Medlemsregister IdrottOnline Klubb Medlemsregister

Transkript

1 Uppdaterad Medlemsregister IdrottOnline Klubb Medlemsregister

2 Inledning IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och utvecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiServer, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion föreningarna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri. Utöver det kommer man vid behov kunna köpa tilläggsfunktioner. Utbildning SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hemsida, eller under fliken utbildning på Specialidrottsförbundens och distriktens hemsidor Här gäller detsamma som för föreningarna, även förbund och distrikt använder IdrottOnline. Information Löpande information gällande uppdateringar publiceras på Manualer Denna manual, Medlemsregister, beskriver hur administratörer och redaktörer kan arbeta med föreningens medlemsregister på IdrottOnline. Börja med att läsa de allmänna funktionerna och fortsätt sedan sida för sida. På finns ytterligare manualer: Kom igång, Arbeta med föreningens hemsida, Administrera rättigheter och Ansök om LOK-stöd. Operativsystem och webbläsare Administration av IdrottOnline Klubb sker bäst i PC-miljö och med webbläsaren Internet Explorer (IE8 och IE9), Firefox och Chrome. Andra webbläsare garanteras inte att IdrottOnline fungerar helt korrekt. Hjälp och support På finns en flik som heter Stöd för användare. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där finns exempelföreningar, frågor och svar, utbildning, manualer samt all övrig information. IdrottOnline Klubb Medlemsregister

3 Innehållsförteckning Funktioner 4 Medlemmar 5 Hantera sökresultatet 7 Kontakter 9 Hantera sökresultatet 9 Roller 10 Hantera sökresultatet 12 Licens 13 Grupper 13 Hantera sökresultatet 13 Avgift 15 Hantera sökresultatet 15 Föreningsrapport 17 Förbund 18 Statistik 18 Hantera sökresultatet 19 Föreningsinformation (tidigare klubbinfo) 20 Min sida 21 IdrottOnline Klubb Medlemsregister

4 Funktioner I medlemsregistret finns bland annat följande funktioner: Lägga upp nya medlemmar, Hantera befintliga medlemmar, Skapa grupper, Skriva ut etiketter, Automatisk uppdatering av adresser, Visa e-postadresser direkt från medlemsregistret, Skapa rapporter och Statistik. Logga in Gå in på din förenings IdrottOnline-sida. Klicka på hänglåset uppe i högra hörnet och logga in med dina inloggningsuppgifter (personnummer eller idrotts-id och lösenord). När du har loggat in kommer du som är administratör se fliken Medlemsregister i menyraden. Klicka där och medlemsregistret öppnas. För att se dina kontaktuppgifter klicka på fliken Min sida. Olika flikar Medlemsregistret består av ett antal flikar. Om du klickar på flikarna kommer det upp olika sökkriterier på sidan. I avsnitten som följer beskrivs vad du kan göra under de olika flikarna. Flersektionsförening Om din förening är en flersektionsförening finns det en viktig funktion höst upp på sidan när du klickat på en av flikarna. Här växlar du mellan att arbeta i huvudföreningen och i din sektions medlemsregister. Det är viktigt att tänka på då du till exempel söker föreningens ordförande. För att hitta den måste du söka i Föreningen. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 4

5 Medlemmar Denna flik används för att hantera medlemmar i föreningen och kräver fullständigt personnummer (10 siffror). Här kan du söka efter medlemmar genom att fylla i förnamn och efternamn i sökfälten i den övre delen av fönstret och klicka på Sök. Det går att söka på antingen en enskild medlem genom namn och födelseår, dels på alla som tillhör en familj, är aktiva inom en speciell idrott/ grupp eller har en speciell roll inom föreningen. Klicka på Utökad sökning för att se alla sökalternativ. Prova på personer är till för att kunna registrera personer som bara är med och testar idrotten några gånger utan att bli medlem i klubben. Prova på-personer kan redovisas som deltagare för LOK-stöd. men räknas tex inte i föreningsrapporterna. För att göra en prova på-person till medlem, klicka upp personen och klicka på fliken Gör till medlem som man finner till höger på sidan. Utökad sök Under Utökad sök kan du bla. välja att söka på vissa urval. I rullistan Sök urval kan du välja Ofullständiga uppgifter (det som var åtgärdslistan), medlemmar som inte är aktiva i en idrott, utländska medlemmar och Ständiga medlemmar. Andra val man kan göra är Avslutade medlemskap för att få upp alla avslutade medlemskap. Tänk på att enbart Sök medlemmar ska vara i bockad. Bocka ur Sök prova på-personer då inte denna ska var i bockad samtidigt för att sökningen ska fungera korrekt. Ska du istället söka få fram alla avslutade prova på-personer klicka då i Avslutade prova på-personer och ha Sök prova på-personer i bockat. Visa alla föreningens medlemmar/prova på-personer I rullistan Idrotter kan du välja antingen Föreningen eller en Specifik idrott. Väljer du föreningen visas samtliga medlemmar i föreningen. Väljer du en specifik idrott visas endast medlemmar i den idrotten. Klicka på Sök. Står man på föreningen och lägger in en medlem utan fullständigt personnummer hamnar han/hon i medlemsregistret då medlemmen inte är kopplad till någon idrott utan enbart i föreningen. Men står man på en specifik idrott och lägger in en medlem utan fullständigt personnummer hamnar han/hon i medlemsregsitret men med ett rött utroppstecken framför. Medlemmen tillhör en idrott och då krävs det fullständigt personnummer. Väljer man att personen ska vara prova på-person hamnar ett grönt P framför namnet. Kontaktuppgifter som är synliga eller dolda Under e-post, telefon och gatuadress kan man välja att ha dessa uppgifter synliga eller inte Visa inte - uppgifterna visas endast i medlemsregistret och ej på sidan Synlig i organisationen - uppgifterna visas på hemsidan för de som loggar in sig på sidan Synlig - uppgifterna visas på hemsidan för alla som surfat till sidan (dvs man behöver inte vara inloggad på sidan för att se dem). Lägga till målsman på en medlem Se avsnittet Lägg till ny medlem/prova på-person (sid 6) IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 5

6 Lägg till en ny medlem/prova på-person Klicka på knappen Ny medlem och fyll i personnummer (ÅÅÅÅMMDD-XXXX eller ÅÅMMDD-XXXX). IdrottOnline söker då efter om personen redan finns i systemet. Välj Gå Vidare. Fyll i kontaktuppgifter som krävs och sedan markera vilka idrotter medlemmen är aktiv i och välj sedan om personen ska ha några roller och rollegenskaper. Man kan koppla målsman på en person som är minderårig. Klicka på Lägg till målsman och fyll i kontaktupp-gifter. Här kan du lägga in en eller flera målsmän för medlemmen. Om du kryssar i Använd som detta barns adress/kontakt kommer kontaktuppgifterna att visas för medlemmen i exporter, adresslistor etc. Lägger du in flera målsmän och kryssar i Använd som detta barns adress/kontakt för mer än en målsman, kommer medlemmen att finnas på två rader i exporter, adresslistor etc. med de olika målsmäns kontaktuppgifter på respektive rad. Om du lagt till fler än en målsman kommer första val att synas i gruppexport. Den målsmans uppgifter som markeras som Första val är de kontaktuppgifter som syns i sökresultatet under fliken Medlemmar då man söker fram medlemmen.obs! E-postadressen för målsman kommer inte att användas vid utskick av inloggningsuppgifter till IdrottOnline. För inloggningsupp-gifterna används e-postadressen som är angiven för medlemmen själv. Avsluta med Spara. Är medlemmen en prova på-person, klicka på Ny medlem, fyll i personnummret och därefter klicka i Prova på-person som du finner under personnummret (se första bilden). Importera medlemmar För att importera medlemmar behöver du fylla i en importfil i excelformat. Den laddar du ner genom att klicka på Ladda ner importfil, väljer öppna och fyller i formuläret. Här fyller man i förnamn, efternamn, kön, personnummer ÅÅÅÅMMDD-XXXX eller ÅÅÅÅMMDD, gatuadress, postnummer och land. Se till att importfilerna aldrig innehåller fler än 100 st namn. Sedan sparar du filen på din dator genom att klicka på Arkiv och Spara som. När importfilen är komplett klickar du på Importera medlemmar i medlemsregistret och letar upp din excelfil och klickar på ok. Viktigt att tänka på att inte kopiera över uppgifterna från något annat system utan att man skriver ner dessa i excelarket annars kan fel uppstå vid importen. De inringade kolumnerna är obligatoriska. OBS! Om ni är på Föreningen och skall importera in personer utan fullständigt personnummer hamnar medlemmen i medlemsregistret. Står ni på en specifik idrott och lägger in en medlem utan fullständigt personnummer hamnar medlemmen i medlemsregsitret med ett rött utroppstecken framför sig. Om vissa medlemmar inte importeras korrekt får man upp ett meddelande varför importen inte gick igenom och vad som saknas på specifik medlem. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 6

7 Hantera sökresultatet under medlemmar Ändra en medlems, Prova på-person uppgifter Använd sökfunktionen för att hitta rätt person och klicka på namnet så att personens uppgifter öppnas i ett nytt fönster. Klicka på de olika knappar för att se vad som är registrerat. Du kan också markera en medlem och klicka på Ändra medlem och gör dina ändringar. Behöver man ändra flera medlemmar samtidigt, klicka på knappen Ändra medlemmar. Vi rekommenderar att ändra på max 20 st samtidigt. Ändra roller Se avsnittet roller (sid 12). Skriv ut Skriv ut etikett till en specifik medlem För att skriva ut etikett för en person så söker du först fram den personen. Om din sökning ger flera resultat så kryssar du i rutan till vänster om personen som du vill skriva ut en etikett för. Klicka på Skriv ut etiketter. Då öppnas MemberExport.pdf i pdf-läsare med den önskade etiketten. Skriv ut etiketter till alla medlemmar Tryck på Skriv ut etiketter för alla medlemmar i menyrad ovanför sökresultatet. Adresslista För att få ut en adresslista markerar du först de medlemmar vars adresser du vill ha med i listan. Klicka sedan på Adresslista. Då skapas MemberExport.pdf med den önskade adresslistan. Du kan antingen välja att öppna listan eller att spara ner den på din dator. Om en person har valt att använda båda sina målsmäns adresser (under fliken Målsman) kommer två rader att skrivas ut för just den personen. Exportera till Excel Använd sökfunktionen för att få fram de personer du vill exportera. Om du vill exportera alla medlemmar till Excel väljer du Exportera alla medlemmar till Excel. Då öppnas en Excelfil med personerna. Vill du bara exportera vissa personer kan du markera dem genom att sätta en bock i rutan till vänster om förnamnet. Sedan väljer du Exportera markerade medlemmar till Excel - då öppnas filen med de valda personerna. Du kan även Exportera markerade medlemmar till Excel, välj kolumn - då öppnas en dialogruta där du kan välja vilka kolumner som skall synas i filen. Vissa kolumner går inte att dölja och ett exempel på det är För- och efternamn. Swedbank e-bokföring För att föreningen ska kunna använda sig av e-bokföriningstjänsten måste ni ha ett konto hos Swedbank. E-bokföring Välj Exportera medlemmar för e-bokföring i menyraden ovanför sökresultatet. Du skapar nu en fil med medlemmarna som du ska spara. Välj nu Swedbank e-bokföring. Du kommer då att få upp Swedbanks hemsida och kan därifrån logga in i e-bokföriningstjänsten med hjälp av de uppgifter som du erhållit från Swedbank. Väl inne i e-bokföriningstjänsten läser du in filen och kan starta processen med att avisera diverse uppgifter. OBS: I ett senare skede kommer medlemmarna att inhämtas med automatik från medlemsregistret. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 7

8 Lägg till i grupp Man kan koppla en medlem till ny grupp. Klicka på Lägg till i ny grupp, välj därefter grupptyp Grupp eller Lag tryck därefter Ok och namnge gruppen. Därefter kopplar man medlemmen till gruppen precis så som man gör när man skapar en grupp. Se avsnittet Grupp (sid 13). Man kan även koppla en person till en befintlig grupp, Klicka på Lägg till i befintlig grupp välj vilken grupp medlemmen ska tillhöra och klicka därefter på Nästa och på Spara. Avsluta medlemskap Sök upp medlemmen som skall avslutas och bocka i rutan till vänster om namnet, tänk på att i rullisten Idrotter längst upp på sidan ska det stå Föreningen. Klicka sedan på Avsluta medlemskap eller så kan man söka upp medlemmen och klicka upp personen gå sedan ner på sidan till Avsluta medlemskap, bocka för den lilla rutan och välj Avsluta vilket betyder att du avslutar medlemskap i föreningen men det går att söka fram medlemmen under utökad sökning. Om du väljer Avsluta och ta bort så förvinner medlemmen från registret och personen går ej att söka fram. Klicka sedan på Spara. Skicka e-post Använd sökfunktionen för att få fram de medlemmar du vill se e-postadresser till. Markera dem du vill skicka till genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om förnamnet. Klicka på Skicka Epost. Ett nytt fönster öppnas med de markerade medlemmarnas e-postadresser. Tänk på att medlemmen du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C) och klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram. Skicka inloggningsuppgifter från medlemsregistret Administratören i föreningen kan skicka inloggningsuppgifter till de medlemmar som sedan tidigare har ett inlogg samt har en registrerad e-postadress i organisationen. Börja med att söka fram medlemmen. Klicka på medlemmens Föreller Efternamn i sökresultatet och klicka därefter på knappen Skicka inloggningsuppgifter. Inloggningsuppgifter skickas då till den e-postadress som angivits i medlemsregistret. Visa alla personer med ofullständiga uppgifter Under Utökad sök finner du Sök urval. Välj i rullisten Personer med ofullständiga uppgifter och klicka på Sök. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 8

9 Kontakter Fliken Kontakt innehåller inte medlemmar utan personer som ändå kan vara bra att få tag i till exempel sponsorer, markägare, föräldrar eller den som står i föreningens kiosk. Sök bland föreningens kontakter Fyll i önskad information i sökfälten och klicka på Sök. Skapa kontakt Välj Skapa kontakt, som du hittar i det oranga fältet till vänster av sidan. Fyll i antingen För- och Efternamn eller Organisation (eller både och) och klicka på Sök dubblett. Antingen dyker en dubblett upp som du kan välja eller väljer du Ingen av ovanstående gå vidare. Fyll i uppgifterna och kontaktuppgifterna och klicka sedan på Spara. Hantera sökresultatet under kontakter Skriv ut Skriv ut etiketter till alla kontakter- Tryck på Skriv ut etiketter för alla kontakter i menyrutan till höger. Adresslista- För att få ut en adresslista markerar du först de medlemmar vars adresser du vill ha med i listan. Klicka sedan på Adresslista. Då skapas MemberExport.pdf i Adobe Acrobat med den önskade adresslitan. Du kan antingen välja att öppna listan eller att spara ner den på din dator. För att exempelvis kunna tilldela en medlem rollen Ordförande, eller för att medlemmar ska räknas med i statistiken (se avsnittet Statistik) måste de ha fullständiga uppgifter och alltså inte ha ofullständiga uppgifter och vara markerade med ett rött utroppstecken. Exportera till excel Använd sökfunktionen för att få fram de kontakter du vill exportera. Om du vill exportera kontakter väljer du: Exportera kontakter till Excel- Då öppnas en Excelfil med kontakter. Exportera kontakter till Excel, välj kolumn - Då öppnas en dialogruta där du kan välja vilka kolumner som skall synas i filen. Vissa kolumner går inte att dölja. Ett exempel på det är För- och efternamn. Lägg till i grupp Man kan koppla en kontakt till ny grupp. Klicka på Lägg till i ny grupp, välj därefter grupptyp Lag eller Grupp tryck därefter Ok och namnge gruppen. Därefter kopplar man personer till gruppen precis så som man gör när man skapar en grupp. Se avsnittet Grupp (sid 13). Man kan även koppla en kontakt till en befintlig grupp. Klicka på Lägg till i befintlig grupp välj vilken grupp kontakten ska tillhöra och klicka därefter på Nästa och på Spara. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 9

10 Ta bort en kontakt Använd sökfunktionen för att hitta kontakten och markera den du vill ta bort genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om namnet. Välj Ta bort i fliken upp under texten sökresultat. En varningsruta dyker upp för att försäkra dig att du verkligen vill ta bort kontakten. Klicka på OK i varningsrutan och kontakten tas bort. Skicka e-post Använd sökfunktionen för att få fram de kontakter vars e-postadresser du vill se. Markera dem du vill skicka till genom att sätta en bock i den vita rutan till vänster om förnamnet. Klicka på Skicka e-post. Ett nytt fönster öppnas med de markerade kontakter e-postadresser. Tänk på att kontakter du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. För att ta fram alla kontaternas e-postadresser klicka då på Skicka e-post till alla kontakter i listan. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C). Klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram. Roller Denna flik används för att kunna skapa och lista roller att tilldela dem till medlemmarna. Föreningen kan skapa roller, till exempel domare, och även koppla egenskaper till dessa roller, till exempel klädstorlek. Roller kan även skapas av RF och sitt förbund. Se föreningens olika roller Klicka på knappen Sök till höger. Då visas de roller som finns registrerade i din förening. Vissa roller är tillagda av RF och vissa av SF och dessa finns i medlemsregistret från början när sidan skapas. Under kolumnen Rollägare kan du se vem som skapat respektive roll. Du kan använda både de befintliga rollerna eller själv skapa nya, se nedan. Från början finns också olika kategorier som rollerna tillhör. Det går inte att själv lägga till eller ta bort kategorier. Skapa en ny roll Klicka på Skapa roll i det orange fältet till vänster på sidan. Då öppnas ett nytt fönster där du själv kan ange namn på den nya rollen samt ange vilken kategori den ska tillhöra. Det går även att lägga till en egenskap samt skriva en kort beskrivning av rollen. Rollegenskaper Rollegenskaper kan användas för att notera information om medlemmar. Exempel på sådan information är skostorlek, allergier och prenumerant. För att skapa sådan information måste man antingen lägga till denna egenskap på en befintlig roll eller skapa en ny roll. Väljer man att skapa en ny roll, klickar man på Skapa roll, anger vilket namn rollen skall ha i fältet Roll. Under Kategori väljer man vilken typ av roll man skall ha. Under Lägg till rollegenskaper har man några val: Ja/nej, Integer (Heltal), Numerisk, Datum och Lista. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 10

11 När rollegenskaperna är tillagda kan man via Utökad sökning under fliken Medlemmar få fram medlemmar med till exempel skostorlek 37 eller alla som prenumerarar. Du kan också skapa en rapport under fliken Statistik (se avsnitt Statistik på sid 20). Där kan du få ut ett exceldokument med alla medlemmar som har en viss roll med en viss egenskap. Koppla roller till en medlem Under Roller skapar du rollerna, men för att lägga till en roll till en medlem måste du gå till Medlemmar. Använd sökfunktionen för att hittat rätt medlem. Klicka på namnet och ett nytt fönster med personens uppgifter öppnas, gå ner till fliken Roller. Under rullisten Idrotter väljer du om det är en roll på föreningen eller idrotten. Beroende på vad du väljer i rullisten kommer olika roller att visas. När rollen är funnen klicka i rutan framför aktuell roll och avsluta med Spara. Om du vill lägga till ytterligare en roll på samma person sätt då den rollen innan du sparar. Därefter klicka på spara när alla roller är satta. Rollen kommer då att visas tillsammans med övriga roller som personen har. På bilden till höger kan man se de olika egenskaperna som man kan sätta på rollen. Lägg till rollen ordförande på rätt person Föreningen kan bara ha en ordförande registrerad så börja därför med att se om någon ordförande finns registrerad. Detta ser man i den vita rutan Roller i föreningen till höger på sidan. Då en ordförande är ordförande för hela föreningen och inte bara för en viss sektion är det viktigt att Föreningen är vald i rullistan till vänster om rutan. Om du ska lägga till ordförande kan du både lägga till och ändra det i den vita rutan. Här kan du även lägga till/ ändra Kassör, Sekreterare och LOK- stödsansvarig. För att exempelvis kunna tilldela en medlem rollen Ordförande, eller för att medlemmarna ska räknas med i statistiken (se avsnittet Statistik) måste de ha fullständiga uppgifter och alltså inte ha ofullständiga uppgifter och vara markerade med ett rött utroppstecken. Lägg till adress på en roll Om man vill ha en annan adress än sin folkbokföringsadress på en roll som tex. ordförande, klicka då på ikonen som har ett kuvert med ett grönt kryss framför rollen. Då öppnas ett nytt fönster och du kan lägga in ny adress, avsluta med att klicka på OK. Viktiga roller inför LOK-stödsansökan När du loggar in i medlemsregistret har du en ruta till höger som heter Roller i föreningen. Där ser du om vissa roller är tillsatta då står namnet på personen där. Om det inte står något namn vid respektive roll och om texten är röd är rollen inte tillsatt. Vill du ta genvägen till att tillsätta dessa roller kan du klicka på Lägg till/ändra och följ instruktionerna. För att kunna ansöka om LOK-stöd måste man antingen ha rollen som Ordförande, Kassör eller LOK-stödsansvarig firmatecknare. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 11

12 Ändra roller på flera medlemmar samtidigt Gå till fliken Medlemmar. Använd sökfunktionen för att hitta de medlemmar som du vill ändra roll eller rollegenskap på. Markera dem genom att bocka i den vita rutan till vänster om namnet. Klicka sedan på Ändra roller, som du hittar i menyraden under texten sökresultatet. Ett nytt fönster öppnas där du genom att först välja Rollkategori kan leta upp den roll du önskar ändra. Då öppnas ett nytt fönster för att uppdatera medlemmar, där du bockar för de roller som du vill uppdatera och klickar på Spara. Hantera sökresultatet under roller Ta bort en roll Gå till fliken Roller igen. Använd utökad sökning för att hitta önskad roll. Markera den genom att sätta en bock i rutan till vänster om namnet. Klicka sedan på Ta bort. Bekräfta, och rollen kommer att tas bort ur föreningens rollista. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 12

13 Licens Om licenser kan du läsa i manualen Licensmodul som du hittar under Stöd för användare på Grupper För att lättare kunna söka upp och hantera medlemmar finns möjligheten att placera in medlemmar i grupper. Medlemmarna kan läggas in i grupper beroende på till exempel vilket lag eller åldersgrupp de tillhör. Om du söker efter en grupp kan du välja i rullistan Typ om det är ett lag, grupp eller familj. Vilken idrott det gäller, om man söker en specifik gruppansvarig eller ålder och därefter klicka på Sök. Då kommer grupperna upp i sökresultatet nedan. För att se alla grupper i föreningen klicka på Sök utan att skriva något i sökrutan. Då visas de grupper som finns registrerade, vem som är gruppansvarig samt en kort beskrivning av gruppen. Det går även att skriva i ett gruppnamn eller skriva i namnet på den gruppansvarige vars grupp du söker efter. Skapa en ny grupp, lag eller familj Klicka på Skapa grupp, Skapa lag eller Skapa familj till höger på sidan Ett nytt fönster öppnas där du kan fylla i gruppnamn, en kort beskrivning samt vilken idrott det gäller. Du kan söka både på förnamn, efternamn, kön, födelseår i intervall, kategori och roller. När du valt de kriterierna du önskar klicka på Sök. Markera den medlemmen du vill ha med i gruppen och klicka på den grå fyrkanten med en pil i till höger. Medlemmen flyttas då över till grupplistan. Leta upp samtliga medlemmar som du vill ha med i gruppen. Välj gruppansvarig genom att markera den personen och klicka på rutan Markera som gruppansvarig och spara. Koppla idrott till grupp Om man skapar en grupp kan man koppla den till en idrott genom att välja bland alternativen i rullistan Idrott. Om du vill koppla gruppen till huvudföreningen väljer du alternativet som listar Föreningen. Hantera sökresultatet Skriva ut etiketter När du ska skriva ut etiketter kan du välja om du vill använda hela gruppen eller endast den som är satt som ansvarig för gruppen. När du klickar på Skriv ut etiketter dyker det upp en ruta där du kan välja hela gruppen eller gruppansvarig. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 13

14 Exportera till gruppen När du ska exportera till Excel kan du välja att Exportera grupper till Excel eller Exportera grupper till Excel välj kolumner. Lägg till i grupp För att till exempel samla alla ungdomsgrupper i en och samma grupp bockar du för de aktuella grupperna och välj att dessa ska göras till en ny stor grupp genom att klicka på Lägg till i ny grupp. Om du vill att gruppen ska hamna i en annan grupp som redan finns klickar du på Lägg till i befintlig grupp. Sök sedan fram rätt grupp och klicka på gruppnamnet. Gruppen öppnas i ett nytt fönster där du kan se samtliga medlemmar i gruppen. Du söker efter ytterligare medlemmar i det vita fältet på samma sätt som i instruktionerna ovan. När namnet dyker upp i den vänstra rutan markerar du det. Klicka sedan på den grå rutan med pilar i. Medlemmen flyttas då över till grupplistan. Ta bort grupp Klicka på fliken Grupper och sök sedan för att få fram klubbens grupper. Markera den gruppen du vill ta bort genom att bock i den vita rutan till vänster om gruppnamnet.välj sedan Ta bort uppe till höger på sidan. Ett nytt fönster öppnas med en fråga för att försäkra att du verkligen vill ta bort gruppen. Klicka på OK och gruppen tas bort. Skicka e-post Använd sökfunktionen för att söka fram grupperna. Markera de grupper vars medlemmars e-postadresser du vill visa. Klicka på Skicka e-post. Ett nytt fönster öppnas med de markerade medlemmarnas e-postadresser. Tänk på att medlemmen du vill skicka till måste ha en registrerad e-postadress. Markera samtliga adresser och kopiera dem (Ctrl+C).Klistra in dem (Ctrl+V) direkt i adressraden i ditt e-postprogram. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 14

15 Avgifter Under Avgifter kan man hantera olika typer av avgifter till exempel: medlemsavgifter eller medlemsnivåer (junior, senior med flera). Se vilka avgifter som finns i föreningen Välj fliken Avgifter och markera Hantera avgiftstyper. Klicka på Sök och alla avgifter som finns i er förening listas under Sökresultat. Skapa avgift Klicka på fliken Avgifter och sedan på Skapa avgift eller Skapa medlemsnivå. Namnge avgiften, ange kortnamn och beskrivning (valfritt) samt ett numeriskt värde i fältet Avgift (tex. storleken på avgiften) om så önskas. Klicka sedan på Spara. För att se avgiften söker du fram den enligt det tillvägagångssätt som beskrivs i ovanstående stycke. För att sedan markera de medlemmar som ska betala medlemsavgiften: Klicka på Hantera avgifter/medlemsnivåer. Välj kategori (avgift eller medlemsnivå) och avgift under Avgiftstyp och ange därefter sökkriterier för att hitta medlemmarna som ska betala avgiften. Klicka därefter på Sök så visas medlemmarna i sökreslutatet. Kryssa för vilka personer som skall betala avgiften genom att kryssa i rutan i kolumnen med avgiftens namn. Klicka sedan till höger i vita fältet Spara ändringar, så sparas ändringarna. Du kan även lägga till en kommentar genom att skriva in text i fältet Lägg till kommentar på respektive medlem i sökresultatet. Vill du markera alla medlemmar, kryssa i rutan framför avgiften. När medlemmarna har betalt avgiften söker du fram medlemmen och kryssar i rutan som ligger i kolumnen Betald och avslutar med att Spara ändringar. Hantera sökresultatet under hantera avgiftstyper Passivisera avgift För att passivisera en avgift söker du först fram avgiften under Hantera avgiftstyper, markerar den och klickar på Ta bort och därefter på Passivisera. Ta bort avgift För att ta bort en avgift söker du först fram avgiften under Hantera avgisftstyper, markerar den och klickar på Ta bort och därefter på Ta bort. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 15

16 Medlemsnivå Under denna flik kan du bland annat skapa medlemsnivåer för din förening. Medlemsnivå kan man även beskriva som en typ av medlemskap, till exempel junior eller senior. Om man markerar detta på medlemmarna följer det med när man ska använda sig av e-bokföring i Swedbank. Man kan även skapa listor utifrån att medlemmen är uppmärkt med en viss typ av medlemsnivåer. Se vilka medlemsnivåer som finns i föreningen Välj fliken Avgifter och klicka i Hantera avgiftstyper. Välj under kategori Medlemsnivåer. Klicka sedan på sök så visas alla medlemsnivåer som finns i föreningen under sökresultatet. Skapa medlemsnivå För att skapa medlemsnivå söker du först fram medlemsnivån under Hantera avgifter/medlemsnivåer, markerar den och klickar på Ta bort och därefter på Passivisera. Hantera sökresultatet Passivisera medlemsnivå För att ta bort en medlemsnivå klicka på Passivisera markerade avgiftstyp i vita rutan till höger. Hantera avgifter/medlemsnivåer Här kan du söka fram alla avgifter eller medlemsnivåer som är skapade och tillsätta dem på medlemmarna i föreningen. Under Utökad sök kan du göra olika val. Under Kategori väljer du avgiftstyp eller medlemsnivå och under Avgiftstyp väljer du vilken avgift eller medlemsnivå du vill tilldela. Därefter klickar du på Sök. Då kommer medlemmarna upp och du kan bocka för vilka som ska ha avgiften/medlemsnivån och avsluta med Spara ändringar. Hantera sökresultatet under hantera avgifter/medlemsnivåer Exportera markerade avgifter till Excel Under Hantera avgifter/medlemsnivåer kan man Exportera avgifter till Excel. Du kan välja att Exportera markerade medlemmar till Excel eller Exportera markerade medlemmar till Excel- Välj kolumner. Du får då ut en lista på alla medlemmar med en kolumn där du kan se vilka som har betalat och inte. För att exportera gör du på samma sätt som exempelvis under fliken Personregister, det vill säga markerar de medlemmar som ska exporteras och klickar på Exportera markerade avgifter till Excel. Om du inte markerar vilka du vill se exporteras alla som ska betala avgiften. Du kan också använda Exportera markerade avgifter till Excel- Välj kolumner för att själv välja vilka kolumner som ska exporteras. OBS! Det är endast personer som har avgiften som exporteras Spara ändringar Vid ändringar klicka på knappen Spara ändringar för att spara ändringarna. Betalda eller obetalda avgifter i medlemsregistret Under fliken Medlemmar kan man också se vilka avgifter som medlemmen har betalat eller inte betalat. Sök efter medlemmen, klicka upp medlemmen och klicka på fliken Avgifter/Medlemsnivåer. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 16

17 Föreningsrapport Föreningen kan generera en rapport som utgår från underlaget i Medlemsregistret. Rapporten kan skickas till SF för föreningen specifika idrotter. Idrotten väljer du i rullistan, se bild ovan. Klicka på Skapa föreningsrapport, som finns längst ner på sidan. Längst ner på sidan ser du tidigare inskickade föreningsrapporter till SF. Medlemmar som ligger i medlemsregistret med ofullständiga uppgifter (de med ett rött utropstecken framför sig) kommer inte med i rapporten. Ordförande, kassör och sekreterare är obligatoriska uppgifter att rapportera och dessa tillsätts i medlemsregistret och förs automatiskt in i föreningsrapporten. Antal medlemmar som visas är lika med de antal personer som är registrerade som medlemmar i Medlemsregistret och markerade som aktiva i idrotten. Antal ledare är samtliga som redovisas under kategorierna: Organisationsledare, Aktivitetsledare och Funktionärer i den aktuella idrotten. Uppdateringar av personer i medlemsregistret korrigeras i föreningsrapporten fram till dess att den skickas. För att ändra antalen i medlems- och ledarstatistiken är det möjligt att skriva över de siffror som redan står i tabellerna. Väljer du att ändra dessa uppgifter manuellt och sparar kan du när du öppnar upp rapporten igen antingen använda uppgifterna du skrivit manuellt eller klicka på fliken Hämta antal medlemmar från medlemsregistret. Då hämtas informationen upp direkt från medlemsregistret. Skicka föreningsrapporten till SF För att skicka rapporten klickar du på knappen Skicka till SF, en knapp som du hittar längst ner i rapporten. När du klickar på knappen ändras också föreningsrapportens status till skickad i fältet Status. Rapporten kan även sparas utan att skickas och då klickar man på knappen Spara föreningsrapport och kan därmed skicka in den vid ett senare tillfälle. SF-specifika frågor i föreningsrapporten Ett SF kan lägga till frågor specifika för just er idrott. Om ert SF lagt till någon fråga syns den när du öppnar er föreningsrapport. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 17

18 Förbund Ge förbunden tillåtelse att administrera medlemsnivåer Klicka på fliken Förbund. Markera Ja genom att klicka i den lilla vita cirkeln till höger om Ja om du vill tillåta förbund att uppdatera personuppgifter eller på Nej om du inte vill ge tillåtelse. Statistik Statistikfliken visar statistik över din förening. Personer som finns registrerade med ofullständiga personuppgifter (de med rött utropstecken), Prova på samt Kontakter inkluderas inte i statistiken Skapa egen statistik Välj fliken som heter Statistik. Under tabellerna finns funktioner för att skapa egen statistik. Välj först en Rollkategori och välj sedan en Roll. Välj åldersintervall genom att fylla i önskat åldersintervall (till exempel 10-18). Du kan lägga till flera åldersintervaller genom att klicka på Lägg till åldersintervall. Klicka på Skapa tabell. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 18

19 Skapa egen rapport För att kunna skapa en rapport måste du klicka på fliken Statistik. När du skapat rapporten öppnas den antingen i Excel eller Notepad beroende på vilket format du valt. Den är personifierad, dvs inga namn eller personuppgifter kopplas till resultatet. Döp din rapport, välj Rollkategori, Roll och rollegenskap på det som ska ingå i rapporten. Även här kan du välja om rapporten ska gälla hela föreningen eller en specifik sektion. Längst ner finns frågan: Välj filformat och där väljer du antingen Excel eller Text. Klicka sedan på Skapa rapport.tidigare skapade rapporter ser du längst ner på sidan under Rapporter. Uppdatera sedan med knappen Uppdatera. Så ser du när rapporten är färdigskapad. Hantera sökresultatet Ta bort rapporter För att ta bort skapade rapporter, markera den rapport som skall tas bort och klicka på knappen Ta bort rapport. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 19

20 Föreningsinformation (tidigare klubbinfo) För att se denna flik i din toppbar behöver du först se till att du har någon av behörigheterna Interna sidor, Administratör eller Redaktör och utöver det även rollen Klubbadministratör. Behörigheterna tilldelas i Åtgärdsfönstret och för att tilldela personen rollen Klubbadministratör gå in i medlemsregistret, sök upp personen och under Roller välj Klubbadministratör och sedan Spara. Under fliken Föreningsinformation kan du se och uppdatera föreningens uppgifter. Exempel på sådana uppgifter är: Klubbadress, Bildat datum, Telefon, Hemsida, Kansliets öppettider, Konto, Organisationsnummer och Styrelsemedlemmar. OBS! Organisationsnummret läggs in en gång, behöver man byta ut nummret, kontakta helpdesk@rf.se Ändra uppgifter Längst upp på sidan kan du välja om du vill arbeta med hela föreningen eller bara en viss sektion. Klicka på Ändra uppgifter. Ett nytt fönster öppnas där du kan ändra föreningens uppgifter. Överst är hela föreningen och under huvudföreningen ser du den sektion du har valt. Valde du Föreningen ser du samtliga sektioner. Ändra de uppgifter du vill och klicka sedan på Spara och avsluta. För att ändra föreningens kontonummer var vänlig kontakta helpdesk@rf.se. Lägga in organisationsnummer När du ska lägga in ert organisationsnummer börjar du med att logga in på er föreningssida. Gå till fliken Föreningsinformation och klicka på Ändra uppgifter. Väl inne, klicka på fliken Organisationsnummer och skriv in dina uppgifter och avsluta med att Spara. För att ändra ert organisationsnummer skicka ett e-postmeddelande till Idrottsupporten på helpdesk@rf.se. Lägga in bankgironummer eller plusgironummer För att lägga in, ändra eller ta bort ett bankgironummer eller plusgironummer skicka ett e-postmeddelande till LOK- stödsgruppen på lok@rf.se. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 20

21 Min sida Under fliken Personlig information finner man sin folkbokföringsadress eller den adress man valt att bli kontaktad på, telfonnummer och kommunikation, så som e-postadress. Under fliken Lösenord ändrar du ditt lösenord. Under fliken Idrotter kan du se vilka idrotter du är aktiv inom. Under fliken Roller kan du se vilka roller du blivit tilldelad. Under fliken Medlemsinfo kan du se vilka organsiationer du är medlem i. Under fliken Licenser kan du se om du har några licenser. Under fliken Meriter och utmärkelser kan du se om du blivit tilldelad någon merit eller utmärkelse. Användarnamn Som användarnamn använder du i första hand ditt idrotts- ID som består av bokstavskombinationen IID samt en sifferkombination som är unik för dig. Det går även att använda ditt fullständiga personnummer (ÅÅMMDD- XXXX eller ÅÅÅÅMMDD-XXXX) som användarnamn. Det går inte att ändra ditt användarnamn. Ändra lösenord På Min sida finns en flik som heter Lösenord. Klicka på Lösenord här har du möjlighet att byta till ett lösenord som du kommer ihåg. (Lösenordet måste innehålla minst en siffra.)fyll i ditt nuvarande lösenord, ditt nya och bekräfta ditt nya innan du klickar på Ändra lösenord. Glömt lösenord Om du glömt ditt lösenord kan du få ett nytt från föreningens hemsida. Klicka på Glömt lösenordet? och ett nytt fönster öppnas där du får fylla i ditt personnummer samt ange den e-postadress som du använt dig av i IdrottOnline förut. Klicka på Skicka och du får ett mejl med instruktioner om hur du aktiverar ett nytt lösenord. OBS: Om du inte vet vilken e-postadress du har angivit, det vill säga att du får ett felmeddelande när du ansöker om ett nytt lösenord, får du kontakta föreningens huvudadministratör som via medlemsregistret kan se vilken e-postadress du tidigare angivit. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 21

22 Låsa upp konto Om du fyller i fel lösenord tre gånger måste du antingen vänta i 30 minuter innan du kan prova igen eller låsa upp kontot genom att begära ett nytt lösenord. Då ser inloggningsfönstret ut så här: Klicka på Lås upp konto och ett nytt fönster öppnas där du genom att fylla i ditt personnummer samt den mejladress du har angivit låser upp ditt konto. Om du misslyckas med inloggningen så kan du läsa Vanliga inloggningsproblem för att få några tips du kan använda dig av. Olika kontaktuppgifter för olika roller Om du har olika roller och vill ange olika kontaktuppgifter för respektive roll gör du så här: Gå in på Min sida och under fliken Roller klickar du på ikonen för rollen som adressen ska gälla för. Klicka på Lägg till adress. Fyll sedan den adress du vill ha för just den specifika roll du valt. Efter att uppdateringar genomförts klicka på Spara och stäng. Uppdateringarna gäller nu för specifika rollen. Administratören lägger till en adress för en specifik roll. Sök fram önskad person i medlemslistan och klicka på fliken Roller. Klicka på den aktuella rollen och fyll i adress och/eller telefon och/eller e-post för den specifika rollen. IdrottOnline Klubb Medlemsregister sid. 22