Lathund Avgiftshantering

Transkript

1 Uppdaterad: Lathund Avgiftshantering Förbund 1

2 Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad Riksidrottsstyrelsen (RS) har beslutat att tillsätta extra medel under 2010 för att påskynda förbundens övergång till IdrottOnline. Det innebär ett avdrag på kr för alla förbund, vilket motsvarar årskostnaden för IdrottOnline förbund standard. Se för övriga prisuppgifter. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, eller under fliken Utbildning på Manualer Denna manual beskriver hur ni i föreningen kommer igång och kan arbeta med hemsidan och layouten på IdrottOnline. Börja med att läsa igenom hela manualen och därefter kan du söka upp aktuell specifik funktion. På finns ytterligare manualer för de övriga avdelningarna. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline Klubb sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer (IE9och IE10), Firefox och Chrome. Andra webbläsare garanteras inte att IdrottOnline fungerar helt korrekt. Hjälp och support På finns flikarna Support och Manualer. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail. forbund@idrottonline.se Telefontid Torsdag Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. 2

3 Avgiftshantering Roll: För att skapa och tillsätta avgifter behöver du har rollen Kassör + Förbundsadministratörsroll eller Ordförande + Förbundsadministratörsroll Skapa avgift Klicka på Skapa. Klicka i rutan Alla föreningar vid Organisationsurval om avgiften ska tillsättas automatiskt på alla föreningar. Skriv i grundavgiften samt hantering av betalningar. Varukorg, manuellt eller via E-bokföringen. Betalning genom varukorgen- Personen i föreningen som är behörig att betala organisationens avgifter får den skickad till sin varukorg under Mötesplatsen. Personen behöver inlogg för att kunna se sina avgifter. Sedan betalar den med kontokort eller genom bankgiro, som vilken räkning som helst. Förbundet behöver ha en registrerad ordförande med e-postadress, bank/postgiro samt organisationsnummer angivet. Manuell betalning- Ni skickar ut en avi och betalning sker kontant eller via bank/postgiro. E-postmeddelande kan skickas direkt från avgiftshanteringen. E-bokföringen- E-bokföringstjänst genom Swedbank där återrapportering sker automatiskt Klicka på Spara avgift. 3

4 Redigera avgift Redigera avgiften genom att klicka på symbolen Pennan. Gör önskade ändringar och klicka på Spara avgift. Ta bort avgift Vill du ta bort en avgift klickar du på pilen till höger och gör ditt val. Inaktivera avgift Det går inte att ta bort en avgift som har blivit tillsatt! Har du redan tillsatt en avgift men vill avmarkera den och gömma den från listan så inaktivera du avgiften genom att klicka på pilen till höger och gör ditt val. Vid Organisationssurval: Ingen bock i rutan framför Alla föreningar läs vidare på sid 6 Vid Organisationsurval: Alla organisationer Klicka här för att komma till Betalstatus. 4

5 Tillsätt avgift - gäller vid organisationsurval Inget (manuell tillsättning) Klicka på Tillsätt. Sök upp önskad förening genom att skirva namn eller RF-nr i sökmotorn. Sök. Markera den eller de föreningar som ska få avgiften tillsatt. Klicka på Tillsätt avgift. Välj vilken/vilka avgift/avgifter som ska tillsättas. Klicka på Tillsätt avgifter. 5

6 I nästa vy ser du nu hur många avgifter föreningen har tillsatts samt vilken summa. Betalstatus Oberoende av vilket organisationssurval du gjort måste du manuellt skicka avgifterna till betalning. Detta steg sker alltid manuellt. Klicka på Betalstatus. Klicka på Nytt betalutskick. Nu väljer du vem som ska få avgiften/avgifterna tillsatta. Skriv in namn på förening eller Alla. Systemet söker själv upp från systemet och letar efter träffar som överänsstämmer med det du skriver in i Mottagar fältet. 6

7 Välj vilka avgifter eller vilken avgift som ska tillsättas. Sök upp den/dem på samma sätt som du sökte upp mottagare. Du kan välja flera avgifter som ska tillsättas samtidigt. Ange förfallodatum. Ange benämning. Här specificerar du året eller exempelvis terminen som avgifterna avser. Nästa. Alla uppgifter är obligatoriska 7

8 Nytt betalutskick (steg2) Här ser du vilka val du gjort och kan redigera innan du klickar på skicka om något skulle misstämma. Du kan ta bort avgifter eller lägga till. För att ta bort klicka på x på respektive avgift. För att lägga till ställ markören i textfältet och skriv in namnet på avgiften 8

9 Efter avgiften ser du olika symboler beroende på vilken hantering av avgifter du valt. Manuell hantering Varukorg E-bokföringen Du kan skicka ett e-postmeddelande till alla mottagare. Klicka i rutan Skicka e-post. Skriv in instruktioner för betalning. Exempelvis bankgiro samt ange namn vid inbetalning. Skicka. E-postmeddelandet går ut till alla mottagare och det ser ut så här: Betalningsinstruktionerna som du skrev in syns under det automatiska meddelandet som alltid går ut. 9

10 Vill du inte skicka ett e-postmeddelande klickar du direkt på Skicka. För att gå vidare till flödet för manuell hantering Klicka här För att gå vidare till flödet för Varukorgshantering Klicka här För att gå vidare till flödet för SpeedLedgerhantering Klicka här 10

11 Markera avgiften som betald - Manuell hantering När du noterat att betalning inkommit på angivet konto är det dags att markera detta i avgiftshanteringen. Klicka på Betalstatus. För att lättast hitta den aktuella avgiften använd dig av datumperiod sökningen. Ange önskad datumperiod och klicka på Lägg till. 11

12 För att söka upp en enskild förening är det bäst att skriva in det under mottagare. Se då till att sökmotorns fält är nollställd för att få ett korrekt resultat. När du har hittat rätt organisation som har betalat och som du ska markera som status betald i registret så väljer du vilken av de tillsatta och utskickade avgifterna som föreningen har som ska markeras med denna status. Klicka på pilen bredvid statusmarkeringen. Välj önskad ny status. I detta fall Betald. Betalstatus markeras då med dagens datum per automatik 12

13 Betalning skickad till varukorg När avgiften är skickad till betalning så får personen ett e-postmeddelande som säger att det finns avgifter att betala i varukorgen. Det ser ut så här: Tänk på att medlemmen behöver ha ett personligt inlogg för att kunna betala sina avgifter via varukorgen. Tilldela alla medlemmar detta samt instruera dem om hur de går tillväga för att lättast betala avgifterna som skickas hit! Personen loggar in och går till Mötesplatsen. Klickar på Avgifter att betala. Här kan personen nu se de avgifter som ligger och väntar på att bli betalda samt välja att betala med kortbetalning eller direktbetalning. IdrottOnline tar inte ut någon avgift för kortbetalning men däremot gör er bank det. Kontakta banken för exakta transaktionsavgifter! 13

14 Här klickar personen ur rutan framför avgifterna om de vill vänta att betala vissa avgifter. Annars klickar de vidare på Betala efter valt betalningsalternativ. Fyller i de uppgifter som efterfrågas och genomför betalningen. När betalningen är genomförd kan kvitto skrivas ut och man kan direkt klicka sig tillbaka till varukorgen. Det prickas nu automatiskt av i avgiftshanteringen att medlemmen betalt sin avgift. Det sker med viss fördröjning. 14

15 Betalning via SpeedLedger För att återkopplingen och hela flödet ska fungera korrekt vid användning av SpeedLedger så måste ni synkronisera avgiftshanteringen med dem. Vi har inte tillgång till en egen testmiljö och kan därför inte ta egna bilder på flödet som finns där. Vi har fått låna de bilder som nu visas av en förening och döljer därför informationen där namnet visas. Synkronisera avgifter från IdrottOnline i e-bokföringen I e-bokföringen i Swedbank så måste du först gå in under Inställningar Inställningar för kundfaktura och sedan bocka i rutan framför Synkronisera kundregister med RF. Gå till Kundfakturering Kundregister. Där trycker du på knappen RF IdrottOnline för att hämta in medlemmarna och avgifterna från IdrottOnline. 15

16 Nu går du vidare till Kundfakturering - Gruppfakturering, här skapar du först en Ny fakturamall. Under Avi kan du också välja att skriva ut avier istället för fakturor om du önskar det. Här skriver du ett namn på mallen och väljer sedan, från drop-down listan, vilken grupp du vill fakturera med den här mallen. 16

17 Bocka i vilken/vilka fakturamallar du vill skriva ut, och markera om du vill fakturera samtliga medlemmar eller endast de medlemmar som tillkommit i gruppen och som ännu inte fakturerats. Slutligen trycker du på knappen Skapa fakturor av valda mallar. I detta flöde har det nu beskrivits hur du hanterar avgifterna från IdrottOnline med koppling till e-bokföringen. Har du frågor om hur du använder resten av programmet e-bokföring så vänder du dig till som kan hjälpa dig igång med det som gäller bokföringen såsom resultatenheter, kontoplan, verifikationer med mera. 17

18 Sök betalstatus Klicka på Betalstatus. Använd dig av sökmotorn som syns övanför alla sökresultat. Välj önskad status. Specificera sedan dina sökalternativ för att få fram en specifik avgift eller se om en specifik förening har betalat eller inte. Du kan ta bort en avgift som blivit utskickad genom att klicka på x:et till höger. Undantag är när en avgift är markerad som Betald, då går den inte att ta bort. 18

19 Skriv ut avgifter För att skriva ut en lista på alla avgifter eller specifika avgifter så söker du först upp dem enligt Sök betalstatus. Sedan klickar du på Skriv ut. Exportera lista till Excel För att exportera en lista med betalstatus till Excel behöver du lämna avgiftshanteringen och klicka på Organisationer. Klicka på Sök så att sökresultatet visar alla organisationer. Klicka på Exportera. 19

20 Välj Exportera organisationer till Excel, välj kolumner. Klicka dig vidare tills du får välja kolumner. Klicka då ur Markera alla rutan så att alla kolumner avmarkeras. Klicka sedan i de önskade avgifterna som du vill exportera information ifrån. Avgifterna hittar du näst längst ner i listan. Välj Ok. 20

21 Filen skapas och du klickar på Klicka här för att öppna den. Du ser nu namnet på organisationerna samt de kolumner som du valt i exporten. Betalstatus står med under respektive avgift. 21