Manual för publicering och administration av gruppaktiviteter inom Landsbygdsprogrammet, uppdaterad

Transkript

1 1 (12) Manual för publicering och administration av gruppaktiviteter inom Landsbygdsprogrammet, uppdaterad Denna manual innehåller instruktioner för gruppaktiviteter inom Landsbygdsprogrammet. Man registrerar sitt företag, sina aktivitetsledare och sedan kopplar man dem till utbud (gruppaktiviteter) Man kan bara registrera utbud som inloggad användare men deltagare kan anmäla sig själva publikt. Innehåll Uppdateringar Logga in Användaruppgifter 2. Om företaget Om företaget Profilinformation Användare Aktivitetsledare 3. Översikt Kurs/Seminarier Översikt Mallar anmälningsformulär 4. Lägg till ny Kurs/Seminarium Utbudsformulär för Landsbygdsprogrammet Extern länk/programblad Lägg till karta Indikatorer 5. Publicering Publiceringsalternativ 6. Anmälningar Översikt Reservlista 7a. Rapportera LB-utbud Översikt Godkänna deltagarlista Rapporterade 7b. Rapportera LB-utbud Utbud att rapportera Målområde och inriktning Avgifter och ersättningar Förhandsgranska, slutföra och skicka in rapport

2 2 (12) Uppdateringar Publikt Karta som visar utbud Karfunktionen är uppdaterad och nu visas kartbilden under kalendern. När ni registrerar aktiviteter använd funktionen lägg till karta så ofta ni kan. Kartan ger en överskådlig bild på var utbuden finns för våra besökare. Påminnelse med SMS Anmälningsformuläret innehåller ett fält med Mobiltelefon. Från fältet Mobiltelefon skickas det med automatik en påminnelse via SMS 48 timmar innan aktiviteten startar. Reservlista Om man vill anmäla sig till ett utbud men antalet deltagare är fulltecknat kan man lägga sig på en reservlista. Reservlistan kan ni nå som inloggad administratör under utbudets deltagare. Där kan ni välja att anmäla deltagare på reservlistan. E-pren Nu kan man välja från vilket län man vill ha E-pren. Utbudsformulär Lägg till ny aktivitetsledare Nu kan man lägga till nya aktivitetsledare direkt från utbudsformuläret. Nya uppgifter att registrera i utbudsformuläret I utbudsformuläret finns det två nya fält, Företag/Organisation och Plats där aktiviteten äger rum. Deltagaravgifter och kost Nu kan man registrera Därav kost i utbudsformuläret. Därav kost dras av från deltagaravgiften i rapporten Rekvisition/Faktura. Duplicera utbud När man duplicerar ett utbud följer texter med till det nya utbudet. Det nya utbudets formulär öppnas och fälten Startdatum, Starttid, Sista anmälningsdag, Kostnad för deltagaren och ev. karta måste fyllas för att fortsätta. Aktivitetsledare och kontaktuppgifter Under fältet för Aktivitetsledare kan man registrera telefonnummer. Detta telefonnummer syns publikt för att underlätta kontakt för den som är intresserad och har frågor. Anmälningsformulär Fakturaadress Många deltagare som anmäler sig till en aktivitet arbetar på samma företag eller också har de en annan adress som fakturan ska skickas till. Anmälningsformuläret är uppdaterat med uppgifter för fakturaadress. Anmälningsformulär med egna fält Nu kan man komplettera anmälningsformuläret med egna fält. Rapporter Deltagaravgifter och kost Kost dras av från deltagaravgiften i rapporten Rekvisition/Faktura.

3 3 (12) 1. Logga in Användaruppgifter För att logga in besök och fyll i ert användarnamn och lösenord. Användaruppgifter får ni genom att besöka och klicka på fliken för kunskapsföretag. Ange era uppgifter och välj abonnemang standard. För andra frågor skicka ett e-post till admin@kompass.lrf.se. 2. Om företaget Kontaktinformation Klicka på länken om företaget och fyll i er kontaktinformation. Det är viktigt att alla fälten blir korrekt ifyllda. Uppgifterna är underlag till rekvisition av medel för era kompetensutvecklingsinsatser i LBprogrammet. Profilinformation Beskriv ert företag med referenser och kompetensområden. Dessa uppgifter visas publikt för att besökaren ska få en uppfattning om ert företag. Vill ni använda flera profiler (avdelningar) i ert företag, klicka på Lägg till ny. När man publicerar sin aktivitet kan man välja vilken profil som ska visas i företagsinformationen. Längst ned på sidan kan ni klicka på en länk för att lägga till bilder.

4 4 (12) Användare En användare är en person som ni har tilldelat användarnamn och lösenord. Ni kan lägga till så många som helst men tänk på att de hanterar sina uppgifter med försiktighet. Det är inte bra om uppgifterna kommer i orätta händer Här kan ni också skicka gruppmail till alla användare. Genom att klicka på lägg till ny användare kan ni lägga till nya användare. Ange namn på användaren och ett användarnamn med minst sex tecken. Behörighet fullständig, e-post och klicka på Nytt lösenord för att få ett nytt lösenord. Användare kan delas in i dem som har behörighet att bara registrera utbud och godkänna anmälningar/deltagare, respektive de som också kan rapportera. Meddela på admin@kompass.lrf.se vilka som ska ha behörighet att rapportera. Aktivitetsledare Aktivitetsledaren är den person som är ansvarig för aktivitetens genomförande. Klicka på lägg till ny för att lägga en aktivitetsledare. Fyll i uppgifterna och klicka på spara. Det är viktigt att alla fälten blir korrekt ifyllda. Uppgifterna är underlag till rekvisition av medel för era kompetensutvecklingsinsatser i LB-programmet

5 5 (12) 3. Översikt Kurs/Seminarier Översikt Här ser du en översikt av alla utbud. De Aktuella visas som standard men man kan även se de genomförda aktiviteterna genom att välja Genomförda i rullistan uppe till vänster. Alla aktiviteter får en egen utbudskod. Koden är unik och varje aktivitet får sin egen Internetadress. Aktivitet med utbudskod 6163 kan nås via Genom att byta ut siffrorna i länken med en annan utbudskod får du en länk till den specifika aktiviteten. Länken kan du placera lite var du vill, på din hemsida eller bifoga i en e-post. Vill du söka ett speciellt utbud via utbudskod, skriv in koden och klicka på Sök. Vill du sortera i listan, klicka på kolumnrubriken. Länken Anmälningsstatistik omfattas inte av denna manual och länken Rapportera LB-utbud finns att läsa om i kapitel 6. Rapportera LB-utbud. Klicka på pennan för att redigera ditt utbud om något blivit fel eller om du vill ta bort det. Finns det anmälda till aktiviteten kan man inte redigera alla fält och man kan inte ta bort aktiviteten. Vill du radera aktiviteten måste du först radera alla anmälningar. Klicka på publiceringsalternativ och du ser var aktiviteten publiceras. När man duplicerar ett utbud följer texter med till det nya utbudet. Det nya utbudets formulär öppnas och fälten Startdatum, Starttid, Sista anmälningsdag, Kostnad för deltagaren och ev. karta måste fyllas för att fortsätta. På ikonen anmälningar ser man de som har anmält sig. Man kan ta bort och lägga till nya anmälningar och redigera de som redan är anmälda. Om du vill se hur din aktivitet ser ut publikt, klicka på ikonen för att förhandsgranska.

6 6 (12) Mallar anmälningsformulär För aktiviteter inom Landbygdsprogrammet finns det en standardmall för anmälningar. Mallen kan ändras genom att man lägger till underformulär via länken Mallar anmälningsformulär i översikten. LB Standardformulär innehåller dessa fält (* Obligatoriska fält) -Förnamn* -Efternamn* -Gatuadress* -Postnummer* -Ort* -E-post -Särskilda önskemål -Personnummer* -Mobiltelefon I anmälningsformuläret kan den som anmäler sig ange en annan fakturaadress. Klicka på länken Ange ev. en annan fakturadress.

7 7 (12) 4. Lägg till ny Kurs/Seminarium Utbudsformulär för Landsbygdsprogrammet Börja med att ange Ja vid valet Utbud inom Landsbygdsprogrammet. Genom att ni anger Ja kommer indikatorer kopplade till Landsbygdsprogrammet att visas längre ner i formuläret. Ge aktiviteten ett namn och välj en passande kategori. Kategori kan man senare använda för att söka passande aktivitet i publika kompass. Alla datumfält har formatet ÅÅÅÅ-MM-DD och ej ifyllda fält syns inte publikt. Fältet för max antal deltagare är satt till 10 men kan redigeras. Nu finns det möjlighet att lägga sig på en reservlista om antalet skulle passeras. Läs mer om det i avsnitt 6. Anmälningar. Fältet Telefonnummer aktivitetetsledare visar aktivitetsledarens telefonnummer publikt och gör det lättare för deltagaren att komma i kontakt med den som ansvarar för utbudet. Tänk på att vara kort och precis i fälten Ingress och Innehåll. Extern länk/programblad I utbudsformuläret kan du länka till en hemsida eller ladda upp ett programblad eller annan fil som hör ihop med aktiviteten. När du ska länka till en hemsida ska adressen börja med Länken namn och den uppladdade filen syns publikt som en klickbar länk. Lägg till karta Klicka på länken Lägg till karta för att lägga till en karta. Funktionen använder du så att dina anmälda deltagare hittar till platsen där aktiviteten ska genomföras. Du kan döpa länken till var du vill men lämpligt är att döpa den Hitta till [Plats]. Flytta markeringen genom att klicka på den plats på kartan där markeringen ska vara. Det går inte att dra markeringen dit du vill ha den. Detaljerad beskrivning/information kan visas i pratbubblan vid markeringen. Det går inte att skriva direkt i pratbubblan utan den aktuella beskrivning matas in i ett textfält.

8 8 (12) Indikatorer I landsbygdsprogrammet ska du ange flera indikatorer. -Målområden -EU-målgrupp -EU-inriktning -Certifikat -Aktivitetsledare (telefonnummer till aktivitetsledare) -Företag/Organisation -Län där aktiviteten äger rum -Typ av aktivitet Klicka på pilen för att göra dina val. Tänk på att du måste ange aktivitetsledare.

9 9 (12) 5. Publicering Publiceringsalternativ När du har skapat din aktivitet och klickat på spara kommer du till Publiceringsalternativ. Här börjar du med att ange nyckelord för att underlätta sökning i publika kompass. Kompass letar igenom all text men det kan var ord som inte finns i texten men ska vara sökbara för just denna aktiviteten. Anger du flera sökord, avgränsa med kommatecken. Välj vilken län aktiviteten tillhör. Funktionen språk används inte i Landsbygdsprogrammet. Som du kommer ihåg sedan tidigare i manualen använder vi LB Anmälningsformulär som standard. Om du via e-post vill ha en avisering varje gång någon anmäler sig, skriv in din e-postadress i fältet E-postavisering vid anmälningar. Lämnas detta fält tomt får du ingen avisering. Välj vilken profil och företagspresentation du vill använda. 6. Anmälningar Översikt Alla som anmäler sig till utbud, själva eller genom annan, lagras. Du kan när du vill logga in, gå till översikten och klicka på ikonen anmälningar Här kan du se vilka som har anmält sig och exportera deltagare till MS Excel. Vill ni ha egna rapporter skicka ett e-post till admin@kompass.lrf.se Reservlista I utbudsformuläret finns ett fält för max antal deltagare. I fältet för max antal deltagare skriver ni in hur många deltagare ni kan ha som mest. Den som anmäler sig till ett utbud där max antal deltagare har passerats får en fråga om de vill lägga sig på en reservlista. Väljer de Ja hamnar de på en reservlista som senare kan nås via ikonen anmälningar deltagare och länken xx på reservlista. Klicka på länken för reservlista och markera de ni vill anmäla från reservlistan.

10 10 (12) 7a. Rapportera LB-utbud Översikt När du har loggat in och klickat på Kurs/Seminarie och sedan på länken Rapportera LB-utbud så ser du alla utbud som tillhör Landsbygdsprogrammet. Rapporteringen sker i fyra steg. Har man inte behörighet att rapportera kan man bara Godkänna deltagarlista och se det som är rapporterat. Godkänna deltagarlista Börja med att klicka på länken Godkänna deltagarlista. Deltagarlistan måste vara godkänd för att kunna rapporteras. För att godkänna deltagare, klicka på ikonen för anmälningar. Kontrollera listan och ta bort eller lägg till deltagare. När du är klar klickar du på Godkänn och lås deltagarlista. Om du går till översikten Utbud inom landsbygdsprogrammet ser du att utbudet fått status Ja i kolumnen Deltagarlista godkänd. Rapporterade Klickar du på länken Rapporterade ser du de utbud som har rapporterats. Klicka bara på RapportID och rapporten öppnas i Adobe Acrobat (PDF).

11 11 (12) 7b. Rapportera LB-utbud Utbud att rapportera Du som har behörighet kan klicka på länken Utbud att rapportera och skapa rapporter och underlag för rekvirering. Saknar du behörighet ta kontakt med Länken Utbud att rapportera visar de utbud som kan rapporteras och har godkänd deltagarlista. Man kan lägga in flera utbud i samma rapport förutsatt att de tillhör samma målområde. I vårt exempel väljer vi att rapportera Nötodling i södra Sverige. Markera i rutan till vänster om Nötodling i södra Sverige och klicka på Skapa rapport. Målområde och inriktning Klicka på pennan om du behöver ändra. -Namn -Målområden -EU-målgrupp -EU-inriktning Vill du avbryta hela rapporteringen, klicka på krysset till höger om pennan. Inget utbud raderas, det är bara rapporteringen som avbryts. Vill du börja om, klicka på länken Utbud att rapportera så kan du börja om Om allt är rätt klicka på Nästa steg.. Avgifter och ersättningar Här fyller du i avtalad belopp för LB/Aktivitet och LB/Deltagare, klicka på Nästa steg.

12 12 (12) Förhandsgranska, slutföra och skicka in rapport Börja med att förhandsgranska rapporten och kontrollera om allt är rätt. Vill du avbryta rapporteringen klicka på länken Målområde och inriktning och sedan på krysset. När du är nöjd med rapporten klicka på slutför rapport. När du klickat på Slutför rapport kommer du inte att kunna ändra eller rapportera ytterligare deltagare för der utbud du rapporterat. För att slutföra rapporten klicka på OK. Skriva ut Klicka på Skriv ut rapport för att skriva ut, attestera och skicka till er länsstyrelse eller annan. Rapporterade Klickar du på länken Rapporterade ser du de utbud som har rapporterats. Klicka på RapportID och rapporten öppnas i Adobe Acrobat (PDF). Support? Per-Olov Johanson, admin@kompass.lrf.se Lycka till!