Extens-Skola. Detaljplaneringen till NOVA via Excel. Utbildningsmaterial Gymnasiet (Malmö) Upprättad: /BR Uppdaterad: /BR

Transkript

1 TJPLGy-NOVA Extens-Skola Detaljplaneringen Utbildningsmaterial Gymnasiet (Malmö) Upprättad: /BR Uppdaterad: /BR IST, International Software Trading, Arabygatan 82, VÄXJÖ, ,

2 Arbetsordning Följande förutsätts vara klart: - Detaljplaneringen i Extens, dvs. tjänsterader och undervisningsgrupper skapade. - Preliminär klassuppflyttning gjord. - Nya undervisningsgrupper fyllda med elever för blivande år 2 och 3 Arbetsmoment Sid 1. Rensa en Novafil Märk fortsättningsgrupper i Extens Märk nya undervisningsgrupper i Extens Fyll kursregistret i Nova Fyll lärarregistret i Nova Kopiera detaljplaneringen till Excel 6 7. Städa detaljplaneringen i Excel 8 8. Komplettera med fortsättningsgrupper i Excel Skapa perioder i Nova Importera klasser, grupper och elever till Nova Klistra in detaljplaneringen i Nova Inställningar för mellandatabasen 14 Sida 1

3 Rensa en Novafil. (1) 1. Gör en kopia av din aktuella Novafil. 2. Töm tjänstefördelningstabellen, lektionstabellen och grupptabellen. 3. Ta bort lärare och klasser som inte ska vara med i nästa läsår. 4. Ställ in datum för nästa läsår. Märk fortsättningsgrupper i Extens. (2) 1. Gå till Register Aktiviteter och gör följande urval Detta ger alla aktiviteter som börjat i detta läsår eller tidigare och som slutar i nästa läsår eller senare. Schablonkurser exkluderas med EJ VAL på raden Hur. De aktiviteter du ser bör ligga i undervisningsgrupper och ej ha fått betyg. Kontrollera gärna detta med lämpliga urval 2. Välj [F7 Markera alla] 3. Högerklicka och välj: Gå till Undervisningsgrupp Sida 2

4 4. Välj [F11 Fältval] så att din bild liknar bilden på nästa sida. Viktigaste fälten är Schemalägg 1 och Schemalägg 2 5. Välj [F7 Markera alla] 6. Välj [F10 Snabbinmata] 7. Välj J för både Schemalägg 1 och Schemalägg 2 Schemalägg 1 skall ha J för ett udda läsår (2007/08) och Schemalägg 2 skall ha ett J för ett jämnt läsår (2006/07) De grupper vi identifierat ovan uppfyller ju båda dessa villkor. Märk nya undervisningsgrupper i Extens (3) Detta moment förutsätter att du skapat alla undervisningsgrupper i detaljplaneringen. 1. Gå till Register Undervisningsgrupp 2. Gör urval på nästa läsårs perioder 3. Se till att ha samma fältval som i föregående punkt 4. Välj [F7 Markera alla] 5. Välj [F10 Snabbinmata] 6. Välj J för Schemalägg 1. Dessa grupper gäller ju under 2007/08 som är ett udda läsår Sida 3

5 Fyll kursregistret i Nova. (4) 1. Gå till Planering Timplanering Detaljplanering och gör följande urval Detta urval ger alla rader som skall användas. 2. Se till att du har fälten Ämne/kurs och Benämning intill varandra: 3. Välj [F7 Markera alla] 4. Dubbelklicka i rubriken Ämne/kurs och behåll musknappen i nedtryckt läge samt dra åt höger så att såväl kolumnen Ämne/kurs som Benämning blir markerade, svarta. 5. Välj [Ctrl] + C för att kopiera alla kurser. 6. Gå till din rensade Novafil och öppna tabellen Kurskod. Se till att fälten ID(kurskod) och Kursnamn ligger intill varandra i nämnd ordning. 7. Ställ dig på första tomma radens första fält, ID (kurskod). Sida 4

6 8. Välj [Ctrl] + V. Du möts då av följande: 9. Markera Utelämna första raden (rubrikrad) och klicka OK Nu är Kurskodtabellen i Nova kompletterad med kurser som saknades. Fyll lärarregistret i Nova (5) 1. Gå till detaljplaneringen i Extens och välj fram hela tjänsteunderlaget med hjälp av följande urval: 2. Välj [F7 Markera alla] 3. Högerklicka och välj Gå till Personal 4. Se till att fälten Efternamn och Förnamn kommer direkt efter de fasta fälten Sign och Personid 5. Dubbelklicka i rubriken Sign och behåll musknappen i nedtryckt läge samt dra åt höger så att såväl fältet Sign som fälten Personid, Efternamn och Förnamn blir markerade, svarta. Sida 5

7 6. Välj [Ctrl] + C 7. Gå till Novafilens tabell Lärare och se till att fälten ID (signatur), Personnummer, Efternamn och Förnamn finns framme och i nämnd ordning. 8. Ställ dig i första tomma radens fält, ID (signatur) 9. Välj [Ctrl] + V. Du möts då av följande 10. Markera Utelämna första raden (rubrikrad) och klicka OK Nu är Lärartabellen i Nova kompletterad med lärare som saknades. Kopiera detaljplaneringen till Excel (6) 1. Gå till detaljplaneringen i Extens och välj fram hela tjänsteunderlaget med hjälp av följande urval: 2. Välj [F11 Fältval] och välj följande fält: Sida 6

8 3. Välj [F4 Sök] 4. Klicka på Välj fält 5. Välj följande fält ur mappen Planering: Det ger följande bild där raderna är sorterade på lämpligt sätt: 6. Välj [F7 Markera alla] 7. Dubbelklicka i rubriken Ämne/Kurs och behåll musknappen i nedtryckt läge samt dra åt höger så att såväl fältet Ämne/Kurs som alla fält till höger om detta blir markerade, svarta. 8. Välj [Ctrl] + C 9. Öppna en ny Excelfil 10. Ställ dig i första bladets första cell och välj [Ctrl] + V 11. Döp fliken till Original och spara filen med lämpligt namn. 12. Markera rad Välj Data Filter Autofilter. (Tips: Välj fet stil.) Sida 7

9 14. Ställ dig i cell A2 och välj Fönster Lås fönsterrutor 15. Kopiera bladet och döp det till Städning. Spara! Städa detaljplaneringen i Excel (7) Arbeta nu i fliken Städning 1. Markera fältet period och välj Redigera Ersätt. Fyll i enligt följande bild. Och välj Ersätt alla 2. Upprepa för period vt. Spara! Eftersom många kurser går över alla perioderna (ht och vt alternativt P1, P2 och P3) vill vi nu rensa bort de rader som inte behövs och lägga samtliga timmar på den rad som ska behållas. 3. Skriv summan av kursens timmar på första periodens Plan L.tim och 0 i övriga redaer. Se BKF1202 nedan där 58 och 42 ersätts med 100 och 0 4. Ta bort period på den raden som ska användas då kursen går över alla perioder = hela läsåret. Före ändring: Efter ändring: Sida 8

10 5. Fortsätt och städa alla rader. 6. När det skall vara en blandning av helklassundervisning och gruppundervisning i en kurs ska de ingående gruppernas namn kopieras in på helklassradens fält för grupp. Se nedanstående exempel: Före ändring: Efter ändring: När alla rader är städade ska-raderna med 0 timmar bort. Det är därför viktigt att du inte har 0 timmar på en rad som ska vara kvar. 7. Kopiera fliken och kalla kopian för Rensning. Spara! 8. Klicka på pilen i rubriken Plan L.tim och välj värdet 0. Detta innebär att man bara ser rader med värdet Alla rader du nu ser har 0 Plan L.tim. Raderna har heller inget ifyllt i fältet Und.grupp. Markera alla raderna och radera. 10. Välj (Alla) i fältet Plan L.tim Nu har vi fått de rader som vi ska klistra in i Nova. Sida 9

11 Komplettera med fortsättningsgrupper i Excel (8) 1. Kopiera fliken Rensning och kalla kopia Gruppkomplettering Vissa rader i Excelfilen saknar undervisningsgrupp och det beror på att det är en fortsättningskurs från föregående läsår. Vi ska nu hämta dessa grupper från Extens gruppregister. 2. Gå till Register Undervisningsgrupp i Extens 3. Gör följande urval som ger de tidigare markerade fortsättningsgrupperna 4. Se till att fälten Und. Grupp och Ämne/Kurs ligger intill varandra. 5. Välj [F7 Markera alla] 6. Dubbelklicka i rubriken Und.Grupp och Ämne/Kurs, välj [Ctrl] + C 7. Gå till en ny flik i Excelfilen och klistra in med [Ctrl] + V. Döp fliken till Fortsättningsgrupper 8. Kopiera grupperna en och en in i fliken Gruppkomplettering så att alla rader har undervisningsgrupp. Spara! Sida 10

12 Skapa perioder i Nova. (9) 1. Gå till Tabell Period i Nova och skapa de perioder som förekommer i Excelfilens flik Gruppkomplettering. Importera klasser, grupper och elever till Nova. (10) Först måste grundinställningar för att upprätta koppling mellan Extens och mellandatabasen samt mellan Nova och mellandatabasen göras. Se punkt 12 på sidan 14. Den preliminära klassuppflyttningen ska vara klar. 1. Gå till Arkiv Dataöverföringar Nova i Extens 2. Välj din enhet under Enhetsid 3. Markera Gymnasium 4. Välj Schemalägg 1 under Urval 5. Markera Nästa läsår såvida inte överföringen sker då den definitiva klassuppflyttningen är gjord. 6. Välj [F6 Töm mellandb], Vänta på meddelande. 7. Välj [F7 Exportera]. Vänta på meddelande. 8. Gå till Arkiv Import Extens i Nova. Sida 11

13 Om du inte vill få med eleverna in i Novafilen så kan du avmarkera Skapa nya under Elever. 9. Nu är tabellerna Klass och Grupp i Novafilen fyllda med det som exporterats från Extens. Det kan hända att importen är för stor för Novaschems ångrafunktion. Stäng då tillfälligt av denna under Inställningar Anpassa Ångra Klistra in detaljplaneringen i Nova. (11) 1. Gå till Tabell Tjänsteplanering och ordna fälten på följande sätt: 2. Gå till Excelfilens flik Gruppkomplettering och markera följande sex fält: Sida 12

14 3. Välj [Ctrl] + C 4. Gå till Tjänstetabellen i Nova, ställ dig i första radens första fält och välj [Ctrl] + V 5. Markera Utelämna första raden (rubrikrad) och välj OK. Sida 13

15 Inställningar för mellandatabasen (12) Grundinställningar i Novaschem 1. Gå till Inställningar Anpassa Tabeller och menyer: 2. Sätt i en bock för Export/Import: 3. Gå till Inställningar Export/Import så att följande fönster visas: Sida 14

16 4. Fyll i ID för skola. Det ska vara det enhetsid som finns i Extens (se sidan 21). 5. Under Export ska du klicka på de tre punkterna till höger för att ange var mellandatabasen finns. För Malmö stad gäller att mellandatabasen finns på P:. Exempel för BVGY: P:\MProg\Extens-NovaSchem koppling\bvgy\bvgy.mdb 6. Kopiera in samma sökväg under Import. 7. För att det ska skapas en uppdaterad mellandatabas måste man nu exportera från Nova: 8. Om du får ovanstående meddelande går du först till tabell lärare och ser till att det står någonting i fältet personnummer för alla lärare och sedan till Inställning Anpassa Nationella alternativ. Välj fliken Personnummer och avmarkera Tillåt tom inmatning för lärare Upprepa punkt 7 Sida 15

17 Inställning av datorns ODBC-koppling Om du arbetar med Extens och Novaschem på en plattformsdator (vilket är det normala i Malmö stad) så ska du beställa ODBC-kopplingen i IT-kompassen. Manuell inställning (för dator utanför plattformen) se sidan Gå in i IT-kompassen via Start Alla program IT-kompassen 2. Klicka på Mina tjänster 3. Klicka på Beställ program 4. Välj kategori Barn & ungdom 5. Välj aktuell Extens/Novaschem-koppling och klicka på Lägg till i kundvagn 6. Klicka på Nästa längst ned på webbsidan 7. Kontrollera din beställning och klicka på Nästa Sida 16

18 8. Klicka på Nästa 9. Markera kryssrutan bredvid texten Jag godkänner Malmö stads villkor 10. Klicka på Slutför Efter att beställningen har godkänts installeras tillägget på din dator efterföljande natt. Sida 17

19 Manuell inställning av ODBC-koppling 1. Gå in i kontrollpanelen via Start Inställningar Kontrollpanelen 2. Klicka på ikonen Administrationsverktyg 3. Klicka på Datakällor (ODBC) 4. Klicka på Lägg till Sida 18

20 5. Markera Microsoft Access Driver (*.mdb) och klicka på Slutför 6. Fyll i ISTNOVA och skolkod (med versaler) i fältet Namn på datakälla (ex ISTNOVAFJGY) och klicka sedan på knappen Markera. 7. Välj den enhet där mellandatabasen finns I Malmö stad är det P: Sida 19

21 8. Klicka dig sedan in i katalogsystemet till den aktuella mellandatabasen. Markera den och välj OK. P:\MProg\Extens-NovaSchem koppling\ På de bärbara datorerna som används under utbildningen är sökvägen istället: \\adm.malmo.se\dfs\prog\mprog\extens-novaschem koppling\ Klicka sedan OK i alla fönster. Nu är ODBC kopplingen klar. Sida 20

22 Behörighet till mellandatabas Följande användare på plattformen har behörighet till respektive mapp och mellandatabas ( ). Skola Mappnamn Användare 1 Användare 2 AFGY AFGY Ulla Ottosson ullott Geanina Jonsson geajon BVGY BVGY Barbro Pettersson barpet Mattias Gottfridsson matgot FJGY FJGY Ewa Werngren ewawer Torbjörn Jonsson torjon HEGY HEGY Madeleine Mauritsson madmau Biljana Georgijevic bilgeo MBGY MBGY Maj- Louise Hjertqvist majhje Kenny Hjelm kenhje MEGY MEGY Zandra Hagerin zanhag Johan Aspelin johasp MLGY MLGY Carina Röhr carroh Birgitta Bergman birber4 NSGY NSGY Nedzada Krehic nedcau Mónica Umpiérrez monump PAGY PAGY Ingrid Skoog Olsson ingsko6 Jerry Ahlström jerahl1 PKGYS PKGYS Olivia Eriksson olieri Joel Möller joemol RÖGY ROGY Marie Hedén marhed2 Kerstin Frenning kerfre SPGY SPGY Birgitta Gullstrand birgul Katarina Pijarowska katpij UHGY UHGY Emina Jupic emijup Björn Andersson bjoand2 Skola Mappnamn Användare 3 Användare 4 AFGY AFGY BVGY BVGY FJGY FJGY Yvonne Nilsson yvonil5 HEGY HEGY MBGY MBGY Anders Jepsson andjep Carina Malmback carmal1 MEGY MEGY MLGY MLGY NSGY NSGY Christer Månsson chrman2 Laila Johansson laijoh1 PAGY PAGY PKGYS PKGYS RÖGY ROGY SPGY SPGY Peter Pripp petpri UHGY UHGY Sida 21