Snabbguide. Välkommen! Metod 1. Snabbguide 1/

Transkript

1 Snabbguide 1/13 Snabbguide Välkommen! Web Apps är en nyhet i Microsoft SharePoint Online, som ingår i Microsoft Office 365. Web Apps är bantade versioner av Microsoft Office Word, PowerPoint, Excel och OneNote som du kör direkt i webbläsaren. Det betyder att du kan förhandsgranska dokument och göra grundläggande redigering av dem via datorer där de vanliga Office-programmen inte finns installerade. Det går att nå Web Apps på olika sätt. I den här guiden beskriver vi tre metoder. Metod 1 Enklaste sättet att komma igång är att hämta ett dokument från din hårddisk och börja jobba med det direkt i webbläsaren. 1 2 Gå till din gruppwebbplats. Klicka på länken Lägg till dokument. 2

2 Snabbguide 2/ Välj den eller de filer som du vill hämta. Klicka på knappen OK Nu finns filen online. Alla som har tillgång till gruppwebbplatsen har även tillgång till filen. 5

3 Snabbguide 3/13 6 Klicka på pilen vid dokumentnamnet, så öppnas en listruta. Klicka på menyvalet Redigera i webbläsaren Tjänsten öppnar dokumentet med rätt app, i det här fallet Excel Web App. Du kan nu börja bearbeta innehållet. Tjänsten sparar dokumentet automatiskt; du behöver alltså inte tänka på den saken själv. Om din dator innehåller det Office-program som motsvarar appen (i det här fallet Excel) kan du klicka på knappen Öppna i Excel för att jobba vidare med dokumentet. Där får du fler funktioner och bättre redigeringsmöjligheter. Dessutom kan du fortsätta bearbetningen även utan internetuppkoppling. 7 8

4 Snabbguide 4/ Metod 2 Du kan även nå Web Apps genom följande tvåstegsprocess. Skapa först ett nytt bibliotek för ett visst dokumentormat och skapa därefter nya dokument från detta bibliotek. Gå till din gruppwebbplats och klicka på fliken Webbplatsåtgärder Klicka på menyvalet Nytt dokumentbibliotek Skriv ett namn på ditt nya dokumentbibliotek, i detta fall Powerpoint-presentationer. Öppna listrutan Dokumentmall och klicka på den dokumenttyp som du vill använda i biblioteket, i detta fall Microsoft PowerPoint-presentation. Klicka på knappen Skapa. 3 Powerpoint-presentationer 4 5

5 Snabbguide 5/13 6 Tjänsten bekräftar att du har skapat ett nytt bibliotek för PowerPoint-presentationer och att detta är tomt Klicka på fliken Dokument. Klicka på knappen Nytt dokument. 7 8

6 Snabbguide 6/13 9 Tjänsten kontrollerar nu om motsvarande Office-program finns installerat på din dator, i det här exemplet PowerPoint: Om så är fallet kommer dokumentet att öppnas i PowerPoint. Om programmet inte finns ombeds du att ge dokumentet ett namn. Därefter öppnas det i PowerPoint Web App.

7 Snabbguide 7/ Metod 3 Den här metoden kräver lite mer arbete i början jämfört med de två första, men för många användare är den bättre i längden. För att du ska kunna använda metod 3 behöver du ha administratörsrättigheter på den aktuella SharePoint-sajten. Även nu är det fråga om en tvåstegsprocess. Först skapar du nya innehållstyper för de dokument som du vill använda (Excel, PowerPoint osv.). Sedan lägger du till dessa i listan Nytt dokument för biblioteket. Gå till din gruppwebbplats och klicka på fliken Webbplatsåtgärder Klicka på menyvalet Webbplatsinställningar Klicka på länken Webbplatsinnehållstyper. 3

8 Snabbguide 8/13 4 Klicka på länken Skapa Skriv ett namn i textrutan Namn. Ge en passande beskrivning i textrutan Beskrivning. Öppna listrutan Välj överordnad innehållstyp från och markera alternativet Dokumentinnehållstyper. Öppna listrutan Överordnad innehållstyp och markera alternativet Dokument. Klicka på knappen OK

9 Snabbguide 9/13 10 Klicka på länken Avancerade inställningar Markera alternativknappen Överför en ny dokumentmall och välj ett dokument på din hårddisk som du vill använda som mall för denna dokumenttyp. Det spelar ingen roll vilka data som filen innehåller; den användas endast som mall. Klicka på knappen OK 11 12

10 Snabbguide 10/13 13 Nu har du skapat en egen innehållstyp för Excel-dokument. Nästa steg är att lägga till denna typ i listan för biblioteket. Gå till din gruppwebbplats och klicka på menyvalet Delade dokument Klicka på fliken Bibliotek. 14

11 Snabbguide 11/13 15 Klicka på knappen Inställningar för bibliotek Rulla ner till sidslutet och klicka på länken Lägg till från befintliga webbplatsinnehållstyper. 16

12 Snabbguide 12/ Öppna listrutan Tillgängliga webbplatsinnehållstyper och markera din nya webbplatsinnehållstyp, i det här fallet Excel Klicka på knappen Lägg till. Innehållstypen visas i den högra rutan. Klicka på knappen OK Nu är du klar. Kontrollera resultatet genom att först klicka på menyvalet Delade dokument. Klicka sedan på fliken Dokument

13 TSP-3206_ Snabbguide 13/13 23 Klicka på nedre delen av knappen Nytt dokument. Tjänsten visar en lista över de dokumenttyper som du kan skapa, däribland typen Excel som du nyss lagt till. Nu kan du alltså skapa ett nytt Excel-ark direkt i webbläsaren och sedan öppna det antingen i Microsoft Excel (om programmet finns installerat på din dator) eller i Excel Web App Vill du lägga till fler dokumenttyper, exempelvis PowerPoint och OneNote? Gå igenom punkterna 1 23 i Metod 3 för varje innehållstyp som du vill lägga till. Resultatet är en uppsättning menyval av nedanstående slag. Nu kan du skapa nya Word-, Excel-, PowerPoint- och OneNote-dokument direkt i webbläsaren och redigera dem antingen i ett program som finns installerat på din dator eller i en Web App. 24