Funktionsbeskrivning MyPayslip för Hogia Lön

Transkript

1 Funktionsbeskrivning MyPayslip för Hogia Lön Publicera de anställdas lönespecifikationer och eller kontrolluppgifter i mobilen via MyPayslip i Hogia Lön I löneprogrammet finns det möjlighet att via tillägget MyPayslip skapa en fil med månadens lönespecifikationer och kontrolluppgifter som sedan kan publiceras till de anställdas mobiltelefon, stöd finns för Iphone och Android. I korthet krävs följande steg: 1. Skicka anställda från löneprogrammet till Payslip, (Payslip är administratörens administrativa verktyg i molnet). 2. Bjud in användare till MyPayslip, aktivering krävs från användaren. 3. Skapa underlaget till MyPayslip i löneprogrammet, det vill säga lönespecifikationen. 4. Skapa underlaget till MyPayslip i löneprogrammet, det vill säga kontrolluppgiften. 5. Publicera lönespecifikation och/eller kontrolluppgift i Payslip, notifiering ges till användaren. 6. Granska publicerade lönespecifikation och/eller kontrolluppgift. 7. Ladda ner appen MyPayslip och logga in med ditt HogiaID, lönespecifikationen visas. 1. Skicka anställda från Hogia Lön till Payslip För att de anställda ska kunna läsa sin lönespecifikation och kontrolluppgift i mobilen behöver du skicka de anställda till Payslip. Öppna Hogia Lön och logga in med ditt HogiaID, det vill säga ange E-post och Lösenord vid inloggning. Du kan även ange HogiaID i samband med att du skickar dina anställda till Payslip. Observera att de anställda måste ha en giltig e-postadress inlagd i registret Anställda fliken Allmänt i löneprogrammet för att kunna se sin lönespecifikation eller kontrolluppgift i mobilen. Gå in under menyn Arkiv MyHogia och fliken Medarbetare, alternativt klicka på ikonen MyHogia till vänster i ditt programfönster. Markera de anställda du vill exportera genom att göra ditt urval av anställda, klicka därefter på knappen Skicka anställda. 1

2 När exporten av anställda till Payslip är färdig visas följande meddelande: 2. Bjud in användare till MyPayslip Du når Payslip, administratörens administrativa verktyg via Hogias molnportal. Bjud in dina anställda till MyPayslip genom att öppna din webbläsare och ange följande länk: Ange E-postadress och Lösenord för ditt HogiaID och klicka på knappen Logga in. Klicka på Payslip under Mina Applikationer. 2

3 Om du vill nå Payslip utan att gå via portalen skriver du in följande länk följt av E- postadress och Lösenord för ditt HogiaID. Gå in under menyn BJUD IN ANVÄNDARE. Funktionen bjud in användare används för att bjuda in de användare som du önskar ska få tillgång till MyPayslip i sin mobil. För att bjuda in till MyPayslip klickar du på knappen BJUD IN ANVÄNDARE. Du ser tydligt hur många användare som kan bjudas in (antalet visas i text på knappen BJUD IN ANVÄNDARE) samt vilka (alla som har ikonen ) användare som kan bjudas in. När du klickat på knappen BJUD IN ANVÄNDARE sätts status om till inbjuden för dina användare. Det vill säga, ikonen visas för den anställd. 3

4 Tips! Om du önskar återinbjuda en anställd till MyPayslip klickar du på meddelande visas. Tryck OK för att återinbjuda användaren. vid användare och följande När du valt att bjuda in en användare skickas ett e-postmeddelande till användarens inkorg med inloggningsinstruktioner för hur man ska göra för att komma igång med MyPayslip. 4

5 När användaren klickat på knappen Aktivera mitt konto! öppnas följande sida, där användaren ska ange sina inloggninsuppgifter. Användaren avslutar med att klicka på knappen Skapa HogiaID. För att användaren ska få tillgång till MyPayslip krävs nerladdning av appen MyPayslip. Appen finns för Android att hämta från Google Play och för Iphone från App Store. 5

6 Observera att inställning för teckenstorlek i din mobil påverkar teckenstorleken i MyPayslip. 3. Skapa MyPayslip lönespecifikation i Hogia Lön När lönerna är avräknade och färdiga är det dags att skicka ut lönespecifikationerna, det vill säga MyPayslip, direkt till de anställdas mobil. För att generera MyPayslip gör du på följande sätt: Gå in under menyn Arkiv - Rapporter Lönespecifikation. Under Urval på anställda väljer du vilka anställda som ska ha MyPayslip. Välj Utbetalningsdatum samt om du vill att semesterdagar ska visas på lönespecifikationen. Markera rutan MyPayslip och ange var filen ska sparas genom att klicka på knappen Bläddra. Under Info på spec kan du välja om du vill att några ackumulatorer ska visas på lönespecifikationen samt ange under Meddelande på lönespecifikation om du vill lämna ett generellt meddelande till de anställda, meddelandet hamnar under Händelser i MyPayslip App. Avsluta med att klicka på OK och därefter på Bildskärm för att skapa MyPayslip-filen. Meddelande ges var MyPayslip-filen sparats, klicka på knappen OK. 6

7 4. Skapa MyPayslip kontrolluppgift i Hogia Lön MyPayslip stödjer publicering och visning av kontrolluppgift (KU10). MyPayslip använder samma fil som du skapar till Skatteverket. När det är dags att skicka ut kontrolluppgift (KU10) till de anställde gör du på följande sätt: Gå in under menyn Verktyg Kontrolluppgifter, välj steg 2 Validera / skapa fil till Skatteverket. Gör Urval av anställd som ska ha sin kontrolluppgift, klicka därefter på OK. Under rubriken Kontrolluppgifter/ loggfil till Skatteverket sparas till: klickar du på knappen Bläddra för att välja var du vill att filen för kontrolluppgifterna ska sparas. Klicka i kryssrutan Skapa fil till Skatteverket. Filen för kontrolluppgifterna det vill säga KU.xml skapas och sparas. 7

8 5. Publicera lönespecifikation eller kontrolluppgift För att publicera dina lönespecifikationer eller kontrolluppgifter gör du på följande sätt: Öppna din webbläsare och skriv in följande länk Ange E-postadress och Lösenord för ditt HogiaID, klicka därefter på knappen Logga in. Klicka på Payslip under Mina applikationer. Payslip, administratörens administrativa verktyg öppnas. Gå in under menyn PUBLICERA LÖNESPECIFIKATION. 8

9 Peka ut filen för lönespecifikationen eller kontrolluppgiften som du skapat i löneprogrammet genom att klicka på knappen Ladda upp. Avsluta val av fil genom att klicka på knappen Öppna. Filen laddas in och namnsätts enligt nedan: Lönespecifikation: MYPAYSLIP_ORGANISATIONSNUMMER_UTBETALNINGSDATUM Kontrolluppgift: KU10.xml 9

10 När filen har publicerats visas den under rubriken Publicerat. Om användaren är inloggad i appen MyPayslip visas en notifiering. Lönespecifikation och/eller kontrolluppgiften visas i MyPayslip app för användaren. Publicerad med varning Om inladad fil innehåller innehåller anställda som ej ännu exporterats till Payslip, ges meddelande om det under rubrik Meddelande. För att åtgärda detta måste de anställda som anges i meddelandet exporteras till Payslip för att få tillgång till MyPayslip i sin mobil. Ej publicerad Om fel, som exempelvis felaktiga rader hittas i filen, ges tydligt felmeddelande och filen publiceras inte till användaren i MyPayslip app. Filen som visas som post under Publicerat kan tas bort. Ta bort fil Om du upptäcker problem med din lönekörning och behöver skapa nya lönespecifikationer eller kontrolluppgifter, kan du radera den redan publicerade lönespecifikationen/kontrolluppgiften genom att trycka på ikonen med en papperskorg på När vald lönespecifikationsfil eller kontrolluppgiftsfil raderats så raderas även lönespecifikationen/kontrolluppgiften från användarnas mobiler. 10

11 6. Granska publicerad lönepecifikation och/eller kontrolluppgift. För att granska publicerad lönespecifikation eller kontrolluppgift gör du på följande sätt: Markera den MyPayslip-fil vars lönespecifikation eller kontrolluppgift du vill granska genom att klicka på den blå pilen. Alla anställda som ingår i filen visas, sorterat på efternamn.alla lönespecifikationer som ingår i MyPayslipfilen visas i resultatlistan, som du hittar i fönstrets vänstra sida. Resultatlistan sorteras på Efternamn. Den detaljerade lönespecifikationen hittar du på fönstret högra sida. Bild: Lönespecifikation Bild: Kontrolluppgift 11

12 För att navigera dig framåt/bakåt så kan du antingen markera önskad post i resultatlistan eller använda dig av knapparna Föregående/Nästa på fönstret högra sida. Om användaren ej exporterats från löneprogrammet till Payslip så visas Personuppgift saknas i fältet Efternamn, följt av personnummer. 7. MyPayslip App Efter installation av MyPayslip anger du dina inloggningsuppgifter (HogiaID) för att logga in i MyPayslip. Här visas publicerade lönespecifikationer och kontrolluppgifter. Lönespecifikationerna visas med händelser och saldo. För en händelse visas namn, belopp och när händelsen kräver även from datum, tom datum, antal och pris. När ny lönespecifikation eller kontrolluppgift publiceras visas notifiering för berörda användare. 12