Lathund för Svenskt Näringsliv

Transkript

1 Lathund för Svenskt Näringsliv OneDrive

2 OneDrive... 3 Vad är fördelarna med OneDrive för dig som användare?... 3 Skapa OneDrive-konto... 4 Kom åt OneDrive på olika enheter... 6 Via appar på datorn... 6 Via Utforskaren... 6 Via appar i mobiler, surfplattor etc Starta OneDrive i webbläsaren... 6 Programfönstret... 7 Skapa dokument från OneDrive... 8 Öppna befintlig fil i OneDrive Redigera fil i Office-programmen Spara från Office på din dator direkt till OneDrive Spara kopia från OneDrive till din dator Hantera filer och mappar i OneDrive Öppna filer från din dator (som är lagrade på OneDrive) Ladda upp filer i OneDrive Kopiera filer/mappar i Utforskaren Ta bort dokument från OneDrive Dela filer eller mappar med andra Sluta dela ett dokument eller en mapp OneDrive i mobilen Kortkommandon i OneDrive Support från Microsoft Installera appen för datorn

3 OneDrive OneDrive är ett personligt och privat bibliotek, avsett att lagra och organisera dina dokument. Du kan även dela filer med andra. Vad är fördelarna med OneDrive för dig som användare? Du blir mer flexibel och behöver inte hålla reda på var dina filer ligger. Har du flera datorer, surfplattor och smarta mobiltelefoner kan det här vara ett stort problem, men när dokumenten flyttas till en central server kommer du åt dem från alla enheter, med en enda inloggning. Du kommer åt filerna när du vill och kan synka dem med dina olika enheter, så att du kan komma åt innehåll offline. Ändringar som görs, synkas automatiskt med OneDrive nästa gång du ansluter. Du kan enkelt dela filer med andra. Du kan komma åt och redigera dina dokument var du än är. Du behöver inte tänka på att e-posta filer eller ta med USB-sticka filerna är alltid tillgängliga. Det går även bra att ladda upp och ladda ner filer. Det finns onlineversioner av Microsoft Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook och Lync. De kan köras på PC, Mac, Linux och i många plattor och funkar i olika typer av webbläsare. Även om du använder programmen direkt i webbläsaren, kan du använda Office-paketet på din dator om du vill ha fler funktioner. Dokumentet ligger med andra ord på Microsofts serverdatorer, och du väljer sedan själv om du ska köra Office-paketet eller om du föredrar att använda onlineversionen för att redigera dem. 3

4 Skapa OneDrive-konto 1. Gå till webbsidan onedrive.live.com och klicka på Registrera. 2. Välj Privat konto. 3. Klicka på länken Registrera dig nu eller logga in om du redan har ett Microsoft-konto. 4. Om du gör en nyregistrering, fyller du i formuläret och klickar på knappen Skapa konto längst ner. 4

5 5. Logga in i OneDrive med e-postadress och lösenord. 5

6 Kom åt OneDrive på olika enheter Det finns flera olika sätt att nå OneDrive. Via appar på datorn (Bilden visar app för Windows 8. Om du har Windows 7, kan du hitta OneDrive i startmenyn). Via Utforskaren Via appar i mobiler, surfplattor etc. Starta OneDrive i webbläsaren 1. Starta webbläsaren och gå till office.com. 2. Klicka på OneDrive. 3. Logga in med e-postadress och lösenord. 6

7 Programfönstret I vänstermenyn, finns en meny där du väljer att se samtliga filer, endast de senaste eller endast foton. Du kan även se vilka filer du delat (eller fått dig tilldelade). I mitten, visas de filer, vars meny du aktiverat. Överst, på den blå listen, kan du växla mellan olika program, skapa nya dokument och ladda upp befintliga från dina diskar. Du kan även chatta, göra inställningar samt hantera din profil. När du markerar en fil eller en mapp, kommer listen få fler val. Under den blå listen finns ett fält, där du kan sortera, ändra vy och visa ett informationsfönster. Under den vänstra menyn, kan du välja att se papperskorgen, skaffa mer lagringsutrymme och ladda ner OneDrive-appar. Om du klickar på knappen högst upp till vänster i fönstret, kan du se- och växla mellan samtliga program som ingår i webbplatsen. 7

8 Skapa dokument från OneDrive När du skapar dokument i OneDrive, sparas de automatiskt medan du arbetar. Du behöver alltså inte aktivt klicka på spara, vilket förmodligen känns lite annorlunda. 1. Klicka på Skapa och välj typ av dokument eller mapp. I vårt fall, skapar vi en Excel-arbetsbok. 2. En ny webbläsar-flik öppnas och en online-version av Office-filen öppnas. Skriv och redigera i arbetsboken genom att använda de olika menyflikarna och knapparna. Om du vill använda fler Excel-kommandon, klickar du på ÖPPNA I EXCEL (vilket beskrivs i ett annat avsnitt). 3. Stäng fliken när du är klar genom att klicka på webbläsarens X på fliken eller tillbakaknappen, beroende på vilken webbläsare du har. 8

9 Tips! Om du vill spara en kopia (exempelvis på din dator) i OneDrive direkt, klickar du på Arkivmenyn och väljer Spara som. Valen är lite olika, beroende på vilket program du arbetar med. PowerPoint Excel Word 9

10 Öppna befintlig fil i OneDrive 1. Markera aktuell fil och klicka på menyn Öppna 2. Välj var filen ska öppnas (Öppna i Word eller Öppna i Word Online). Redigera fil i Office-programmen 1. När du öppnat ett dokument och behöver komma åt fler programfunktioner, kan du välja funktionen Öppna i (exempelvis Word). Filen öppnas i standardprogrammet och du kan fortsätta redigera, med skillnaden att du kommer åt samtliga funktioner. 2. Filen är fortfarande sparad på OneDrive och uppdateras när du trycker på Spara-knappen. 10

11 Spara från Office på din dator direkt till OneDrive När du arbetar med de vanliga versionerna av Office, t.ex. Word, Excel och Powerpoint, kommer du åt din OneDrive när du väljer Arkiv Spara som. Första gången kan det hända att du måste logga in. Spara kopia från OneDrive till din dator 1. Markera aktuell fil och klicka på Ladda ned. 2. En ikon längst ner i fönstret visas och den klickar du på för att starta nedladdningen till din dator. Hantera filer och mappar i OneDrive Under menyn Hantera, kan du utföra traditionella kommandon för filen eller mappen. 1. Markera aktuell fil eller mapp och klicka på menyn Hantera. 2. Välj vad du vill göra med filen. 11

12 Öppna filer från din dator (som är lagrade på OneDrive) 1. Om du arbetar i Office-programmen så kommer du åt OneDrive när du väljer Arkiv Öppna och kan bläddra fram den fil du vill arbeta med. Ladda upp filer i OneDrive Du kan ladda upp filer från din dator, när du befinner dig i OneDrive. 1. Se till att du befinner dig i den mapp du vill att filerna ska hamna i. 2. Klicka på Ladda upp och välj fil eller mapp. 3. Sök dig fram till aktuell fil/mapp och klicka på Öppna. Kopiera filer/mappar i Utforskaren Du kan, med drag och släpptekniken kopiera filer mellan din dator och OneDrive. När du sedan startar en annan enhet (exempelvis mobilen eller webbsidan), synkroniseras ändringarna. 12

13 Ta bort dokument från OneDrive 1. Markera aktuell mapp eller fil som ska raderas. Du kan markera flera. 2. Klicka på Hantera och Ta bort. 3. Du får ingen säkerhetsfråga, men filerna lagras i papperskorgen tills du tömmer den. När du klickar på Papperskorgen, ser du allt som ligger där. Dela filer eller mappar med andra De dokument och mappar du lagrar i OneDrive är privata tills du bestämmer dig för att dela dem. Du bjuder då in en person till filen du markerat och denne kan även tillåtas redigering. Klickar du på Visa länk, kan du klistra in länken var som helst (exempelvis i ett e-postmeddelande, en blogg eller en hemsida). 13

14 Allt du delat ut på olika sätt, ser du under Delas med. I fillistan kan du se vilka filer och mappar som är privata respektive delade. Du kan även få en överblick av de filer/mappar du delat ut respektive de du tilldelats av andra. Klicka på menyn Delade. 14

15 Sluta dela ett dokument eller en mapp 1. Öppna menyn Delade, markera aktuell fil eller mapp (så den får en bock) och klicka sedan på Dela (uppe i den blå listen). 2. Klicka på menyn Delas med och markera den person du delat filen/mappen med. Klicka sedan på Kan endast visa och välj Sluta dela. 15

16 OneDrive i mobilen Du installerar OneDrive i mobilen på samma sätt som med en vanlig app. 1. Gå till det ställe du installerar appar i telefonen (exempelvis App Store eller Play butik). 2. Sök fram appen OneDrive och installera. (Du måste ha ett Microsoft Livekonto, vilket beskrivs i separat lathund.) Kortkommandon i OneDrive Tryck på den här tangenten Ctrl+A Ctrl+Alt+1 Ctrl+U Ctrl+Skift+N Esc Ctrl+O Ctrl+Alt+O Ctrl+Skift+V Ctrl+Skift+Y Ctrl+S Alt+Uppil F2 F5 Om du vill Markera allt Ändra vy (detaljer/miniatyrer) Överföra Ny mapp Radera markeringen Öppna med Visa mapp Kopiera Flytta Hämta Gå upp Byta namn Uppdateringsintervall 16

17 Support från Microsoft På denna hemsida, kan du hitta massor av tips och hjälp. Installera appen för datorn Om du behöver ladda ner setupfilen för att installera OneDrive på datorn, gör du så här: 1. Gå till webbsidan onedrive.live.com och klicka på Ladda ner. 2. Välj OneDrive och följ installationsguiden. 17