Administration IdrottOnline Förbund Administration

Transkript

1 Uppdaterad Administration IdrottOnline Förbund Administration

2 Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Varianterna har samma bas, skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad Riksidrottsstyrelsen (RS) har beslutat att tillsätta extra medel för att påskynda förbundens övergång till IdrottOnline. Det innebär ett avdrag på kr för alla förbund, vilket motsvarar årskostnaden för Idrott- Online förbund standard. Se för övriga prisuppgifter. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, eller under Utbildning på Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline Förbund sker bäst i PC-miljö och med webbläsaren Internet Explorer (IE7 och IE8). Det går även delvis att använda Firefox, i andra webläsare garanteras inte att IdrottOnline fungerar helt korrekt. Manualer Denna manual, Administration, beskriver hur administratörer och redaktörer kan arbeta medförbundets administration på IdrottOnline. Börja med att läsa de allmänna funktionerna och fortsätt sedan sida för sida. På finns ytterligare manualer; Arbeta med förbundets hemsida, Utbildningsmodul, Licensmodul och Idrottslyftet IdrottOnline Förbund Administration

3 Innehållsförteckning Funktioner 3 Personregister 4 Åtgärdslista 7 Organisation 9 Digital föreningsansökan 10 Kontakter 11 Roller 12 Grupper 14 Licens 15 Avgifter 15 Statistik 17 Administration 18 Föreningsrapporter 18 Meriter och utmärkelser 19 Förbundsinfo 20 Min sida 21 IdrottOnline Förbund Administration

4 Funktioner I förbundsadminstration finns bland annat följande funktioner, Lägga till nya personer, Organisation, Skapa grupper, Skriva ut etiketter, Hantera e-post, Automatisk uppdatering av adresser, Skapa rapporter, Statistik och Administration. Logga in Gå in på ditt förbunds IdrottOnline förbundsida, adressen finner du i aktiveringsmailet som skickats till administratören vid aktivering av förbundet. Klicka på låset uppe i högra hörnet och logga in med dina inloggningsuppgifter (personnummer eller idrotts-id och lösenord).när du har loggat in kommer du som är administratör se fliken Förbundsadministration i menyraden. Klicka där och förbundsadministrationen öppnas. För att få inloggningsuppgifter krävs det att man har behörighet på förbundssidan som man får tilldelat avhuvudadministratören på förbundssidan. Olika flikar Förbundsadministration består av ett antal flikar. Om du klickar på flikarna finns det under varje flik ett vitt fält till höger på sidan där olika funktioner listas. I avsnitten som följer beskrivs vad du kan göra under de olika flikarna. IdrottOnline Förbund Administration sid. 3

5 Personregister Denna flik används för att hantera personer i förbundet och kräver att personerna läggs in med fullständigt personnummer (10 siffror). Här kan du söka efter personer genom att fylla i sökfälten i den övre delen av fönstret och klicka på Sök. Det går att söka på antingen en enskild person genom namn och födelseår, dels på alla som är aktiva inom en speciell idrott/grupp eller alla som har en viss roll inom förbundet. Klicka på Förfinad sökning och Avancerad sök för att se alla sökalternativen Visa alla personer i förbundets register Klicka på Sök utan att fylla i några kriterier. Då visas samtliga personer i förbundets register sorterat på efternamn. Sök en specifik person Du kan söka efter personer utifrån olika kategorier. Klicka på Avancerad sök välj sedan Kategori, Roll och Egenskap. Under kriteriet organisationstyp kan du välja var du vill söka, tillexempel om du vill söka på en person i en förening istället för i förbundet. OBS: Under Sök hittar du alltså personer inom förbundet men under avancerad sök söker du i hela Sverige. Sök fram personer som har en specifik roll För att få fram personer i personregistret som är kopplade till en roll i föreningarna. Klicka på fliken Personregister sedan på Förfinad sökning och Avancerad sök. Därefter klicka på kategori och välj i rullisten vilken kategori du önskar, sedan väljer du roll. Välj vilken organisationstyp du söker och avsluta med att klicka på Sök. Då visas personerna nedan i sökfältet. IdrottOnline Förbund Administration sid. 4

6 Sök fram personer i hela er Idrott Gör samma som ovan men under kategori väljer du Aktiv och under roll Aktiv och avsluta med Sök. Då visas personerna som är medlemmar i hela er idrott, Om en person saknas Personregistret innehåller de medlemmar som har ett fullständigt personnummer i fyllt i registret. Om personen inte finns i personregistret är det troligen så att dennes personnummer inte är korrekt. Då finns personen under fliken som heter Åtgärdslista. Lägg till en ny person Klicka på knappen Ny person och fyll i personnummer (ÅÅMMDD-XXXX), IdrottOnline söker då efter personen för att se om han/hon redan finns i systemet. Välj Gå Vidare. Fyll i de kontaktuppgifter som krävs och sedan Spara och Gå vidare. Fyll i övriga uppgifter och Spara. IdrottOnline Förbund Administration sid. 5

7 Lägg till flera personer Klicka på Personregister och sedan på Nya personer och Välj redigerbara fält. Där kan du markera vilka fält som du önskar kunna redigera genom att markera med en bock. Om du vill ta bort redigeringsmöjligheten klickar du bort bocken i respektive ruta. Sedan klickar du på Lägg till nya personer. Här fyller du i kolumnerna Förnamn, Efternamn, Personnummer, Gatuadress och Postnummer. Välj sedan Spara och stäng. Uppdatera en persons uppgifter Använd sökfunktionen för att hitta rätt person och klicka på namnet så att personens uppgifter öppnas i ett nytt fönster. Klicka på de olika flikarna för att se vad som är registrerat. Här kan du ändra på de uppgifter som inte stämmer. Importera medlemmar För att importera personer behöver du fylla i en importfil i excelformat. Den laddar du ner genom att klicka på Ladda ner importfil, väljer öppna och fyller i formuläret. Här fyller man i förnamn, efternamn, kön, personnummer ÅÅÅÅMMDD-XXXX, gatuadress, postnummer och land. Se till att importfilerna aldrig innehåller fler än ca 100 st. Sedan sparar du filen på din dator genom att klicka på Arkiv och Spara som. När importfilen är komplett klickar du på Importera medlemmar i medlemsregistret och letar upp din excelfil ochklickar på Ok. Viktigt att tänka på att inte kopiera över uppgifterna från något annat system utan att man skriver ner dessa i excelarket annars kan fel uppstå vid importen. De inringade kolumnerna i figuren nedan är obligatoriska. IdrottOnline Förbund Administration sid. 6

8 Exportera till Excel Använd sökfunktionen för att få fram de personer du vill exportera. Vill du exportera alla personer du fått fram ser du i menyn till höger på sidan fliken Exportera alla personer till excel klicka på den så öppnas en fil som heter FederationExport med alla personer. Vill du bara exportera vissa personer kan du markera dem genom att sätta en bock i rutan till vänster om förnamnet. Sedan väljer du Exportera markerade personer till Excel så öppnas filen FederationExport med de valda personerna. Du kan även Exportera markerade personer till Excel, välj kolumn så öppnas en dialogruta där du kan välja vilka kolumner som skall synas i filen. Vissa kolumner går inte att dölja, exempelvis För- och efternamn om du går in under fliken personregister och under organistationsfliken kan du inte dölja namnet på organisationen Etiketter Skriv ut etikett till en specifik person För att skriva ut etiketter för en person så söker du först fram personen. Om din sökning ger flera resultat så kryssar du i rutan till vänster om personen som du vill skriva ut en etikett för. Klicka på Skriv ut etiketter. Då öppnas FederationExport.pdf i pdf-läsaremed den önskade etiketten. Skriv ut etiketter till alla personer Tryck på Skriv ut etiketter för alla medlemmar i menyrutan till höger. Adresslista För att få ut en adresslista markerar du först de personer vars adresser du vill ha med i listan. Klicka sedan på Adresslista. Då skapas FederationExport.pdf med den önskade adresslistan. Du kan antingen välja att öppna listan eller att spara ner den på skrivbordet. Passivisera uppdrag i förbund Sök upp personen som skall passiviseras och bocka i rutan till vänster om namnet. Klicka sedan på Avsluta uppdrag i förbund för markerade personer i det vita fältet till höger. Ta bort en person ur registret Sök och klicka personen du vill ta bort, klicka på Status och välj Avsluta uppdrag. Klicka sedan på Avsluta och spara. IdrottOnline Förbund Administration sid. 7

9 Visa e-postadresser Använd sökfunktionen för att få fram de personer du vill se e-postadresser till. Markera dem du vill skicka till genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om förnamnet. Klicka på skicka epost längst ner i det vita fältet på sidans högra sida Ett nytt fönster öppnas med de markerade personernas e-postadresser. Tänk på att personen du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C). Klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram. Skicka inloggningsuppgifter från Förbundsadministration Administratören i förbundet kan skicka inloggningsuppgifter till de personer som sedan tidigare har ett inlogg samt har en registrerad e-postadress i organisationen. Börja med att söka fram personen. Klicka på personens För- eller Efternamn i sökresultatet och klicka därefter på knappen Skicka inloggningsuppgifter. Inloggningsuppgifter skickas då till den e-postadress som angivits i personregistret. Åtgärdslista I Åtgärdslistan hamnar de personer som lagts till i Förbundsadminisration med ofullständiga uppgifter, exempelvis utan personnummer. När personen i åtgärdslistan kompletteras med fullständiga uppgifter hamnar de under fliken Personregister. Visa alla personer i åtgärdslistan Klicka på Sök. Då visas samtliga personer som förbundet registrerat utan fullständigt personnummer. Hitta en specifik person i åtgärdslistan Gör först på samma sätt som i exemplet ovanför. Välj Förfinad sökning. Nu kan du söka efter personer utifrån olika kategorier. Flytta en person från åtgärdslistan till personregistret Använd sökfunktionen för att hitta rätt person och klicka på personen så att den öppnas i ett nytt fönster. Här kan man se varför personen ligger i åtgärdslistan till exempel om personen saknar fullständigt personnummer. Klicka i den lilla vita rutan framför ofullständigt personnummer och fyll sedan i personnummret. När personnummret är fullständigt kommer medlemmen att flyttas från Åtgärdslistan till Personregistret. IdrottOnline Förbund Administration sid. 8

10 Organisationer Visa alla organisationer Klicka på Sök och samtliga organisationer visas i bokstavsordning. Om du vill se fler organisationer i taget går det att ändra Antal per sida längst ner i listan på vänster sida. Du kan även välja att hoppa direkt till en önskad sida, det gör du också längst ner i listan. Vill du ändra antal kolumer i sökresultatet gör du det överst i listan. Det du kan välja att se i listan, eller inte se i listan, är RF-nr (föreningsnummer), namn, gatuadress och postadress. Sök bland föreningarna Du använder fälten längst upp för att söka rätt på en viss förening. Välj antingen att söka antingen på organisationsnamn eller RF-nr (föreningsnummer). Välj annars Förfinad sökning och du får ytterligare sökalternativ. Lägg till ny organisation Klicka på Ny organisation, välj organistaionstyp och Gå vidare. Fyll i de obligatoriska uppgifterna, Namn, Kortnamn och Kommun. Fyll sedan i adressuppgifter och kontakt, klicka på Gå vidare. Fyll i datum för bildande, inträde i SF och Gå vidare, sedan fyller du i eventuell region och klicka på Gå vidare. Du kan välja att lägga till kommuner och sedan klicka på Spara. Därefter lägger du till eventuella roller och Spara och avsluta Sök ej godkända organisationer Klicka på Ej godkända organisationer och ett nytt fönster öppnas. Där kan du välja organisationsnamn och idrott eller någon av dem och söka efter ej godkända föreningar. Sök personer i organisation Markera den organisation du vill söka personer i. Klicka på Personer i vald organisation i det vita fältet till höger. Ett nytt fönster öppnas där du kan söka efter personer i den valda organisationen. Logga in som vald organisation Klicka på Sök för att hitta rätt förening. Sätta en bock i den vita rutan till vänster om namnet. Klicka sedan på Logga in som vald organisation. Då slipper du logga ut från din nuvarande position och kan snabbt arbeta i den önskade föreningen. Logga in som vald organisation hittar du i det vita fältet till höger på sidan. IdrottOnline Förbund Administration sid. 9

11 Skriv ut etiketter för markerade organisationer Klicka på Sök för att hitta den eller de organisationer som du vill skriva ut etiketter för. Bocka i den lilla vita rutan till vänster om namnet och klicka sedan på Skriv ut etiketter för markerade organisationer i det vita fältet till höger på sidan. Välj om du vill skriva ut etiketter för Huvudföreningen, Föreningens idrotter eller Huvudförening och idrotter. Klicka på OK och ett nytt fönster öppnas med frågan om du vill öppna eller spara pdf-filen med etiketter. Exportera markerade organisationer till Excel Klicka på Sök för att hitta rätt organisation eller organisationer. Bocka för den vita rutan till vänster om namnet. Klicka sedan på Exportera markerade organisationer till Excel. Välj om du vill exportera Huvudföreningen, Föreningens idrotter eller Huvudförening och idrotter till Excel. Du kan även välja Exportera markerade organisationer till Excel, välj kolumn, se beskrivning under personregistret Exportera personer till Excel, välj kolumn. Årsrapport Du kan söka fram föreningar som lämnat in sin årsrapport eller inte, genom att klicka på fliken Organisation, klicka på Förfinad sökning. Under Sökkriterier årsrapporter väljer du Rapporteringsperioden samt Har föreningsrapport. Sedan klickar du på Sök. Nu kommer de föreningar upp beroende på vad du valde att söka på. Förbundet kan skicka in årsrapporten för föreningen om så önskas. Börja med att hitta föreningen genom att skriva organisationsnamn eller bara klicka på Sök. Klicka upp önskad förening, klicka på fliken Föreningsrapporter. Därefter på Skapa Föreningsrapport. Välj vilken rapporteringsperiod klicka på Gå vidare, fyll sedan i rätt information och klicka på Skapa föreningsrapport och sedan Spara Digital föreningsansökan För att få in föreningsansökningar digitalt måste ni först skapa ett ansökningsformulär. Detta görs från hemsidans redigerarläge och hur du går tillväga finns beskrivet i manualen för hemsidan-förbund. När ansökninarna kommit in och ska hanteras loggar du in och går till Förbundsadministrationen. Klicka sedan på fliken Organisation och sedan på Föreningsansökningar. Sök fram en förening genom att skriva in namnet i sökfältet. För att söka fram alla föreningar som ej blivit hanterade, gör en tom sökning. Klicka sedan på den aktuella föreningen. Då kommer det upp en informationsruta om föreningen som till exempel innehåller kontaktuppgifter, organisationsnummer och vem som är behörig firmatecknare. SF-ansökningsdatum är satt för att se när en förening skickat in sin ansökan. Vill man ändra på datumet får man göra det manuellt genom att klicka på datumet och skriva in det aktuella. För att godkänna föreningen, klicka på Godkänn. Ska föreningen inte godkännas, klicka på Godkänn inte. Om en förening inte godkänns, se till att ni kontaktar föreningen och informerar om detta. När en förening blivit godkänd kommer ansökan vidare till RF som i in tur ska godkänna. IdrottOnline Förbund Administration sid. 10

12 Kontakter Fliken Kontakt innehåller personer som inte ingår i organisationen men som ändå kan vara bra att få tag i som till exempel sponsorer, media eller myndighetskontakter. Sök bland organisationens kontakter Fyll i önskad information och klicka på sök. Lägg till ny kontakt Välj Ny kontakt, som du hittar i det grå fältet i mitten av sidan (se bild nedan). Fyll i antingen För- och Efternamn eller Organisation (eller både ock) och klicka på Sök dubblett. Antingen dyker en dubblett upp som du kan välja eller väljer du Ingen av ovanstående gå vidare. Fyll i uppgifterna och kontaktuppgifterna. Ta bort en kontakt Använd sökfunktionen för att hitta kontakten och markera den du vill ta bort genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om namnet. Välj Ta bort markerade kontakter i det vita fältet till höger på sidan. En varningsruta dyker upp för att försäkra dig att du verkligen vill ta bort kontakten. Klicka på OK i varningsrutan och kontakten tas bort. IdrottOnline Förbund Administration sid. 11

13 Roller Denna flik används för att kunna skapa och lista roller. RF, SF, SDF och föreningarna kan alla skapa roller för att underlätta arbetet i förbund och föreningar. Se vilka roller som finns Klicka på Sök till höger. Då visas de roller som finns registrerade. Du ser då kategori, roll, egenskap (se nedan under Rollegenskaper) och rollägare (dvs den som skapat rollen). Skapa en ny roll Klicka på Ny roll i det grå fältet till vänster på sidan. Då öppnas ett nytt fönster där du själv kan ange namn på den nya rollen och ange vilken kategori den ska tillhöra. Där ska du även välja om andra organisationer ska få tillgång till rollen. Den eller de organisationer du markerat får då tillgång till rollen och kan tilldela den på personer inom respektive organisation. Du kan också lägga till en egenskap och skriva en kort beskrivning av rollen. Under egenskaperna kan du välja olika värdetyper, som innebär hur egenskapen ska visas (se nedan under Rollegenskaper). Rollegenskaper Rollegenskaper kan användas för att notera information om personer. Exempel på sådan information är skostorlek, allergier och prenumerant. För att skapa sådan information måste man antingen lägga till denna egenskap på en befintlig roll eller skapa en ny roll. Väljer man att skapa en ny roll, klickar man på Ny roll, anger vilket namn rollen skall ha i fältet Roll. Under Kategori väljer man vilken typ av roll man skall ha. Under Lägg till rollegenskaper har man några val: Ja/nej, Integer (Heltal), Numerisk, Datum och Lista. När rollegenskaperna är tillagda kan man via Avancerad sök under fliken Personregister få fram personer med till exempel skostorlek 37 eller alla som prenumerarar. Du kan också skapa en rapport under fliken Administration. Där kan du få ut ett exceldokument med alla personer som har en viss roll med en viss egenskap. IdrottOnline Förbund Administration sid. 12

14 Koppla roller till en person Under Roller skapar du rollerna men för att lägga till en roll till en medlem måste du gå till Personregister. Klicka på Sök och hitta rätt person. Klicka på namnet och ett nytt fönster med personens uppgifter öppnas, välj då den lilla fliken Roller. I vita fältet nederst i fönstret ser du vilka roller som personen har. Klicka på Lägg till roll i det vita fältet och välj den aktuella rollen. Om du bara vill lägga till en roll välj: Spara och avsluta. Om du vill lägga till ytterligare en roll på samma person välj: Spara och lägg till ny roll. Rollen kommer nu att visas tillsammans med övriga roller som personen har. Ta bort en roll på en person Klicka Sök under personregister för att hitta rätt person. Klicka på namnet och ett nytt fönster med personens uppgifter öppnas. Klicka på fliken Roller och i det vita fältet nederst i fönstret ser du vilka roller som personen har. Leta upp den roll du vill ta bort och klicka på det röda krysset till höger om den. En nytt fönster öppnas där du skriver in det datum då personen ska tas bort från den rollen. Välj dagens datum om den ska upphöra direkt. Ta bort en roll ur systemet Klicka på Sök under fliken Roller för att hitta önskad roll. Markera den genom att sätta en bock i den lilla rutan till vänster om namnet. Klicka sedan på Ta bort markerad roll. En nytt fönster öppnas där du skriver in det datum då personen ska tas bort från den rollen. Välj dagens datum om den ska upphöra direkt sedan Spara och avsluta. Skriv ut en lista över samtliga roller I det vita fältet till höger på sidan under fliken Roller finns funktionen Skriv ut. Klicka där och ett fönster öppnas med frågan om du vill öppna eller spara filen. Vill du skriva ut direkt klickar du på skriv ut. Då skrivs pdf-filen med listan över samtliga roller ut (förutsatt att din dator är kopplad till en skrivare). Klickar du på Öppna får du först möjlighet att se listan och kan sedan välja att skriva ut den. IdrottOnline Förbund Administration sid. 13

15 Grupper För att lättare kunna söka upp personer finns möjligheten att placera in dem i grupper. Personerna kan till exempel läggas in i grupper beroende på vilket arbetslag de tillhör eller vilken gren de arbetar inom. Om du söker efter en grupp kan du klicka på gruppens namn i gruppresultatet och sedan finna mer information om den valda gruppen. Se alla grupper inom förbundet Under fliken Grupper klickar du på Sök så visas de grupper som finns registrerade, vem som är gruppansvarig samt en kort beskrivning av gruppen. Det går även att skriva in ett gruppnamn eller skriva i namnet på den gruppansvarig vars grupp du söker efter. Skapa en ny grupp Klicka på Ny grupp i det grå fältet till vänster på sidan. Ett nytt fönster öppnas. Fyll i gruppnamn och en kort beskrivning. Sök upp personerna i det vita fältet. Du kan söka både på förnamn, efternamn, kön, födelseår i intervall, kategori och roller. När du valt de kriterierna du önskar, klicka på Sök. Markera personen som du vill ha med i gruppen och klicka på den grå knappen med en pil i. Personerna flyttas då över till grupplistan. Leta upp samtliga personer som du vill ha med i gruppen. Välj gruppansvarig genom att markera den personen och klicka på Markera som gruppansvarig. Lägg till en person i en befintlig grupp Sök fram rätt grupp och klicka på gruppnamnet. Gruppen öppnas då i ett nytt fönster och du ser samtliga medlemmar i gruppen. Du söker efter ytterligare personer i det vita fältet på samma sätt som i instruktionerna ovan. När namnet dyker upp i den vänstra rutan markerar du det. Klicka sedan på den grå rutan med pilar i så flyttas personen över till grupplistan. Lägg till i grupp För att exempelvis samla alla klubblag i en och samma grupp bockar du för de aktuella grupperna och välj att dessa ska göras till en ny stor grupp genom att klicka på Lägg till i ny grupp. Om du vill att gruppen ska hamna i en annan grupp som redan finns klickar du på Lägg till i befintlig grupp. Sedan gör du på samma sätt som i instruktionerna för Lägg till person i en befintlig grupp. IdrottOnline Förbund Administration sid. 14

16 Ta bort grupp Klicka på fliken Grupper och sök sedan fram förbundets grupper. Markera den grupp du vill ta bort genom att bocka i den vita rutan till vänster om gruppnamnet. Välj sedan Ta bort markerade grupper i det vita fältet till höger på sidan. Ett nytt fönster öppnas med en fråga för att försäkra att du verkligen vill ta bort gruppen. Klicka på OK och gruppen tas bort. Skapa en grupp med personer från olika organisationer Skapa en ny grupp enligt instruktionerna ovan, eller öppna en redan befintlig grupp. I fönstret där du lägger till nya personer ser du i vilken organisation du söker. I bilden bredvid är det Svenska Bandyförbundet. Vill du byta organisation klickar du på Sök. Om du vill söka i en annan organisation, klickar du på länken Välj organisation. När du är klar med din sökning i den organisation du valt och vill tillbaka till ursprungsorganisationen klickar du på Tillbaka till nuvarande organisation. Etiketter, exportera till excel eller skicka e-post till grupp / gruppansvarig När du ska skriva ut etiketter, exportera till Excel eller skicka e-post kan du välja antingen hela gruppen eller endast gruppansvarig. När du klickar på någon av de ovan beskrivna funktionerna, i det vita fältet till höger på sidan, kommeren dialogruta upp där du kan välja om du vill exportera alla i gruppen eller endast gruppansvarig. Licens Om licenser kan du läsa i manualen Licensmodul som du hittar under Stöd för användare på Avgifter Under Avgifter kan man hantera olika typer av avgifter, personavgifter som avser avgifter satta på en person eller organisationsavgifter som avser avgifter satta på en organisation. Se vilka avgifter som finns i förbundet Välj fliken Avgifter och klicka på knappen Hantera avgiftstyper och sedan Sök. De avgifter som finns i ert förbund listas då i sökresultatet. IdrottOnline Förbund Administration sid. 15

17 Skapa avgift Klicka på fliken Avgifter, Hantera avgiftstyper och sedan på Skapa Avgift. Namnge avgiften, ange kortnamn och beskrivning (valfritt), ange om avgiften är en personavgift eller organisationsavgift samt ett numeriskt värde i fältet Avgift (storleken på avgiften) om så önskas. Klicka sedan på Avsluta och spara. För att se avgiften söker du fram den enligt det tillvägagångssätt som beskrivs i ovanstående stycke. För att sedan markera de personer som ska betala den nyss skapade avgiften, klicka på Avgifter och Personavgifter/Organisationsavgifter. Välj avgift under Avgiftstyp och ange därefter sökkriterier för att hitta personerna/organisationerna som ska betala avgiften. Klicka därefter på Sök så visas personerna/organisationerna i sökreslutatet. Kryssa för vilka personer som skall betala avgiften genom att kryssa i rutan i kolumnen med avgiftens namn. Klicka sedan till höger i vita fältet Spara avgifter, så sparas ändringarna. Du kan även lägga till en kommentar genom att skriva in text i fältet Lägg till kommentar på respektive person/organisation i sökresultatet. Vill du markera alla personer/organisationer, kryssa i rutan framför avgiften. När personerna/organisationerna har betalt avgiften söker du fram personen/organisationerna och kryssar i rutan som ligger i kolumnen Betald och avslutar med att Spara avgifter. Passivisera avgift För att ta bort en avgift söker du först fram avgiften, markerar den och klickar på Passivisera markerade avgiftstyp i den vita rutan till höger. Exportera markerade avgifter till Excel Under Exportera markerade avgifter till Excel i den vita rutan till höger kan du exportera alla personer/organisationer som har avgiften. Du får då ut en lista på alla personer/organisationer med en kolumn där du kan se vilka som har betalat och inte. För att exportera gör du på samma sätt som exempelvis under fliken Personregister, det vill säga markerar de personer/organisationer som ska exporteras och klickar på Exportera markerade avgifter till Excel. Om du inte markerar vilka du vill se exporteras alla som ska betala avgiften. Du kan också använda Exportera markerade avgifter till Excel, välj kolumner för att själv välja vilka kolumner som ska exporteras. Betalda eller obetalda avgifter i personregistret Under flikarna Personregistret och Organisation kan du se vilka avgifter som personenrna eller organisationerna har betalat eller inte betalat. Sök efter personerna/organisationerna, klicka på personen/organisationen och sedan på fliken Avgifter. IdrottOnline Förbund Administration sid. 16

18 Statistik Fliken Statistik visar statistik över förbundets verksamhet. Sidan visar statistik för personer som är registrerade i personregistret. Visa statistik för annan organisation Klicka på Visa statistik för annan organisation. Du kan då söka på olika kategorier till exempel organisationsnamn. När du väljer en föreningen visas statistik för den istället för ert förbund. Klicka på Tillbaka till den ursprungliga organisationen för att se statistik över förbundet igen. Skapa egen statistik Välj fliken som heter Statistik. Under tabellerna finns funktioner för att skapa egen statistik. Välj först en Kategori och välj sedan en Roll. Klicka på Lägg till åldersintervall. Välj åldersintervall genom att fylla i önskat åldersintervall, till exempel Du kan lägga till flera åldersintervall genom att klicka på Lägg till åldersintervall igen. Klicka sedan på Skapa tabell för att skapa tabellen. Statistik - idrotter/föreningar Längre ner på sidan finns statistik över antal idrotter per förening. Där ser du hur många idrotter de olika föreningarna inom förbundet har. Statistik - roller Längst ner på sidan kan du göra statistik med olika roller. Välj en kategori, en roll och antingen en organisation eller en kommun. Klicka på Skapa tabell och du får en tabell med önskad statistik. IdrottOnline Förbund Administration sid. 17

19 Administration Skapa rapport Skapa rapport under fliken Administration möjliggör att du får resultatet i en Excelfil eller en txt.-fil. Under fliken Administration finns olika valmöjligheter för att skapa en rapport. Här väljer du Kategori, Roll och Egenskap på det som ska ingå i rapporten. Du kan också välja om rapporten ska gälla hela föreningen eller en specifik sektion. Längst ner finns frågan: Välj filformat och där väljer du antingen Excel eller Text. Klicka sedan på Skapa rapport. Tidigare skapade rapporter ser du längst ner på sidan. Föreningsrapporter Under föreningsrapporter hittar du rapporter som föreningarna skickat in till förbundet. Skapa en ny period för föreningsrapporten Om du vill lägga till en ny period för föreningsrapport, börja med att söka upp rapporterna i det vita fältet till höger på sidan. Klicka på Skapa föreningsrapport period och därefter Lägg till nästa period och skriv in den nya perioden och klicka på Lägg till. Avsluta med Spara. Se alla rapporter Klicka på Sök och alla föreningsrapporter listas längst ner på sidan. Klicka på den du vill öppna och rapporten öppnas i ett nytt fönster. Du kan även välja att söka utifrån olika kategorier till exempel Organisationsnamn och RF-nr ( föreningsnummer). Genom att klicka på Förfinad sökning kan du få fler kategorier att söka på. Ta bort en rapport Sök först fram rätt rapport och markera sedan den vita fyrkanten till vänster om rapportnamnet. Klicka sedan på Ta bort rapporten. Hantera frågor Vill du skapa frågor som underliggande organisationer ska svara på i samband med sin rapport gör du det här. Välj Period, Frågetext och Vilken typ av fråga (text, ja/nej, integer (heltal), numeriskt, datum, lista). Klicka sedan på Spara och lägg till. Summera rapporter (Denna funktion gäller bara för RF och SF.) Här kan du summera de inskickade rapporternas innehåll, det vill säga antal medlemmar och ledare. Dessutom kan du se svar på de frågor som förbundet skapat och skickat ut med rapporten. Klicka på Sök för att hitta de organisationer som du vill summera. Markera dem och klicka sedan på Summera antalet medlemmar IdrottOnline Förbund Administration sid. 18

20 Meriter och utmärkelser Ett förbund kan dela ut meriter och utmärkelser till personer och organisationer. Meriter kan endast personer få men utmärkelser kan både personer och organisationer få. För att göra detta måste man först skapa merit eller skapa utmärkelser. Klicka på Förbundsadministration och sedan på fliken Meriter och utm. Därefter beroende på vad du ska skapa klickar du på fliken Skapa Merit eller Skapa Utmärkelse. Därefter går du till exempel till fliken personregister och söker upp personen som skall få en merit. Klicka upp personen och sedan på fliken Meriter och utm. Klicka på fliken Lägg till Meriter/utm.,fyll sedan i fliken Kategori, vilken typ av Merit och utm., Startdatum och Slutdatum och sedan på Lägg till meriter/utm. Och sedan Avsluta och spara. IdrottOnline Förbund Administration sid. 19

21 Man kan se personens meriter eller utmärkelser genom att klicka på personen, klicka på fliken Meriter och utm. Om det skulle vara ett datum som gått ut så bocka i rutan före Inkludera Historia meriter och utm. Du kan även passivisera en merit och utmärkelse. Detta gör du genom att klicka på Passivisera. När det gäller utmärkelser för organisationer gör du på samma vis som för personer men klicka då på fliken Organisation och klicka på den organisation som ska få utmärkelse, gör sedan som ovan. Förbundsinfo Under fliken Förbundsinfo kan man se och uppdatera förbundets uppgifter. Exempel på sådana uppgifter är: Förbundet adress, Kontaktuppgifter och Styrelsen Ändra uppgifter Klicka på Ändra uppgifter och ändra det du önskar i det nya fönstret som öppnas. Klicka på Avsluta. IdrottOnline Förbund Administration sid. 20

22 Min sida När du loggat in med användarnamn och lösenord på ditt förbunds sida finns det en flik som heter Min sida. Där hittar du all information som finns registrerad om dig: Adress Telefonnummer Kommunikation (e-post) Idrotter du är aktiv i Roller i olika föreningar Medlemsinformation Licens Meriter och utm. Lösenord Användarnamn Som användarnamn använder du i första hand ditt idrotts-id som består av bokstavskombinationen IID samt en sifferkombination som är unik för dig. Det går även att använda ditt fullständiga personnummer (ÅÅMMDD-XXXX eller ÅÅÅÅMMDD-XXXX) som användarnamn. Det går inte att ändra sitt användarnamn. Ändra lösenord På Min sida finns en flik som heter Lösenord. Klicka på Lösenord här har du möjlighet att byta till ett lösenord som du kommer ihåg. (Lösenordet måste innehålla minst en siffra.) Fyll i ditt nuvarande lösenord, ditt nya och bekräfta ditt nya innan du klickar på Ändra lösenord. Glömt lösenord Om du glömt ditt lösenord kan du få ett nytt från föreningens hemsida. Klicka på Glömt lösenordet? och ett nytt fönster öppnas där du får fylla i ditt personnummer samt ange den e-postadress som du använt dig av i IdrottOnline förut. Klicka på Skicka så får du ett mejl med instruktioner om hur du aktiverar ett nytt lösenord. OBS: Om du inte vet vilken e-postadress du har använt, det vill säga att du får ett felmeddelande när du ansöker om ett nytt lösenord, får du kontakta föreningens huvudadministratör. IdrottOnline Förbund Administration sid. 21

23 Låsa upp konto Om du fyller i fel lösenord tre gånger måste du antingen vänta i 30 minuter innan du kan prova igen eller låsa upp kontot genom att begära ett nytt lösenord. Då ser inloggningsfönstret ut så här: Klicka på Lås upp konto och ett nytt fönster öppnas där du genom att fylla i ditt personnummer samt den e-postadress du har angivit kan låsa upp ditt konto. Om du misslyckas med inloggningen så kan du läsa Vanliga inloggningsproblem om några tips man kan använda sig av Olika kontaktuppgifter för olika roller Om du har olika roller och vill ange olika kontaktuppgifter för respektive roll gör du så här: Gå in på Min sida och under fliken Roller klickar du på den roll som adressen ska gälla för. Klicka på Lägg till adressfyll sedan den adress du vill ha för just den specifika roll du valt.efter att uppdateringar genomförts klicka på Spara och stäng. Uppdateringarna gäller nu för specifika rollen. Administratören lägger till enadress för en specifik roll. Sök fram önskad person i medlemslistan och klicka på fliken Roller. Klicka på den aktuella rollen och fyll i adress och/eller telefon och/eller e-post för den specifika rollen. IdrottOnline Förbund Administration sid. 22