss typ (individuell, reell kompetens eller utbildningsbetingad) och även inom dessa med viss omfattning (generell, program, kurs, ind stud (utbytesstud), kurs/program inom lokal serie, annan utbildning) Observera alltså att alla uppgifter på viss person gallras, men begränsningen av vilka personer som ska gallras anges i beställningen. Vid uppdatering läggs beställningen upp för batch-körning. Stäng formuläret. Vid körningen sker gallringen. En lista produceras innehållande de personnummer och de uppgifter som gallrats. 8 (8)