ENTRÉ DOKUMENTHANTERING...

Transkript

1 Entré Innehåll ENTRÉ DOKUMENTHANTERING Starta Dokumenthantering Lägga till dokument via frågeguide Frågeguiden Lägga till dokument manuellt Lägg till fil Kopiera och klistra in från lokal dator Kopiera och klistra in i Dokumenthanteringen Drag and Drop Öppna, ändra och spara dokument Byta till annat objekt Välj Skapa Pärm Projekt och tillhörande order (ÄTA-hantering) Övriga funktioner Ta bort filer/mappar Skicka till e-postmottagare Kopiera filer/mappar till lokal dator/server Koppla bokmärken Visa affärsdata Administrera logotyp Dela ut till extern användare Säkerhetshantering Användargrupper Hantera användargrupper Koppla användare till grupper Ange rättigheter Symboler för rättigheter Rättighet för administratör Rättigheter i Entré Filial Loggning av händelser Installationsanvisningar Entré Dokumenthantering

2 Entré Dokumenthantering Entré Dokumenthantering är en modul för att lagra och underhålla dokument och dokumentstrukturer till olika typer av objekt i Entré. Följande typer av objekt i Entré kan använda Entré Dokumenthantering: Kunder Leverantörer Kontakter (Kund- och Leverantör) Order Fakturor Anläggningar Personer Projekt Verifikationer Entré Dokumenthantering innehåller: Möjlighet att utifrån dokumentmallar och frågeguider skapa en färdig dokumentstruktur på det enskilda objektet. Beroende på hur frågeguiden besvaras kan därmed olika dokumentstrukturer och dokument hanteras för olika objekt. Möjlighet att hämta information från Entré som automatiskt skrivs ut i dokument (så kallade bokmärken). Lagring av dokumenten i Windows Azure (molnet) istället för på en lokal server/hårddisk. Möjlighet att skapa en Pärm vilket innebär att dokumentstruktur och dokument kopieras till en lokal dator/server. Med dokument avses förutom Officedokument (Word, Excel etc.) och PDF-dokument även mail, bilder etc. Förutsättningar för att använda Entré Dokumenthantering Särskild licens krävs som erhålls av Hantverksdata. Användare i Entré som ska använda Dokumenthantering skall läggas upp i Hantverksdata Portal. Grundinställning 2498 i Entré skall anges med alternativet Dokumenthantering i molnet. Övergång från Entré Dokumentkatalog till Entré Dokumenthantering Det finns inget sätt att automatiskt flytta över dokument och mappstrukturer från äldre modeller av dokumenthantering i Entré till den nya dokumenthanteringen. Givetvis går det att manuellt flytta över dokument för enskilda objekt

3 Starta Dokumenthantering Dokumenthanteringen startas med knappen Dokument i respektive rutiner där Dokumenthantering kan användas (kunder, order, personer etc.). Vi kommer nedan att visa exempel från Projekt men principen är likadan för alla typer av objekt. Första gången en användare startar Dokumenthanteringen skall denne ange Användarnamn och Lösenord. Detta är det användarnamn och lösenord som användaren är upplagd med i Hantverksdata Portal ( Logga in på Mina sidor). Detta sparas och behöver inte anges igen när Dokumenthanteringen används. Dokumenthanteringen startas och visar objektet, i vårt exempel ett projekt. Första gången Dokumenthanteringen startas för ett objekt är det alltid tomt, det vill säga det innehåller inga dokument

4 Lägga till dokument via frågeguide Klicka på knappen nedan eller välj Dokument Lägg till dokument via frågeguide. Om företaget har flera frågeguider visas rutan Välj Guide där du skall välja den frågeguide som ska användas. Har företaget endast en frågeguide kommer guiden att startas direkt. Endast frågeguider som avser den aktuella objektstypen visas. Det vill säga, för projekt visas endast frågeguider avseende projekt och för kunder visas endast frågeguider avseende kunder osv. En frågeguide kan vara en branschguide eller en egen guide som bara gäller för ditt företag. Nedan frågeguider är således endast exempel. Klicka på den guide som du önskar använda för detta objekt (som i vårt exempel är ett projekt)

5 Frågeguiden En frågeguide innehåller en eller flera frågor som skall besvaras. Beroende på hur de besvaras kommer olika dokument och dokumentstruktur skapas för det aktuella objektet. Det går inte att manuellt lägga till eller ta bort dokument/mappar i denna bild, det är svaren på frågorna som avgör vilka dokument som kommer att skapas på objektet

6 Frågeguiden är dynamisk, med detta menas att beroende på hur en fråga besvaras kan nya frågor visas och andra frågor döljas. När samtliga frågor besvarats, klicka på knappen Slutför. Om knappen Slutför är släckt så är knappen Nästa istället upplyst, detta innebär att någon eller några av frågorna har följdfrågor som skall besvaras

7 På objektet har nu en dokumentstruktur och dokument skapats. Lägga till dokument manuellt Det finns flera sätt att manuellt lägga till mappar och dokument från den lokala datorn/servern till ett objekt i Dokumenthanteringen. Lägg till fil Med denna knapp öppnas Windows utforskare så att man kan markera de filer/mappar man vill lägga till. Går även att nås via att högerklicka och välja Lägg till lokal fil. Kopiera och klistra in från lokal dator Markera och kopiera önskade filer/mappar på den lokala datorn/servern. Högerklicka sedan i Dokumenthanteringen och välj Klistra in. Tänk på att stå i den mapp i Dokumenthanteringen där du vill ha filerna när du klistrar in dessa

8 Kopiera och klistra in i Dokumenthanteringen Markera och kopiera/klistra in önskade filer i Dokumenthanteringen till annan plats i dokumentstrukturen på samma objekt. Högerklicka och välj Kopiera, ställ dig där du vill klistra in filen/filerna, högerklicka och välj Klistra in. Drag and Drop Dra och släpp filer/mappar från den lokala datorn/servern till Dokumenthantering. Tänk på att stå i den mapp i Dokumenthantering där du vill ha filerna när du släpper dem. Öppna, ändra och spara dokument Detta sker precis på samma sätt som om dokumenten fanns på den lokala datorn, det vill säga genom att dubbelklicka på dokumentet. När ett dokument har ändrats sparas en ändringstid och vem som ändrat dokumentet

9 Byta till annat objekt Välj Under Arkiv-menyn finns alternativet Välj där du kan du byta till ett annat objekt. Du kan endast byta till ett objekt av samma typ. Det vill säga, är aktuellt objekt en kund kan du byta till andra kunder, är aktuellt objekt en leverantör kan du byta till andra leverantörer osv. Alternativt går det utmärkt att stänga Dokumenthanteringen, söka upp objektet i Entré och starta Dokumenthanteringen igen. Det går bra att ha flera fönster öppna samtidigt med olika objekt. Alternativet Öppna projekt för kund är endast giltigt för projekt och visar då en lista på kundens alla projekt (kunden för det projekt du just nu arbetar med i Dokumenthanteringen)

10 Skapa Pärm Med pärm menas att en kopia skapas av objektets dokumentstruktur och dokument på den lokala datorn/servern. Pärm nås via knappen nedan alternativt via Arkiv Skapa pärm. Nedan dialog visas. Här går det att markera att endast vissa dokument/mappar skall kopieras till pärmen. Vill man att hela strukturen skall kopieras markeras den översta rutan så markeras automatiskt hela strukturen. Klicka sedan Skapa pärm

11 Därefter skall du ange var pärmen skall skapas på den lokala datorn/servern. Programmet skapar en mapp som heter Objektets nummer Objektets namn som dokumentstrukturen sedan kopieras till. Om inget annat anges sparas pärmen på ditt Skrivbord. Därefter får du frågan om eventuella Word-dokument skall konverteras till PDF-dokument. Svarar du Nej så sker ingen sådan konvertering (Word-dokumenten förblir då Word-dokument). (Konverteringen kräver att Microsoft Word 2007 eller senare används på datorn)

12 Projekt och tillhörande order (ÄTA-hantering) I dokumenthantering finns en funktion för att i ett projekt även kunna se tillhörande order för projektet. För att detta ska fungera måste man använda funktionen i Entré som automatiskt skapar underobjekt till projekt när nya order skapas (grundinställningarna 2357 och 3072 skall vara aktiverade). Vidare gäller att endast order visas på projektet där ordern finns i Dokumenthantering. Med andra ord måste man ha startat Dokumenthantering för ordern minst en gång så att denna skapats i Dokumenthantering. Exempel: Projekt har 3 order. Order och har startats i Dokumenthantering (genom att välja Dokument och sedan Ordernummer för dessa i orderlistan). När projekt startas i Dokumenthantering i projektstyrningen visas projektet och dessa order och givetvis eventuella dokument för projektet och dessa order. Detta kan även uppnås genom att i orderlistan för någon av dessa order välja Dokument och sedan Orderns projekt

13

14 Övriga funktioner Ta bort filer/mappar Görs genom att använda Delete -knappen eller högerklicka på filen/mappen och välja Ta bort. Det går bra att markera flera filer/mappar för att ta bort. Obs! ta bort inte går att ångra. Skicka till e-postmottagare Högerklicka på önskad fil och välj Skicka till Epost-mottagare. Det går bra att markera flera filer som ska bifogas, man kan dock inte markera en mapp och skicka som e-post. Kopiera filer/mappar till lokal dator/server Högerklicka på önskad fil/mapp och välj Skicka till Lokal mapp. Därefter talar man om var filerna/mapparna skall sparas. Det går bra att markera flera filer/mappar som ska kopieras. Koppla bokmärken Denna funktion kan endast användas av en användare som är administratör. Den är till för att i Word- och Exceldokument koppla bokmärken. Med ett bokmärke kan information från objektet, till exempel namn, märke, ordernr, anläggningsnummer etc. automatiskt infogas när dokumentet skrivs ut. Koppla bokmärken nås genom att högerklicka på aktuellt Word- eller Exceldokument. Generellt för bokmärken gäller att Worddokument måste vara i formatet docx och Exceldokument i formatet xlsx (Microsoft Office 2007 och senare) för att de ska fungera med bokmärken i Entré Dokumenthantering. Visa affärsdata Denna funktion visar den information om objektet från Entré som finns tillgänglig att koppla som bokmärken. Funktionen visas endast för en administratör

15 Administrera logotyp Här anges den bildfil som är företagets logotype. Valet är endast tillgängligt för administratör. Logotypen skrivs ut på dokument som har ett kopplat bokmärke med namnet ftglogga Det finns en begränsning på bildens storlek, den får vara maximalt 1 Mb. Dela ut till extern användare Denna funktion gör det möjligt att låta externa parter ta del av dokumenthanteringen på vissa objekt. Menyalternativet visas endast för administratör. För att en extern användare ska skapas ska följande saker göras: 1/ Lägga upp användaren i Entré Portal med unikt användarnamn och lösenord och ange att denna är en extern användare genom att ange 1 i därför avsett fält (se nedan)

16 2/ Logga in som denna användare i Entré och därefter i Entré Dokumenthantering (behöver bara göras en gång). Skillnad mellan extern användare och vanlig användare En extern användare har i utgångsläget inte rättigheter till några objekt i Dokumenthantering under det att en vanlig användare har rättigheter till alla objekt. Se mer om rättigheter i avsnittet Säkerhetshantering. Tilldela rättighet för extern användare För att en extern användare ska få rättigheter måste man tilldela denna rättighet för varje objekt som denna ska kunna se i Dokumenthantering. Detta kan endast göras av administratör. Administratören startar Dokumenthantering för det objekt som ska delas ut och väljer Dela ut till extern användare. Lägg till den externa användaren genom att välja i listan Tillgängliga externa användare. Givetvis kan flera externa användare läggas till om sådana finns och ska kunna se detta objekt. Ta bort användare tar bort en extern användare från möjligheten att se detta objekt (som tidigare har sett detta). Den externa användaren får i utgångsläget endast läsrättigheter till objektet, det vill säga kan ej ändra, lägga till eller ta bort dokument eller mappar. Detta går att ändra/anpassa, se mer om det i den generella beskrivningen för Säkerhetshantering. När en extern användare startar Dokumenthantering får denna se en lista på sådana objekt som har delats ut till denne. Denna lista kan innehålla flera typer av objekt som kunder, projekt, anläggningar etc. Användaren får då välja i listan vilket objekt som denne vill se nu

17

18 Säkerhetshantering Med säkerhetshantering menas att det går att sätta rättigheter i Dokumenthanteringen som bestämmer vad en viss användare får se och ändra på ett objekt. Det går även att sätta rättigheter på mapp och filnivå. Utgångsläget är att alla användare som kan använda Dokumenthantering har alla rättigheter. Det innebär att ett företag som inte har behov att arbeta med rättigheter inte behöver göra någonting i denna del. Rättighetssättningen i Dokumenthantering är helt fristående från rättighetssättningen i Entré. Rättigheter kan sättas för en enskild användare eller för en grupp av användare. Användargrupper I Arkiv-menyn finns alternativen Hantera användargrupper och Koppla användare till grupper. Dessa är endast tillgängliga för administratör. Användargruppen Alla Denna användargrupp är systemfast (går inte att ta bort). När en ny användare i Dokumenthantering tillkommer så blir denne automatiskt medlem i Alla. När ett nytt objekt skapas i Dokumenthantering (kund, order, projekt etc.) så får gruppen Alla automatiskt rättigheter till detta objekt

19 Hantera användargrupper Här skapas nya användargrupper. Det går även att ta bort en grupp eller byta namn på en grupp (med undantag av gruppen Alla ) genom att högerklicka på gruppen

20 Koppla användare till grupper Här kopplas användare till (och bort) från grupper. Observera att om man gjort ändringar på en användare måste man klicka på Spara innan man ställer sig på en annan användare. Ange rättigheter Rättighetssättningen fungerar på följande sätt: Man kan sätta rättigheter på hela objektet och/eller på mappar och dokument på objektet. Rättigheterna som kan sättas är Läs och Skriv, Endast Läs eller Varken Läs eller Skriv. Rättighetssättningen nås genom att högerklicka på objektet eller mappen/dokumentet och välja Säkerhet. Detta val är tillgängligt för alla användare men användaren måste ha Läs och Skriv rättighet på det som väljs för att kunna ändra rättighetssättningen

21 Här kan vi se att gruppen Alla i utgångsläget har Läs och Skriv rättigheter till objektet. (Man kan ta bort gruppen Alla från objektet men då bör man givetvis tilldela andra rättigheter, i annat fall har ingen användare rättighet till objektet)

22 Lägg till För att lägga till användare eller grupp som ska rättighetssättas. Det går bara att lägga till en åt gången, så ska flera läggas till får proceduren upprepas. Ställ markören på den användare eller grupp som ska läggas till och klicka OK. Skall rättigheterna för Läs / Skriv ändras så görs detta genom att flytta bockarna nedan

23 Inställningen Denna fil/mapp och dess underobjekt ska ej ärva kan endast markeras på mappar och dokument. Normalt sett så ärver mappar och dokument rättigheter från tidigare nivåer (till exempel hela objektet) men om denna markering görs så sker ej detta. Därmed måste man tilldela rättigheter för denna mapp/dokument för att en användare/användargrupp skall ha rättighet till denna. Symboler för rättigheter Rättigheter visas i Dokumenthanteringen visas med följande symboler: Varken Läs eller Skriv Mapp 1 Endast Läs Mapp 2 Varken Läs eller Skriv på hela objektet spärrar redan innan Dokumenthanteringen startas. Rättighet för administratör Den person på företaget som är administratör i Dokumenthantering är undantagen från rättighetshanteringen på så vis att denna alltid kan ändra rättigheter. Detta för att undvika att man råkar sätta upp rättigheterna så att ingen har rättighet. Administratören kan således alltid korrigera en felaktig rättighetssättning

24 Rättigheter i Entré Filial Entré Filial kräver särskild licens och innebär att alla företag i installationen har gemensamma register för kunder, projekt, order, fakturor etc. Då finns en extra funktion för att begränsa rättigheter för användare i andra företag (filialer) till vissa dokumentsamlingar. I övrigt fungerar rättighetssättningen på samma sätt som beskrivs i detta dokument. I en filialinstallation har alla användare oavsett filial tillgång till alla dokumentsamlingar. Vill man begränsa detta på en dokumentsamling gör man följande: Ta bort gruppen Alla på dokumentsamlingen. Lägg sedan till användare eller grupper som skall ha tillgång till dokumentsamlingen. För att lägga till användare från annan filial används knappen Lägg till användare från filial. Ange den epostadress som användare är kopplad till i Portalen

25

26 Loggning av händelser För administratör finns möjlighet att se loggar på händelser i Dokumenthanteringen. Det finns 2 olika sätt att granska loggarna: 1/ För det aktuella objektet Högerklicka på objektet och väl Filhändelselogg Urval kan göras på typ av händelse och datum/klockslag. Loggen visar händelser som tillägg/borttag av filer och ändring av rättigheter på det aktuella objektet samt vilken användare och tidpunkt

27 2/ För alla objekt samt generella händelser Välj Systemlogg i Arkiv -menyn. Denna logg visar händelser för alla objekt samt generella händelser till exempel inloggningar. Installationsanvisningar Entré Dokumenthantering På en ny dator där Entré Dokumenthantering skall användas skall man köra installationsprogrammet: Entré Dokumenthantering.exe Detta program återfinns i er Entrémapp i undermappen Apps (\entre\apps\)