Kundfakturors sändsätt

Transkript

1 Kundfakturors sändsätt Åbergs DataSystem AB, Göran Gustafsson I version 217 som vi släppte i slutet av oktober 2014 gjorde vi en förändring på hur fakturor kunde skickas till kunderna. Till version 218 har vi förbättrat det ytterligare. Den här manualen visar hur det fungerar. På varje kund kan man bestämma hur de vill ha sina fakturor skickade till sig. Vill de ha pappersfakturor, e-postfakturor (PDF) eller elektroniska fakturor? Detta fungerade även förut men har nu blivit betydligt lättare att skilja på. Observera att ett avtal måste ha slutits med vår samarbetspartner InExchange för att elektroniska fakturor ska fungera. Kundinställningar Vilket fakturasätt som ska användas som standard när en ny kund registreras bestäms i Grundmodulens rutin Kundinställningar. Alternativen är detta: När man registrerar en ny kund får den automatiskt det fakturasätt som ställs in här. Meningen med det hela är alltså att man lättare ska kunna e-posta en grupp fakturor och att skriva ut en grupp fakturor på papper likaväl som att skicka en grupp fakturor till InExchange för elektronisk fakturering. Meningen med det hela är att den som skriver ut fakturorna inte ska behöva tänka på hur just den här kunden vill ha sin faktura. Det ska vara förinställt på kunden och så ska det bli så. 1

2 Kundregistret På varje kund kan man välja hur fakturor till kunden ska sändas. Det förvalda värdet för en nyregistrerad kund hämtas från Kundinställningar enligt föregående sida men kan ändras här. På en kund kan man dessutom ha andra fakturaadresser via knapparna Alt.fakt.adress, Avdelning och Resenärer. På dessa alternativa fakturaadresser kan man också ställa in fakturans sändsätt. Se exemplet nedan på kundens alternativa fakturaadress där E-postfaktura har valts. 2

3 Kundfaktura (fristående) När man skapar en ny fristående faktura kontrollerar programmet om det finns någon alternativ fakturaadress markerad som standard för kunden och den används då automatiskt samt det sändsätt som är inställt för den valda fakturaadressen. Finns det ingen alternativ fakturaadress så används kundens normala inställning för fakturan, både adress och sändsätt. Detta kan ändras på flik 3. Bussbokning Samma sak gäller då en order skapas i bussbokningen. Kundens inställning och eventuell alternativ fakturaadress bestämmer hur en faktura ska sändas: Pappersfaktura, e-postfaktura eller elektronisk faktura. 3

4 Res-Front: Faktura När man vill fakturera en Res-order och man kommer till faktureringsformuläret visas automatiskt den eventuella alternativa fakturaadress som är markerad som standard för kunden. Finns det ingen alternativ standard fakturaadress visas kundens vanliga adress. Beroende på kundens, eller den alternativa fakturadressens, inställning för fakturasätt visas det valet här (inringat i rött) och kan ändras innan man fakturerar. Valbara fakturasätt är precis som på alla andra ställen: Pappersfaktura, e-postfaktura (PDF) eller elektronisk faktura. 4

5 Utskrift av kundfaktura När man vill skriva ut eller skicka fakturor kommer man till detta formulär. Programmet lägger in varje outskriven faktura som ingår i urvalet i rätt urvalsruta beroende på hur den ska skickas utifrån det val som gjorts på fältet Fakturasätt för varje kund. Markera eller avmarkera de fakturor som inte ska skrivas ut eller skickas, d.v.s. sätt dit eller ta bort bocken framför varje faktura. Pappersfaktura Fakturor till de kunder som är inställda på Pappersfaktura kommer att hamna i den vänstra valrutan. Klicka på Skriv ut för att skriva ut de fakturorna på den valda skrivaren utifrån valt utskriftsalternativ och de banval som finns för det alternativet. I exemplet skrivs ett antal valda fakturor ut i två exemplar var (enligt banvalet). Ett av exemplaren ska skickas till kunden och den andra är en intern kopia (eget exemplar) som ska sättas in i en pärm. Man kan i Grund-modulens rutin Blankettval även ha ställt in att det egna exemplaret ska skrivas till en arkivkatalog som en PDF-fil. 5

6 E-postfaktura Fakturor till de kunder som är inställda på E-postfaktura kommer att hamna i mittenrutan. Ovanför rutan med e-postfakturor finns fältet Sändkvitto efter varje e-postad faktura?. Den är markerad om det endast finns en utvald faktura i e-postrutan och är avmarkerad om det finns fler valda. Man kan markera eller avmarkera det fältet manuellt hur man vill. Funktionen är att om den är markerad får man upp en ruta på skärmen för varje e-postsändning som gått bra. Vissa vill ha denna ruta som en bekräftelse på att varje e-post gått iväg. Men om man vill skicka iväg flera fakturor på en gång kan det vara ett hinder att få upp den kvittensen för varje faktura som sänds. Man får ju ändå upp konteringsrutan på slutet när allt är sänt och skulle det inte gå bra att sända någon faktura får man ju ett meddelande om det. Klickar man på knappen E-post visas följande formulär innan fakturorna sänds iväg. 6

7 De fakturor som är markerade för e-postsändning visas i det här formuläret. Man kan ta bort bocken på de fakturor man inte vill skicka och skulle e-postadress saknas men ändå vara markerad så skrivs den ut på skrivaren istället. Ett meddelande om detta kommer i så fall att visas. Innan man kommer till detta formulär, och det finns någon faktura som ligger för e-postsändning och saknar e-postadress får man upp denna varningsruta: Det som menas om man svarar Ja är att Rebus markerar de fakturor som saknar e-postadress men att de då skrivs ut på skrivaren istället för att e-postas. Svarar man Nej avmarkeras de och kommer varken att e-postas eller skrivas ut på skrivare. Men som det står i rutan så kan man högerklicka på varje faktura i urvalet för att ändra på e- postadressen. Man kan även markera fakturan igen om den skulle vara avmarkerad. Om man högerklickar på en faktura och väljer Ändra e-postadress visas följande formulär: 7

8 Här kan man ange en ny e-postadress dit fakturan ska skickas och även söka fram e-postadresser för att kunna skicka kopia och blindkopia till andra Rebus-användare eller kundens fasta resenärer eller avdelningar. Du kan göra flera sökningar och adresserna läggs då efter varandra separerade med semikolon för att kunna skicka en kopia till flera personer. Skillnaden mellan kopia och blindkopia är att mottagaren av e-posten kan se vem som fått kopian men inte vem som fått blindkopian. Klicka på Spara-knappen så skrivs ändringen in på den aktuella fakturan och fakturaurvalet och fakturan kan därefter e-postas (om den är markerad). Innan man skickar fakturorna via e-post ska man se till att all information är korrekt. Varje faktura har tilldelats en subject/ärende-text och en meddelandetext att användas på e-posten. Vill man ändra de texterna skriver man något annat eller klickar på knapparna Ärende och Textmall för att hämta andra texter från textmallarna. Har man ändrat på någon av texterna eller skrivit in en e-postadress i fälten Kopia och Blindkopia är knappen Spara ändringar öppen. Har ingen ändring gjorts är den knappen skuggad. Klicka på knappen Spara ändringar efter gjorda ändringar. Har man då mer än 1 faktura vald kan man välja om texten ska ändras på alla fakturor (svara Ja) eller endast på de som man har markerat (svara Nej). 8

9 Har man även ändrat på Kopia eller Blindkopia får man också välja om de ska läggas in på alla fakturor (svara Ja) eller endast på de som man har markerat (svara Nej). Vill man ändra text på t.ex. faktura 1 och 3 men inte på faktura 2 måste man markera rad 1 och rad 3 innan man klickar på knappen Spara ändringar. Observera att markera rader inte betyder att man ska ta bort bocken längst till vänster. Bocken ska vara kvar och betyder att fakturan ska e-postas. Man markerar rader genom att klicka på en eller flera rader så att hela raden blir färgad. För att välja flera måste man hålla nere CTRL-tangenten och klicka på nästa. Vill man markera flera i rad kan man markera den första och sedan hålla nere SHIFT-tangenten och klicka på den sista. Då markeras alla däremellan. Det här är inget unikt för Rebus utan så fungerar markering generellt i Windows. Om man har flera fakturor i urvalet och endast vill ändra på en faktura kan man dubbelklicka på den raden och då hämtas dess texter och e-postkopia och e-postblindkopia. Ändra på vad du behöver och klicka därefter på Spara ändringar. Svara NEJ på frågorna om texterna och kopia/blindkopia ska kopieras till alla fakturor, då ändras endast den valda fakturan. Bifoga filer Vill man bifoga filer till e-postfakturan kan man klicka på knapparna Bifoga eller Bifoga fri fil. Klickar man på knappen Bifoga får man välja bland fördefinierade filer om någon administratör har lagt upp sådana. Det kan t.ex. vara PDF-filer med resevillkor som alla enkelt ska kunna nå. Klickar man på knappen Bifoga fri fil får man välja fritt bland sina filer på hårddisken. Det kan t.ex. användas om man vill skicka med en resebeskrivning eller annat informationsblad man har skapat. Valda bifogade filer skickas med alla utvalda fakturor och kan inte väljas på bara några stycken. 9

10 Fakturanr Som standard är fältet Faktnr markerad med en bock. Det gör att man sist på subject/ärenderaden alltid får med en text inom parentes som visar fakturanumret som skickas i e-posten. Tar man bort bocken måste man klicka på knappen Spara ändringar och välja att ändra på alla fakturor i urvalet. Då ändras texten för fakturorna i valrutan högst upp. Sänd När man är nöjd med allt i e-posturvalet klickar man på Sänd -knappen. Då skickas alla förbockade fakturor till vald e-postadress med de bifogade filer (attachments) man valt. Finns det en markerad faktura utan e-postadress skrivs den ut på skrivaren och skulle det inte gå att skicka iväg en e-post på grund av sändfel av någon anledning så avmarkeras den fakturan så att den inte kan godkännas och konteras. Då får man kontrollera varför det inte gick att skicka och sedan försöka igen. I värsta fall får man flytta över fakturan från E-post till Pappersfaktura och skriva ut den på vanligt sätt. Har man markerat fältet Sändkvitto efter varje e-postad faktura? så får man en kvittens efter varje sänd e-postfaktura. Det kan vara bra om man bara skickar en faktura men kan vara ett hinder om man skickar många fakturor i ett svep. Har man avmarkerat fältet så skickas all e-post utan denna kvittensruta. När allt är sänt får man upp rutan för godkännande och kontering precis som vanligt. 10

11 Elektronisk faktura Fakturor till de kunder som är inställda på Elektronisk faktura kommer att hamna i den högra valrutan. Klicka på knappen InExchange Elektronisk faktura för att skriva ut de valda fakturorna på InExchange-skrivaren. Programmet försöker automatiskt välja ett utskriftsalternativ som är upplagt för InExchange. Finns det ett sådant kommer det att väljas (enligt ovan bild) men finns det inget upplagt kommer ett felmeddelande. Blanketten som används för elektronisk fakturering (FA01INX1 eller FA01INX2) måste i Grundmodulens rutin Blankettval vara kopplad mot en InExchange-skrivare för att fungera. Det är endast på detta sätt överföringen kan gå bra. Det får alltså inte vara kopplat mot en vanlig skrivare. 11

12 Byta fakturasätt Vill man byta fakturasätt på någon eller några fakturor måste man högerklicka på en faktura (eller flera som är markerade) och välja vart de ska flyttas. T.ex. kan en faktura som ligger i pappersfaktura -rutan flyttas till någon av de andra två. Likadant fungerar de andra rutorna. Godkännande av utskrift När fakturor har skrivits ut, e-postats eller skickats till InExchange (och godkänts där) får man i Rebus upp en ruta med de aktuella fakturanumren. Då ska man avgöra om allt har gått som det ska. Om det 12

13 har det så klickar man OK. Fakturorna markeras då som utskrivna och de konteras och skrivs i bokföringsunderlaget. Därefter försvinner de ur respektive urvalsruta och så kan man upprepa proceduren med nästa ruta. Avmarkerar man en faktura som inte gick bra att skicka så blir den kvar i urvalet. Utskriftsformuläret stängs om det inte finns några fakturor kvar i någon av urvalsrutorna. Inställning av kundfakturaformulär Det finns en möjlighet att fortsätta använda det gamla kundfakturaformuläret om man av någon anledning skulle föredra det istället för det här nya. Markera i så fall fältet Äldre fakt.utskrift i Kundfaktura-modulens rutin Generella kundfakturadata. 13