Funktionsbeskrivning

Transkript

1 Funktionsbeskrivning SA09 - Studieavgifter Ändringshistorik Datum Av Kommentar Godkännare Lisa Eliasson/Mattias Wickberg Nytt dokument Maria Vännman Lägger till nya skärmdumpar och hjälptexter för uppdelningen i två formulär B och C Anna-Carin Wiklund STU T-3101, LADOK Uppdaterat hjälptext för SA09 gällande visning av avgiftsbefrielse på utbildningstillfällen Britt Berglund Lagt till skärmdump och hjälptext för formulär D och

2 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) Eva Lundströmer Simu Birgitta Lewén- Johansson ändrat hjälptext formulär A. Lagt in ny hjälptext för delfunktion Utsökning personvis Ny hjälptext och bild för delfunktion Utsökning flera personer pga att knapp för import av Excelfil lagts till

3 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) Innehållsförteckning 1 STYRGRUPPSBESLUT BESKRIVNING AV FUNKTIONEN UPPDELNING TILL DELFUNKTIONER BEHÖRIGHETSANALYS PREFERENSSTYRNING SYSTEM- OCH ANVÄNDARPREFERENSER PERSONLIGA PREFERENSER (PERSONLIGA INSTÄLLNINGAR) UTSKRIFTER BILAGOR: FORMULÄR OCH HJÄLPTEXTER SA09A00G SA09B00G SA09C00G SA09D00G... 11

4 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) 1 Styrgruppsbeslut Följande styrgruppsbeslut finns som påverkar denna funktion. Nr Ärende Anmärkning 2 Beskrivning av funktionen SA09 används för att dokumentera studieavgifter per utbildningstillfälle och person. Det är möjligt att begränsa vad som skall visas i funktionen genom att avgränsa på Ej betald, Betald, Återbetald, Ej aktuell för studieavgift samt termin. För att hantera ett utbildningstillfälle markeras aktuell rad. Betalningsstatus kan ändras genom att i rullisten Ny betalningsstatus välja mellan Betald/Ej betald/återbetald/ej aktuellt. Vid behov kan även anteckningar läggas in/ändras. Om flera utbildningstillfällen skall ändras till samma status kan Ändra markering för betalning väljas. Den status som där väljs blir förvalt för samtliga utbildningstillfällen som sökts fram. Förklaringar av terminologi Möjliga val Ej betald - Lärosätet anser att studieavgiften ej är betald för aktuellt utbildningstillfälle Betald - Att studieavgiften är betald betyder att lärosätet anser att total kostnadsteckning finns för aktuellt utbildningstillfälle. Återbetald - Studieavgiften har blivit återbetald. Ingen betalning anses finnas för kursen längre. Ej aktuell (för studieavgift) Utbildningstillfället är inte aktuellt för betalning trots att studenten inte uppfyller kraven för avgiftsfrihet. Det går inte att välja fritt mellan olika status. Det går t.ex. inte att välja Återbetald för ett utbildningstillfälle som har befintlig status Ej betald. Nedan visas möjliga val: Statusändring Ej betald Betald Återbetald Ej aktuell Ej betald - Ja Nej Ja Betald Ja - Ja Nej Återbetald Nej Ja - Nej Ej aktuell Ja Nej Nej - 3 Uppdelning till delfunktioner Funktionen har inga delfunktioner.

5 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) 4 Behörighetsanalys Funktionen föreslås ligga på en behörighetsklass som gör att endast ett fåtal personer på lärosätet har tillgång till den. 5 Preferensstyrning 5.1 System- och användarpreferenser Ingen preferensstyrning finns. Vad vill man styra Nyckelord Resultat 5.2 Personliga preferenser (personliga inställningar) Saknas. 6 Utskrifter Utskriftsmöjlighet saknas. För att titta på uppgifter används UT09.

6 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) 7 Bilagor: Formulär och hjälptexter 7.1 SA09A00G Funktionshjälp SA09 - Studieavgifter Senast uppdaterad: Allmänt Denna funktion används för att ange om studieavgift är betald, ej betald eller ej aktuell för betalning på kurstillfälle eller programtillfälle för en eller flera personer. Det går även att skapa betalningsunderlag på program om underlag för fakturering väljs. Detta formulär Välj vad du vill göra, aktivera därefter "OK".

7 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) 7.2 SA09B00G Funktionshjälp SA09 - Utsökning personvis Senast uppdaterad: SA09 används för att dokumentera studieavgifter. I funktionen visas de utbildningstillfällen som en student skall betala för, alternativt redan har betalat för. Det går även att se om studieavgifter har blivit återbetalda och/eller om avgift inte är aktuellt för utbildningstillfälle(n) valt terminsintervall. Personnummer fylls i. I rutan Visa markerar du vilka uppgifter du vill skall visas för aktuell student, alternativt markerar du kryssknappen överst för att markera samtliga rutor; Ej betald visar de utbildningstillfällen som inte är betalda Betald visar de utbildningstillfällen som är betalda Återbetald visar de utbildningstillfällen där en återbetalning har skett Ej aktuellt för studieavgift visar de utbildningstillfällen som det inte är aktuellt att betala någon avgift för. Ange terminsintervall, innevarande termin är förvald. Program De programtillfällen som är aktuella enligt avgränsning visas. Om programtillfället är avgiftsbefriat markeras detta. Du kan välja att ange status för studieavgiften på en hel programtermin.

8 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) Du kan ändra betalningsstatus genom att i rullisten Ny Betalningsstatus välja mellan Betald/Ej Betald/Återbetald/Ej aktuell. Vid behov kan du även lägga in/ändra anteckningar. Notera att du inte kan välja fritt mellan olika status. Det går t.ex. inte att välja Återbetald för ett utbildningstillfälle som har befintlig status Ej betald. För en fullständig lista över möjliga val, se funktionsbeskrivningen. När man anger en programtermin som betald kommer alla kursregistreringar inom programmet att automatiskt få betalningsmarkering. Ingen kontroll görs på antal registrerade hp. Kurs De utbildningstillfällen som är aktuella enligt avgränsning visas. Om det är en fristående kurs kontrolleras om kurstillfället är avgiftsbefriat och markering om detta visas. Om det rör sig om kurs inom program så kontrolleras om det programtillfälle som studenten går på är avgiftsbefriat. Programtillfällets uppgift om avgift tar alltid över från kurstillfällets uppgift. Detta innebär att kurstillfället faktiskt kan vara avgiftsbelagd men eftersom programtillfället är avgiftsfritt så markeras kursen som avgiftsfri för denna student. Markera det utbildningstillfälle du vill hantera. Du kan ändra betalningsstatus genom att i rullisten Ny Betalningsstatus välja mellan Betald/Ej Betald/Återbetald/Ej aktuell. Vid behov kan du även lägga in/ändra anteckningar. Notera att du inte kan välja fritt mellan olika status. Det går t.ex. inte att välja Återbetald för ett utbildningstillfälle som har befintlig status Ej betald. För en fullständig lista över möjliga val, se funktionsbeskrivningen. Om flera utbildningstillfällen skall ändras till samma status kan du välja alternativ i rullisten Ändra markering för betalning. Den status som väljs blir då förvald för samtliga utbildningstillfällen du sökt fram. Avsluta genom att klicka på Uppdatera.

9 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) 7.3 SA09C00G Funktionshjälp SA09 - Utsökning flera personer Senast uppdaterad: SA09 används för att dokumentera studieavgifter. För varje kurs eller program visas de studenter som skall betala, alternativt redan har betalt för utbildningen. Det går även att se om studieavgifter har blivit återbetalda och/eller om avgift inte är aktuell för de utsökta studenterna valt terminsintervall. I detta formulär kan du antingen söka personer genom att ange kurs och/eller program och därefter aktivera knappen Sök, eller läsa in flera personnummer från en tidigare skapad Excelfil genom att aktivera knappen Importera från Excel. Då öppnas ett formulär där du kan ange sökväg till din Excelfil. Personnummer som vid importen inte har några avgiftsposter, utifrån valda begräsningar, visas i ett nytt Exceldokument. Övriga visas i funktionen och kan bearbetas. Saknas personer som uppfyller valda begränsningar visas meddelandet "Inga poster matchar ditt urval". Arbetsgång I rutan Visa markerar du vilka uppgifter du vill skall visas för aktuell student, alternativt markerar du kryssknappen överst för att markera samtliga rutor. Ej betald visar de utbildningstillfällen som inte är betalda Betald visar de utbildningstillfällen som är betalda Återbetald visar de utbildningstillfällen där en återbetalning har skett

10 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) Ej aktuell för studieavgift visar de utbildningstillfällen som det inte är aktuellt att betala någon avgift för Ange terminsintervall, innevarande termin är förvald. Kurskod och/eller programkod fylls alltid i om det INTE gäller import av en Excelfil, då är det valfritt. Kurs Om kursen har antagna/registrerade avgiftsskyldiga studenter aktuellt terminsintervall visas dessa. Om det är en fristående kurs kontrolleras om kurstillfället är avgiftsbefriat och markering om detta visas. Om det rör sig om kurs inom program så kontrolleras om det programtillfälle som studenten går på är avgiftsbefriat. Programtillfällets uppgift om avgift tar alltid över från kurstillfällets uppgift. Detta innebär att kurstillfället faktiskt kan vara avgiftsbelagd men eftersom programtillfället är avgiftsfritt så markeras kursen som avgiftsfri för denna student. Markera den student du vill hantera. Du kan ändra betalningsstatus genom att i rullisten Ny betalningsstatus välja mellan Betald/Ej betald/återbetald/ej aktuellt. Vid behov kan du även lägga in/ändra anteckningar. När du har markerat en student kan du se eventuella kurstillfällesuppgifter genom att klicka på den blå informationsknappen. Notera att du inte kan välja fritt mellan olika status. Det går t.ex. inte att välja Återbetald för ett kurstillfälle som har befintlig status Ej betald. För en fullständig lista över möjliga val, se funktionsbeskrivningen. Om flera studenter skall ändras till samma status kan du välja alternativ i rullisten Ändra markering för betalning. Den status som väljs blir då förvald för samtliga studenter du sökt fram. Program Om programmet har antagna/registrerade studenter aktuellt terminsintervall visas dessa. Om programtillfället är avgiftsbefriat markeras detta. Du kan välja att ange status för studieavgiften på en hel programtermin för aktuellt program. Du kan ändra betalningsstatus genom att i rullisten Ny betalningsstatus välja mellan Betald/Ej betald/återbetald/ej aktuellt. Vid behov kan du även lägga in/ändra anteckningar. Notera att du inte kan välja fritt mellan olika status. Det går t.ex. inte att välja Återbetald för ett kurstillfälle som har befintlig status Ej betald. För en fullständig lista över möjliga val, se funktionsbeskrivningen. Om flera studenter skall ändras till samma status kan du välja alternativ i rullisten Ändra markering för betalning. Den status som väljs blir då förvald för samtliga studenter du sökt fram. När man anger en programtermin som betald kommer alla kommande kursregistreringar inom programmet att automatiskt få Betaldmarkering. Ingen kontroll görs på antal registrerade hp. Kurs + Program Om både kurs och program fylls i fås studenter som är antagna/registrerade på kursen som programkurs inom aktuellt program inom aktuellt terminsintervall. Om det rör sig om kurs inom program så kontrolleras om det programtillfälle som studenten går på är avgiftsbefriat. Programtillfällets uppgift om avgift tar alltid över från kurstillfällets uppgift. Detta innebär att

11 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) kurstillfället faktiskt kan vara avgiftsbelagd men eftersom programtillfället är avgiftsfritt så markeras kursen som avgiftsfri för denna student. Markera den student du vill hantera. Du kan ändra betalningsstatus genom att i rullisten Ny betalningsstatus välja mellan Betald/Ej betald/återbetald/ej aktuellt. Vid behov kan du även lägga in/ändra anteckningar. När du har markerat en student kan du se eventuella kurstillfällesuppgifter genom att klicka på den blå informationsknappen. Notera att du inte kan välja fritt mellan olika status. Det går t.ex. inte att välja Återbetald för ett kurstillfälle som har befintlig status Ej betald. För en fullständig lista över möjliga val, se funktionsbeskrivningen. Om flera studenter skall ändras till samma status kan du välja alternativ i rullisten Ändra markering för betalning. Den status som väljs blir då förvald för samtliga studenter du sökt fram. Avsluta genom att klicka på Uppdatera. 7.4 SA09D00G

12 Lisa Eliasson/Mattias Wickberg m fl (12) Funktionshjälp SA09 Underlag för fakturering Senast uppdaterad: För att skapa underlag för fakturering väljer du först den termin du vill skapa underlaget för. Personvis inmatning: här kan du mata in en person i taget som då listas i skapa underlag för fakturering rutan, det är möjligt att bearbeta den listan genom att stryka personer. Sedan väljer du att uppdatera, då skapas i Ladok per student en avgiftspost med status ej betald för vald programtermin. Importera fil: Filen genereras i UT09 genom att välja Skapa datafil. Undvik ingrepp i filen eftersom detta kan skapa konstigheter i SA09. När du skapat en datafil i UT09 så importerar du den här. Personerna i datafilen läses då över. Datafilen reduceras genom att plocka bort tex personer med fristående kurs och dubbletter på pnr/program och listas i rutan skapa underlag för fakturering, du har då möjlighet att bearbeta den listan genom att stryka personer. Sedan väljer du att uppdatera, då skapas i Ladok per student/program en avgiftspost med status ej betald för vald termin. I gränssnittet framgår i fall det kommer att gå att skapa en avgiftspost eller inte för varje student (kolumnen Uppdateringsbar). I kolumnen Kommentar ges information om varför det inte går att skapa en avgiftspost för en student. Kolumnen Termin syftar på den termin i betalningsunderlaget som uppgiften hämtats från i UT09. När du tryckt uppdatera kommer de studenter som fått avgiftsposter skapade för sig att försvinna ur gränssnittet. De studenter som inte har kunnat uppdateras ligger kvar.