Startguide för Administratör Kom igång med Microsoft Office 365

Transkript

1 Startguide för Administratör Kom igång med Microsoft Office 365 Version 1.0

2 Introduktion Skapa ett MSPA-konto Aktivera Office 365 i Telia Business Apps Verifiera företagets domännamn Lägg till användare Migrera befintlig e-postlösning Ändra MX-pekaren Övriga funktioner 2

3 Introduktion Microsoft Office 365 Microsoft Office 365 Med Microsoft Office 365 kan du arbeta med e-post, dokument och data från praktiskt taget vilken plats och enhet som helst. Tack vare samarbetet mellan Telia och Microsoft har du bara en part att tala med. Vi sköter all kontakt med Microsoft åt dig. Fler fördelar ser du här: Hjälp med migrering av din nuvarande tjänst till Office 365. Med supportpaketet Office Alltid så kan du koncentrera dig på din kärnverksamhet. Arbeta effektivt var du än är med hjälp av Telias accesser/anslutningar och Microsoft Office 365. Enkel och smidig administration via Telia Business Apps, din portal för molntjänster. 3

4 Introduktion Textförklaring Microsoft Office 365 Domännamn: Domännamn är ett namn som är lätt att komma ihåg (t ex för webbadresser och e-postadresser) och som är kopplade till en eller flera IPadresser. Eftersom det är webbadressen som definierar en webbsida kan sidan flyttas till en annan IP-adress utan att det påverkar besökarna. DNS-post: DNS står för Domain Name System. Systemet är till för att organisera och identifiera domäner. DNS tillhandahåller namn för domänens IP-adresser. Detta gör det mycket enklare att komma ihåg webbadresser och e-postadresser. MX-pekare: MX-pekare (Mail Exchange) hänvisar e-post till domänservrar och listas i prioritetsordning. Om e-post inte kan levereras med en post med högsta prioritet, används en post med näst högsta prioritet osv. CNAME: CNAME betyder Canonical Name Record och är ett alias för att representera en IP adress. Detta är en metod som används för att peka domännamnet mot en egen server utan att använda sig av en IP adress. BAKÅT 4

5 Introduktion Skapa ett Mina Sidor på Arbetet-konto Aktivera Office 365 i Telia Business Apps Verifiera företagets domännamn Lägg till användare Migrera befintlig e-postlösning Ändra MX-pekaren Övriga funktioner START 5

6 Skapa ett Mina Sidor på Arbetet-konto A Öppna ett webbläsarfönster och skriv in telia.se/mspa i adressfältet. Telia - Mobil telefoni, mobilt bredband, internet, tv och fast telefoni - Windows Internet Explorer telia.se/mspa B Klicka på länken Registrera dig. C Läs igenom informationstexten och klicka därefter på Registrera. 6

7 Skapa ett Mina Sidor på Arbetet-konto D Fyll i dina användaruppgifter och klicka sedan på Nästa. E Kontrollera dina användaruppgifter, fyll i dina kontaktuppgifter och klicka därefter på Nästa. BAKÅT 7

8 Skapa ett Mina Sidor på Arbetet-konto F Kontrollera att uppgifterna är rätt och klicka därefter på Godkänn. BAKÅT 8

9 Introduktion Skapa ett MSPA-konto Aktivera Office 365 i Telia Business Apps Verifiera företagets domännamn Lägg till användare Migrera befintlig e-postlösning Ändra MX-pekaren Ändra MX-pekaren START 9

10 Aktivera Office 365 i Telia Business Apps Info! Som huvudadministratör behöver du nu aktivera ditt administratörskonto och tjänsten Microsoft Office 365. Du aktiverar och administrerar Microsoft Office 365 via portalen Telia Business Apps. Om du inte vill bli huvudadministratör för tjänsten så bör du kontakta den som tecknat tjänsten. A Klicka på aktiveringslänken i e-brevet som innehåller din administratörsinbjudan. B Skriv in användarnamn och lösenord till Mina Sidor på Arbetet och klicka på Logga in. Tips! Om du glömt ditt användarnamn eller lösenord klickar du på länken Har du glömt ditt användarnamn eller lösenord? och följer instruktionerna. 10

11 Aktivera Office 365 i Telia Business Apps B Telia Business Apps öppnas i din webbläsare och ett meddelande visar att du har accepterat din inbjudan. Klicka på Fortsätt. C Klicka på administrationsikonen för att gå vidare till aktiveringen av Microsoft Office 365. BAKÅT 11

12 Aktivera Office 365 i Telia Business Apps D Klicka på Aktivera-knappen till den Microsoft Office 365-variant som du vill aktivera. E Fyll i uppgifterna i aktiveringsformuläret. Läs igenom och acceptera tjänstens villkor och avsluta med att klicka på Bekräfta. Tips! Klicka på ditt användarnamn om du vill ändra vad som visas i kontrollpanelen. Avsluta med att klicka på Använd. BAKÅT 12

13 Aktivera Office 365 i Telia Business Apps F När du har bekräftat din aktivering visas ett meddelande om detta. Klicka på OK för att fortsätta. G Ikonen visar att aktiveringen behandlas. De olika ikonernas betydelse kan du se i bilden här nedan. Info! För att slutföra aktiveringen av tjänsten måste du verifiera företagets domännamn. Du kommer inom kort att få ett mail med användaruppgifter för att kunna genomföra verifieringen. BAKÅT 13

14 Introduktion Skapa ett MSPA-konto Aktivera Office 365 i Telia Business Apps Verifiera företagets domännamn Lägg till användare Migrera befintlig e-postlösning Ändra MX-pekaren Övriga funktioner START 14

15 Verifiera företagets domännamn Info! Om företaget redan äger ett domännamn (t.ex. mindoman.se) kan du konfigurera det så att det fungerar med dina Microsoft Office 365-tjänster. Då måste du först verifiera domänen för att bekräfta att du äger den. Om företaget inte har någon domän kan du registrera en på För att kunna verifiera domänen måste du skapa en så kallad DNS-post hos din DNS leverantör, och sedan använder Office 365 den informationen för att bekräfta att du äger domänen. Exakt hur du går till väga beror på vilken just din DNS leverantör är, här följer några exempel: Telia Loopia Binero One.com Övriga 15

16 Verifiera företagets domännamn - Telia A Du har fått ett aktiveringsmail för tjänsten Microsoft Office 365 som innehåller de uppgifter du behöver för att kunna verifiera företagets domän. B Öppna ett webbläsarfönster och skriv in webhosting.telia.com i adressfältet. Om företaget inte har någon registrerad domän kan du registrera en på Telia - Mobil telefoni, mobilt bredband, internet, tv och fast telefoni - Windo 16

17 Verifiera företagets domännamn - Telia C Logga in till Telia Kontrollpanel med de administratörsuppgifter som du fick när du beställde DNS eller domän. D Klicka på Administration och därefter på Domännamn & DNS och DNS-editor. BAKÅT 17

18 Verifiera företagets domännamn - Telia E Välj den domän vars DNS-inställningar du vill redigera genom att skriva in domännamnet i sökfältet eller genom att klicka på den grå listknappen. F I DNS-editorn klickar du på Lägg till. BAKÅT 18

19 Verifiera företagets domännamn - Telia G Lägg till en ny post av typen CNAME och skriv in den information du fick i ditt aktiveringsbrev för Office 365. Avsluta med att klicka på Spara. Info! Kom ihåg att det kan dröja upp till 24 timmar innan dina domäninställningar fungerar över Internet. När Office 365 verifierat att du lagt in en godkänd DNS-post kommer tjänstens status att ändras till Aktiv i portalen Telia Business Apps och du får en bekräftelse via e-post. Tips! Om du inte har en e-posttjänst på din domän idag kan du även ändra MX-pekaren. Klicka här för instruktioner. Varning! Om du har en e-posttjänst på din domän och ändrar MX-pekaren innan du migrerat din e-post till Microsofts Exchange-server, kommer din e-posttjänst att sluta fungera. BAKÅT 19

20 Verifiera företagets domännamn - Loopia A Du har fått ett aktiveringsmail för tjänsten Microsoft Office 365 som innehåller de uppgifter du behöver för att kunna verifiera företagets domän. B Öppna ett webbläsarfönster och skriv in i adressfältet. Om företaget inte har någon registrerad domän kan du registrera en på Telia - Mobil telefoni, mobilt bredband, internet, tv och fast telefoni - Windows Internet Explo C Använd dina administratörsuppgifter för att logga in på Loopia Kundzon. 20

21 Verifiera företagets domännamn - Loopia D Klicka på Domän och webb och därefter på Domäninställningar. E Välj den domän vars DNS inställningar du önskar redigera i fältet Domän. Klicka därefter på fliken DNS-editor. BAKÅT 21

22 Verifiera företagets domännamn - Loopia F Under alternativet Typ väljer du CNAME. Skriv därefter in den information du fick i ditt aktiveringsbrev för Office 365. Avsluta med att klicka på Skapa. Info! Kom ihåg att det kan dröja upp till 24 timmar innan dina domäninställningar fungerar över Internet. När Office 365 verifierat att du lagt in en godkänd DNS-post kommer tjänstens status att ändras till Aktiv i portalen Telia Business Apps och du får en bekräftelse via e-post. Tips! Om du inte har en e-posttjänst på din domän idag kan du även ändra MX-pekaren. Klicka här för instruktioner. Varning! Om du har en e-posttjänst på din domän och ändrar MX-pekaren innan du migrerat din e-post till Microsofts Exchange-server, kommer din e-posttjänst att sluta fungera. BAKÅT 22

23 Verifiera företagets domännamn - Binero A Du har fått ett aktiveringsmail för tjänsten Microsoft Office 365 som innehåller de uppgifter du behöver för att kunna verifiera företagets domän. B Öppna ett webbläsarfönster och skriv in i adressfältet. Om företaget inte har någon registrerad domän kan du registrera en på Telia - Mobil telefoni, mobilt bredband, internet, tv och fast telefoni - Windows Internet Explo C Använd dina administratörsuppgifter för att logga in på Bineros Kontrollpanel. 23

24 Verifiera företagets domännamn - Binero D Klicka på Domännamn och därefter på DNS för att ändra dina DNS-inställningar. E Välj den domän vars DNS inställningar du önskar redigera genom att skriva in domännamnet i sökfältet eller genom att klicka på den grå listknappen till höger om sökfältet. BAKÅT 24

25 Verifiera företagets domännamn - Binero F Klicka på knappen Lägg till. F Under alternativet Typ väljer du CNAME. Skriv därefter in den information du fick i ditt aktiveringsbrev för Office 365. Avsluta med att klicka på Spara. Notera att du måste ta i subdomänfältet innan du skriver in ditt subdomännamn. Info! Det kan dröja upp till 24 timmar innan dina domäninställningar fungerar över Internet. När Office 365 verifierat att du lagt in en godkänd DNS-post kommer tjänstens status att ändras till Aktiv i portalen Telia Business Apps och du får en bekräftelse via e-post. BAKÅT Tips! Om du inte har en e-posttjänst på din domän idag kan du även ändra MX-pekaren. Klicka här för instruktioner. Varning! Om du har en e-posttjänst på din domän och ändrar MX-pekaren innan du migrerat din e-post till Microsofts Exchange-server, kommer din e-posttjänst att sluta fungera. 25

26 Verifiera företagets domännamn - One.com A Du har fått ett aktiveringsmail för tjänsten Microsoft Office 365 som innehåller de uppgifter du behöver för att kunna verifiera företagets domän. B Öppna ett webbläsarfönster och skriv in i adressfältet. Om företaget inte har någon registrerad domän kan du registrera en på Telia - Mobil telefoni, mobilt bredband, internet, tv och fast telefoni - Windows Internet Explo C Använd dina administratörsuppgifter för att logga in på One.coms Kontrollpanel. 26

27 Verifiera företagets domännamn - One.com D Klicka på ikonen DNS. E Välj Avancerade webinställningar och klicka på Uppdatera. BAKÅT 27

28 Verifiera företagets domännamn - One.com E I rutan Personliga web DNS inställningar väljer du typen CNAME och skriver du in den information du fick i ditt aktiveringsbrev för Office 365. F Avsluta med att klicka på Lägg till DNS-inställningar. Info! Det kan dröja upp till 24 timmar innan dina domäninställningar fungerar över Internet. När Office 365 verifierat att du lagt in en godkänd DNS-post kommer tjänstens status att ändras till Aktiv i portalen Telia Business Apps och du får en bekräftelse via e-post. Tips! Om du inte har en e-posttjänst på din domän idag kan du även ändra MX-pekaren. Klicka här för instruktioner. Varning! Om du har en e-posttjänst på din domän och ändrar MX-pekaren innan du migrerat din e-post till Microsofts Exchange-server, kommer din e-posttjänst att sluta fungera. BAKÅT 28

29 Verifiera företagets domännamn - Övriga A Logga in med ditt administrationskonto på din DNS-leverantörs webbsida. B Gå till leverantörens sida för DNS hantering. Eventuellt behöver du gå till de avancerade inställningarna. C Lägg till en ny post av typen CNAME och skriv in den information du fick i ditt aktiveringsbrev för Office 365. Info! Det kan dröja upp till 24 timmar innan dina domäninställningar fungerar över Internet. När Office 365 verifierat att du lagt in en godkänd DNS-post kommer tjänstens status att ändras till Aktiv i portalen Telia Business Apps och du får en bekräftelse via e-post. 29

30 Introduktion Skapa ett MSPA-konto Aktivera Office 365 i Telia Business Apps Verifiera företagets domännamn Lägg till användare Migrera befintlig e-postlösning Ändra MX-pekaren Övriga funktioner START 30

31 Lägg till användare A Logga in på Telia Business Apps och klicka på kontrollpanelikonen. B Klicka på länken Lägg till användare. 31

32 Lägg till användare C Skriv in namn och e-postadress till den användare som du vill bjuda in. Avsluta med att klicka på Använd. D Ett meddelande visas som bekräftar att användaren skapats och en inbjudan skickats iväg. Klicka på OK. Info! Om användaren saknar e-postadress så kan du skriva ut inbjudan från en pdf-fil. Om du vill bjuda in en användare utan att ange en e-postadress går du till steg E genom att klicka här. BAKÅT 32

33 Lägg till användare - Utan e-postadress E Skriv in namn på den användare som du vill bjuda in. Avsluta med att klicka på Använd. F Ett meddelande visas som frågar om du vill att en manuell användarinbjudan skapas. Klicka på OK för att bekräfta inbjudan. BAKÅT 33

34 Lägg till användare - Utan e-postadress G Klicka på OK för att öppna pdf-filen. H Skriv ut inbjudan och lämna över den till användaren som får logga in på Telia Business Apps och aktivera tjänsten manuellt. BAKÅT 34

35 Lägg till användare I Innan användaren har accepterat sin inbjudan så visas en ikon som indikerar att inbjudan väntar på bekräftelse. BAKÅT 35

36 Lägg till Office 365-tjänst på användare J Klicka på rutan för den tjänst som ska läggas till på användarens konto. K Fyll i uppgifterna i formuläret och avsluta med att klicka på Bekräfta. BAKÅT 36

37 Lägg till Office 365-tjänst på användare L Ett meddelande visas som informerar om att tilldelning av en tjänst pågår. Klicka på OK för att gå vidare. M En grön ikon visar när tilldelningen är klar. BAKÅT 37

38 Introduktion Skapa ett MSPA-konto Aktivera Office 365 i Telia Business Apps Verifiera företagets domännamn Lägg till användare Migrera befintlig e-postlösning Ändra MX-pekaren Övriga funktioner START 38

39 Migrera befintlig e-postlösning Info! Om företaget redan har en e-posttjänst kan du få hjälp med att flytta över den till e-posttjänsten i Microsoft Office 365. Köper du till tjänsten Migrering så hjälper Telia dig att få alla dina mail på plats i Microsoft Office 365. Välj aktuellt alternativ nedan: Hjälp med migrering Utan migreringshjälp 39

40 Migrera befintlig e-postlösning - Hjälp med migrering A Har du valt hjälp med migrering behöver du först verifiera din domän. Läs mer i avsnittet Verifiera företagets domän. B En tekniker från Telia kommer att kontakta dig enligt tidigare överenskommelse. Teknikern samlar tillsammans med dig in information om din nuvarande tjänst. Tips! För att underlätta migreringen är det en god idé att radera gamla eller onödiga e-postmeddelanden innan migreringen. Ta helst en backup på det gamla e-postsystemet. C Teknikern påbörjar migreringsarbetet. Din nya Office 365 skapas i bakgrunden och data från din gamla tjänst kopieras över. Under tiden kan du lugnt arbeta vidare som tidigare När all data är kopierad till Office 365 tar Telia kontakt med dig igen. D För att din e-post skall börja levereras till din nya tjänst måste den så kallade MX pekaren förändras. Det sker på motsvarande sätt som när du verifierade domänen. Läs mer i avsnittet Ändra MX pekaren. E Om du använder en klient (t.ex. Outlook) för att läsa din e-post behöver den konfigureras för att fungera mot Office 365. Har du valt tilläggstjänsten Office 365 Kom-igång så hjälper Telia dig med detta också. Men först måste du besöka Telia Business Apps portalen för att skapa ett lösenord till inloggningen. F När alla användare har konfigurerat om sina klienter (eller valt att gå via sina webbläsare) kommer en sista synkronisering att göras. 40

41 Migrera befintlig e-postlösning - Utan migreringshjälp A Har du valt utan migreringshjälp behöver du först verifiera din domän. Läs mer i avsnittet Verifiera företagets domän. B Har du valt att inte migrera över dina gamla data behöver du nu ändra/skapa den så kallade MX pekaren. Det sker på motsvarande sätt som när du verifierade domänen. Läs mer i avsnittet Ändra MX pekaren. C Om du använder en klient (t.ex. Outlook) för att läsa din e-post behöver den konfigureras för att fungera mot Office 365. Men först måste du besöka Telia Business Apps portalen för att skapa ett lösenord till inloggningen. Har du valt tilläggstjänsten Office 365 Kom-igång så hjälper Telia dig med konfigurationen. 41

42 Introduktion Skapa ett MSPA-konto Aktivera Office 365 i Telia Business Apps Verifiera företagets domännamn Lägg till användare Migrera befintlig e-postlösning Ändra MX-pekaren Övriga funktioner START 42

43 Ändra MX-pekaren Info! För att din e-post skall börja levereras till din nya Office 365-tjänst måste den så kallade MX-pekaren förändras. Det sker på motsvarande sätt som när du verifierade företagets domän. Exakt hur du går till väga beror på vilken just din DNS leverantör är, här följer några exempel: Telia Loopia Binero One.com 43

44 Ändra MX-pekaren - Telia A Öppna ett webbläsarfönster och skriv in webhosting.telia.com i adressfältet. B Logga in till Telia Kontrollpanel med de administratörsuppgifter som du fick när du beställde DNS eller domän. Telia - Mobil telefoni, mobilt bredband, internet, tv och fast telefoni - Windows Internet Explorer 44

45 Ändra MX-pekaren - Telia C Klicka på Administration och därefter på DNS och DNS-editor. D Välj den domän vars DNS-inställningar du vill redigera genom att skriva in domännamnet i sökfältet eller genom att klicka på den grå listknappen. BAKÅT 45

46 Ändra MX-pekaren - Telia OBS! Om du har en MX-pekare sen tidigare måste den raderas innan du fortsätter. F Lägg till en post av typen MX och ange inställningar enligt exemplet (ersätt percyspotater-se med ditt eget domännamn). Observera att det är ett - (bindestreck) istället för en. (punkt). E Klicka på Lägg till. G Avsluta med att klicka på Spara. Info! BAKÅT Kom ihåg att det kan dröja upp till 24 timmar innan dina inställningar fungerar över Internet. 46

47 Ändra MX-pekaren - Loopia A Öppna ett webbläsarfönster och skriv in i adressfältet. C Klicka på E-post och därefter på E-postval för domännamn. Telia - Mobil telefoni, mobilt bredband, internet, tv och fast telefoni - Windows Internet Explorer B Använd dina administratörsuppgifter för att logga in på Loopia Kundzon. 47

48 Ändra MX-pekaren - Loopia D Markera den domän vars MX-pekare du vill ställa in. E välj sedan Hantera e-post med extern server (MX-pekning). OBS! Om du har en MX-pekare sen tidigare måste den raderas innan du fortsätter. Info! Kom ihåg att det kan dröja upp till 24 timmar innan dina inställningar fungerar över Internet. BAKÅT F Ange inställningar enligt exemplet (ersätt percyspotaterse med ditt eget domännamn). Observera att det är ett - (bindestreck) istället för en. (punkt). Avsluta med att klicka på Genomför ändring. 48

49 Ändra MX-pekaren - Binero A Öppna ett webbläsarfönster och skriv in i adressfältet. B Använd dina administratörsuppgifter för att logga in på Bineros Kontrollpanel. Telia - Mobil telefoni, mobilt bredband, internet, tv och fast telefoni - Windows Internet Explorer 49

50 Ändra MX-pekaren - Binero C Klicka på Domännamn och därefter på DNS för att ändra dina DNS-inställningar. D Välj den domän vars DNS inställningar du önskar redigera genom att skriva in domännamnet i sökfältet eller genom att klicka på den grå listknappen till höger om sökfältet. BAKÅT 50

51 Ändra MX-pekaren - Binero F Klicka på knappen Lägg till. E Lägg till en post av typen MX och ange inställningar enligt exemplet (ersätt percyspotater-se med ditt eget domännamn). Observera att det är ett - (bindestreck) istället för en. (punkt). OBS! Om du har en MX-pekare sen tidigare måste den raderas innan du fortsätter. F Avsluta med att klicka på Spara. Info! Kom ihåg att det kan dröja upp till 24 timmar innan dina inställningar fungerar över Internet. BAKÅT 51

52 Ändra MX-pekaren - One.com A Öppna ett webbläsarfönster och skriv in i adressfältet. C Klicka på ikonen DNS. Telia - Mobil telefoni, mobilt bredband, internet, tv och fast telefoni - Windows Internet Explorer B Använd dina administratörsuppgifter för att logga in på One.coms Kontrollpanel. 52

53 Ändra MX-pekaren - One.com D Klicka på Växla till Mail-DNS-inställningar. E Välj Konfigurera andra mailservrar (avancerat) och klicka på Uppdatera. BAKÅT 53

54 Ändra MX-pekaren - One.com OBS! Om du har en MX-pekare sen tidigare måste den raderas innan du fortsätter. G Ange inställningar enligt exemplet (ersätt percyspotater-se med ditt eget domännamn). Observera att det är ett - (bindestreck) istället för en. (punkt). F Klicka på Approve. H Avsluta med att klicka på Lägg till DNS-inställningar. Info! BAKÅT Kom ihåg att det kan dröja upp till 24 timmar innan dina inställningar fungerar över Internet. 54

55 Introduktion Skapa ett MSPA-konto Aktivera Office 365 i Telia Business Apps Verifiera företagets domännamn Lägg till användare Migrera befintlig e-postlösning Ändra MX-pekaren Övriga funktioner START 55

56 Ändra rättigheter för användare A För att ändra rättigheter för en användare klickar du på användarens namn i Kontrollpanelen. Välj rättighetsnivå och klicka sedan på Bekräfta. B Om du byter huvudadministratör så måste namn och e-postadress på administratören ändras. Klicka på Företagsuppgifter, ändra uppgifterna och klicka på Bekräfta. Info! Det går endast att ändra en Administratör till Huvudadministratör. Om du vill ändra en Ej administratör till Huvudadministratör måste detta göras i två steg där användaren först får rättigheter som Administratör och därefter som Huvudadministratör. 56

57 Händelselogg C För att se vilka ändringar som har gjorts för företagets olika användare klickar du på Händelselogg. BAKÅT 57

58 START 58