Grundkurs 2 IKT. Dan Haldin Ålands lyceum

Transkript

1 Grundkurs 2 IKT Dan Haldin Ålands lyceum

2 IT 2 GRUNDKURS 2 I DATABEHANDLING VID ÅLANDS LYCEUM I den här boken kommer du att lära dig de program som behövs för att klara Datakörkortets Modul 4 (Microsoft Excel kalkyl och registerhantering) och Modul 6 (presentationsprogrammet Microsoft PowerPoint). Vid Ålands lyceum har vi idag 5 st IT kurser. De tre första datakurserna vid Ålands Lyceum är helt och hållet baserade på ECDL (European Computer Driver Licence). Den här boken är skriven med hänsyn till rådande kunskapskrav i styrdokumentet Kunskapskrav Core syllabus 5. ECDL består idag av 7 moduler, av vilka 6 är praktiska och utförs framför datorn och 1 är teoretiskt. Modul 1 Modul 2 Modul 3 Modul 4 Modul 5 Modul 6 Modul 7 Allmän IT-kunskap Operativsystemet Windows med fil- mapphantering Ordbehandling med Microsoft Word Kalkylering och registerhantering med Microsoft Excel Relationsdatabaser med Microsoft Access Presentation med Microsoft PowerPoint Internet med World Wide Web och e-post Välkommen på kurs till Ålands lyceum Dan Haldin IT Utbildare och ECDL testledare vid Ålands lyceum 3

3 IT GRUNDKURS 2 I DATABEHANDLING VID ÅLANDS LYCEUM... 3 KALKYLERING MED MICROSOFT OFFICE EXCEL... 5 Arbeta med fler kalkylblad:... 5 Beräkna Marginal... 6 Beräkna Försäljningspris... 7 Saltnäs Varuhus... 9 Uppdatera länkar automatiskt:...12 Uppdatera data manuellt...13 Bryta fjärreferenser

4 5 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum KALKYLERING MED MICROSOFT OFFICE EXCEL Kalkylprogrammet Excel är utformat för att förenkla alla typer av arbetsuppgifter där beräkningar och jämförelser mellan olika data behöver göras. Med Microsoft Excel kan du utföra olika typer av beräkningar, skapa diagram, sortera och filtrera i olika dataposter. För att starta Excel klickar du på Start, peka på Program och klicka sedan på Microsoft Office Excel ARBETA MED FLER KALKYLBLAD: För att man skall kunna arbeta effektivt med Excel krävs att flera kalkylblad och arbetsböcker kan svetsas samman och fungera tillsammans. För att göra detta använder man sig av formler och i nästa övning kommer vi att länka samman information mellan flera olika kalkylblad. Börja med att öppna en ny tom arbetsbok. Dubbelklicka på fliken med namnet Blad 1 och ändra namnet till Produktinfo, skriv sedan in följande kalkyl: Ge cellerna C4:C16 valutaformat genom att klicka på knappen Valuta:. Se till att du får som valutasymbol. Dubbelklicka på kalkylbladet Blad 2 och ge det namnet Prisinfo. Skriv sedan in följande kalkyl. (Obs du kan kopiera Produkt Nr och Produktens namn, gärna med en = formel) 5

5 6 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Rubrikerna i C3 och D3 skrivs in manuellt, lämna sedan E kolumnen tom. skriv sedan in rubrikerna Marginal % och Moms % i cellerna F3 och G3. För att sedan kunna göra beräkningarna skall vi använda oss av formler och prisinformationen som finns i kalkylbladet Produktinfo. BERÄKNA MARGINAL Placera markören i cellen C4 och börja formeln med = klicka sedan på kalkylbladet Produktinfo och klicka i cellen C4. Multiplicera sedan med cellen som innehåller Marginalprocenten, dvs. F4, tryck sedan ner tangenten F4 för att låsa cellen (absolut referens) och klicka sedan ENTER. Det du nu har räknat ut är den beräknade bruttovinsten för varje såld produkt. Formeln bör se ut så här: Ta tag i handtaget och kopiera ned formeln till C16. Eventuellt bör du lägga på ett valuta format på marginalcellerna. 6

6 7 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum BERÄKNA FÖRSÄLJNINGSPRIS Nästa steg blir att räkna ut vad försäljningspriset skall vara om vi skall göra denna vinst: Placera markören i cellen D4 och börja en formel, = klicka på Produktinfo och klicka sedan i cellen C4, komplettera formeln med *, gå tillbaka till kalkylbladet Prisinfo och klicka på cellen som innehåller momsprocenten dvs. G4, lås den med F4 tangenten, lägg in + och gå sedan tillbaka till produktinfo och klicka på inköpspriset för produkten. Komplettera till sist formeln genom att plussa på den uträknade marginalen, dvs. innehållet i cellen C4, bekräfta med ENTER. Formeln bör se ut så här: Ta tag i hantaget på cellen som innehåller formeln och kopiera ner till cellen D16 Nu kanske du undra vad som är själva syftet med detta, det skulle ju vara lika enkelt att använda en fickräknare istället. Det har du rätt i, det är först när man skall göra ändringar som man märker hur otroligt kraftfullt Microsoft Excel är. Tänk dig att du sitter som marknadsansvarig vid förtaget och du märker nu att 18 % är för liten marginal för att få företaget att gå runt. Om du skulle ha använt dig av fickräknaren skulle du ha ett ganska stort projekt framför dig, Med Excel går det enkelt. Placera markören i cellen som innehåller Marginalprocenten (F:4) och ändra marginalen till 24,5%, observera att allt ändrar sig omedelbart. Det som kanske verkar konstigt är att det står fortfarande 25 % i cellen, det beror på att Excel avrundar uppåt. För att se värdet 24,5% så markera vi cellen och klickar på knappen Öka decimal så att vi ser värdet med 1 decimals noggrannhet. Tänk dig att inköpspriset på någon produkt ändrar, detta är lika enkelt när man använt sig av en formel. Ändra inköpspriset för Strålningsfilter genom att klicka in dig på kalkylbladet Produktinfo till 18 och observera förändringen i Försäljningspriset. Formatera sedan Kalkylbladen enligt de metoder som du lärt dig, använd Centrering över kolumner på rubriken Butiken AB i samtliga kalkylblad. 7

7 8 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Slutligen skall vi skapa ett Cirkeldiagram som jämför marginalen mellan de olika produkterna. Se till att ha en tydlig diagramrubrik och tydliga förklaringar i diagrammet, man skall kunna förstå diagrammet även om man ser det utan kalkylarket Spara filen med namnet BUTIKEN AB 8

8 9 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum SALTNÄS VARUHUS I det här exemplet driver du det största varuhuset i Saltnäs. Det är uppdelat på fem avdelningar, och varje avdelning har en avdelningschef. Din uppgift som varuhus är bl.a. att sammanställa försäljningsstatistiken för hela varuhuset och för att göra detta på ett enkelt sätt så använder du Microsoft Excels länkningsverktyg. Sammanställningen skall du göra i din Excelfil som har namnet Saltnäs Varuhus, du kommer också att spara en arbetsyta (Work space), där du kan se alla avdelningar på samma gång. Börja med att kopiera mappen Saltnäs Varuhus med allt innehåll. Du hittar mappen under Ovningar / Dan Saltnäs Varuhus Bokavdelningen Kosmetikavdelningen Klädavdelningen Skoavdelningen Mediaavdelningen När du kopierat mappen så öppnar du den och markerar alla filer. Klicka på ENTER vilket resulterar i att alla arbetsböckerna öppnas. Välj Fliken Visa, sök sedan fram alternativet Ordna alla. Klicka på knappen: Bocka för alternative Sida vid sida, bekräfta sedan med OK Aktivera arbetsboken Saltnäs Varuhus, genom att klicka i fönstret. Bildskärmen skall se ut som exemplet på nästa sida, Observera att placeringen av de olika arbetsböckerna kan variera. 9

9 10 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum För att länka den beroende filen Saltnäs varuhus till de fem oberoende filerna så använder jag en enkel = formel. Gör så här. Markera cell B4 i Saltnäs Varuhus.xls, Skriv := Aktivera Bokavdelningen.xls, Markera Cell C10, Tryck ENTER för att bekräfta. Markera åter cell B4 i Saltnäs Varuhus och undersök formeln i formelfältet. = [Bokavdelningen.xls]Blad1!$C$10 I formeln kan du se en hänvisning till aktuell fil, Blad samt cell. Efter bladnamnet finns ett utropstecken som anger att en fjärrlänk har skapats mellan cellen (källdata) och resultatcellen. Aktivera vid behov Saltnäs Varuhus.xls. Markera cell B5 Skriv: =, Aktivera Kosmetikaavdelningen.xls, Markera cell C10 Tryck ENTER för att bekräfta. Upprepa förfarandet med de tre återstående avdelningarna. När du är klar skall innehållet i Saltnäs Varuhus.xls. se ut så här: 10

10 11 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Markera cell B10 Summera försäljningssiffrorna med Autosumma funktionen. Resultatet skall bli så här: Spara arbetsboken Saltnäs Varuhus.xls genom att använda snabbkommandot CTRL +S Vi vill också kunna öppna samtliga arbetsböcker på nytt och få dessa att ligga sida vid sida automatiskt. Detta gör vi genom att spara fönstret som en arbetsyta. Klicka på fliken Visa, där kommer du sedan att hitta en knapp som heter Spara arbetsyta. Klicka på knappen, Kontrollera att du är inne i mappen Saltnäs varuhus. Skriv in namnet Varuhusets totalbudget som namn på arbetsytan och klicka sedan på knappen Spara. Svara Ja till alla på eventuella frågor om att spara filer. Stäng samtliga arbetsböcker. 11

11 12 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum UPPDATERA LÄNKAR AUTOMATISKT: Öppna filen Bokavdelningen.xls. Ändra värdet i cell C7 till Stäng filen och svara Ja på frågan om ändringarna skall sparas. Öppna filen Saltnäs Varuhus.xls. Filen aktiveras men det händer inget med värdet i cellen för Studentlitteratur? Däremot har nedanstående Säkerhetsvarning aktiverats: Klicka på knappen Alternativ. Bocka för alternativet Aktivera innehållet: Bekräfta med OK. 12

12 13 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Både siffrorna för Saltnäs Varuhus och Totalt ändras nu. Kontrollera att du har samma resultat som i bilden: Klicka på knappen för att stänga fönstret, nedanstående fönster aktiveras: Klicka på Fortsätt. UPPDATERA DATA MANUELLT Det kan ibland vara nödvändigt att välja det förhandsvalda alternativet skydda datorn på frågan om uppdatering av länkar. Vid behov kan uppdatering därefter ske på direkt uppmaning av användaren. Vi tänker oss att några av avdelningscheferna ändrar i sina budgetar. Du skall sedan öppna den beroende filen utan att uppdatera fjärrlänkarna. Stäng den beroende filen Saltnäs Varuhus innan du gör nedanstående uppgift. Öppna filerna Kosmetikaavdelningen, Klädavdelningen och Skoavdelningen. Ändra cell C6 i de tre arbetsflikarna till följande värden: 13

13 14 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Kosmetikaavdelningen.xls 900, Klädavdelningen.xls, 750, Skoavdelningen.xls, 2550 Avsluta med att stänga samtliga filer. Spara alla ändringar. Öppna Saltnäs Varuhus.xls. Låt alternativet Skydda datorn från okänt innehåll (rekommenderas) vara markerat och klicka sedan på OK. De siffror som nu visas är de som var aktuella sista gången filen sparades. Du skall nu uppdatera länkarna till källdatafilerna manuellt, en i taget eller alla på en gång: Klicka på Fliken Data och välj därifrån alternativet Redigera länkar: Nedanstående fönster aktiveras: 14

14 15 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Obs! dialogrutan kan se lite olika ut beroende på var filerna är sparade. Markera de tre länkarna Kosmetikaavdelningen.xls, Klädavdelningen och Skoavdelningen.xls enligt figuren nedan. Använd CTRL för att göra en splittrad markering. Klicka på Uppdatera värden. Håll ett öga på cell B10 för att se om dess värde ändras. Stäng filen och svara Ja på frågan om du skall spara den. BRYTA FJÄRREFERENSER Det finns tillfällen då länkarna bör brytas, t ex när chefen anser att budgetarbetet är färdigt. För att låsa den slutliga budgeten är det i Excel möjligt att låsa alla eller valda länkar. Öppna arbetsytan Varuhusets totalbudget.xlw Aktivera Saltnäs Varuhus.xls. Markera Cell "B4". Tryck F2 för att aktivera redigeringsläget. Tryck F9 15

15 16 IT grundkurs 2 i datateknik vid Ålands lyceum Tryck ENTER för att avsluta. Cell B4 innehåller inte längre någon länk, utan ett värde. Chefen för Bokavdelningen kan ändra hur mycket han vill i sin budget; den kommer inte längre att påverka Varuhusets totalbudget. Testa gärna! Du kan också konstatera detta genom att välja Redigera / Länkar. Bokavdelningen.xls finns inte längre med på listan över länkade filer. Lås fjärreferensen till samtliga avdelningar, spara sedan filen Saltnäs Varuhus med det nya namnet Varuhusets resultat kvartal Stäng filerna och svara Ja på ev dialogrutor. 16