Föra över ett befintligt register via importfil

Transkript

1 Föra över ett befintligt register via importfil Har ni ett befintligt medlemsregister, som ni kan få ut i Microsoft Excel-format, kan du enkelt föra över hela detta register till IdrottOnline via en importfil. Importera medlemsregister Gå in på valfri IdrottOnline-sida (t.ex. Klicka på hänglåset uppe till höger och logga in med dina inloggningsuppgifter (personnummer eller användarnamn och lösenord). Klicka på Logga in. Om du inte loggade in direkt via din förenings IdrottOnline-sida får du här, i en rullista, möjlighet att välja den förening vars sida du vill öppna. (Eventuellt har du uppdrag i mer än en organisation och då behöver du inte logga ut utan bara byta organisation för att växla mellan dem.) 1

2 Klicka på fliken Medlemsregistret för att hantera era medlemmar. VIKTIGT Börja med att välja Idrott: Tennis i rullistan i medlemsregistrets förstasida. 2

3 För att ladda över flera medlemmar samtidigt måste du först ladda ned en importfil. Klickar på Ladda ner importfil. Spara ned importfilen på datorn (förslagsvis lättillgängligt på skrivbordet) genom att klicka på Spara som och öppna därefter filen. 3

4 Nu ska den tomma importfilen fyllas med information om föreningarnas medlemmar. Utgå från ert egna register som ni öppnat i Excel. Klipp ut en kolumn i taget och klistra in samma kolumn i respektive kolumn i importfilen du laddat ner. Nedan inringade kolumner måste fyllas i. Obligatoriska fält: Förnamn Efternamn Kön M resp. K räcker (eller vilket som, systemet uppdaterar mot personnr.) Personnummer , , Gatuadress Postnummer Postort Land (Telefonnummer) (E-post) Postnummer och postort är kopplat till varandra och IdrottOnline känner av om någon av dessa variabler inte är korrekt överensstämmande med den andra. Sverige (endast Sverige fungerar). Kan importeras med eller utan mellanrum, bindestreck resp. riktnummer. +46 behövs ej. Lägg till på samtliga som har mailadress. Kommer att underlätta kontakten med medlemmarna framöver. E-post krävs för att medlemmarna ska kunna få inloggningsuppgifter till och tillgång till mötesplatsen och mina sidor i IdrottOnline, vilket avsikten är att alla medlemmar i en förening ska få. 4

5 Observera att kolumnerna måste vara rätt formaterade kolumner med text formaterade som text och kolumner med siffror formaterade som tal. Kontrolera en extra gång att den inklistrade informationen hamnat i rätt celler i rätt kolumner och på rätt rader annars kommer medlemmarna få varandras personnummer och adresser. Klicka Spara Gå tillbaka till föreningens medlemsregister i IdrottOnline (observera åter att idrotten är vald till Tennis i rullgardinen) och klicka på Importera. 5

6 Klicka på välj fil och bläddra fram den importfil, med alla medlemmar, du sparat ned på datorn. Dubbelklicka på rätt fil för att välja den. Klicka OK. Därefter visas en lista över ändrade medlemmar. Skrolla ned till slutet av denna lista. 6

7 Bocka i rutan Godkänn ändringar och klicka Fortsätt. Ta en kopp kaffe medan systemet laddar upp registret medlemmar kan ta 60 min att ladda 7

8 Hittar systemet fel i den fil som importerades visas en lista över samtliga fel som måste åtgärdas. Klicka på Exportera rapporten för att få ut felrapporten i Excel. Bilden ovan visar på att i importfilens andra rad hade ogiltig alternativt ingen information angetts i cellerna för kön och land. Utgå från felrapporten när du systematiskt går igenom och redigerar importfilen med medlemsinformationen. Felrapporten visar på vilken rad i importfilen felet är på, vilken person de felaktiga uppgifterna berör och vilken uppgift det är som är felaktig. 8

9 Gå tillbaka till Importfilen och uppdatera de fält som angavs ogiltiga i felrapporten. Glöm inte att Spara. Gå tillbaka till medlemsregistret i IdrottOnline och upprepa nu samtliga steg för att importera den nu uppdaterade importfilen. klicka på Importera. 9

10 Klicka på välj fil och bläddra fram importfilen med medlemmarna. Dubbelklicka på filen för att välja den. Klicka OK. Skrolla ned till slutet av listan över ändrade medlemmar. Bocka i rutan Godkänn ändringar och klicka Fortsätt. 10

11 Har importen nu lyckats för samtliga medlemmar visas meddelandet Importen slutförd utan fel. Klicka OK. Grattis!!! Om du nu klickar sök på medlemsregistrets förstasida, utan att skriva något namn i sökfälten, kommer medlemsregistret att listas under sökresultatet. 11

12 Bilden visar att 247 personer/medlemmar finns i föreningens register. 12

13 Hjälp, manualer och instruktionsvideos På finns både manualer och utbildningsfilmer i IdrottOnline samt mycket annan bra information. Här annonserar även RF om de uppdateringar som görs av systemet samt informerar om eventuella tekniska problem. Det är RF som äger och utvecklar IdrottOnline och det är RF som står för supporten vid frågor och behov av hjälp. Manualer För att komma direkt till RF:s manualer klicka här. Utbildningsfilmer För att komma direkt till RF:s YouTube-kanal klicka här. Filmer i urval (klicka direkt på ämnet): Inloggning Medlemsregistrets struktur Skapa grupper Statistik i registret Kontakter Grundinställningar hemsidan Ändra/lägga till roller Fler filmer behandlar skapa egna roller, exportera till excel, föreningsrapport, Idrottslyftet, Utbildningsmodulen osv. Notera att vissa filmer vänder sig till förbunden och inte till klubb. IdrottOnline-Support Idrottssupporten når du via telefon under telefontiden på torsdagar Övrig tid kontaktas Idrottsupporten via mail - helpdesk@rf.se. Vid frågor som inte kan besvaras av IdrottOnline-supporten eller då supporten inte är öppen kontakta din Region eller SvTF. Kontaktpersoner på SvTF Frågor gällande IdrottOnline, medlemsregister, PuL och övrigt: Lovisa Svensson

14 Frågor gällande organisationsnummer: Lena Dahlkild Berggren SISU-utbildningar Samtliga SISU-distrikt är ålagda att arrangera utbildningar i IdrottOnline-administration, på såväl grund- som fortsättningsnivå, under både våren och hösten Gå in i din klubbs utbildningsmodul i IdrottOnline för att finna och anmäla dig till de utbildningar ditt SISU-distrikt anordnar, eller sök via SISU:s hemsida. En sammanställning över de olika distriktens administrativa utbildningar under våren 2013 finns här. Kontakta ditt distrikt om de inte presenterar något utbildningstillfälle i IdrottOnline Administration. 14