På följande sidor återfinns en kort dokumentation som beskriver några användbara programfunktioner.

Transkript

1 RengöringsSystemet V4 På följande sidor återfinns en kort dokumentation som beskriver några användbara programfunktioner. Översikt över innehåll i bifogad dokumentation: Visa / Visa ej flikar/knappar i Huvudinfo-fönstret - inställningar Format på flikar, position av flikar Viktigt vid skapande/registrering av ny kund Blockera fält vid registrering av uppgifter under Egenskaper, Huvudinfo Sortera i bokstavsordning/id-nr Återberäkning Ångra Sök-funktion Multimarkera/markera valda delar och ändra Export till Excel Ekonomi

2 Visa / Visa ej flikar/knappar i Huvudinfo-fönstret - inställningar Programmet är designat så att varje användare kan skräddarsy utifrån eget behov vilken information som skall visas på bildskärmen och var informationen skall vara placerad. Dessa ändringar görs genom att välja funktionsikonen Användarval. Dessa användaranpassade inställningar är kopplade till varje användares inloggningsidentitet. Välj Användarval, Nivå och flikinställningar. Använd raderna Byggnad, Våning och Lokal.

3 Markera respektive rads rutor med en bock för de flikar/knappar som skall visas i Huvudinfofönstret. De flikar/knappar som ej skall visas skall ej ha någon bock i rutan. För att bekräfta inställningarna, Tryck på knappen Spar.

4 Format på flikar, position av flikar Programmet ger användarna möjlighet att välja utseende på bildskärmen vad gäller format och position av flikar/knappar. Format Programmet kan visa rubrikerna antingen som Flikar, Knappar alternativt Platta knappar. För att ändra utseende placera musen på översta flikraden, t ex Egenskaper, högerklicka och välj Ändra typsnitt på flik till... och därefter t ex Knappar. Skall även underflikarnas utseende ändras, markera flikraden och upprepa proceduren enligt ovan.

5 Programutseende med Flikar Programutseende efter ändring till Knappar

6 Position - för att ändra placering av knapp/flik-rader markeras önskad rad. Högerklicka med musen på raden och välj Ändra flikposition till och därefter önskad position. Skall flera rader ändras fortsätt med dessa rader på samma sätt. Utseende efter ändring av position från Topp till Vänster

7 Viktigt vid skapande/registrering av ny kund När man skapar/registrerar en ny kund är det några kopplingar som måste göras i programmet innan man får tillgång till standardlokalsregistret och innan programmet kan göra korrekta tidsberäkningar. När en ny kund skapas kommer man att få en fråga om man vill göra dessa kopplingar i samband med registreringen. Svarar man nej på denna fråga kommer kunden att vara markerad i huvuddatafönstret med ett rött utropstecken! och ett utropstecken kommer att blinka på ikonen Kundval.

8 Om man svarar ja på denna fråga visas följande skärmbild: Var noga med att ange dessa tre förbindelser för att programmet skall fungera korrekt: 1. Standardmodellrelation Välj S Städarkitektens standardmodeller eller egna modeller. Nu har programmet åtkomst till standardlokalerna. 2. Kalender Välj aktuellt år. Se till att det är den svenska kalendern som används. Kalenderinställningar väljs under ikonen Systemval, Annat. Välj Svensk kalender. Kalendrar finns för närvarande t o m Nu har programmet åtkomst till tidsberäkningar. 3. Perioddefinition Välj aktuell perioddefinition. Mest vanligt är att använda 5 vardagar, skall helgstädning ingå i kunduppdraget används perioddefinitionen där helgstädning ingår. Nu har programmet förutsättningarna för att beräkna genomsnittlig daglig tid och jämförelsedata såsom generella och faktiska avverkningstakter. Bekräfta inställningarna genom att trycka på OK-knappen. Nu har programmet alla kopplingar som behövs för att beräkningar och data skall finnas tillgängliga för kunden.

9 Blockera fält vid registrering av uppgifter under Egenskaper, Huvudinfo För att snabba på inmatning av uppgifter under fliken Egenskaper, Huvudinfo finns möjlighet att blockera fält. När man tabbar sig fram i registreringsskedet kommer de fält som är blockerade att hoppas över. Funktionen sätts av och på genom att markera fältet och trycka på knappen för Tabuleringsstopp Av/På. Knappen har en handsymbol och är placerad i fönstrets vänstra övre hörn. I exemplet nedan har de gråmarkerade fälten blockerats. Detta innebär att när ny lokal registreras med ID-nummer, trycker man på tab-tangenten och hamnar i fältet Standardlokal. Standardlokal väljs och efter tryck på tab-tangenten hamnar man i fältet för registrering av nettoyta. Blockering av fälten finns kvar till dess att programmet avslutas. Vill man ta bort blockerade fält markeras de med musen och man trycker på knappen för Tabuleringsstopp Av/På.

10 Sortera i bokstavsordning/id-nr Vill man ha lokalerna sorterade i bokstavsordning välj Användarval, Texter och sortering. I det vänstra fönstret markeras texten/rubriken Lokaler så att den är blåmarkerad. Därefter väljer man i fältet Sortering Namn genom att klicka i cirkeln till vänster om Namn. Bekräfta ändringarna genom att trycka på knappen Spar.

11 Lokalerna är nu sorterade i bokstavsordning (och därefter i nummerordning) och i huvuddatafönstret visas resultatet av sorteringsvalet.

12 Återberäkning När man har registrerat en kund, gjort ändringar i registren, tagit bort eller lagt till information skall man göra en återberäkning för att säkerställa att den information som visas på bildskärmen är korrekt. Vid återberäkning går programmet igenom alla register och kontrollerar att all information är rätt beräknad och presenterad. Återberäkning görs genom att välja menypunkten Kund och Återberäkna. Tryck på Start -knappen och programmet påbörjar återberäkningen. Man kan följa processen i fältet Återberäkningsinfo.

13 När återberäkningen är klar visas en grön bock under rubriken Byggnader, våningar och lokaler. Avsluta funktionen genom att trycka på Stäng -knappen. Om återberäkningsfunktionen av någon anledning inte kan göras korrekt visas istället för en grön bock ett rött kryss på samma ställe. Avsluta programmet, starta om programmet på nytt och kör återberäkningsfunktionen en gång till. Om det fortfarande visas ett rött kryss har något hänt med databasen/baserna varför Aps Data-know-how kontaktas för åtgärd.

14 Ångra-funktion Så länge man är inloggad i programmet finns alltid möjlighet att ångra ett moment. Om man t ex har tagit bort en/flera lokalregistreringar, eller tagit bort lokaler i ritningsmodulen väljer man menypunkten Redigera och Avvisat. Borttagen information är därefter återställd. Sök-funktionen Med sök-funktionen kan man söka information för att t ex ändra gemensamma data kopplat till samma typ av standardlokal med endast några få tangentnedslag. Om man exempelvis har registrerat alla standardlokaler 0114 Kontor med programkoden 111 och vill ändra programkoden till 211 är sök-funktionen mycket användbar. Sökfunktionen fungerar på så sätt att man i söklistan anger vad man vill söka på. Programmet söker och markerar i huvuddatafönstret detta val. Samtliga lokaler som är markerade kan nu ändras samtidigt genom att man anger det nya värdet och bekräftar genom att trycka på Enter. Alla markerade lokaler ändras till det nya värdet. Det finns ett antal olika funktioner som man kan söka på. Sök-funktionen finns under menypunkten Redigera och Sök. Fönstret Söklista öppnas och har man inte gjort någon tidigare sökning så är söklistan tom. Tryck därefter på Lägg till och i fönstret som öppnas, Välj sökning markeras önskat sökbegrepp genom att klicka på detsamma. Tryck därefter på OK för att bekräfta valet.

15 Söklistan innehåller nu Standardlokal som sökbegrepp. Om man trycker på den grå fyrkanten med tre prickar (bakomliggande information) så visas de standardlokaler som har registrerats på den aktuella kunden. Markera en eller flera standardlokaler som man vill söka efter och tryck därefter på OK för att lägga till i söklistan.

16 Tryck därefter på knappen Sök och programmet söker och markerar standardlokalerna 0114 kontor och 0526 kapprum i huvuddatafönstret. Avsluta sökningen med att trycka på knappen Stäng i fönstret Söklista. Nu gör man önskad ändring under fliken/knappen Egenskaper. Bekräfta ändringen genom att trycka på OK. Multimarkera/markera valda delar och ändra I RengöringsSystemet kan även lokaler markeras med tangentbordets knappar Shift och Ctrl samtidigt som man med musen klickar på önskade lokaler. Använd Shift för att markera sammanhängande lokaler (markera den första lokalen, håll Shift -tangenten nedtryckt och markera den sista lokalen med ett klick). Använd Ctrl och klicka på önskat urval av ej sammanhängande lokaler.

17 Export till Excel Vill man bearbeta materialet och göra sammanställningar görs lämpligen en export-fil av data från RengöringsSystemet till Excel. Markera önskad kund i huvuddatafönstret. Välj menypunkten Fil, Export och i fönstret som öppnas klicka på Excel-ikonen. Vid rubriken Export av fil anges var någonstans exportfilen skall sparas (t ex Skrivbord). Vid rubriken Inställningar markeras de rubrikfält som man önskar få med vid exporten. I fönstret med rullgardinsmenyn markeras önskad data som skall exporteras till Excel genom att markera med en bock i rutan till vänster om textraderna. När urvalet är klart, tryck på knappen Start och exportfilen skapas. När exportfilen är klar, tryck på Stäng. De två pilarna till höger om fönstret (pil upp, pil ner) kan med fördel användas då man vill samla data överst i fönstret. Markera önskad rad, tryck därefter på pil upp så flyttas den markerade raden uppåt. Exportfilen finns nu som en Excel Comma Separated Values File.

18 För att bearbeta data i Excelfilen gör enligt följande: Starta Excel och öppna därefter exportfilen i programmet, OBS att man i fältet Files of type skall ange All files. Beroende på vilken/vilka versioner man arbetar med kan data som visas presenteras på olika sätt. För att strukturera data i kolumner markeras en kolumn, välj därefter menypunkten Data och därefter Text to Columns. En guide för strukturering öppnas. Följ instruktionerna på skärmen. I steg 1 markera Delimited. Tryck Next. I steg 2 markera med bock antingen semicolon eller komma (avhängigt av programversion). Tryck Next. I steg 3 tryck Finish.

19 Nu visas data i tabellform och sorteringar och sammanställningar kan göras. För avancerade Excel-användare används med fördel Pivot-tabellfunktionen. Om talen är markerade med punkt (.) som decimalavgränsare skall dessa ändras till kommatecken (,) som decimalavgränsare. Görs lämpligen med Sök- och Ersätt-funktionen.

20 Ekonomimodulen Register för material Material så som kem etc, anges med ett ID-nummer, en beskrivning och en kostnad samt möjlighet att skriva egna kommentarer. Här kan användarens aktuella material läggas in i RengöringsSystemet.

21 Register för investeringar Samma registreringsförfarande som ovan. Lämpligtvis används detta register för användarens maskiner, städvagnar etc.

22 Register för löner Här registreras städlöner, eventuellt kan man lägga på schablon för sociala kostnader. Förslagsvis används några olika städlöner så att man kan anpassa kostnadskalkylen till olika avtalsområden.

23 Register med formler för beräkningar i kostnadskalkylen Här kan man registrera egna formler, alternativt använda den mall som på sikt kommer att finnas i programmet för beräkning av kostnadskalkylen.

24 Kostnadskalkylen Ett exempel på hur kostnadskalkylen kan se ut. Här finns möjlighet att bygga en kostnadskalkyl med innehåll som skräddarsys utifrån varje användares krav och behov.