HANTERA DOKUMENT I OFFICE FÖR LIVE@EDU (SKYDRIVE)

Transkript

1 UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN SID 1 (11) VERSION 0.1 Guide HANTERA DOKUMENT I OFFICE FÖR LIVE@EDU (SKYDRIVE) I Live@edu kan du i Internetläsaren med Microsoft Webb Apps skapa, redigera och dela dokument av typerna o Word Ordbehandling o Excel Kalkyler o Powerpoint Presentationer o OneNote avancerade anteckningar Denna guide innehåller: Skapa/lägg till ett dokument... 2 Redigera dokument... 5 Återställa äldre version av ett dokument... 7 Ändra behörighet till dokument... 8 Radera ett dokument Mer information kring Live@edu och andra guider

2 SID 2(11) Skapa/lägg till ett dokument Logga in på ditt konto på Du kommer då normalt till Inkorgen i din Live@edu e-postläsare, Outlook Web App. Det finns många sätt att skapa upp ett dokument, t.ex. o Office - Senaste dokument (1) o Office - Dina Dokument (2) o Mer Skydrive (3) Förutom att skapa ett helt nytt dokument kan du lägga till/överföra ett dokument från din dator. () 1 2 3

3 SID 3(11) Skapa ett nytt Word-dokument Klicka på valfri Nytt -meny enligt ovan (1,2 eller 3) så att du får fram nedanstående meny. Välj Word-dokument (5). 5 Välj ett namn på ditt nya Word-dokument. I det här fallet döps den till Matteläxa (6) Om du vill dela dokumentet med andra kan du göra det genom att klicka på Ändra (7) o Ställ in behörighetsnivån med rull-listen eller bjud in specifika personer. Du kan använda din kontaktlista genom att klicka på Välj från din kontaktlista. Du kan ge behörighet till en grupp genom att skriva in eller markera den i kontaktlistan. o De personer och grupper du lägger till läggs till i behörighetslistan (9). Om du ångrar dig kan du trycka på. o I listan väljer du vilken behörighet personen ska ha, Redigera eller Visa (10). När du är klar tryck på Spara. Om du inte vill skapa dokumentet, tryck på Avbryt

4 SID (11) 12 Du har nu skapat ett Word-dokument som du kan skriva i. o För att spara dokumentet klickar du på (12). I övriga program i Web Apps (Excel, Powerpoint, Excel) saknas spara knapp eftersom dokumenten sparas automatiskt. o För ytterligare hjälp om funktionerna i Word klickar du på (13) För att avsluta trycker du på valfri länk eller, du kommer då till Office Alla dokument (15), samma sida som menyvalet Office Dina dokument

5 SID 5(11) Redigera dokument Dina dokument hittar du på samma ställen som du gjorde när du skapade ett nytt dokument (enligt Skapa/lägg till ett dokument ). När du skapar nytt dokument spelar det ingen roll vilken väg du går för att skapa dokumentet. När du vill redigera ett dokument kan du hitta det lättare om du känner till följande Office - Senaste dokument (1) o Sorterat på när de senast är ändrade. Office - Dina Dokument (2) o Dokumenten är grupperade per hur de är delade (Privata, Utdelade och Gruppdokument) Mer SkyDrive (3) o Grupperat utifrån mappstruktur och favoriter. Sökfältet () o Om du vet dokumentnamnet kan du skriva in det. Sökmotorn fyller automatiskt på så om du t.ex. vet början på namnet ger sökmotorn förslag. Notera att du ibland måste välja vad du vill söka efter, Dokument, Kontakter eller Webb. Det går inte att söka efter dokument från Inkorgen / Outlook Web App

6 SID 6(11) Välj Senaste dokument (1) enligt ovanstående. Flytta muspekaren över det dokument du vill redigera och välj Redigera i webbläsare. Dokumentet öppnas upp i valt program (Word, Powerpoint etc). (5) Om du i, listvyn, istället för att välja redigera dokument klickar direkt på dokumentet (5) hamnar du i dokumentets i Visa-läge. Klicka på Redigera i webbläsare för att hamna i redigera-läge. Om du inte har rättigheter att ändra är Redigera i webbläsare inaktiverat/grå.

7 SID 7(11) Återställa äldre version av ett dokument Ibland behöver man gå tillbaka till en äldre version av ett dokument. Till skillnad från hur det normalt är på datorn behöver man i Live@edu inte själv ta säkerhetskopior eller ställa versionshantering i programmen. Det räcker med att hitta dokumentet och sedan välja önskad version. Du hittar äldre versioner genom att välja Versionshistorik (6). 6 För att hitta rätt version att återställa eller bara för att se hur versionen ser ut kan du titta på de äldre versionerna genom att klicka på versionen (7) Om du vill återställa dokumentet klickar du på Återställ. Detta innebär att en kopia av den valda versionen blir Aktuell version. Om du ångrar din återställning kan du alltid gå tillbaka till versionshistoriken och återställa en annan version. 7 Programmen Excel, OneNote och Powerpoint sparar automatiskt. I Word måste du spara själv.

8 SID 8(11) Ändra behörighet till dokument Om du är ägare ( skapare ) av ett dokument kan du bestämma vilka som får se ditt dokument och om dem förutom att titta på dokumentet har rätt att ändra i det. På de flesta vyer där du ser dokumentet kan du ändra behörigheterna. Till exempel i listvyn över senaste dokument eller när du är inne och redigerar dokumentet. Ändra behörigheter via senaste dokument Du kommer till Senaste dokument genom att i menyn Office välja Senaste dokument (1) Du får du upp en lista på alla dokument som finns i gruppen. För muspekaren över det dokument du vill ändra behörigheten på och välj Mer Dela Redigera behörigheter (2). Du får då upp samma bild som i exemplet Skapa ett nytt Worddokument. Välj vem som ska få tillgång till filen och tryck på Spara. Om du lagt till nya personer kan dessa informeras om sin nya behörighet. Tryck på Skicka-knappen för att skicka dem en e-post eller Hoppa över. Ändra behörigheter via dokument Behörighetsinställningarna hittar du i Arkiv-menyn () och valet Dela (5). Du kommer då till samma bild som i fallet ovanför (3)

9 SID 9(11) Informera de som har behörighet till dokumentet Om du vill skicka en ny länk till alla som har behörighet kan du klicka på Skicka länk (7). Alla som har befintlig behörighet blir automatiskt mottagare. Om du vill ta bort en mottagare klickar du på krysset (8). Notera att du måste kryssa i Kräv att mottagarna måste logga in med sina Windows Live ID:n (9) för att säkerställa att dokumentet förblir behörighetsskyddat. Mottagarna av länken får ett e-post som ser ut som nedan (10). Om du bara vill visa länken klickar du på Visa länk (11). Länken kan du t.ex. använda i e-post eller andra dokument som du skriver själv

10 SID 10(11) Radera ett dokument Om du vill radera ett dokument går du till en av de tidigare beskrivna dokumentöversikterna, t.ex. Dina Dokument. Flytta muspekaren över det dokument som du vill radera och klicka på krysset (1) Du får upp ett varningsmeddelande om att dokumentet permanent kommer att tas bort. Klicka på OK för att godkänna raderingen och Avbryt för att inte ta bort. 1 2

11 SID 11(11) Mer information kring och andra guider Du hittar mera guider och information kring på Microsofts hemsida,