Förändringsbekräftelse

Transkript

1 Förändringsbekräftelse En förändringsbekräftelse är ett komplement till, eller istället för, den normala bekräftelsen. Förändringsbekräftelsen samlar alla förändringar som görs på en order tills man skriver ut och godkänner den och så börjar den på nytt samla alla förändringar tills nästa utskrift o.s.v. Skillnaden mot den normala bekräftelsen är ju att den normala bekräftelsen hela tiden visar aktuell bokningsstatus samt historik på inbetalningar, fakturor och slutbetalningar och det gör alltså inte denna variant. Varje ny förändringsbekräftelse får ett internt nummer. Nummerserien börjar på 1. Detta gör det möjligt att i efterhand skriva ut eller granska varje intern bekräftelse/följesedel som tillhör beställningen. Generella inställningar: För att man ska kunna använda förändringsbekräftelser måste följande göras: 1. Gå in i modulen Resebyrå-BACK, rubriken Grunduppgifter, rutinen Generella data. På flik 2 ska man markera valet "Förändringsbekräftelse" och sedan spara. 2. Gå in i modulen Grunder, rubriken Inställningar, rutinen Blankettval. På blankettnr 5 "Res: Bekräftelse/Kvitto/Voucher" ska ett nytt alternativ läggas upp med rapportnamnet RB07 eller ett av dess varianter. När det har sparats så finns den nya utskriftsmöjligheten. Om man vill att denna blankettyp ska gälla generellt i systemet så kan man istället ändra blankettvarianten på de befintliga utskriftsalternativen. Kundinställningar 1. Om man har ett speciellt utskriftsalternativ för förändringsbekräftelsen, kan man styra detta alternativ till de kunder som vill ha förändringsbekräftelser. Genom att ställa in detta på kunden (flik 2) kommer alternativet automatiskt att vara inställd på detta vid utskrift. Andra inställningar 1. Det finns inställningar som bestämmer hur summeringen ska visas på bekräftelsen samt om betalningshistoriken ska tas med. Det ena alternativet innebär att systemet bara summerar prisraderna i slutsumma på blanketten och ingen betalningshistorik. Det andra alternativet innebär att man får samma summering som den normala bekräftelsen har, dvs. även direkt efter alla prisrader + all betalningshistorik. Inställningen sker i rutinen Generella data som finns i Resebyrå-BACK under rubriken Grunduppgifter. De bägge fälten Visa spec används för att markera hur summeringen ska hanteras. Se bilden nedan.

2 Några exempel En första utskrift från en beställning. Här är fältet Visa spec ej markerat i Generella data. Så här ser varianten ut efter en delkreditering.

3 Exempel på order med fältet Visa spec markerat. En första utskrift. En andra utskrift efter att en resenär har avbokat. Se nästa sida.

4 Utskrifterna När man ska skriva ut förändringsbekräftelser så måste man välja det utskriftsalternativ som innehåller förändringsbekräftelseblanketten.

5 Vid första utskriften När man skriver ut den första bekräftelsen så innehåller den allt som registrerats på beställningen fram till nu. Precis som den standard som finns. Skillnaden mot standardbekräftelsen blir följande: 1. På bekräftelsen skrivs ett internt ändrings -nummer som löpande kommer att uppdateras för varje ny bekräftelse. 2. Den senaste utskriften samt det senaste ändringsnumret lagras på beställningens första sida så att man snabbt ser hur det ser ut. 3. Vid utskriften får man en fråga om att godkänna utskriften. Detta för att systemet ska kunna hålla isär de olika utskrifterna med sitt interna nummer. Vid övriga utskrifter Vid alla utskrifter som sker efter att man godkänt den första, andra, tredje, osv. får man upp detta formulär. I exemplet ovan kan man se när den första (förändringsnummer 1) skrevs ut, vid vilken tidpunkt, och av vem. För att skapa en ny bekräftelse med de förändringar som skett sedan förra utskriften, så låter man raden med texten Nya förändringar vara markerat och sedan klickar man på knappen Hämta. För att skriva ut en tidigare bekräftelse markerar man den aktuella raden, t.ex. förändringsnummer 1, och klickar på knappen Hämta.

6 Ändringar Ibland är man för snabb med godkännandet av en förändringsbekräftelse och inser att man t.ex. behövde göra en ändring till på ordern som man ville ha med på samma förändringsbekräftelse. Därför kan man alltid ångra den senaste utskriften. Högerklicka på det senaste förändringsnumret, i detta fall nummer 1. En meny kommer fram med valet Ångra godkännandet av utskriften. Väljer du den så återställs allt som fanns på förändringsbekräftelse 1 och skriver man därefter ut alla nya ändringar så kommer allt som var med på nummer 1 med plus alla nya ändringar som gjorts efter att nummer 1 godkändes. Nummerserien backas också så att nummer 1 återanvänds på nästa utskrift. På detta sätt är det enkelt att ångra ett för snabbt godkännande. Redigera vad som ska visas på förändringsbekräftelsen Eftersom förändringsbekräftelsen visar alla förändringar som gjorts sedan man godkände den senaste förändringsbekräftelsen kan det hända att t.ex. oönskade felslag och raderingar visas. Se följande exempel där vi har lagt in en avgift på 500 kronor och sedan raderat den eftersom den var felaktigt inslagen som momsfri. Vi registrerade sedan ett momspliktigt arvode på 400 kronor som är ett korrekt inslag. Eftersom den totala ändringen på den felaktiga avgiften var +500 kronor (vid registreringen) och sedan -500 kronor (vid raderingen) så kommer en rad med 0 kronor att visas.

7 Detta felslag vill vi inte visa och skulle därför vilja ta bort innan kunden får sin förändringsbekräftelse. Det kan man nu göra. Högerklicka på fältet Nya förändringar och välj Redigera nya förändringar. Rebus visar alla förändringar som gjorts och som ligger som underlag för nästa förändringsbekräftelse. I detta fall är det den första raden vi inte vill visa och som vi vill ta bort. Man ser att raden är raderad och att det var ett momsfritt arvode på 500 kronor från början. Markera raden så att den får en bock längst ut till vänster. Klicka sedan på knappen Radera markerade rader. Då kommer de markerade raderna att tas bort.

8 Kör därefter ut en ny förändringsbekräftelse så ser den ut så här istället.