Använda Office 365 på en iphone eller en ipad

Transkript

1 Använda Office 365 på en iphone eller en ipad Snabbstartsguide Kontrollera e-post Konfigurera din iphone eller ipad så att du kan skicka och ta emot e-post från ditt Office 365-konto. Kontrollera din kalender var du än befinner dig Ha alltid koll på var du ska vara genom att synkronisera din kalender med din iphone eller ipad. Synkronisera dina kontaker Ha dina kontakter i din iphone eller ipad så att det blir lättare att dela dokument, skicka e-post och planera möten med kollegor. Få åtkomst till arbetsgruppens OneNote-anteckningsbok Få enkel åtkomst till OneNoteanteckningsböcker som sparats på en SharePoint-gruppwebbplats eller din OneDrive för företag-webbplats med OneNote-appen för iphone eller ipad. Delta i personliga möten Med Lync-appen kan du ansluta till möten, skicka snabbmeddelanden eller ringa videosamtal till kollegor och hålla kontakten när du inte är på kontoret. Samarbeta i din arbetsgrupp Få åtkomst till dina gruppwebbplatser och dela eller redigera filer som sparats där. Arbeta med dina dokument Använd OneDrive för företagappen för att arbeta med eller dela dokument på din OneDrive för företag-webbplats. Visa och redigera dina dokument när som helst Med appen Office Mobile kan du visa och redigera dokument direkt från din iphone.

2 Använda e-post När du har konfigurerat ditt Office 365-konto för e-post på din iphone eller ipad fungerar e- posten precis som andra e-postkonton på enheten. Det här kan du göra. Kontrollera e-post Tryck på E-post på startskärmen. Skicka e-post Tryck på Redigera. Lägg till mottagare, skriv ett meddelande och tryck sedan på Skicka. Svara på ett e-postmeddelande Tryck på Svara. När du är klar trycker du på Skicka. Kontrollera andra mappar Tryck på Mappar. Välj den mapp du vill visa. Visa alla e-postkonton på din enhet Tryck på E-post. (Om du då kommer till din inkorg trycker du på namnet på det kontot i det övre vänstra hörnet.) Här ser du alla konton på enheten. Du kan också visa övriga mappar för de olika kontona. I kontoavsnittet trycker du på kontot med den mapp du vill visa. Hantera din kalender I kalendern kan du skapa och hålla reda på avtalade tider och möten. Visa ett kalenderobjekt Tryck på Kalender-appen. Skapa ett nytt möte eller en ny händelse 1. Tryck på Kalender-appen och välj tid och övriga uppgifter för din avtalade tid. 2. På Lägg till aktivitet-skärmen trycker du på Kalender och väljer din Office 365- kalender. Tryck på Klar när du är klar. Hantera dina kontakter Lägg till, redigera eller ta bort kontakter från ditt Office 365-konto. Lägga till en kontakt 1. På startskärmen trycker du på Telefon > Kontakter. 2. Tryck på Ny och ange kontaktuppgifter. Tryck på Klar när du är klar. Tryck på Office 365- kontot om du vill se övriga mappar för kontot. Redigera eller ta bort en kontakt 1. Tryck på kontaktens namn och sedan på Redigera. 2. Ändra uppgifterna och tryck på Klar. Om du vill ta bort kontakten sveper du nedåt och trycker på Radera kontakt.

3 Samarbeta och arbeta i dokument från OneDrive för företag- eller SharePointgruppwebbplatser På en SharePoint-gruppwebbplats kan din arbetsgrupp kommunicera, dela dokument och samarbeta på olika projekt. OneDrive för företag är din personliga webbplats där du sparar filer som bara du kan se, men som du enkelt kan dela med kollegor. Du kommer åt dokument från dessa webbplatser i Office Mobile-hubben, men om du vill navigera på webbplatsen kan du göra det från Safari-webbläsaren i din iphone eller ipad. Öppna OneDrive för företag eller en SharePoint-gruppwebbplats: 1. Öppna Safari. 2. Ange webbadressen för din webbplats i webbläsarens adressfält. Till exempel så här: onmicrosoft_com kan webbadressen för en personlig webbplats som OneDrive för företag se ut. Webbadressen till en gruppwebbplats kan se ut så här ungefär: (Ersätt "contoso" i webbadressen med organisationens domännamn.) Obs! Om du är osäker på webbplatsens webbadress kan du navigera till den från datorns webbläsare och kontrollera webbadressen i adressfönstret eller skicka den till dig själv via e-post så att du kan kopiera och klistra in den. 3. När inloggningsskärmen för Microsoft Office 365 öppnas anger du ditt användarnamn och lösenord och trycker på Logga in. Om webbplatsen öppnas i en mobilvy och du vill använda datorvyn klickar du på Inställningar > Växla till datorvy. Om du vill växla tillbaka till mobilvyn trycker du på Inställningar > Mobilvy. 4. Om du använder mobilvyn trycker du på Inställningar > Webbplatsinnehåll för att visa en lista över allt innehåll, som exempelvis dokument- eller listbibliotek på en webbplats. Datorvy Mobilvy Tips Du kan enkelt navigera mellan din OneDrive för företag-webbplats och valfri gruppwebbplats som du följer genom att trycka på OneDrive eller Webbplatser från navigeringsrubriken i datorvyn.

4 Använda iphone- och ipad-appar Installera appar för din iphone eller ipad som är utformade för att fungera med Office 365, så att du kan fortsätta att samarbeta med kollegor och arbeta när du inte är på plats. Om du vill ha information om hur du i loggar in på de här apparna första gången kan du läsa snabbstartsguiden Konfigurera Office 365 på en iphone eller ipad: Lync 2013 för iphone eller Lync 2013 för ipad OneDrive för företag för Office 365-prenumeranter OneNote för iphone eller OneNote för ipad Office Mobile för Office 365-prenumeranter (för iphone-användare) Använda Lync 2013-appen Om Lync används i din organisation kan du använda Microsoft Lync 2013-appen för iphone eller ipad och vara uppkopplad även när du inte är på kontoret. Ange status eller logga ut Du kan ändra status genom att trycka på din status på skärmen Min info och sedan välja status eller trycka på Logga ut. Skicka ett snabbmeddelande När du hittar personen du söker efter trycker du på namnet och sedan på Snabbmeddelande-ikonen. Skriv meddelandet och tryck på Skicka-ikonen. Obs! Du kan skicka ett snabbmeddelande under ett videosamtal genom att trycka på Snabbmeddelande-ikonen, skriva meddelandet och trycka på Skicka-ikonen. Lägga till ljud i ett snabbmeddelande När du befinner dig i ett snabbmeddelande och vill ringa upp kontakten trycker du på Telefon-ikonen och väljer det nummer du vill ringa. Ansluta till ett Lync-möte Om du vill ansluta till ett Lync-möte väljer du det möte du vill ansluta till på fliken Möten och trycker sedan på Anslut till möte. Söka efter en kontakt Tryck på Sök på skärmen Kontakter. Börja skriva en persons namn i sökrutan. Resultatet visas nedanför rutan.

5 Använd appen OneDrive för företag för Office 365- prenumeranter När du är inloggad tar OneDrive för företag-appen dig direkt till dina filer och mappar. Du kan börja visa och arbeta i filerna med en gång. Visa dina OneDrive för företag-filer Om du vill öppna ett objekt trycker du bara på det. En nedladdningsknapp visas om en fil går att visa offline. Det finns tre alternativ för att visa dina filer. Längst ner på skärmen OneDrive för företag gör du något av följande: Visa alla OneDrive för företag-filer genom att trycka på Filer. Visa dina senaste OneDrive för företag-filer genom att trycka på Senaste. Visa filer du har gjort tillgängliga för offlinevisning genom att trycka på Offline. Visa filer när du är offline Ladda ned OneDrive för företag-filer till din iphone eller ipad så kan du visa dem när du är offline. 1. Tryck på den fil du vill hämta och öppna. 2. Tryck på nedladdningsknappen 3. Filen visas nu i listan när du trycker på Offline. Tänk på att offlineversionen av filen endast är en nedladdad kopia. Om du redigerar den här filen synkroniseras inte uppdateringarna med versionen som är sparad i OneDrive för företag. Dela en fil 1. Tryck på den fil som du vill dela. 2. När filen öppnas trycker du på OneDrive för företag-delningsknappen Om du redan delar filen ser du en lista över de personer som delar filen. Annars ser du meddelandet Det här objektet delas inte. 3. Tryck på Lägg till högst upp på skärmen Dela. 4. På skärmen Lägg till personer trycker du på rutan Dela med och anger e-postadressen till den person som du vill dela filen med. Du kan också trycka på Lägg till och välja ett namn i din kontaktlista. Upprepa för varje person som du vill dela filen med. 5. Ange delningsbehörigheterna för den person du bjuder in till att dela filen. Standardinställningen är Låt mottagaren redigera. Du kan ändra delningsbehörigheten senare, om du vill. 6. Tryck på Lägg till. Ändra delningsbehörighet 1. Tryck på den fil du vill ändra delningsbehörigheterna för. 2. När filen öppnas trycker du på OneDrive för företag-delningsknappen 3. Tryck på den person vars behörigheter du vill ändra. 4. Tryck på den behörighetsinställning du vill ha.

6 Använda OneNote-appen Synkronisera Office 365-anteckningsböcker Om du har anteckningsböcker som du använder regelbundet på Office 365 SharePointwebbplatser kan du synkronisera dem med din iphone eller ipad genom att lägga till Office 365-kontot efter att du loggat in med ett Microsoft-konto.Kontrollera att de anteckningsböcker du vill öppna är sådana som du nyligen har visat på datorn eller någon annan enhet. Anteckningsböcker som du inte har öppnat på länge synkroniseras inte när du loggar in. 1. Om du har en anteckningsbok öppen trycker du på Anteckningsböcker. 2. Tryck på Inställningar 3. Tryck på Konton > Lägg till en tjänst > Office 365 SharePoint. 4. Ange din e-postadress och ditt lösenord och tryck på Logga in för att lägga till ditt Office 365-konto. 5. Stäng OneNote-inställningar. 6. På skärmen Anteckningsböcker trycker du på Fler anteckningsböcker. Dina anteckningsböcker visas under Senaste. Arbeta offline Synkronisera först anteckningsboken med OneDrive för företag, så synkroniserar OneNote automatiskt dina ändringar medan du arbetar. Om du vid någon tidpunkt förlorar Internetanslutningen eller stänger av den, synkroniseras eventuella väntande ändringar så snart du är online igen. Dela anteckningar Du kan skicka enskilda sidor via e-post eller dela en anteckningsbok. Skicka en sida via e-post 1. Öppna sidan du vill skicka och tryck på pilen i det övre högra hörnet 2. Tryck på Skicka sida via e-post. Skicka en länk till anteckningsbok 1. Tryck på Anteckningsböcker. 2. Tryck på pilen högst upp 3. Tryck på den högra pilen på anteckningsboken du vill dela 4. Välj om mottagaren ska kunna visa eller redigera. Ett e-postmeddelande öppnas med en länk till anteckningsboken. 5. Ange e-postadressen och skicka meddelandet.

7 Använda Office Mobile-appen Hämta dokument på din iphone Det bästa sättet att hämta dina Office 365-dokument till din iphone är att spara dem online, till exempel på OneDrive för företag eller SharePoint-gruppwebbplatser. Du kan visa dem senare från din iphone. 1. Om du inte redan är ansluten till dina Office 365- dokument och vill ansluta till OneDrive för företag eller SharePoint trycker du på mappen Öppna. 2. På skärmen Platser trycker du på Lägg till en plats och loggar in med ditt Office 365- användarnamn och -lösenord. Om du befinner dig i en undermapp trycker du på Bakåt-knappen och går till skärmen där det står Lägg till en plats. 3. Tryck på den tjänst där ditt dokument finns sparat och öppna det genom att trycka på det. Dela dokument Du kan dela dokument genom att bifoga dem i ett e-postmeddelande. 1. Öppna det dokument som du vill dela. 2. Tryck på Arkiv 3. Tryck på Dela. 4. Skriv meddelandet och tryck på Skicka. Arbeta offline Du kan fortsätta arbeta på Office-dokument när du är offline. När du vill spara ändringarna på servern kontrollerar du att du har anslutning till Internet. Tryck sedan på Arkiv > Spara. Vad du kan göra i Word Öppna filtyperna:.doc,.docx,.dot,.dotx,.dotm,.docm Redigera de här filtyperna:.docx,.dotx Lägga till, ta bort och visa kommentarer Vad du kan göra i Excel Öppna filtyperna:.xls,.xlsx,.xlt,.xltx,.xlsm,.xltm Redigera de här filtyperna:.xlsx,.xltx Navigera genom bladen i Dispositionsvy Använda filter Visa summa, medelvärde osv. för ett intervall med hjälp av AutoSum Lägga till, ta bort och visa kommentarer Vad du kan göra i PowerPoint Öppna filtyperna:.ppt,.pptx,.pps,.ppsx,.pptm,.ppsm Redigera de här filtyperna:.pptx,.pptm Lägga till och redigera bildanteckningar Dela filer via e-post Söka text Formatera text Söka efter text i en arbetsbok Sortera markerade data Formatera celler Rensa celler Ångra/Gör om Dela filer via e-post Navigera mellan bilderna i miniatyrvisning Dela presentationen via e-post