Elevhantering. Välj Tabell - Elev. Konstatera att elevtabellen är tom! I brist på elevinformation måste schemafilen få reda på följande:

Transkript

1 Öppna elevtabellen Välj Tabell - Elev. Konstatera att elevtabellen är tom! I brist på elevinformation måste schemafilen få reda på följande: Från vilka klasser hämtas eleverna till undervisningsgrupperna? Vilka undervisningsgrupper kan schemaläggas samtidigt? Den informationen finns i grupptabellen. Öppna grupptabellen Välj Tabell - Grupp. I tabellen visas fälten Ingående klasser och Block. Observera att fältet *Ingående klasser (ber.) är ett beräknat fält som i detta fall styrs av fältet Ingående klasser, men i elevfyllda scheman styrs av elevernas klass- och grupptillhörigheter. Fältet Ingående klasser ska vara tomt när elever är registrerade i schemafilen! Det bör alltså tömmas för de grupper där elever registreras. Vid den vanliga elevimporten sköter Novaschem det automatiskt. I grupptabellen intill ses de ifyllda fälten Ingående klasser och Block. Fältet Ingående klasser ska alltså vara ifyllt i en schemafil utan elever, men ska vara tomt i en schemafil med elever. Det beräknade fältet *Faktiskt antal elever visar att grupperna saknar elever. Observera att det inte är nödvändigt att ha elever i alla grupper. Det går bra att t.ex. registrera grupper utan elever för den första årskursen på skolan och lägga in elever för dem senare. Inmatningen av ingående klasser behålls då för grupperna utan elever. Fältet Block ska användas för grupper som får placeras samtidigt i schemat. Alla grupper som har samma blocknamn får placeras på samma position i schemat. Nova Software AB 1 (6)

2 Hämta elevuppgifter Det som behöver hämtas från elevregistret är: Personnummer Efternamn Förnamn Klass Grupper Importen genomförs i två steg. Det första steget (Klass - Elev) innehåller punkt 1-4, medan det andra steget (Grupp - Elev) innehåller punkt 1 och 5, det vill säga information om vilka grupper varje elev är registrerad i. Uppgifterna hämtas vanligen från skolans elevregister. För att detta ska vara möjligt gäller det att: Klasser och grupper måste ha identiskt samma namn i elevregistret och schemafilen. Det ska gå att exportera elevuppgifterna i ett tabellformat som tillåter import till Novaschem. Det kan vara en tab-separerad textfil eller Excel-fil. Så här kan en exportfil med grupper från elevregistret se ut i Excel-format. Den innehåller uppgifter om ID och grupptillhörighet. Nova Software AB 2 (6)

3 Importera elever till klasser Menyerna för Export/Import kan eventuellt behöva aktiveras. Välj Inställningar - Anpassa - Funktioner och menyer. Kontrollera att rutan Export/Import är markerad. Om inte, markera den. Tryck OK. Öppna nu den fil som innehåller dina elever med klass, personnummer, efternamn och förnamn. Kolumnerna måste finnas i denna ordningsföljd. OBS! Stäng inte Novaschem. Exemplet till höger visar hur det kan se ut i Excel. Nu skall kolumnerna A-D markeras och kopieras till Windows Urklipp. Markera kolumnerna A-D genom att trycka ned vänster musknapp på A-kolumnen och dra markören till D-kolumnen. Kopiera genom att t.ex. trycka Ctrl-C. 1.Tryck ned och håll ned vänster musknapp 2. och dra markören så att alla kolumner A-D blir markerade. Nu skall vi infoga tabellen i Novaschem. Växla till Novaschem genom att klicka på Novaschemikonen i aktivitetsfältet. Välj Arkiv - Import - Urklipp - Klass/elev. Klicka på Novaschem i aktivitetsfältet Då visar sig ett fönster som ser ut som på bilden bredvid: Typ av tabell: Programmet har känt igen den första typen, som är tab-separerad, och inte komma-separerad mellan efternamn och förnamn. Innehåll i Urklipp: De tre första raderna i urklippet visas. Eftersom den första raden innehåller rubriker, är rutan Utelämna första raden ifylld. Antal klasser: Alla de 16 klasserna finns redan i schemafilen, vilket innebär att klassbeteckningarna i schemafilen stämmer med dem i elevregistret. Antal elever: Ingen av de 440 eleverna finns i schemafilen. Nova Software AB 3 (6)

4 Kontrollera lektioner: Detta innebär att programmet går igenom de nya förutsättningar som uppstått när elever lagts till. Eventuella fel rapporteras. Klicka på OK. Nu infogas eleverna från Urklipp. (Eventuellt visas en kontrollfråga: Storleken på aktuell ångra-transaktion överstiger aktuell inställning. Är det OK att tömma Ångra-bufferten? Svara i så fall Ja på frågan.) Ta fram Tabell - Elev för att kontrollera resultatet av importen. Importera elever till grupper Nu ska den tabell som innehåller dina grupper kopieras. Den kan se ut på ett av två sätt: Gruppnamnet i kolumnen till vänster och elevens personnummer i kolumnen till höger (detta upprepas för varje grupp eleven är med i). Elevens personnummer i kolumnen till vänster och i kolumnen till höger samtliga grupper eleven är med i med kommatecken emellan. Markera de två kolumnerna i Excel-arket. Kopiera (Ctrl-C) Växla till Novaschem. Välj Arkiv - Import - Urklipp - Grupp/Elev. Då visar sig ett fönster enligt bilden till höger: Typ av tabell: Programmet har känt igen den första typen, där varje post innehåller en grupp och en elev. Innehåll i Urklipp: De tre första raderna i urklippet visas. Eftersom den första raden innehåller rubriker, är rutan Utelämna första raden ifylld. Antal grupper: Alla de 111 grupperna finns redan i schemafilen, vilket innebär att Nova Software AB 4 (6)

5 gruppbeteckningarna i schemafilen stämmer med dem i elevregistret. Antal elever: Visar antalet elever på samma sätt som grupperna ovan. Kontrollera lektioner: Programmet går igenom de nya förutsättningar som uppstår när elever läggs in i grupperna. Eventuella nya fel rapporteras. Klicka på OK för att infoga eleverna från Urklipp. Ta fram Tabell - Elev för att kontrollera resultatet av importen. För varje elev anges en klass och en eller flera grupper. Vad hände med grupptabellen där fältet Ingående klasser var ifyllt? Kontrollera! De uppgifterna har automatiskt tagits bort för de grupper som nu innehåller elever. Programmet räknar ut vilka klasscheman de olika grupperna ska visas på genom att kontrollera vilka klasser de ingående eleverna hör till. Vissa grupper kan fortfarande sakna elever eftersom de inte fanns med vid importen. Gör en filtrering i fältet *Faktiskt antal elever för att se vilka grupper som saknar elever. Gör så här för att filtrera: Ta fram fältet *Faktiskt antal elever om det inte är synligt i grupptabellen. Klicka på rubriken *Faktiskt antal elever. I rutan Filter: skriv 0 (en nolla). Klicka på OK. De grupper som visas saknar elever. i Novaschem Grupper kan även skapas i Novaschem. Halvgrupper och 20-grupper förekommer ju sällan i elevregistret utan finns endast i Novaschem. Elever kan då läggas in i dessa grupper direkt i schemafilen. Det finns två metoder du kan använda: Alternativ 1: Fördela eleverna automatiskt med hjälp av basgrupper Med denna metod kommer hälften av eleverna att placeras i varje grupp. Uppdatering sker automatiskt när elever byter klass. Ta fram Tabell - Grupp. Leta fram halvgrupperna med hjälp av filter i fältet ID (grupp). Kontrollera att blocknamnet 1/2 finns inmatat på båda grupperna. Klicka på fliken Egenskaper. Nova Software AB 5 (6)

6 Klicka på fliken Koppling och bocka för fälten Basgrupp och Lägg automatiskt till elever från basgrupper. Välj OK. Mata in klassens beteckning i fältet Basgrupp och skriv 50% i fältet Lägg automatiskt till elever från basgrupper. Tryck på Enter. Gör på samma sätt för den andra halvgruppen. Eleverna fördelas automatiskt så att hälften hamnar i varje grupp. Ta bort inmatningarna i fältet Ingående klasser. Alternativ 2: Fördela eleverna manuellt Denna metod används när du vill styra vilka grupper eleverna ska tillhöra. Vid klassbyte måste du själv ändra grupptillhörigheten. Ta fram Formulär Grupp. Välj gruppen i fältet ID (grupp). Klicka på fliken Elever. Ta fram Tabell Elev och lägg denna bredvid gruppformuläret. Mata in klassens beteckning som filter i fältet Klass. Markera de elever som ska vara med i gruppen. Sätt pilen på någon markerad elev. Håll ner vänster musknapp. Dra över eleverna till Formulär Grupp. Klicka på Verkställ. Välj den andra halvklassgruppen. Lägg över resterande elever i denna grupp och klicka på OK. Nova Software AB 6 (6)