Ladok utbildning 1 (6) Skapa Datafil

Transkript

1 Ladok utbildning 1 (6) SKAPA DATAFIL I flera av Ladoks utdatafunktioner kan man spara uppgifter genom att skapa en datafil. Filen sparas och kan sedan öppnas i t ex Excel. För att kunna spara ner filer när man skapar datafiler måste man först göra vissa inställningar under Egna användaruppgifter i menyn Inställningar. Eftersom vi på KI valt inloggning till Ladok via terminalserver måste därför den nya sökvägen i fältet för Standardkatalog börja med \\tsclient\ Har du tidigare skapat datafiler när du loggade in i Ladok via Citrix Då ligger din gamla sökväg kvar som standardkatalog. Är du en ny Ladok användare eller har du aldrig tidigare skapat datafiler i Ladok Då finns det ingen sökväg till någon standardkatalog inlagd i dina användaruppgifter För att ändra till den nya sökvägen alternativt lägga till sökvägen via terminalserver, klicka på Sök knappen till höger om fältet för standardkatalog Då öppnas ett browser fönster så att du kan klicka dig fram till den katalog där du vill att dina temporära datafiler ska hamna

2 Ladok utbildning 2 (6) När du klickat dig fram till katalogen markerar du den klickar sedan på OK. Du kommer då tillbaka till bilden för inställningar och där visas nu den nya sökvägen till standardkatalogen som börjar med \\tsclient\ Klicka på Uppdatera. Du kan nu efter att ha gjort utsökningar i Ladok välja att skapa datafil i de funktioner där detta är möjligt.

3 Ladok utbildning 3 (6) Utsökning av grupp där resultatet sparas som datafil Som exempel används här funktionen UT44 Registrerade på program. När utsökningen är klar, tryck på knappen Utskrifter så att utskriftsformuläret öppnas Klicka på Skapa datafil. De uppgifter som kommer med i filen motsvarar de som du får i alternativet Detaljlista. I vissa utskriftsfunktioner kan du istället för att klicka på Utskrifter gå upp i menyraden och under Arkiv där välja Skapa datafil.

4 Ladok utbildning 4 (6) När man klickat på Skapa datafil öppnas ett formulär där man bestämmer var på sin dator man vill spara filen. Standardkatalog i Egna användaruppgifter kommer den upp automatiskt. Ange vilket namnet på filen som du skapat och spara i filformatet TXT Files. När filen är sparad kan den öppnas i t ex Excel.

5 Ladok utbildning 5 (6) Gå först in i Excel och välj Öppna i Arkiv menyn. Leta fram det stället där du sparade filen. För att få fram filen välj Textfiler eller Alla filer. När du öppnar din fil kommer du automatiskt in i Textimportguiden, som består av tre steg där du behöver ändra något i steg 2. Steg 1 Avgränsade fält ska vara markerat. Klicka på Nästa

6 Ladok utbildning 6 (6) Steg 2 Semikolon skall anges som avgränsare. Klicka på Nästa. Steg 3 Klicka på Slutför. Resultatet blir ett kalkylblad som innehåller kolumner med den information som sökningen i Ladok innehöll. Bladet kan sedan lätt bearbetas genom att t ex ta bort onödiga kolumner. När du sedan sparar kalkylbladet efter dina ändringar använd Spara som, då kan du döpa om det och spara det i någon annan katalog om du önskar. Spara i filformat Microsoft Excel arbetsbok.