Uppdaterad: För dig som är Gruppadministratör

Transkript

1 Uppdaterad: För dig som är Gruppadministratör 1

2 Innehållsförteckning Inledning 3 Beskrivning 4 Logga in 5 Gruppadmin fliken 5 Lägg till person/personer i gruppen 7 Lägg till person(er) från annan grupp 8 Importera medlemmar till gruppen 9 Tillsätt rollen gruppadmin på fler personer 9 Redigera medlemsuppgifter 10 Lägg till målsman 10 Trupp-/gruppsida 11 Tillsätt utövareegenskaper och spelarnummer 11 Övriga 12 Exportera medlemmar till Excellista 13 Ändra behörigheter 13 Meddelande till gruppen 14 E-post 14 Skicka e-post 14 Skicka e-post till målsman 16 Tilldela inloggningsuppgifter till medlemmar i din grupp 17 2

3 Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri förutsatt att de är medlemmar i sitt förbund. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, eller under fliken Utbildning på Specialidrottsförbundens och distriktens hemsidor Här gäller detsamma som för föreningarna, även förbund och distrikt använder IdrottOnline. Information Löpande information gällande uppdateringar publiceras på samt skickas ut genom nyhetsbrev till dem som valt att vara mottagare till dessa. Detta görs på startsida under fliken Nyhetsbrev. Manualer Denna manual beskriver hur du som gruppadministratör hanterar de funktioner som finns under Gruppadminfliken. Manualen är uppbyggd så att du med hjälp av innehållsförteckningen letar dig fram till den funktion som du behöver lära dig mer om och klickar på den rubriken. Du länkas då till aktuellt stycke. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline Klubb sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer (IE9), Firefox och Chrome. Andra webbläsare garanterar inte att IdrottOnline fungerar helt korrekt. Hjälp och support På finns flikarna Support och Manualer. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar, tävlingssystem samt alla manualer för respektive avdelning. Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail helpdesk@rf.se samt via telefon på Torsdagar Vi rekommenderar även att du följer vår nyhetslista så att du alltid får information om vad som händer i systemet. Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. 3

4 Som gruppadministratör har du fått förtroendet att administrera och ta hand om ett visst antal medlemmar i föreningen som lagts in i lag eller grupper. Din roll kan te.x vara att samordna gruppen och meddela när träningar och matcher ska äga rum samt i vissa fall även närvaroregistrera för LOK stödet. I denna manual samlar vi information om hur du som Gruppadmin administrerar de funktioner som finns under fliken Gruppadmin. Som gruppadmin kan du även hantera nedan funktioner men dessa finns i separata manualer: Sms Några saker att tänka på innan aktivering Det går endast att skicka Sms till en grupp med max 50 medlemmar Alla som ska få smset måste vara med i gruppen Den som skickar smset måste vara med i gruppen För att aktivera gruppens smstjänst behöver du vara Gruppadministratör i gruppen Dubbelkolla att alla medlemmar i gruppen har ett mobilnummer inlagt Se manualen Aktivera och skicka SMS App Med vår App kan du : Kommunicera- Snabb och enkel kommunikation med ditt lag, träningsgrupp eller styrelse via sms Rapportera LOK-stödsaktiviteter- Lagledaren eller gruppadministratören kan direkt via appen se föreningens alla LOK-stödsaktiviteter, skapa nya aktiviteter och registrera deltagare dirket i mobilen. Allt uppdateras direkt i IdrottOnline. Administrera- Varje enskild medlem som har laddat hem appen kan redigera sina egna kontaktuppgifter direkt i mobilen. Gruppadministratören kan uppdatera medlemmarnas telefonnummer, e-postadresser och annan viktig information direkt på plats. Nya medlemmar kan läggas in direkt med hjälp av personnumret. Se manualen App LOK Skapa aktiviteter / Registrera aktiviteter i fliken LOK: Roll: Någon roll under kategori aktivitetsledare. Prata med föreningens klubb eller huvudadministratör för att få rätt roll tilldelad. Se manualen Ansök om LOK-stöd med närvaroregistrering 4

5 Logga in Skriv in er sidas adress i webbläsarfönstret. Klicka på hänglåset till höger på sidan. Fyll i ditt IID nummer eller ditt fullständiga personnummer samt ditt tilldelade lösenord i textfälten. Klicka på Logga in. Inloggning tilldelas utav er förenings klubb eller huvudadministratör. Du behöver även vara i kryssad som gruppadministratör i den gruppen/laget som du ska administrera. Du ser alla de grupper som du har behörighet att administrera när du loggar in. Gruppadmin fliken Du går in på Gruppadmin fliken som du hittar i toppbaren under fliken Fler-Gruppadmin. Här ser du de grupper som du är markerad som gruppadministratör för. 5

6 Genom att klicka på gruppens namn till vänster så kan du administrera den. Du ser vilka personer som ingår i gruppen samt vilka/vem som har gruppadministratörs rollen. För att radera en person från gruppen klicka på det röda krysset till höger. Personen försvinner inte från Klubbens medlemsregister utan endast från den aktuella gruppen. Meddela Klubbadministratören om medlemmen ej längre skall finnas med i föreningen. 6

7 Lägg till person/personer i gruppen För att lägga till en ny person i gruppen kan du välja tre olika alternativ. Lägg till Här lägger du till en helt ny person eller en person som finns med i någon av de övriga grupper som du administrerar. Klicka på Lägg till person. För att lägga till en person som är helt ny i föreningen behöver du har födelsedatum eller fullständigt personnummer och adress till personen. Personen läggs in i din grupp men måste bli godkänd av en klubbadministratör för att bli en fullbordad medlem. Klubbadministratören kommer få ett e-postmeddelande om att du registrerat en ny person som behöver godkännas. Fyll i personnumret i rutan. Har du fullständigt personnummer,vänta tills datorn har tänkt klart och namn samt postnummer dykt upp i textfältet nedan. Lägg till i grupp. Om du har födelsenummer men saknar sista 4 siffrorna klicka i Ofullständigt personnummer och fyll i övriga uppgifter manuellt. Personen kommer räknas med i LOK stödsrapporteringen för denna aktivitet även om den inte är godkänd av klubbadministratören än. Observera att för att personen ska räknas med och vara godkänd för LOK stödsrapportering behövs fullständigt personnummer. 7

8 För att lägga in en person som redan finns i medlemsregistret till din grupp behöver du skriva in det fullständiga personnumret i rutan. Vänta tills systemet känner av och hittar informationen som sedan dyker upp längst ner i namnfältet. Lägg till i grupp. Lägg till person(er) från annan grupp För att lägga till en person som finns i någon annan av dina övriga grupper klickar du på Lägg till person från annan grupp. Välj vilken av dina grupper som du vill lägga till personer ifrån. Markera den och klicka på Sök. Välj vem/vilka av personerna som du vill lägga till genom att klicka i rutan till höger. Spara. För att lägga till alla medlemmar klicka i rutan i det mörkblå fältet. 8

9 Importera medlemmar till gruppen Om du har möjlighet att ladda ner vår importfil som finns i medlemsregistret och spara på din dator. (Fråga klubbadministratören om hjälp) kan du använda den och lägga upp dina medlemmar och sedan importera till dina grupper. Klicka på Importera medlemmar till gruppen. Välj att bifoga filen. Ok. Det är viktigt att inte förändra några celler eller kolumner i filen för att få den att fungera korrekt. Tillsätt rollen gruppadmin på fler personer Du kan tillsätta rollen på fler personer genom att klicka i rutan till höger om namnet och sedan Spara. Ni kan vara fler än en administratör för samma grupp. 9

10 Redigera medlemsuppgifter Har någon medlem ändrat kontaktuppgifter så uppdaterar du dem genom att klicka på personens namn i gruppvyn. Gör önskad uppdatering/ändring och klicka på Spara längst ner på sidan. De utgråade fälten kan du som gruppadministratör inte ändra. Kontakta er Klubbadministratör för hjälp. Den ändring som du gör här slår igenom på ALLA föreningar som personen är medlem i. Tar du bort en e-postadress tex. så tas den bort på alla föreningar. Lägg till målsman För att lägga till kontaktuppgifter till målsman i de fallen när detta behövs kontakta klubbadministratören och be denne göra detta. Det görs under personens profil under rubiken Målsman-Lägg till målsman Fördel med detta är att du kan välja att skicka e-postmeddelande till alla kontakter samtidigt så att de når fram till fler mottagare. Det går att ha 3 olika adresser inlagda. För att se hur du skickar e-post till Målsamn se sid 15 10

11 Trupp-/gruppsida En trupp-/gruppsida är en sidtyp på hemsidan som listar varje spelare och ledare i truppen med önskad information så som bild på spelare, nummer, namn samt position är några exempel. Som gruppadministratör bestämmer du vilken information på personen som ska synas utåt men sidtypen skapas av Administratören för hemsidan. Så här kan det färdiga resultatet se ut: Vilka kolumner som visas bestäms vid utformningen av Trupp-/Gruppsidan. Oftast av Administratören/Redaktören för hemsidan. Vill ni ha bild med på sidan så är det under varje persons profil som bilden läggs in. Detta kan i dagsläget endast göras av personen själv. Tillsätt utövaregenskap och spelarnummer Med utövare menas den som utövar idrotten, i detta fall spelaren. De personer som ska visas som spelare ska då tilldelas en utövaregenskap. Klicka på Editera symbolen till höger om personens namn. 11

12 En rullista dyker upp under Utövare. Klicka på pilen och hela listan med alla positioner syns. Välj roll och Spara. När du sparat kan du lägga in spelarens nummer i det fält som syns till vänster om namnet. Detta fält syns först när position har valts och sparas. Glöm ej att spara! Om inga positioner finns i listan. Kontakta förbundet! De måste skapa dessa utövaregenskaper! Övriga Om personen har några roller tillsatta så finns dessa listade under fliken Övriga. Vill du att dessa eller någon av dessa ska synas utåt på Trupp-/Gruppsidan så väljer du att kryssa i dem här. Spara. 12

13 Exportera medlemmar till Excellista För att ta fram en lista med medlemmarnas namn samt utövarbegrepp och andra uppgifter gör du så att du klickar i önskade medlemmar till vänster eller i rutan högst upp till vänster för att markera alla medlemmar. Klicka på Exportera och välj Markerade medlemmar. Du får då ut en lista med informationen. Ändra behörigheter Vi du ändra behörigheter på flera personer samtidigt så klickar du i rutan framför personernas namn. Klicka sedan på Ändra behörigheter. Välj att klicka i eller klicka ur rutan framför aktuell behörighet. Spara. Observera att här sker samma tilldelning/urbockning på samtligt valda medlemmar. 13

14 Meddelande till gruppen Du kan välja att kontakta medlemamrna i gruppen direkt från IdrottOnline på tre olika sätt. Via e-post, via sms (meddelande på Mötesplatsen) eller via Brev. E-post Börja med att se till att det är korrekt e-postadress registrerat på varje medlems profil. Klicka in på namnet och kontrollera detta. Skicka E-post Klicka på Meddelande. Se till att E-post är markerat. Kontrollera avsändaradressen. Den är obligatorisk men du kan ändra den som redan står per default. 14

15 Vill du att man ska kunna svara på e-postmeddelandet men att det ska gå till en annan adress än avsändaradressen så klicka i rutan framför Använd svarsadress och fyll i önskad adress. Fyll i Ämne. Vill du börja meddelandet med personens namn eller både för och efternamn välj snabbkoderna till höger. Markera önskad kod och klicka på den blå pilen. Meddelandet bli personligare. Innan du skickar kontrollera att alla mottagare är med i listan längst ner och att rätt e-postadress syns. Klicka på Skicka. Alla mottagare kommer att se varandras adresser. 15

16 Skicka E-post till målsman Gå tillväga på samma vis som tidigare exempel. Vid kontrollerande av e-postadress kan du välja att klicka på pilen och där i listan välja vilka av de listade adresserana som ska få meddelandet. Vill du att alla ska få det så låter du alla rutor vara ibockade, vill du endast skicka till någon utvald så klickar du ur de övriga rutorna. Skicka. Om det inte finns fler än adresser i listan så har inga målsmän lagts till. Kontakta er Klubbadministratör och be om hjälp. 16

17 Tilldela inloggningsuppgifter till medlemmar i din grupp Gå in i den aktuella gruppen där medlemmen finns. Klicka på personens namn och när du ser hela profilen klickar du på Skicka inloggning/återställ lösen. Om knappen inte finns kan det vara så att personen inte är aktiv i idrott eller saknar en e-postadress. Korrigera detta genom att lägga till en e-postadress på personens kontaktinformation. Skicka inloggning - Personen har aldrig fått någon inloggning skickat till sig för någon IdrottOnlinesida. Återsäll lösen- Personen har redan ett lösenord. Kontrollera att personen kommer ihåg det och tänk på att samma inloggning gäller för alla IdrottOnline sidor där man är medlem. Väljer ni att återställa lösenordet så slår det igenom på alla sidor. Om medlemmen har glömt bort sitt lösenord så be denne att själv generera ett nytt genom att klicka på Glömt lösenordet? under hänglåset på startsidan. 17