4 Kolumn Kalkylbladet är uppdelat i rader (horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts finns alltid en cell.

Transkript

1 Lathund för Microsoft Excel Kolumn Kalkylbladet är uppdelat i rader (horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts finns alltid en cell. Innehåll Autofyll Celler Diagram Ändra diagramtyp Dokumentskydd Cell Kalkylbladet är uppdelat i rader (horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts finns alltid en cell. Formatera celler Formler Förhandsgranska en arbetsbok Kalkylblad 6 Aktiv cell I denna cell kan du skriva in värden, beräkningar, formler osv Kolumner Kolumnbredd, ändra Infoga nya 8 1 Menyraden visar de menyalternativ som finns att tillgå. För att öppna en meny klickar du på önskat menynamn och en meny öppnas. 2 Verktyg Här finner du knappar för de vanligaste verktygen som du använder i Excel, t.ex. autosumma, valuta, öka/minska decimaler. 3 Rad Kalkylbladet är uppdelat i rader (horisontellt) och kolumner (vertikalt). Där dessa möts finns alltid en cell. 7 Formelfält När du markerat en cell kan du skriva in din formel, text eller värde här. 8 Kalkylblad När du startar Excel kommer du in i en Arbetsbok, denna innehåller alltid 3 kalkylblad. Du alltid lägga till/ta bort blad. Högerklicka bara på ett blad och välj lämpligt alternativ. 9 Hjälp Klicka på ikonen för att starta hjälpfunktionen. Med hjälp av denna kan du enkelt finna svar på hur du skapar formler osv. Medelvärde Namnge celler och Område Rader Referenser Rubriker Summera värden Text på två rader Utskrifter Villkorsstyrd formatering

2 Autofyll Med hjälp av funktionen Autofyll kan du skapa serier. Ett exempel på en talserie är 1,2,3,4,5 osv. Du kan även välja att skriv in information före t ex Avd 1, Avd 2, Avd3, Avd 4 osv. 1.Skriv in informationen i cellen, t ex Avd 1 och tryck Enter. 2.Markera cellen igen. Placera markören i det nedre högra hörnet på cellen. Då ser du att pekaren blir ett svart kors. Skapa ett nytt diagram 1. Markera området med informationen som skall visas i diagrammet. 2. Klicka på menyn Infoga och välj Diagram. Du kan även klicka på knappen Diagramguiden. 3. Nu startas en guide som hjälper dig med olika inställningar. 3. Dra i fyllningshandtaget i den riktning du vill fylla cellerna. Släpp musknappen när du är klar. Har du gjort rätt skall det nu stå Avd 1, Avd 2, Avd 3 osv i de andra cellerna Celler Infoga nya celler 1. Markera området där du vill infoga de nya cellerna. 2. Klicka på menyn Infoga och välj Celler. 3. Välj om de markerade cellerna skall flyttas nedåt eller åt höger. 4. Klicka på OK. 6. Nu visas Steg 3. Med hjälp av dessa sex flikar kan du skräddarsy utseendet på ditt diagram. Klicka på Nästa. Sammanfoga celler 1. Markera cellerna. 2. Klicka på menyn Format och välj Celler. 3. Klicka på fliken Justering. 4. Markera alternativet Sammanfoga celler. 5. Klicka på OK. 4. Välj en diagramtyp. Tryck på knappen Håll ned knappen för att se exempel för att se diagrammets utseende, släpp knappen. Klicka på Nästa. 5. Välj om du vill ha serien i rader eller kolumner. Klicka på Nästa. Diagram En av Excels fördelar är att du kan presentera dina kalkyler grafiskt. Du kan välja mellan olika diagramtyper. Du kommer att upptäcka att det är väldigt enkelt att skapa ett diagram.

3 Skrivskydd 7. Välj var du vill placera diagrammet. Klicka på Slutför Ändra diagramtyp 1. Markera diagrammet genom att klicka på kanten av hela diagramrutan 2. Då visas ett nytt verktygsfält, Diagram. 3. Klicka på knappen Diagramtyp och välj ett nytt alternativ. 4. Klicka på OK. Dokumentskydd Med denna funktion kan man titta på dokumentet men inte skriva i det. För att kunna skriva i arbetsboken måste man veta lösenordet. 1. Klicka på menyn Arkiv och välj Spara som. 2. Klicka på knappen Alternativ. 3. Skriv in ett lösenord i rutan Lösenord för skrivskydd och klicka på OK 2 ggr. Du kan skydda innehållet i ditt dokument mot överskrivning och intrång. Cellskydd Med denna funktion kan endast vissa celler ändras. Övriga celler är låsta. 1. Markera de celler som får ändras. 2. Klicka på menyn Format och välj Celler. Klicka på fliken Skydd. 3. Ta bort krysset i rutan Låst. 4. Klicka på OK. 5. Klicka på menyn Verktyg och välj Skydd. Klicka på alter nativet Skydda blad. 6. Klicka på OK i dialogrutan som visas. Ta bort dokumentskydd för blad 1. Klicka på menyn Verktyg och välj Skydd. Klicka på alter nativet Ta bort bladets skydd. 2. Om du har valt att lösenordsskydda bladet måste du skriva in lösenordet. Klicka på OK. Formatera celler Det finns många olika sätt att formatera cellerna. Du kan välja mellan menyn Format och några av knapparna i Excel. Knappar Genom att använda vissa av Excels knappar kan du formatera ditt kalkylblad för att framhäva nyckelord och värden. Procentformat Valutaformat Tusentalsavgränsning Öka decimal Minska decimal Format menyn Markera de celler/rader/kolumner du vill formatera och klicka på menyn Format och välj Celler. Du kan även högerklicka på markeringen och välja Formatera celler. Här kan du välja mellan att infoga ett specifik format på innehållet, t ex datumformat, justera innehållet i cellerna, infoga kantlinjer, skydda celler mm mm. Formler, skapa En formel i Excel inleds alltid med ett likhetstecken (=). Formeln refereras alltid till de celler där värdena finns. Anledningen till detta är för att du ska kunna ändra värdena i cellerna och få nya resultat i dina beräkningar. 1. Börja med att markera cellen där du vill ha din formel. 2. Skriv ett likhetstecken (=). 3. Skriv sedan B1+B2. I detta exempel får du summan av cellerna B1 och B2. Du kan naturligtvis använda dig av andra uträkningar. Ett annat sätt att skapa en formel är att skriva likhetstecken i cellen där du vill ha din formel. Sedan kan du klicka på de celler du vill använda i beräkningen istället för att skriva

4 Funktionen OM Excel kan testa värdet på en cell genom att visa Sant eller Falskt. Då ska du arbeta med funktionen OM. Formeln ser ut så här: =OM(A16>80; SANT ; FALSKT ) Om värdet i cell A16 överstiger 80 visas informationen Sant 8 cellen Förhandsgranska en arbetsbok Det är ganska lämpligt att förhandsgranska ett kalkylblad innan du skriver ut det. Detta gör du för att vara säker på att t ex sidbrytningarna har hamnat på rätt plats. 1. Klicka på menyn Arkiv och välj Förhandsgranska. 2. I detta läge kan du välja att justera inställningarna genom att klicka på de olika knappar som visas. 3. När du är nöjd med utseendet klicka på knappen Stäng eller Skriv ut. Flytta ett kalkylblad Kalkylblad 1. Peka på bladets flik och håller ner musknappen. Muspe karen ändras till en pil med ett litet blad på. 2. Dra muspekaren till den är på önskad plats. Programmet visar med den pil var bladet hamnar. Infoga ett nytt kalkylblad 1. Klicka på menyn Infoga och välj Kalkylblad. 2. Nu har det infogats ett nytt blad Ändra namn på ett kalkylblad 1. Dubbelklicka på bladets namn. 2. Skriv in det nya namnet. Klicka i arbetsbladet för att bekräfta namnet. Kolumnbredd, ändra Om du har skrivit in text som är bredare än cellen kommer sista informationen att flyttas över till nästa cell under förutsättning att cellen är tom. Då kan det bli nödvändigt att justera kolumnen. 1. Markera kolumnen genom att klicka på kolumnens bok stav. 2. Högerklicka på markeringen och välj Kolumnbredd. 3. Skriv in ett nytt värde i rutan och klicka på OK. Du kan även föra musen till strecket mellan kolumnerna tills musen blir ett streck med dubbelriktade pilar. Håll ner musknappen och dra kolumnen till önskad bredd. Släpp musknappen. Kolumner, infoga nya Du kan på ett enkelt sätt infoga nya kolumner i ditt kalkylark. Vill du infoga en kolumn ska du tänka på att en ny kolumn alltid infogas till vänster om den markerade kolumnen. 1. Markera en kolumn. Du kan markera den genom att klicka på bokstaven ovanför kolumnen. 2. Klicka på menyn Infoga och välj Kolumner. TIPS! För att upprepa funktionen Infoga kolumner kan du använda dig av F4 tangenten. Medelvärde För att räkna ut medelvärden i ett kalkylblad ska du använda funktionen MEDEL. 1. Placera markören där du vill ha informationen. 2. Klicka på knappen Infoga funktion. 3. Nu visas dialogrutan Infoga funktion. Välj MEDEL i listru tan Funktionsnamn och klicka på OK. 4. I textrutan Tal1 kan du skriva in formeln eller cellreferen serna. Du kan även klicka på Dölj dialogruta för att dölja dialogrutan. Då kan du markera de celler vilka du vill ha medelvärdet från. 5. Klicka på knappen Visa dialogruta för att ta fram dialogrutan igen. Klicka på OK Namnge celler och område / Områdesnamn När du arbetar med stora kalkyler kan det efter hand blir svårt att orientera sig bland alla värden och formler. Då är det bra att arbeta med områdesnamn för det kan förenkla ditt arbeta. Områdesnamn är när du döper en eller flera celler till ett visst namn. Detta områdesnamn kan användas som navigationspunkt. Du kan även använda namnet i vissa formler 1. Markera den/de celler som skall tilldelas ett områdes namn. 2. Klicka på menyn Infoga och välj Namn. I menyn som visas välj Definiera. 3. Skriv in ditt namn i rutan Definierade namn och klicka på OK.

5 Infoga nya rader Ta bort rader Rader 1. Markera den rad där du vill att den nya raden skall infogas. Du kan markera raden genom att klicka på siffran till höger om kolumnerna. 2. Klicka på menyn Infoga och välj Rader. TIPS! För att upprepa funktionen Infoga rader kan du använda dig av F4 tangenten. 1. Markera raden du vill ta bort genom att klicka på siffran framför raden. 2. Klicka på menyn Redigera och välj Ta bort. Du kan även högerklicka på markeringen och välja Ta bort Låsa rubriker Rubriker En tabell innehåller för det mesta rubriker på den översta raden. Du har kanske märkt att de har en tendens till att försvinna när du bläddrar dig nedåt i kalkylen. För att förhindra detta kan du låsa rubrikerna. Låsa upp rubriker 1. Markera raden nedanför rubrikerna. 2. Klicka på menyn Fönster och välj Dela. 3. Skulle du få en horisontell delning kan du välja att dra bort den till höger genom att klicka och dra. 1. Markera raden med rubrikerna. 2. Klicka på menyn Fönster och välj Ta bort delning Text på två rader Som standard delas inte texten upp på två rader i samma cell. Skriver du in mycket text i en cell fortsätter den i cellen bredvid. 1. Markera cellen. 2. Klicka på menyn Format och välj Celler. 3. Klicka på fliken Justering. 4. Markera alternativet Radbyte. Referenser Du kan använda 2 olika referenser i dina beräkningar. Absolut referens En absolut referens ska du använda om du vill förhindra att en cellreferens i en formel förändras vid kopiering. $ indikerar att en referens är låst. Relativ referens 1. Markera den cell där du bill ha en absolut referens. 2. Placera markören i Formelfältet. 3. Skriv in ett dollartecken (Alt-Gr tangenten + 4) före dess kolumnbokstav och radnummer. För att t ex ändra referensen C4:C9 till en absolut referens ska du skriva referensen som $C$4:$C$9. När du kopierar denna formel kommer den alltid att referera till området C4:C9. När du kopierar en formel en rad nedåt så ändras cellerefeserna relativt till den förra raden. Du kan även kopiera formeln fyra kolumner åt höger, då ökar kolumnreferenser fyra steg. Referenserna anpassas med automatik till den nya destinationen. Summera värden När du vill addera rader/kolumner är det smidigt att använda summafunktionen. Denna funktion sparar tid och anpassar sig om du tar bort en rad/kolumn. 1. Placera markören där summan skall visas, t ex under en kolumn med värden. 2. Klicka på knappen Autosummering. Om du tittar i Formel fältet under verktygsfälten ser du ett exempel på hur det kan se ut: =SUMMA(A2:A10). A2 och A10 uttrycker intervallet som skall summeras. Du kan även skriva in denna formel direkt. 5. Klicka på OK. TIPS! Du kan även använda dig av ett kortkommando. Skriv din text och tryck Alt-Enter när du vill göra en radbrytning. Fortsätt skriv din text på den nya raden

6 Utskrifter I Excel finns det flera kommando och aktiviteter som påverkar din utskrift. All information på en sida 1. Klicka på menyn Arkiv och välj Utskriftsformat. 2. Under Skalning välj Passa. Se till att siffran 1 står i båda listrutorna. 3. Markera alternativet Rad- och kolumnrubriker. 4. Klicka på Skriv ut. 5. Klicka på OK i dialogrutan Skriv ut. Skriva ut kommentarer 1. Klicka på menyn Arkiv och välj Utskriftsformat. 2. Klicka på fliken Blad. 4. Här kan du vilken storlek du vill ha på diagrammet. 5. Klicka på Skriv ut. 6. Klicka på OK i dialogrutan Skriv ut. Inställning av fasta rubriker på samtliga sidor 1. Klicka på menyn Arkiv och välj Utskriftsformat. 2. Klicka på fliken Blad. 3. Klicka på Skriv ut. Av diagram 1. Markera diagrammet. 2. Klicka på menyn Arkiv och välj Utskriftsformat. 3. Klicka på fliken Diagram. 3. Välj ett alternativ i rutan Kommentarer. 4. Klicka på Skriv ut. 5. Klicka på OK i dialogrutan Skriv ut. Valutaformat Om du använder dig av valutaformat kan du välja att klicka på knappen Valuta. Då formateras informationen till kr istället för vanliga siffror.

7 Villkorsstyrd formatering Du kan få en snabb överblick över ditt kalkylblad om du använder funktionen Vilkorsstyrd formatering. Du vill kanske uppmärksamma en cell som uppfyller vissa villkor. Cellens information kan visas i fetstil och blå text. 1. Markera cellen. 2. Klicka på menyn Format och välj Villkorsstyrd formatering 3. Nu kan du välja villkor i den andra listrutan. 4. Skriv in ditt värde i sista rutan. 5. Klicka på knappen Formatera och välj dina formateringar. 6. Klicka på OK två ggr