Excel Övning 1 ELEV: Datorkunskap Sida 1 Niklas Schilke

Transkript

1 Datorkunskap Sida 1 Niklas Schilke Excel Inledning Microsoft Excel är ett kalkylprogram som ingår i Microsoft Office. Kalkyl betyder här beräkning så vi kan säga att Excel är ett program som används för beräkningar. Man kan utföra både avancerade och enkla beräkningar men man kan ha nytta av Excel även om man inte behöver utföra några beräkningar alls. Det första som man ser när man öppnar Excel är att själva arbetsytan är indelad i många rutor, celler. Genom att skriva in information i dessa rutor så kan man lätt ordna informationen i tabeller. Förutom det uppenbara rutnätet, cellerna, så skiljer sig inte utseende sig så mycket mot hur det ser ut i Word. Det är ungefär samma menyer och verktygsknappar. Arbetsbok När man öppnar programmet så får man i Excel till skillnad från Word inte ett blankt dokument utan en tom arbetsbok istället. Arbetsboken har oftast filändelsen xls när man sparar den. I figuren ovan kan vi långt ner till vänster se att det står Blad1, Blad2 och Blad3. Dessa är våra arbetsblad (worksheet) som vi får till att börja med. Vi kan lätt ta bort eller lägga till flera blad om

2 Datorkunskap Sida 2 Niklas Schilke vi vill det. Detta gör vi till exempel genom högerklicka på t.ex. Blad1 -etikettn. Då får vi fram en snabbmeny som låter oss bland annat infoga, ta bort, byta namn, flytta eller kopiera ett arbetsblad. När vi sparar i Excel så sparas alla arbetsbokens blad tillsammans. Celler Cellens namn Rutorna i Excel kallas alltså för celler. För att lära oss att hantera rutorna så är det viktigt att vi lär oss att benämna dem på rätt sätt. I Excel använder man ett smart och logiskt system för att benämna alla celler. Om vi tittar på bilden här till höger så ser vi att alla kolumner har namn efter bokstäver. Första kolumnen heter A, andra B, tredje C och så vidare. Raderna däremot är numrerade på vanligt vis och första raden heter 1, andra 2 och så vidare. Detta ger oss då möjligheten att benämna varje cell unikt till Kolumnnamn + Radnamn, t.ex. A1, B4 eller C4. C4 betyder alltså cellen i kolumn C och rad 4. Detta sätt att benämna celler används när man skriver formler eller när man i andra fall behöver referera till en speciell cell. Vi ser även på bilden att en cell har en svart ram runt sig. Detta betyder att cellen är markerad. Den markerade cellens namn syn i ett cellnamnsfält. Att skriva i en cell När du skriver något i Excel så skrivs det i den markerade cellen. När du börjar att skriva in i en cell så tror Excel att du vill skriva över den information som stod i cellen sedan tidigare. Du kan undvika detta genom att trycka [F2] som ger dig en markör i cellen och låter dig redigera texten i cellen. Förutom att du ser cellens information i själva cellen så ser du också den markerade cellens information i fältet ovanför kolumnerna. Detta fält kallas för formelfältet. Istället för att trycka [F2] kan du trycka med musen direkt in i formelfältet. I bilden ser vi var vi har formelfältet. En annan sak som vi kan lägga märke till är att i celler som vi skrivit in text så är texten vänstercentrerad medan de fält som innehåller siffror blir högerställda. Detta är förinställt i Excel men det går naturligtvis att välja annan formatering om man vill. Vi kan dela upp informationen en cell kan innehålla i tre olika typer: Text - Alla typ av text. Värden - Siffror, tal, datum, valuta etc. Formler - Olika typer av beräkningar.

3 Datorkunskap Sida 3 Niklas Schilke Vad händer om du skriver in information i en cell och trycker [enter]? Vad händer om du skriver in information i en cell och trycker [tab]? Vad händer om du skriver in information i en cell och trycker på [esc]? Prova detta även på en cell som innehåll någon text innan du markerade den. Vad händer om du skriver in information i en cell och trycker på någon av piltangenterna? Hädanefter så skall du alltid bekräfta texten i en cell med [tab], [enter] eller piltangenterna om du uppmanas att skriva in information i en cell. Vad händer om du skriver i en cell? Vad händer om du skriver =23+12 i en cell? Skriv in 72 i cell A1 och sedan skriver du in 14 i cell B2. I cell C2 skriver du =A1+B2. Vad visas i cell C2? Vad tror du =-tecknet har för betydelse om det står först i en cell? Vad händer om du skriver in text(ej ett tal) i en cell och texten går ut över högerkanten? Kontrollera om det är någon skillnad på resultatet i föregående fråga om cellen till höger innehåller något! Är det det? Vad händer om du skriver in ett tal i en cell och talet inte får plats i kolumnen? Varför är det så tror du?

4 Datorkunskap Sida 4 Niklas Schilke Markera celler När du skriver något i Excel så skrivs det i den markerade cellen. Kopierar man så kopieras informationen från den markerade cellen. Man kan markera mer än en cell. Detta gör man vanligtvis för att kopiera flera celler eller för att kanske ta bort dem. Genom att experimentera dig fram skall du nu försöka att markera celler enligt listan. Celler som skall markeras Hur gör man? Endast en cell Markera flera celler intill varandra Markera en kolumn Markera en rad Markera flera rader Markera flera kolumner Markera hela bladet Markera helt olika celler (ledtråd:ctrl) Ändra kolumnbredd och radhöjd Man kan naturligtvis ändra storleken på både kolumner och rader i Excel. Kolumner För att göra en kolumn bredare eller smalare så kan man ta tag i skarven precis mellan kolumnnamnen symbol när du är på rätt ställe.. Som du ser så ändrar musmarkören utseende till en Rader På samma sätt ändrar man höjden på raderna.

5 Datorkunskap Sida 5 Niklas Schilke Övningar Markera flera kolumner. Ändra sedan storleken på en av de markerade kolumnerna på ovanstående sätt. Vad händer? Prova samma sätt på flera markerade rader. Vad händer? Skriv in text som är för bred för kolumnbredden. Dubbelklicka sedan på skarven mellan kolumnnamnen (istället för att dra och ändra storleken så dubbelklickar du), vad händer? Högerklicka på ett kolumnnamn och välj kolumnbredd. Vad händer? Hantera rader och kolumner När man arbetar med Excel så kommer man ofta på att man vill infoga en kolumn eller en rad mellan sina befintliga rader. Ta nu genom att experimentera reda på hur du gör följande: Vad du ska göra Hur gör du? Infoga en kolumn Infoga en rad Infoga flera rader Infoga flera kolumner Ta bort en kolumn Ta bort en rad Ta bort flera kolumner Ta bort flera rader

6 Datorkunskap Sida 6 Niklas Schilke Beräkningar Nu skall vi prova att göra lite enklare beräkningar i Excel. I en tidigare övning så bör du ha sett ett exempel på hur vi kan göra en beräkning. När det står ett likhetstecken, =, i början av en cell är detta en uppmaning till Excel att beräkna innehållet i cellen och sedan visa resultatet. (Om man verkligen vill skriva ett likhetstecken i början av cell utan att göra några beräkningar kan man skriva en -tecken i början av cellen.). Skapa ett excelblad och skriv in de matvaror som du ser i exemplet till höger. Justera kolumnbredden automatiskt. Hur var det nu man gjorde? _ Skriv nu in lite priser så du får en tabell som ser ut som den nedre vänstra tabellen. Det ser ju inte så snyggt ut, när priserna har olika antal decimaler. Markera hela kolumn B och välj [Format][Celler ] från menyn och försök själv lista ut hur man kan formatera kolumnen så att alla tal ser ut som den högra tabellen här ovanför. Redovisa mycket kort vad du gjort. _ Nu skall vi utöka vår lilla tabell med att vi kan bestämma antal för varje vara. Kanske är det en inköpslista. Skriv en kolumn till så att din tabell ser ut som nedan till vänster. Infoga även en rad och skriv rubriker som i bilden nere till vänster. Vi har ju nu förberett vår lilla tabell för att beräkna en summa. I cellen D2 skall du nu utföra en beräkning so multiplicerar innehållet i B2 med innehållet i C2, alltså priset gånger antalet. Som gångertecken använder man i Excel *-tecknet. Skriv i rutan in det exakta uttrycket som du skriver in i D2. Formatera även summakolumnen så att det ser ut som kronor. Om du har gjort rätt så bör du fått tabellen enligt den uppe till höger.

7 Datorkunskap Sida 7 Niklas Schilke Fyllnadshandtaget Istället för att upprepa formelskrivandet för varje rad skall vi nu använda fyllnadsfunktionen som Excel har. För att kunna göra det måste du lära dig var fyllnadshandtaget sitter. (Se bilden) Fyllnadshandtaget är den lilla fyrkanten som sitter i nedre högra hörnet på ramen som marker de markerade cellerna. Ta tag i fyllnadshandtaget och dra ner ramen så att den täcker alla rader som vi skrivit rader på. Markera följande celler och skriv vad de innehåller (formeln alltså inte beloppet): D3 D4 D5 D6 Nu skall vi göra en annan liten övning med fyllnadshandtaget. Skriv in texten jan i en cell. Markera cellen och ta tag i fyllnadshandtaget och dra det åt höger (eller nedåt) ett antal rutor och släpp. Vad hände? Gör samma övning igen men skriv in må istället. Vad hände nu? Lite om funktioner Summa Vår lilla Excel-beräkning innehåller ännu ingen slutsumma som talar om vad vi ska betala om detta vore vår inköpslista. Naturligtvis kan vi enkelt beräkna summan i Excel. Markera cellen D7 som det ser ut i bilden ovan. Tryck på summaikonen. Excel

8 Datorkunskap Sida 8 Niklas Schilke kommer att föreslå ett område som du vill summera. Om det är rätt område så bekräftar du genom att trycka på -ikonen en gång till. Om området inte stämmer med de rader som du vill summera så kan du markera ett eget område. Kontrollera i formelfältet vilken information som skrevs in i D7. Notera nedan! Hur tolkar du informationen? Andra funktioner Du bör nu ha använt dig av och vara på väg att förstå lite om hur excel använder sig av funktioner. I ovanstående exempel använde vi oss av SUMMA-funktionen. Det finns flera andra funktioner i Excel som är uppbyggda på samma sätt. En funktion returnerar alltid ett värde vilket gör att om vi i en cell skriver =funktionsnamn() så får cellen värdet av funktionen. Till våra funktioner kan vi skicka olika värden eller olika informationer. Den informationen skrivs mellan parenteserna. I summafunktionen bestod den informationen av ett cellintervall. Det var i det cellintervallet som Excel summerade alla tal. I vårt fall bör det ha varit D2:D6. En stor poäng med att använda Excel är att informationen behandlas dynamiskt. När vi till exempel ändrar i en av våra celler som innehåller data för beräkningar så uppdateras beräkningarna direkt.

9 Datorkunskap Sida 9 Niklas Schilke Prova att ändra pris på någon vara. Ändra sedan antalet på någon annan vara. Vad händer? Ta nu och öppna en ny tom arbetsbok. Skriv in information som i nedanstående tabell. Informationen i de markerade fälten skall beräknas med funktionerna Medel(), Min() eller Max(). Du får själv klura ut hur du skall göra. Naturligtvis kan du fråga din lärare om du fastnar på något för länge. När du är klar skall du spara arbetsboken som excel1.xls. Tala om för din lärare när du är klar så att du kan få godkänt på uppgiften.