Uppdaterad: Medlemsregistret

Transkript

1 Uppdaterad: Medlemsregistret 1 1

2 Innehållsförteckning Rubrikerna är klickbara Inledning 4 Funktioner 5 Logga in 5 Medlemmar 6 Lägg till ny medlem 6 Utländsk person 6 Prova på person 7 Gör prova på person till medlem 7 Lägg till målsman 8 Dölja kontaktuppgifter 9 Personen har skyddad identitet 10 Importera medlemmar 10 Ofullständigt personnummer 12 Gulmarkerad rad i medlemsregistret 13 Gulmarkerad rad 13 Medlemmar för godkännande 14 Personen som har lagts upp av Gruppadministratör 14 Personen har redan ett idrottsid 15 Ändra en persons uppgifter 15 Avsluta medlemskap 16 Återaktivera avslutat medlemskap 17 Övriga personuppgifter 18 Avlidna personer 18 Hur tilldelas inloggningsuppgifter 19 Meddelande 20 Brevmall 20 Enkel e-post 21 Vanliga snabbkoder 22 Skicka e-postmeddelandet 22 Skicka e-postmeddelandet till en grupp/arbetsrum 23 Skicka meddelande till Gruppwall 24 Lista e-postadresser 25 Brevutskick med Addoro NYTT! 25 Roller 27 Huvudadministratör 27 Klubbmedlem 27 Administratör hemsida 28 Klubbadministratör 29 Redaktör hemsida 30 Redaktör nyhetsbrev 30 Aktivitetsledare ex. Tränare 31 Tillsätt Ordförande/kassör/sekreterare 31 Gruppadministratör 33 Gruppadmin kan tilldela lösenord till medlemmarna i sin grupp NYTT! 34 Utövare 35 Tillsätta rollegenskaper 35 Övriga personuppgifter 36 Vem är huvud/klubbadministratör i vår förening? 36 Behörigheter 37 Administrera hemsida 37 Redigera hemsida 37 Sök medlem 39 Ändra kontaktuppgifter 41 Ändra idrott/grupp/roll 42 Skriv ut 42 Exportera NYTT! 43 E-bokföring 44 Passivisera/Ta bort 44 Skicka e-post 44 Kontakter 45 Skapa kontakt 45 Sök bland föreningens kontakter 45 Skriv ut 46 Exportera NYTT! 46 Lägg till kontakt i grupp 47 Ta bort 48 Skicka e-post 48 Roller 49 Skapa roll 49 Se föreningens olika roller 49 Rollegenskaper 50 Koppla roll på medlem 51 Lägg till adress på roll 51 Ta bort en roll 52 Grupper 54 Koppla grupp till idrott 54 Skapa en ny grupp/lag/familj 54 Skriv ut etiketter NYTT! 56 Exportera NYTT! 56 Lägg till i grupp 56 Ta bort 57 Lista e-postadresser 57 Sök grupper 58 Importera medlemmar till grupp NYTT! 59 Lägg till person(er) från annan grupp NYTT!

3 Föreningsrapport 61 Fyll i rapport 61 Skicka föreningsrapport till SF 61 SF-specifika frågor i föreningsrapporten 61 Förbund 62 Ge förbund tillåtelse att administrera medlemsnivåer 62 Statistik 63 Skapa statistik 63 Skapa egen rapport 63 Ta bort rapport 64 Slut ord

4 Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Två versioner av IdrottOnline förbund Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet. Kostnad Riksidrottsstyrelsen (RS) har beslutat att tillsätta extra medel under 2010 för att påskynda förbundens övergång till IdrottOnline. Det innebär ett avdrag på kr för alla förbund, vilket motsvarar årskostnaden för IdrottOnline förbund standard. Se för övriga prisuppgifter. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, eller under fliken Utbildning på Manualer Denna manual beskriver hur ni i föreningen kommer igång och kan arbeta med hemsidan och layouten på IdrottOnline. Börja med att läsa igenom hela manualen och därefter kan du söka upp aktuell specifik funktion. På finns ytterligare manualer för de övriga avdelningarna. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline Klubb sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer (IE8 och IE9), Firefox och Chrome. Andra webbläsare garanteras inte att IdrottOnline fungerar helt korrekt. Hjälp och support På finns flikarna Support och Manualer. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdelning. Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail. forbund@idrottonline.se Telefontid Torsdag Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra utskriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hemsida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands. 4 4

5 Funktioner För att få tillgång till medlemsregistret behöver du ha behörighet Huvudadministratör eller Administratör eller tilldelas rollen Klubbadministratör. I medlemsregistret registreras nya medlemmar med sitt fullständiga personnummer. Här tilldelas roller och behörighet, hanteras kontakter samt grupper. Här ansöker ni om licenser och registrerar avgifter samt skickar föreningsrapporter. Från medlemsregistret kan ni även få fram statistik som rör er förenings medlemmar. Uppgifterna som finns i medlemsregistret ska hanteras med försiktighet och var därför noga med att inte dela användarnamn och lösenord med andra personer. Vill ni att fler medlemmar i er förening ska ha tillgång till medlemsregistret tilldela dessa rollen Klubbadministratör så att de kan komma åt registret med sitt egna inlogg. Logga in Gå in på valfri IdrottOnline-sida. Klicka på hänglåset uppe i högra hörnet du kommer då se alla de föreningar som du har behörighet att logga in på. Välj aktuell förening och logga in med dina inloggningsuppgifter (personnummer eller användarnamn och lösenord). När du har loggat in ser du fliken Medlemsregistret i toppbaren*. Klicka där och medlemsregistret öppnas. Toppbaren är namnet på den samling flikar som syns i det grå fältet överst på din sida i inloggat läge. Toppbarens flikar varierar beroende på vilken behörighet du har. Huvudadministratören ser alla flikar men får inte automatiskt rollerna LOK-stödsansvarig firmatecknare och Idrottslyftsansvarig firmatecknare. 5 5

6 Medlemmar Lägg till ny medlem Du är alltid medlem i föreningen och inte i idrotten du utövar. Börja därför med att kontrollera att rullistan högst upp är inställd på Föreningen. Klicka på knappen Ny medlem och fyll i något av de tre kriterierna som syns tydligt i rutan. Fyller du i det fullständiga personnummret så dyker personens namn och folkbokföringsadress automatiskt upp i textfältet. Välj Gå Vidare. Fyll i kontaktuppgifterna som fattas i de blanka fälten. Observera att medlemen måste registrera en fungerande e-post adress för att kunna få sina inloggningsuppgifter skickade till sig. Klicka i rutan som markerar att personen är Aktiv i idrott. Är det en flersektionsförening finns det fler idrotter att välja på och se till att du väljer rätt idrott. Spara eller om du ska lägga in fler medlemmar Spara och lägg till ny. Utländsk person Om personen saknar svenskt personnummer klicka i rutan Utländsk person välj Nationalitet samt skriv i namn och Postort. Gå vidare. 6 6

7 Prova på-person En Prova på-person är till för att kunna registrera personer som är med och testar idrotten några gånger utan att bli medlem i klubben. Prova på-person kan redovisas som deltagare för LOK-stöd men räknas inte in i föreningsrapporten. Prova på-personen får inte några inloggningsuppgifter. När du lägger in en person i registret som ska registreras som Prova på-person börjar du med att ändra till aktuell idrott i rullistan Idrotter. Väljer Ny medlem, fyll i fullständigt personnummer, klickar i Prova på-person, fyll i namn om det inte automatiskt kommer upp och välj Gå vidare. Klicka på Spara. En prova på-person markeras med ett grönt P framför sitt namn i medlemsregistrets sökresultat. Gör en prova på-person till medlem Klicka upp personens profil genom att klicka vart som helt på personens uppgifter i sökresultatet och klicka på knappen Gör till medlem. Ok. Du hamnar åter på personens profilbild. Se nu till att fylla i de uppgifter som saknas. Dubbelkolla att en aktuell e-postadress finns registrerad. Om det inte gör det lägg till en och klicka på Spara. 7 7

8 Vill du nu tilldela den nyblivna medlemmen inloggningsuppgifter så klickar du på Återställ lösenord. En person kan endast vara prova-på person en gång! Lägg till målsman Är personen ej myndig kan det läggas till en adress samt kontaktuppgifter till målsman. Klicka in på medlemmens personprofil, skrolla ner på sidan så hittar du Målsman-Lägg till målsman. Klicka på den blå länken och du får upp textfält där du kan skriva in kontaktuppgifter till medlemmens förälder/föräldrar. Har medlemmen skilda föräldrar eller av annan anledning vill ha två målsmäns uppgifter registrerade klicka återigen på länken Lägg till målsman. Det finns nu två adressfält att skriva in uppgifter i. Du kan välja att ha detta som medlemmens kontaktadress. Kryssa då i rutan som indikerar Använd som detta barns adress/kontakt. Om du exporterar medlemsregistret så dyker det upp två adresser eller fler om det är två målsmäns adresser registrerade, på den medlemmen. 8 8

9 E-postadressen för målsman kommer inte att användas vid utskick av inloggningsuppgifter till IdrottOnline. För inloggningsuppgifterna används e-postadressen som är angiven för medlemmen själv. Är det så att ni vill att inloggning ska skickas till målsman får ni ändra e-postadressen som står registrerad vid medlemmens uppgifter. Ta användning av frågetecken symbolen inne på Idrottonline. Där hittas viktig information om respektive funktion. Behöver ni ta bort en målsmans uppgifter klicka på Ta bort. Dölja kontaktuppgifter Vill en medlem ha dolda kontaktuppgifter görs detta genom att klicka på medlemmens namn i sökresultatet. Bredvid E-post, Telefon och Gatuadress hittas Visa/lägg till fler. Klicka på den blå texten bredvid den uppgiften som du vill dölja. Under valet Synlighet väljer du om informationen ska vara Visa inte, Synlig i Organinsationen eller Synlig, dvs man behöver inte vara inloggad på sidan för att se dem. Ok. Administratörer kommer dock att kunna se medlemens uppgifter när de är inne i medlemsregistret. 9 9

10 Personen har skyddad identitet Skyddad identitet skall endast sättas på de personer som av staten har en skyddad identitet och ber om att få det i medlemsregistret. Status skyddad identitet innebär att all information döljs för alla utom Klubbadministratören samt att personen kan ges ett valfritt alias, dvs ett påhittat för och efternamn som visas inom svensk idrott. För att ge personen skyddad identiet i medlemsregistret gör så att du lägger till personen som en Ny medlem men innan du sparar så klickar du i Personen har skyddad identitet. Fyll i önskat alias. Skrolla ner på sidan och Spara. Importera medlemmar Är medlemmarna som ska importeras aktiva i idrotten ska du se till att rullistan Idrotter står på idrott, ej förening. Detta gör att du slipper att manuellt gå in och bocka i aktiv i idrott på alla medlemmar du importerat. Är de inte aktiva välj Föreningen. För att importera medlemmar behöver du först skapa en importfil i Excelformat. Klicka på Ladda ner importfil. Open/Öppna. Ett Excelark öppnas och du kan fylla i medlemmarnas uppgifter. Se till att importfilerna aldrig innehåller fler än 100 st namn. Sedan sparar du filen på din dator genom att klicka på Arkiv och Spara som. Kom ihåg vart du sparar filen så du lätt hittar den när du ska ladda upp den, förslagsvis på skrivbordet. Stäng ner importfilen. Om du kopierar information från annat Excelark måste du vara noga med att se till att rätt information hamnar i rätt cell. Du får inte heller ta bort några celler från den importfil du laddat ner. De uppgifter som är obligatoriska är: För och efternamn, Kön, Personnummer, Gatuadress, Postnummer, Postort, Land

11 Klicka på Importera. Välj fil... sök upp det just sparade Excelarket. Välj Öppna. Sedan Ok. Om vissa medlemmar inte importeras korrekt får man upp ett meddelande varför importen inte gick igenom och vad som saknas på specifik medlem. Välj då att exportera rapporten, du skickas då till ett nytt Excelark med endast de felaktiga uppgifterna. Detta ark är endast till för att se vilka personer som lagts in med felaktiga uppgifter. Du kan inte redigera i arket. Klicka på Ok. Du behöver nu öppna det sparade Excelarket som du lagt på ditt skrivbord. Fyll i de uppgifter som saknas, ta hjälp av den Exporterade rapporten. Spara. Klicka återigen på Importera och Välj fil...bifoga arket och klicka på Ok

12 Du får nu kontrollera att de angivna uppgifterna är korrekta, Godkänn ändringar. Fortsätt. Importen är slutförd och för att se alla medlemmar ställ in rullistan Idrotter på Föreningen och klicka på Sök. Ofullständigt personnummer För att upprätthålla ett korrekt registrer så rekommenderas att alltid lägga in medlemmar med fullständigt personnummer. Men är det ändå så att inte fullständigt personnummer finns så klicka i rutan framför Ofullständigt personnummer. Fyll i födelsedata och namn samt postort och kön. Gå vidare. Skriv i de obligatoriska uppgifterna så som adress och postnummer. Ska personen få inloggningsuppgifter behövs även en e-postadress. Spara. Läggs medlemmar in utan de fyra sista siffrorna och medlemmen räknas med i en ev. LOK-stöds ansökan så måste ändå föreningen kunna visa att det är en enskild person. Mer om regler gällande LOK-stöd hittar du på RF.se under Ekonomi och bidrag-blanketter och regler. Vill inte personen lämna ut sitt personnummer kan du meddela denna att alla i föreningen ser inte dessa uppgifter. Endast dem med utvald administratörsroll. Det går även att dölja kontaktuppgifter så att dessa ej är synliga för allmänheten. Medlemmar som registreras med ofullständigt personnummer markeras med en gulrad i medlemsregistrets sökresultat

13 Gulmarkerad rad i medlemsregistret Den gulmarkerade raden överst i medlemsregistret är där för att göra dig uppmärksam på att det finns medlemmar inlagda i systemet utan fullständigt personnummer eller som ej är aktiva i någon idrott. Klicka på Klicka här för att se dem för att se alla personer som saknar dessa uppgifter. Gulmarkerad medlem Medlemmar med ofullständigt personnummer eller som saknar aktiv i idrott är markerade med ett gult fält i sökresultatet. När fullständigt personnummer finns klicka in på medlemmens profil och klicka ur rutan framför Ofullständigt personnummer och skriv i de fyra sista siffrorna. Spara. Alternativt om personen ej är aktiv in någon idrott, välj aktuell idrott och Spara. Den gulmarkerade raden är nu borta. Är personen markerad med en gul rad kan inga inloggningsuppgifter skickas till den

14 Medlemmar för godkännande När någon ansökt om medlemskap genom att fylla i medlemsansökan på er hemsida så hamnar dessa under medlemmar för godkännande. För att godkänna eller avslå dessa förfrågningar gör som följer: De personer som ansökt och ska bli godkända syns i medlemsregistret under Medlemmar för godkännande. Klicka på Klicka här för att se dem så dyker de upp i sökfältet längst ner på sidan.markera och välj om de blir godkända eller om ni väljer att Avslå medlemskap. Tänk på att om ni testar med en person som redan är eller har varit aktiv i föreningen och inte blivit markerad som Avsluta och ta bort kommer inte att hamna här. Dessa kommer direkt att läggas in i registret eftersom systemet känner av att den tidigare varit godkänd. Personen som har lagts upp av Gruppadministratör Personer som blivit inlagda av Gruppadministratören hittas genom att klicka på Utökad sökning och sedan klicka i rutan Sök medlemmar som har fått Aktiv i Idrott satt av en Gruppadministratör. Sök

15 Personen har redan ett idrotts ID Är det så att en medlem blivit inlagd med ofullständigt personnummer och du ska lägga till de sista siffrorna genom att klicka ur rutan som markerar detta och då får ett felmeddelande att personen redan har ett idrottsid så är det så att personen redan finns inlagd med de fullständiga uppgifterna. Det kan vara i er egen förening eller i någon annan förening. För att lösa detta behöver du radera den profilen som är gulmarkerad. Sök upp den aktuella medlemmen i sökfältet. Får du då upp två rader med samma person, en markerad med det klargula fältet. Klicka in på den profilen, skrolla ner och kryssa i rutan Avsluta medlemskap. Välj Avlsuta och ta bort. Spara. Den profil med det ofullständiga personnumret har nu raderats och du kan nu lägga in medlemmen igen som en Ny medlem med det fullständiga personnumret. Se till att du har all persondata som du behöver ha kvar innan du väljer Avsluta och Ta bort. Ändra en persons uppgifter Använd sökfunktionen för att hitta rätt person och klicka på namnet så att personens uppgifter öppnas i en ny dialogruta. Här kan du nu fylla i de uppgifter som ska ändras, tänk på att dialogrutan fortsätter ner på sidan och för att komma åt alla uppgiftsval skrolla ner. Här tillsätter du roller som medlemen ska ha och du kan även skicka nya inloggningsuppgifter till personen. Tänk på att när du redigerat klart skrolla längst ner på sidan och välj Spara. Ska samma ändring göras på flera medlemmar kan du klicka i rutan framför deras namn och klicka på Ändra kontaktuppgifter

16 Det syns alltid i ändringsrutan vilka medlemmar du ändrar uppgifter på. Det går alltså inte att välja detta sätt om du ska lägga in olika uppgifter på de valda medlemmarna. Här nedan läggs Medlem sedan och Medlem tom till och ändringen görs på båda personerna. Spara efter vald ändring. Avsluta medlemskap I rullistan Idrotter längst upp på sidan ska det stå Föreningen. För att ta bort eller passivisera fler än en medlem välj detta alternativ. Sök upp medlemmarna som skall avslutas/passiviseras och bocka i rutan till vänster om namnen. Klicka sedan på Passivisera/Ta bort. Passivisera medlemskap betyder att medlemmarna går att återaktivera och att adressuppgifterna sparas i systemet.. Du kan söka upp personerna genom att söka på Avslutade medlemskap i sökfunktionen. Ta bort medlem betydet att personerna avmarkerar Aktiv i idrott. För att åter ge medlemmarna aktiva i idrott måste du gå in på varje enskilda profil och manuellt klicka i rutan Aktiv i idrott

17 Är du inne på en enskild profil kan du Avsluta medlemskap eller Avsluta och Ta bort. Bocka för rutan framför Avsluta medlemskap vilket betyder att du avslutar medlemskap i föreningen men det går att söka fram medlemmen under avslutade medlemskap i utökad sökning. Om du väljer Avsluta och ta bort så förvinner medlemmen helt från registret och personen går ej att söka fram. Klicka sedan på Spara. Återaktivera avslutat medlemskap Det går bara att återaktivera ett avslutat medlemskap om medlemmen blivit Avlslutad och inte Avsluta och ta bort. För att återaktivera ett avslutat medlemskap gör så att du väljer Utökad sökning, kryssa ur rutorna Sök medlemmar och Sök prova på-personer och kryssa i rutan för Avslutade medlemskap. Sök. Alla medlemar som då blivit avslutade dyker upp i sökresultatet. Välj den medlemmen som du ska återaktivera genom att klicka på namnet. Personens profil syns då och skrollar du ner ser du att rutan Avsluta medlemskap är i kryssad. Kryssa ur den. Spara. Du blir nu påmind om att personen ej är markerad som aktiv i idrott. Gå tillbaka in på profilen genom att klicka på Ok. Kryssa nu i rutan Aktiv i idrott och skrolla ner och klicka på Spara. Personen är nu återigen aktiv medlem

18 Övriga personuppgifter Förbundet kan skapa olika värden för övriga personuppgifter. Dessa kan fyllas i under varje persons egna profil. Dessa ligger till underlag för utövar rollen som kan listas på Truppsidan. För att fylla i dessa uppgifter skolla en bit ner på sidan och klicka på Övriga personuppgifter. Om RF har skapat några värden så syns de alltid överst i listan. Under ser du värden från respektive förbund. Fyll i rätt information och klicka på Spara längst ner på sidan. Avlidna personer Har någon medlem tragiskt nog avlidit så kommer deras uppgifter att läsas av från SPAR och låsas i idrottonline. De kommer alltid att finnas kvar i systemet för historikens skull. Genom att klicka i rutan Avlidna personer så visas dessa personer. Det går alltså inte att ta bort dem från systemet men det går att söka upp dem genom detta val

19 Hur tilldelas inloggningsuppgifter Alla som är medlemmar i föreningen har rätt att få inloggningsuppgifter till föreningens sida. För att ett inlogg ska kunna skickas behöver du registrera en e-postadress på personen. Är det en helt ny medlem så kryssas rutan framför Skicka inloggningsuppgifter i när du lägger in e-postadressen. Sparar du så skickas samtidigt ett inlogg till den angivna adressen. Vill du inte att personen ska få inlogg så kryssa ur denna rutan inna du sparar. Personen har nu tilldelats behörigheten Klubbmedlem vilket betyder att den endast kommer åt de allmäna flikarna på sidan. Ska personen även ha tillgång till medlemsregistret eller andra funktioner så måste rätt roll tilldelas. Om du istället hittar en knapp där det står Återställ lösenord betyder det att personen redan vid ett tidigare tillfälle skickats ett inlogg. Klickar du här så skickas ett nytt. Du kan även upplysa personen om att den kan generera ett nytt lösenord själv genom att klicka på Glömt lösenordet? under hänglåset för inloggning. Dubbelkolla att medlemmen har koll på vilken e-postadress som står registrerad. Är personen medlem i flera olika föreningar använder den samma inloggning till alla Idrottonline sidor

20 Meddelande Denna funktionen fungerar som ett internt e-post och brevsystem. Det går att skicka e-post direkt till utvalda personer eller till en specifik grupp. För att kunna använda denna funktion behöver du vara Gruppadministratör eller Klubbadministratör. Markera den eller de medlemmar som du vill skicka e-post till. Klicka på Meddelande. Avsändaradressen är alltid den adress som tillhör den inloggade personen. Vill du använda en annan svarsadress än avsändaradressen så skriver du in den i textfältet Svarsadress. Klicka samtidigt i rutan Använd svarsadress. Vill du använda samma adress som avsändare så låter du fälten bara vara som de är. Det går endast att ange EN adress i varje fält. Du kan välja att skapa ett enkelt e-postmeddelande eller om du vet att du ska skicka samma meddelande mer än en gång så kan du skapa en mall. Denna mallen sparas då under rullistan Brevmall. Att tänka på: Det går endast att öppna utkast som sparats av dig själv. Du kan inte ändra eller öppna brevmallar som skapats av andra

21 Brevmall Skriv in önskat namn på mallen. Klicka INTE på Spara i detta skede. Utforma de e-postmeddelande som mallen ska innehåll. Börja med Ämnesraden. Skriv sedan in Meddelandetext. Klicka på Spara knappen bredvid Brevmallsektionen. Mallen är nu sparad och hittas i rullistan Brevmall. För att använda mallen klicka på pilen bredvid rullistan och välj önskad mall. Då öppnas den och du kan skicka meddelandet

22 Enkel e-post Vill du skicka ett meddelande utan att utforma och spara en brevmall så hoppar du över att skriva något namn i brevmallens textruta. Skriv på Ämesfältet och skriv sedan in ditt meddelande. Skicka. Vanliga snabbkoder Vill du göra e-postmeddelandet mer personligt kan du lägga in snabbkoder i textrutan. Dessa anpassas efter vem som får e-postmeddelandet. Du kan välja på Namn, Förnamn, Efternamn och ID nummer. När du lägger in snabbkoden tänk på att göra ett mellanslag efter senast skrivna ord för att få ett snyggt resultat i det färdiga e-postmeddelandet. Ställ muspekaren där du vill infoga koden. Markera önskad kod i rutan och klicka på den blå pilen. Koden förs då över till textrutan. Du kan välja fler än en kod. Det går att radera inskriven kod med tangenten. Varje mottagare kommer då att få ett personligt meddelande med sitt namn

23 Skicka e-postmeddelandet Kontrollera att alla markerade mottagare har en giltig e-postadress. Om inte så kommer meddelandet att skickas till de personer som har en giltig e-postadress och bara automatiskt bortse från de som inte har någon adress. Inget felmeddelande ang. detta syns. Klicka på Skicka. Skicka e-postmeddelandet till en grupp/arbetsrum Du kan skicka e-post till en grupp eller ett arbetsrum. Gå in på fliken Grupper. Markera den grupp eller de arbetsrum som du vill skicka e-post till. Klicka på Meddelande. Utforma ditt meddelande och kontrollera att alla medlemmar i gruppen har en giltig e-postadress. Meddelandet kommer annars endast att skickas till de personer som har en e-post angiven. Inget felmeddelande eller varning går ut om någon i gruppen inte har en adress. Klicka på Skicka

24 Skicka meddelande till Gruppwall Det går att skicka ett meddelande till en specifik grupps gruppwall i mötesplatsen. Det du ska tänka på är att du behöver vara meddlem i gruppen själv för att kunna skicka detta meddelande. Markera Gruppen och klicka på Meddelande. Under Metod så väljer du Skicka till Gruppwall. Skriv in ditt meddelande i Meddelandetextrutan och klicka på Skicka. För att kunna skicka SMS till medlemmarna skriv in ett mobilnummer

25 Lista e-postadresser För att få en lista på e-postadresser som du kan kopiera och klistra in i ditt egna e-postrpogram klickar du på Lista e-postadresser. Markera de personer som du önskar se e-postadresserna till eller klicka på Lista e-postadresser till alla medlemmar. Brevutskick med Addoro NYTT! Slipp all manuell administration kring brevutskick till en låg kostnad och lätt hantering med Riksidrottsförbundets samarbete med Addoro brevtjänst. För att aktivera tjänsten godkänner du avtalet som automatiskt syns i fönstret när du klickar i ringen framför Brev under Meddelande. Markera de medlemmar som ska ingå i brevutskicket

26 Klicka på Meddelande. Klicka i Brev. Registrera. Läs och godkänn avtalet. All support gällande utformning och skapande av brevutskicket går via: Addoro: Vad kostar det? Fler än 100 st utskick per gång kostar 6,90 kr per styck inkl. moms. Då ingår allt! Färre än 100 st per gång 7,90 kr per styck inkl. moms. Då ingår allt! 26 26

27 Roller Nu när du lagt in era medlemmar är det dags att tilldela dem roller som ger dem utökat ansvar på sidan. I kapitlet som följer får du en förklaring om vad respektive roll har tillgång till samt se hur du tillsätter de vanligaste och viktigaste rollerna. Huvudadministratör Huvudadministratören ser alla föreningens flikar samt kan göra alla redigeringar på hemsidan, förutsatt att personen även är medlem i föreningen. Om personen inte är medlem så syns inte LOK samt Idrottslyftets flikar. Personen som blir vald som hvudadministratör har uppgiften att starta upp sidan, lägga in de första medlemmarna och tilldela dem ev. behörighet och roller. Det är Huvudadministratören som står som kontaktperson hos RF och mottager information via e-post som rör nyheter samt förändringar i Idrottonline. Det är även huvudadministratörens uppgift att se till att föreningens medlemmar håller sig uppdaterade med hur inloggning går till samt hjälpa de medlemmar som behöver nytt lösenord och med övriga mindre frågor som kan uppstå i en förening. Se till att medlemmarna i föreningen vet vem som är Huvudadministratör så att de vet vem de ska kontakta vid frågor. Ett förslag kan vara att skriva det synligt på föreningssidans startsida eller som vår testförening här i manualen, att lägga in den bredvid Kontorsdagar i föreningsinfo rutan. Kom ihåg att användarnamnet och lösenordet som huvudadministratören får är kopplat till personen och inte till behörigheten. Byter ni huvudadministratör i föreningen ska den personen tilldelas ett nytt eget lösenord. Byte av huvudadministratör görs hos helpdesk@rf.se. Ett förslag är att den avgående huvudadministratören kontaktar helpdesk och meddelar vem den nya personen på denna post är med dennes fullständiga uppgifter. Ni i föreningen kan inte ta bort eller tilldela denna roll själva men det går bra att ha fler än en huvudadministratör om ni skulle vilja det. Klubbmedlem Alla medlemmar som är aktiva i föreningen och har en registrerad e-postadress har tillgång till ett eget personligt användarnamn samt lösenord för att kunna logga in på sidan. Lösenordet skickas inte ut per automatik om personen inte tilldelas någon roll eller extra behörighet. När medlemmen tilldelats ett inlogg har den behörigheten Klubbmedlem. Det ger inte tillgång till varken redigerarläge eller medlemsregistret. Däremot kan personen läsa LOK stödsansökan och Idrottslyftsansökan. Tillgång till fliken Min sida där personen själv kan ändra sina personliga uppgifter så som lösenord och e-postadress. Personen kan se hemsidan och de nyheter och aktiviteter som endast har publicerats för medlemmarna

28 Vill du som huvudadministratör nu fördela ansvaret mellan era medlemmar så behöver du tilldela roller beroende på vilket ansvar personen ska ha i föreningen. Roller tilldelas inne på varje medlems profil under Roller. Alla roller tilldelas på samma sätt. Klicka in på personens profil, klicka i rutan framför den rollen som du vill tilldela, skrolla ner på sidan och klicka på Spara. Personen får då en e-post som bekräftar att denna tilldelning gjorts och om den inte sedan tidigare hade inloggning så skickas detta i ett separat e- postmeddelande. OBS! Gäller rollerna för idrottens sida och inte för föreningen så måste rullistan Idrotter stå på idrotten! Mycket viktigt! Annars får personen denna roll i huvudföreningen och inte på idrottens sida. Markera detta i rullistan som finns ovanför rollrutan. Rullistan ska då stå på Boxning som är denna förenings idrott. Här listas viktiga roller som finns att tilldela i er förening: Administratör Hemsida Personen med den här rollen kan komma åt Redigerarläge. Administratör Hemsida ger tillgång till sidans struktur och personen kan skapa nyhetslistor, kalenderaktiviter och andra administrativa funktioner som behövs göras på hemsidan. Personen kan även ändra inställningar på hemsidan. Rollen ger inte tillgång till Medlemsregistret eller Föreningsinfo fliken eller nyhetsbrevsfunktionen 28 28

29 Klubbadministratör Klubbadministratörsrollen ger tillgång till medlemsregistret samt Föreningsinfo fliken. Personen kan lägga in nya medlemmar och tilldela andra medlemmar roller och behörigheter samt ändra kontaktuppgifter till föreningen. Den ger inte tillgång till redigerarläge och Klubbadministratören kan inte lägga in nyheter och skapa aktiviteter. För att ha exakt samma åtkomst som Huvudadministratören måste alltså två roller tillsättas. Först ska man vara Klubbmedlem. Sen behöver rollen Administratör hemsida och rollen Klubbadministratör tilldelas. Då ser personen Medlemsregistret samt Föreningsinfo och har tillgång till Redigerarläge

30 Redaktör hemsida Redaktör hemsida rollen ger tillgång till Redigerarläge och personen med den här rollen kan skapa nyheter och lägg in aktiviteter. Redaktör Hemsida kan inte ändra inställningar på hemsidan eller har inte tillgång till Medlemsregistret eller Föreningsinfo fliken. Redaktör nyhetsbrev Den här rollen kan endast kombineras med en roll som ger tillgång till redigerarläge. Redaktör nyhetsbrev ger då tillgång till fliken Nyhetsbrev som syns över strukturen

31 Aktivitetsledare ex. Tränare Detta är en roll som ni i föreningen skapar själva. Det står beskrivet hur du gör under roller. Denna roll tillsätter ni på den person som är tränare och ska närvaroregistrera inför LOK-stödet. Mer om LOK-stöd läser du om i manualen Sök LOK-stöd som du hittar på Rollerna som följer nedan tillhör föreningen och kan inte sättas på idrotten. LOK stöd och idrottslyft ansöks för hela föreningen inte för specifik idrott. Samma gäller rollerna Ordförande, kassör och sekreterare. När du tillsätter dessa roller se till att rullistan står markerad på Föreningen. Tillsätt Ordförande/ Kassör/Sekreterare När ni har utsätt er förenings ordförande/kassör/sekreterare/lok stödsansvarig rekommenderar vi er att lägga in det i rutan Roller i föreningen. De roller som finns representerade där i den rutan är viktiga inför rapportering av LOK stöd, SVEA, Idrottslyftet samt vid inskickande av föreningsrapporten. Så här gör du: Klicka på Lägg till/ändra. Klicka på Sök för att få upp alla föreningens medlemmar eller skriv in namnet på den som du ska tilldela den aktuella rollen. Du klickar nu på personens namn i sökresultat rutan. Klicka på Lägg till bredvid den roll som ska tillsättas. Tillsätter du alla roller vid ett och samma tillfälle är det bäst att göra en blanksökning så att du får upp alla namn i föreningen i sökresultatet. Välj person till respektive roll och klicka på Spara

32 För att ta bort en person från en av dessa roller klickar du istället på det röda krysset och Spara. Vill du istället lägga till en annan person på denna roll klickar du på det röda krysset och sedan väljer du från sökresultatet vem som ska ha rollen. Klicka på dennes namn och sedan på Lägg till bredvid rollen. Spara. Vem som har respektive roll syns då på startsidan

33 Gruppadministratör Den här rollen ger behörighet att administrera Grupper, Lag, Arbetsrum samt tilldela övriga medlemmar roller och behörigheter. Markera vem som ska vara Gruppadministratör genom att klicka i rutan till vänster om personens namn när du lägger till denne i Gruppen, Laget, Arbetsrummet. Spara. Personen som blir vald som gruppadministratör kommer att stå som ansvarig och kontaktperson för Gruppen. Laget, Arbetsrummet. Den kan tilldela övriga personer behörigheter samt tilldela behörighet för hela Gruppen, Laget, Arbetsrummet. Klicka på fliken Grupper. Klicka in på aktuellt arbetsrum. För att ändra eller lägga till behörighet på en person klicka i rutan framför personens namn. Klicka på Ändra behörigheter. En dialogruta dyker upp och du kan klicka i vilken behörighet personen ska ha i arbetsrummet samt och personen ska bli Gruppadmin. Spara. Vill du att alla personer som är kopplade till arbetsrummet ska ha en viss behörighet väljer du att klicka på Behörighet för hela gruppen

34 Alla personer som finns i gruppen får denna behörighet och alla personer som läggs till i gruppen får denna behörighet. Tas personen bort från arbetsrummet så förlorar den behörigheten. Glöm ej att Spara. Gruppadmin kan tilldela medlemmar i sin grupp nytt inlogg NYTT! För att tilldela sina medlemmar i gruppen inloggningsuppgifter logga in och klicka på Gruppadmin. Gå in i den aktuella gruppen där medlemmen är inlagd. Klicka på medlemmens namn och när du ser hela medlemmens profil klickar du på Återställ lösenord/skicka inloggning till höger på sidan. Om knappen inte finns kan det vara så att personen inte är aktiv i idrott. Kontakta då klubbadministratör/huvudadministratör i föreningen

35 Utövare Den här rollen är direkt kopplad till Trupp/gruppsidan. Tilldelas en person rollen utövare listas den som deltagare i Trupplistan. Utövar rollen är kopplad till Idrott, det är viktigt att rullistan Idrotter är inställd på aktuell idrott EJ på föreningen. Börja med att kontrollera detta. Annars syns inte utövare i rollrutan och kan inte tilldelas. Gå in på personens profil. Skrolla ner till rollistan och klicka i rutan framför rollen Utövare. Tillsätt rollegenskaper Förbundet har skapalternativen lista med värden som ni kan tillsätta på varje person som tillhör ett visst lag eller en trupp. Dessa kan ni i föreningen inte påverka eller ändra. Klicka på pilen i rullistan för att se alla alternativen. Välj önskat värde. Spara längst ner på sidan

36 Övriga personuppgifter Här kan specifika uppgifter om varje medlem skrivas in. Klicka på rubriken Övriga personuppgifter. Det är förbundet och RF som skapar vilka alternativ som ska fyllas i. Fyll i rätt information och klicka på Spara längst ner på sidan. Vem är huvudadministratör/klubbadministratör i vår förening? Den person som har tillgång till medlemsregistret klickar på Lägg till/ändra i rutan Roller i föreningen. Då ser man vilka som har huvudadministratörsroll samt klubbadministratörsroll i föreningen. Vill ni ändra eller lägga till en huvudadministratör kontakta helpdesk@rf.se 36 36

37 Behörigheter Flera roller tillsammans blir en Behörighet. Istället för att tilldela en klubbmedlem flera roller som ska ge tillgång till olika områden på sidan så kan man tilldela en behörighet som ger all denna tillgång. Gå in på personens profil och skrolla ner till Behörgiheter. Klicka där. Börja med att bestämma om personen ska ha behörigheten i Föreningen eller på en specifilk idrottssida. Ställ in rullistan på det rätta valet. Du får nu upp en lista över de behörigheter som går att tilldela. Kryssa i önskat val och klicka på Spara längst ner på sidan. Administrera hemsida Personen med den här behörigheten kan ändra inställningar på hemsida samt skapa arbetsrum. Den ger INTE tillgång till medlemsregistret, för detta behövs även rollen Klubbadministratör. Redigera hemsida Personen med den här behörigheten kan skapa nyheter och lägga in bilder. Den kan inte ändra några inställningar på sidan och har inte heller tillgång till medlemsregistret

38 Om personen har blivit tilldelad roller i rollistan så kommer behörigheterna som inkluderar dessa tillgångar att vara ikryssade. Är personen medlem i något arbetsrum så kommer detta att synas under hemsidans behörighetstilldelning. Arbetsrummets namn står specificerat över och behörighet till dessa kan tilldelas på samma gång. Personen som blir tilldelad denna behörighet kan få ett e-postmeddelande skickat till sig som berättar att denna tilldelning har skett. Klicka i så fall Ja i dialogrutan som syns efter tilldelad behörighet. För att ta bort en behörighet på en person så klickar du ur rutan framför vald behörighet och sedan på Spara längst ner på sidan

39 Sök medlem Fleridrottsförening Om din förening är en fleridrottsförening finns det en viktig funktion högst upp på sidan. Här växlar du mellan att arbeta i huvudföreningen och i idrottens medlemsregister. För att söka bland alla medlemmar i föreningens register se till att rullistan står på Föreningen. Letar du efter medlemmar i en specifik idrott ställer du in rullistan på den idrotten. Här kan du söka efter medlemmar genom att fylla i förnamn eller efternamn i sökfältet i den övre delen av fönstret och klicka på Sök. Det går att söka upp enskilda medlemar, avslutade prova på-personer, avlidna personer, medlemmar i ett visst lag eller med en viss roll och mycket mer. Alla sökningsval hittar du under Utökad sökning. Väljer du att inte skriva in något i sökfältet och endast klickar på Sök får du upp alla aktiva medlemmar i föreningen

40 Ni vill söka fram alla medlemmar som varit aktiva medlemmar och betalat avgiften för 2012: Välj Föreningen i rullistan, klicka på Utökad sökning. Klicka ur Sök prova på-personer. Fyll i Medlemskap sedan och Medlemskap tom. Fyll i Ansökt: Ja och Betala status: Ja. Sök. Vilka sökkriterier du använder varierar men du går tillväga så som exemplen visar här ovan oberoende val. Vill du radera valda sökkriterier och börja om klickar du på Rensa. Du återgår då till utgångsläget och kan börja om

41 Från sökresultatet kan du utföra vissa ändringar och tjänster. Nedan förklaras varje funktion. Ändra kontaktuppgifter Vill du göra en och samma ändring gällande kontaktuppgifter på flera medlemmar använder du dig av denna knapp. Gör så att du markerar de medlemmar som ändringen berör genom att kryssa i ruta framför namnen. Klicka nu på Ändra kontaktuppgifter. En dialogruta kommer upp och du ser överst vilka personer som berörs av ändringen. Nu fyller du i den aktuella informationen och klickar på Spara. Alla markerade personer har nu fått dessa uppgifter

42 Ändra idrott/grupp/roll Den här funktionen är perfekt att använda om du vill lägga till eller ta bort idrott, grupp eller roll på flera medlemmar sammtidigt. Markera rutan till vänster om medlemmarnas namn i sökresultatet. Klicka på Ändra idrott/grupp/roll. En dialogruta dyker upp och du kan här tilldela roller och grupper på ett lätt och snabbt sätt. Spara. Exemplet här ovan visar att om du vill göra dessa 11 personer aktiva i idrott samtidigt så klickar du i rutan Aktiv i idrott. Spara. Det kan även vara så att alla 11 personer ska tilldelas rollen Funktionär. Klicka i den rutan och Spara. Skriv ut Det går att skriva ut adressetiketter och adresslista på medlemmarna. Gör så att du gör en blanksökning för att få upp föreningens alla medlemmar. Vill du skriva ut etiketter till alla medlemmar klickar du på Skriv ut och väljer Skriv ut etiketter för alla medlemmar. Vill du endast skriva ut etiketter till utvalda medlemmar markerar du dem först genom att sätta ett kryss i rutan till vänster om medlemmens namn i sökresultatet. Klicka på Skriv ut och välj Skriv ut etiketter

43 Här ska du vara uppmärksam på att om en medlem har flera adresser registrerat under sin profil så kommer flera etiketter att skrivas ut till samma person. Har medlemmen en målsman registrerad gäller samma sak, en etikett skrivs ut med medlemmens registrerade adress och en etikett med medlemmens namn men med målsmans adress. Vill ni inte printa ut fler etiketter än nödvändigt så var noga med att kontrollera ev. dubbla adresser innan ni skriver ut. Vill du printa ut en adresslista över medlemmar gör du som tidigare men klickar på Skriv ut och väljer sedan Adresslista. En MemberExport.pdf i Adobe Acrobat skapas då och du kan välja att öppna listan eller spara ner den på din dator. Exportera NYTT! Använd sökfunktionen för att få fram de personer du vill exportera. Om du vill exportera alla medlemmar till Excel väljer du Exportera alla medlemmar till Excel. Då öppnas en Excelfil med personerna. Vill du bara exportera vissa personer kan du markera dem genom att sätta en bock i rutan till vänster om förnamnet. Sedan väljer du Exportera markerade medlemmar till Excel - då öppnas filen med de valda personerna. Du kan även Exportera markerade medlemmar till Excel, välj kolumn - då öppnas en dialogruta där du kan välja vilka kolumner som skall synas i filen. Vissa kolumner går inte att dölja dessa är För- och efterna. Nytt efter produktion maj 2013 är att Land, Idrottsid, Nationalitet, rollen Idrottsansvarig samt vilka Gruper/Lag/arbetsrum/ Familjer som personen ingår i går att välja under Exportera markerade medlemmar till Excel, välj kolumn

44 E-bokföring För att föreningen ska kunna använda sig av e-bokförining måste ni ha ett registrerat organisationsnummer samt ett konto hos Swedbank.Välj Exportera medlemmar för e-bokföring i menyraden ovanför sökresultatet. Du skapar nu en fil med medlemmarna som du ska spara. Välj nu Swedbank e-bokföring. Du kommer då att få upp Swedbanks hemsida och kan därifrån logga in i e-bokföriningstjänsten med hjälp av de uppgifter som du erhållit från Swedbank. Väl inne i e-bokföriningstjänsten läser du in filen och kan starta processen med att avisera diverse uppgifter. Läs mer i manualen Export av medlemmar till e-bokföring - SpeedLedger Passivisera/Ta bort Markera de medlemmar som ska passiviseras eller tas bort. Klicka på Passivisera/Ta bort och välj vilken av dessa funktioner du vill utföra. Passivisera betydet att medlemmen blir av med Aktiv i idrott. Ta bort betyder att medlemmen tas bort från medlemsregistret men går att söka upp när du väljer sökkriteriet avslutat medlemskap under utökad sökning. Skicka e-post Använd sökfunktionen för att få fram de medlemmar du vill se e-postadresser till. Markera dem du vill skicka till genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om förnamnet. Klicka på Skicka E-post. Ett nytt fönster öppnas med de markerade medlemmarnas e-postadresser. Tänk på att medlemmen du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C) och klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram

45 Kontakter-fliken Fliken Kontakt innehåller inte medlemmar utan personer som kan vara bra att få tag i, så som sponsorer, markägare, föräldrar eller den som står i föreningens kiosk. Skapa kontakt Klicka på Skapa kontakt. Välj om du vill spara kontakten i Föreningen eller i Idrotten. Det kan vara bra att spara kontakter i Idrott om ni har en flersidrottsförening så är det lättare att hitta dem när ni söker. Skriv in namnet på den nya kontakten sedan Sök dubblett. Hittas ingen så väljer du Ingen av ovanstående. Fyll i den nya kontaktens uppgifter och klicka på Spara. Sök bland föreningens kontakter Fyll i önskad information i sökfälten och klicka på Sök

46 Det går att utföra utvalda funktioner i sökresultatet. Här listas dessa. Skriv ut Det går att skriva ut adressetiketter till valda kontakter eller alla kontakter. Sök fram de kontakter som du vill skriva ut etiketter till. Klicka på Skriv ut och välj Skriv ut etiketter. Vill du printa ut en adresslista över kontakterna gör du som tidigare men klickar på Skriv ut och väljer sedan Adresslista. En Member- Export.pdf i Adobe Acrobat skapas då och du kan välja att öppna listan eller spara ner den på din dator Exportera NYTT! Använd sökfunktionen för att få fram de personer du vill exportera. Om du vill exportera alla medlemmar till Excel väljer du Exportera alla medlemmar till Excel. Då öppnas en Excelfil med personerna. Vill du bara exportera vissa personer kan du markera dem genom att sätta en bock i rutan till vänster om förnamnet. Sedan väljer du Exportera markerade medlemmar till Excel - då öppnas filen med de valda personerna. Du kan även Exportera markerade medlemmar till Excel, välj kolumn - då öppnas en dialogruta där du kan välja vilka kolumner som skall synas i filen. Vissa kolumner går inte att dölja och ett exempel på det är För- och efternamn. Nytt efter produktion maj 2013 är att Land, Idrottsid, Nationalitet, rollen Idrottsansvarig samt vilka Gruper/Lag/arbetsrum/Familjer som personen ingår i går att välja under Exportera markerade medlemmar till Excel, välj kolumn. Lägg till kontakt i grupp För att samla kontakter som hör ihop kan du dela in dem i grupper. För att koppla en kontakt till en grupp gör du så att du markerar den kontakt i sökresultatet som du vill koppla till en grupp

47 Det kan vara en eller flera kontakter. Har du inte någon grupp skapad väljer du Lägg till i ny grupp. Namnge gruppen och kommer du nu på att du vill lägga till fler personer i samma grupp så klickar du på Lägg till

48 Du kan då söka upp personer, kontakter eller grupper och välja att söka upp dem. Klicka i rutan Lägg till i grupp och klicka på Spara. Kontakten har nu sparats i den skapade gruppen. Vill du lägga till en kontakt i en redan skapad grupp väljer du Lägg till i befintlig grupp. Ta bort Använd sökfunktionen för att hitta kontakten och markera den du vill ta bort genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om namnet. Välj Ta bort. En varningsruta dyker upp för att försäkra dig att du verkligen vill ta bort kontakten. Klicka på OK i varningsrutan och kontakten tas bort. Skicka e-post Använd sökfunktionen för att få fram de kontakter vars e-postadresser du vill se. Markera dem du vill skicka till genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om förnamnet. Klicka på Skicka e-post. Ett nytt fönster öppnas med de markerade kontakter e-postadresser. Tänk på att kontakter du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. För att ta fram alla kontaternas e-postadresser klicka då på Skicka e-post till alla kontakter i listan. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C). Klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram

49 Roller Denna flik används för att skapa och lista roller att tilldela medlemmarna. Föreningen kan skapa roller, till exempel domare, och även koppla egenskaper till dessa roller, till exempel klädstorlek. Roller kan även skapas av RF och ert förbund. Skapa roll Klicka på Skapa roll. En dialogruta där du själv kan ange namn på den rollen samt ange vilken rollkategori den ska tillhöra. Det går även att lägga till en egenskap samt skriva en kort beskrivning av rollen. Ska du skapa flera rollegenskaper under samma roll klickar du direkt på Lägg till. Fyller i Rollegenskap och klickar på Spara. Se föreningens olika roller Klicka på knappen Sök. Då visas de roller som finns registrerade i din förening. Vissa roller är tillagda av RF och vissa av SF och dessa finns i medlemsregistret från början när sidan skapas. Under kolumnen Rollägare kan du se vem som skapat respektive roll. Du kan använda både de befintliga rollerna eller själv skapa nya. Från början finns också olika kategorier som rollerna tillhör. Det går inte att själv lägga till eller ta bort kategorier

50 Rollegenskaper Rollegenskaper kan användas för att notera information om medlemmar. Exempel på sådan information tröjstorlek. För att skapa sådan information måste du antingen lägga till denna egenskap på en befintlig roll eller skapa en ny roll. Under Lägg till rollegenskaper namnger du rollegenskapen samt väljer typtext. Spara. När rollegenskaperna är tillagda kan du via Utökad sökning under fliken Medlemmar få fram medlemmar med till exempel Tröja M. Du kan också skapa en rapport under fliken Statistik. Där kan du få ut ett Exceldokument med alla medlemmar som har en viss roll med en viss egenskap

51 Koppla roll på medlem Under Roller skapar du rollerna, men för att lägga till en roll på en medlem måste du gå till Medlemmar. Använd sökfunktionen för att hittat rätt medlem. Klicka på namnet och ett nytt fönster med personens uppgifter öppnas, gå ner till Roller. Under rullistan Idrotter väljer du om det är en roll på föreningen eller idrotten. Beroende på vad du väljer i rullistan kommer olika roller att visas. När rollen är funnen klicka i rutan framför aktuell roll och avsluta med Spara längst ner på sidan. Om du vill lägga till ytterligare en roll på samma person sätt då den rollen innan du sparar. Därefter klicka på Spara när alla roller är satta. För att se alla roller som en person har blivit tilldelad håller du musmarkören över Visa alla valda. En pratbubbla med alla roller personen har syns då. Lägg till adress på en roll Om du vill att en annan adress än folkbokföringsadressen skall vara kopplad till en specifik roll utgår du från Medlemmar, klickar in på personens profil, skrollar ner till Roller, klickar på det gröna krysset som finns till höger om den aktuella rollen. Nu kan du här välja att lägga till en annan adress än den som tidigare är registrerad. Välj Lägg till adress