Version 1.9.2a. Tidrapportering med ctimesheet på Android

Transkript

1 Version 1.9.2a Tidrapportering med ctimesheet på Android

2 Installation I tidrapporten på webben finns en ikon som heter Mobile. Klicka på ikonen. En sida öppnas och du kan här välja mellan automatisk eller manuell installation. Den automatiska installationen innebär att ett mail skickas till din telefon med en länk för att installera appen från Google Play samt en länk för att konfigurera appen efter installation. Du öppnar länkarna ifrån mailen på din telefon. Vi rekommenderar att du i första hand väljer automatisk installation. Logga in Om du valt den automatiska installationen så finns nu dina användaruppgifter förinställt i appen. Det enda du nu behöver göra är att fylla i ditt vanliga lösenord som du använder för att logga in i tidrapporten på webben. Notera att det är obligatoriskt att du har ett lösenord för att kunna logga in med appen. Saknar du lösenord så måste du gå in på webben, klicka på Mina inställningar, välja fliken Ändra lösenord och fylla i ett lösenord. Om du valt att göra en manuell installation måste du först konfigurera en användare med de uppgifter som står angivna på webben. När du laddat ner och startat appen klickar du på pilen i fältet Användarnamn. Klicka på Lägg till användare. Ange Användarnamn, Företag, Url och tryck slutligen på knappen Klar. Ange ditt lösenord och klicka på Logga in. Notera att det går att skapa inloggningar för flera användare. Använder sig ditt företag av Single Sign On för att logga in i appen bortser du från instruktionerna ovan. Be istället din systemadministratör om korrekta inloggningsuppgifter. Automatisk inloggning Vill du slippa att ange lösenord varje gång du loggar in kan du bocka för fältet Kom ihåg mig innan du trycker på logga in. Nästa gång du startar appen så hamnar du direkt i tidrapporten. För att avaktivera Automatisk inloggning så klickar du på Logga ut. Då hamnar du åter i inloggningsvyn. Återställa användaren Skulle du uppleva att appen krånglar, att det trots internetmottagning ändå indikeras att dina tidrapporter inte kan synkas till Copernicus server, då kan du återställa din användare. Detta gör du vid inloggningen genom att trycka på fältet Användarnamn. Nu visas de användare som är registrerade i appen. Tryck på ikonen med en pil, bredvid den användare som du vill återställa. Vyn Redigera användare visas, tryck på telefonens menyknapp, här finns en knapp som heter Återställ användare. Trycker du på den så raderas allt data i appen för vald användare. Nästa gång du loggar in som den här användaren kommer appen att på nytt ladda ner all data från Copernicus server. Radera en användare Du kan ha flera användare i din app. För att radera en användare går du till inloggningen, tryck på fältet Användarnamn. Nu visas de användare som är registrerade i telefonen. Tryck på ikonen med en pil, bredvid den användare som du vill radera. Vyn Redigera användare visas, tryck på telefonens menyknapp, här finns en knapp som heter Radera Användare. Trycker på knappen och tryck slutligen OK på kontrollfrågan. 2

3 Översikt Vyer Du kan välja att visa din tidrapport i tre vyer; Månad, Vecka och Dag. Navigera i tiden Med pilarna till höger och till vänster så kan du bläddra bland dagar, veckor och månader. Telefonens menyknapp I de flesta vyer så finns det flera olika funktioner som visas om du trycker på telefonens meny-knapp. Exempelvis Sök Kund/Projekt/Aktivitet eller Radera tidrapportrad. Högra menyn I de tre kalendervyerna (Månad, Vecka och Dag) finns en menyknapp i det högra hörnet. Här hittar du olika funktioner som är relevant för din tidrapportering. Synkronisera Skulle du uppleva att din tidrapport inte visar samma innehåll som på webben så kan du manuellt synka din tidrapport. Då trycker du på synk-knappen. Skulle din telefon misslyckas att spara ner en tidrapport till Copernicus server blir synk-knappen röd samt att den tidrapportrad som inte synkades också färgas röd/rosa. Lämna in Knapp för att lämna in dina tidrapporter för attest. Notera att du hittar denna funktion i veckovyn eftersom du lämnar in din tidrapport per vecka. Ny tidrapportrad För att lägga till en tidrapportrad trycker du på plus-knappen. Du hittar den dels i de olika kalendervyerna, men även i telefonens meny. Idag Skulle du vilja komma tillbaka till dagens datum så trycker du på Idag. Inställningar Läs mer om alla inställningar senare i detta dokument. Visa min kalender Om du planerar ditt arbete och möten i din telefons kalender så kan det var praktiskt att visa din kalender även inne i appen. I menyn finns knappen för inställningar, tryck på raden Visa telefons kalender. Välj vilka kalendrar som ska visas i appen. Gå tillbaka till dag- eller veckovyn och tryck på kalenderikonen längst ner. Dina kalenderbokningar visas nu med ljusgrå text omringad med en streckad linje. Klicka på raden och skapa enkelt en tidrapportrad utifrån din kalenderbokning. Tiden och kommentaren är redan inställd. Det enda du behöver göra är att välja vilken kund/projekt/aktivitet som tiden ska rapporteras på. Logga ut För att logga ut trycker du på knappen Logga ut som du hittar i den vänstra menyn. Då hamnar du åter i inloggningsvyn. Vänstra menyn Uppe till vänster i de tre kalendervyerna finner du knappen för att visa den vänstra menyn. Här har vi samlat appens huvudfunktioner: Tidrapportering, Saknad tid och Logga ut. 3

4 Dagvyn Här visas dina tidrapportrader för en vald dag. Dina registrerade tidrapportrader visas med kund, projekt och aktivitet samt antalet registrerade timmar längst till höger. Klickar du på raden kan du granska och editera tidrapportraden. Inlämnade tidrapportrader har en ljusgrå bakgrundsfärg. Dessa inlämnade rader kan du enbart granska, inte editera. Under Inställningar kan du själv ställa in hur en rad ska visas. Med eller utan nummer samt i vilken ordning informationen presenteras. I den nedre delen av bilden visas antalet timmar du är planerad att rapportera den valda dagen. Till höger visas en summering av dina rapporterade timmar. För att lägga till en tidrapport så trycker du på plusset nertill i vyn. Veckovyn Här visas dina tidrapportrader för en vald vecka. I den nedre delen av bilden visas antalet timmar du är planerad att rapportera. Till höger visas en summering av veckans alla rapporterade timmar. Under den högra menyknappen finns funktionen för att lämna in tidrapporten. För att lägga till en tidrapport för exempelvis onsdagen den 2 april så trycker du på plusset på datumraden för den 2 april. 4

5 Månadsvyn Här visas en månadsöversikt för en vald månad. Dagens datum visas med blå bakgrund i datumfältet, 16 April i exemplet. Alla de dagar i månaden där du ska tidrapportera har fått en vit stapel i högerkant. En vit stapel indikerar att du ännu inte tidrapporterat något den dagen, exempelvis 17 April. Vartefter du tidrapporterar så kommer en blå stapel att växa sig högre och högre i det vita fältet, exempelvis 15 April. En mörkt grå stapel indikerar att du rapporterat din planerade tid eller mer, exempelvis 14 April. Dagar du inte är planerad att arbeta indikeras med en röd text på datumet. Lördagar och söndagar i exemplet. En tidrapportrad kan ibland behöva din uppmärksamhet. Det kan vara ett systemmeddelande eller en kommentarer från din attestant. För att du ska hitta denna tidrapportrad i kalendern så indikeras det datumet med en röd stapel. Exempelvis den 11 April. För att visa dina rapporterade rader för ett visst datum så klickar du på önskat datum. Appen byter nu till dagvyn och visar valt datum. Skapa en tidrapportrad 1. Tryck på ikonen för att skapa en ny tidrapportrad. Du kommer till en vy som heter Rapportera tid. 2. Börja med att lägga till en Kund/Projekt/Aktivitet. Klicka på fältet. Här listas alla de projekt och aktiviteter som du arbetat med innevarande och månaden innan. Hittar du inte dina projekt? Använd sökfunktionen genom att klicka på Sök uppe till höger. 3. Välj Arbetstyp. Klicka på fältet och du väljer en arbetstyp. 4. Välj Tidart. Klicka på fältet och du väljer en tidart. Alternativt lämna fältet tomt. 5. Ange en Kommentar. 6. I fältet Timmar anger du antalet timmar du vill rapportera. Notera att decimalerna är hundradelar av en timme. Säg att du vill rapportera två timmar och 30 minuter. Då ska du ange 2 timmar och 50 hundradelar. Om du inte behöver rapportera på minut-nivå så rekommenderas att du under inställningar ställer om tidsfaktorn till 5 eller 25. Läs mer under rubriken inställningar. Om du har arbetat med samma projekt i flera dagar under veckan så kan du använda funktionen Rapportera på flera dagar. Du kan även ange en Privat kommentar, ange ett Avvikande timpris samt göra Justeringar. Läs mer om detta under rubriken inställningar. 5

6 Sök kund/projekt/aktivitet Om du inte hittar ditt projekt eller aktivitet bland dina förvalda projekt så kan du använda sökfunktionen. Du hittar sökfunktionen under telefonens menyknapp. Skriv in önskat sökord i sökfältet och tryck på Sök. Förvalt är att du söker bland alla kunder, projekt och aktiviteter. Men du kan välja att endast söka bland Kunder, Projekt eller Aktiviteter med flikarna ovanför sökfältet. Notera att kunder, projekt och aktiviteter indikeras med olika ikoner. Ett projekt med aktiviteter indikeras med en pil ute till höger. Väljer du ett sådant projekt måste du i nästa vy även välja aktivitet. Lämna in din tidrapport När du vill lämna in dina tidrapporter så går du till veckovyn och navigerar till den vecka du vill lämna in. Tryck på den högra menyknappen uppe till höger och välj Lämna in. Här kan du välja om du vill lämna in hela veckan eller delrapportera veckan. Du får en sammanställning över planerad tid och din rapporterade tid. Om du vill delrapportera måste du även ange viken dag du vill delrapportera till och med. Ansluta med att trycka på Lämna in tidrapport. Nu är dina tidrapporter inlämnade och dina tidrapportrader har fått en ljusgrå nyans. Detta betyder att dom inte längre går att editera. Kopiera och klistra in Du kan kopiera en tidrapport och klistra in på en eller flera andra dagar. Tryck på en rad i en dryg sekund. Du får en fråga om du vill kopiera tidrapportraden. Svara ja på frågan. Navigera sedan till önskad dag och tryck i en dryg sekund på datumet för den dag där du vill klistra in den kopierade tidrapporten. Meddelanden på en tidrapportrad Systemmeddelande Ett systemmeddelande indikeras med en röd ikon till vänster om tidrapportraden. Ett exempel på ett systemmeddelande är om du inte är bemannad i projektet du rapporterat din tid på. Returnerad tidrapportrad En returnerad tidrapportrad med ett meddelande från din attestant indikeras med en blå ikon till vänster om tidrapportraden. Inget nätverk / mobiltäckning Om du saknar mobiltäckning eller inte är ansluten till något nätverk så kan appen inte nå och ladda information från Copernicus server. För att du ändå ska kunna se dina tidigare registrerade tidrapporter så har appen sparat ner tre månader av dina tidrapporter i telefonen. Vald månad i kalendern samt månaderna före och efter. Säg att du bläddrar bakåt i kalendern till ett datum i mars. Då laddas all data för mars månad, samt för månaden före och efter från Copernicus server. Alltså finns då alla dina tidrapporter från februari, mars och april sparat i telefonen. Skulle du nu tappa kontakten med Copernicus server så finns alla tidrapporter från dessa tre månader i telefonens minne. 6 Detta gäller även alla de kunder/projekt/aktiviteter som du tidrapporterat på under detta tidsspann. Så vill du nu tidrapportera när du inte har tillgång till Copernicus Server så kan du bara tidrapportera på de kunder/projekt/aktiviteter som du tidrapporterat på under detta 3-månadersspann som finns i telefonens minne. Eftersom du inte har kontakt med Copernicus server kommer inte de tidrapporter du skapar att kunna synkas. Dessa osynkade rader markersas med rosa bakgrund tills dess att du åter fått kontakt med Copernicus Server och en lyckad synkning kunnat genomföras.

7 Justeringar Om du aktiverar funktionen Justering av tid i inställningar tänds ett nytt fält upp i vyn där du skapar en ny tidrapportrad. Du kan nu göra justeringar på din tidrapportrad. Skulle du rapportera tid på flera dagar och samtidigt göra en justering så hamnar justeringen på den första dagen av dina rapporterade dagar. Notera att funktionen kräver att Justeringar är påslaget i företagsinställningar. Inställningar Inställningarna för ctimesheet hittar du under den högra menyknappen när du står i kalendervyerna i tidrapporteringen. Tillåt notiser En funktion som inte är igång än. Men på sikt är tanken att du på ikonen för ctimesheet kommer att se om du fått något systemmeddelande eller en returnerad tidrapport. Privat kommentar Aktiverar fältet Privat kommentar i vyn där du skapar din tidrapportrad. Endast du kan ta del av en privat kommentar. Justering av tid Aktiverar fältet Justering av tid i vyn där du skapar din tidrapportrad. Notera att funktionen kräver att Justeringar är påslaget i företagsinställningar. Avvikande timpris Aktiverar fältet Avvikande timpris i vyn där du skapar din tidrapportrad. Notera att funktionen kräver att Avvikande timpris är påslaget i företagsinställningar. Sök kalenderhändelser Om du har valt att visa din telefons kalender i ctimesheet och nu vill skapa en tidrapportrad av en bokning, då måste du välja vilket projekt/aktivitet som tiden ska rapporteras på. Om du då använder sökfunktionen så kan du själv välja vilket fält i din kalenderbokning som ska användas som sökfras. Välj mellan Titel, Plats eller Titel och Plats. Visa nummer Du kan välja att alltid visa numret för Kund, projekt, aktivitet, arbetstyp och tidart. Sätt detta fält till ja för att visa nummer. Tidrapportrad visas som Olika användare har olika önskemål för vilken information som ska visas på en tidrapportrad i kalendern. En tidrapportrad består av tre fält. Ett fält på den övre raden och två fält på den undre raden. Du konfigurerar själv vad som ska visas i respektive fält. Du väljer mellan Inget val, Kund, Projekt, Aktivitet och Arbetstyp. Saknad tid Välj hur många månader Saknad tid som ska visas i funktionen Saknad tid. Välj mellan 6, 9 eller 12 månader. Tidsfaktorn När du rapporterar antalet timmar och hundradelar så kan du på väljaren för hundradelar välja att ha minuter i steg om 5, 10, 15 eller 25, 50, 75 istället för 1,2,3,4 osv... 7

8 Saknad tid I den vänstra menyn hittar du funktionen Saknad tid. Här visas alla de veckor som du ännu inte lämnat in för attestering. Klicka på en av veckorna och du hamnar direkt på den veckan i tidrapporteringen. Nu kan du slutföra din tidrapportering och sedan lämna in veckan för attestering. Frågor och svar Privat kommentar per dag I veckotidrapporten kan man skriva in en privat kommentar i fältet för privat kommentar, även när man har inställning kommentar per dag. Den sparas då i fältet för privat kommentar. Men när man gör en ändring i appen kommer den att flytta denna till privat kommentar per dag. Tilldelning för medarbetare ej påbörjad för rapportering i projekt Det finns ett störande moment när man kör appen ihop med planering som innebär att projektledaren måste ha satt planen till status Påbörjad annars får medarbetaren en röd plupp och felmeddelande Tilldelning för medarbetare ej påbörjad för rapportering i projekt xxxx-xxxx i företag xxxx. Medarbetaren kan via dagtidrapporten i en meny nå en funktion för att ändra status. Denna typ av specialfunktioner passar inte att lägga in i en app utan en lösning skulle i såfall vara att alltid automatiskt sätta om status till Påbörjad utan att fråga. Emellertid så innebär det att funktionen måste förändras och det är oklart om detta är önskvärt beteende. En manuell work around på detta är att i mallen för alla planer sätta status till Påbörjad i motsats till Ej påbörjad. De projektledare som har kunskap om denna skillnad i funktion och önskar status Ej påbörjad kan antingen ha en egen mall eller ändra status till Ej påbörjad. 8

9 Exicom Software AB